淺析檔案管理與創(chuàng)新研究在企事業(yè)單位中的作用

周靜?曲長英

摘 要：自改革開放以來，我國的經(jīng)濟(jì)與科技都獲得了十分迅速的發(fā)展，而企事業(yè)單位也在改革開放的熱潮中不斷成長壯大。隨著企事業(yè)單位的成長發(fā)展，檔案管理工作在企事業(yè)單位中的作用也越發(fā)凸顯、越發(fā)重要。檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)性質(zhì)的工作，其不僅是推動(dòng)企事業(yè)單位向現(xiàn)代化管理方向發(fā)展的重要途徑，也是促進(jìn)企事業(yè)單位更好發(fā)展的重要方式之一。當(dāng)下，檔案管理工作也追隨著時(shí)代的步伐迎來了創(chuàng)新發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)刻。新時(shí)期來臨，企事業(yè)單位的業(yè)務(wù)也逐漸變得復(fù)雜化、信息化，而現(xiàn)存檔案管理工作的模式與制度因其固有的缺陷，不僅很難滿足時(shí)代的發(fā)展要求，也十分難以適應(yīng)社會的發(fā)展節(jié)奏，還會在一定程度上對企事業(yè)單位的發(fā)展成長產(chǎn)生不利的影響。為促進(jìn)企事業(yè)單位的更好發(fā)展，檔案管理工作必須打破固步自封的狀態(tài)，尋求一定的突破，這就要求檔案管理工作必須進(jìn)行創(chuàng)新研究。本文將對檔案管理工作進(jìn)行簡單介紹，對其進(jìn)行創(chuàng)新研究對所在企事業(yè)單位產(chǎn)生的作用意義進(jìn)行詳細(xì)分析，并對檔案管理的創(chuàng)新途徑展開探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理;創(chuàng)新研究;作用意義

隨著科技的不斷進(jìn)步發(fā)展，社會分工也進(jìn)入了一個(gè)新興時(shí)期，對某些部分需要重新進(jìn)行劃分。而檔案管理承擔(dān)著保管企事業(yè)信息、記錄企事業(yè)發(fā)展軌跡的重?fù)?dān)，其必須要緊緊跟上時(shí)代的步伐，為企事業(yè)的更好發(fā)展貢獻(xiàn)力量。基于此，檔案管理部門要構(gòu)建符合當(dāng)下時(shí)代發(fā)展的檔案管理工作模式，并對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新研究，以此來提高檔案管理工作的整體質(zhì)量與工作效率。

1 檔案管理的概念與特點(diǎn)

檔案是記載企事業(yè)單位信息或是成長過程的載體，檔案記錄了該單位絕大部分的私密信息，其中包括創(chuàng)始人、企事業(yè)單位的工作計(jì)劃、工作目標(biāo)、人員調(diào)整或者是戰(zhàn)略調(diào)整等內(nèi)部重要信息。而檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)性質(zhì)的工作，其是對上述檔案實(shí)體與信息進(jìn)行管理服務(wù)的總稱，具有服務(wù)性、保密性等特點(diǎn)。檔案管理工作對企事業(yè)單位的發(fā)展十分重要，其是企事業(yè)單位歷史的記載者，也是單位內(nèi)部經(jīng)營管理狀況的呈現(xiàn)者。做好檔案管理工作不僅可以影響企事業(yè)單位的前行指導(dǎo)方向，幫助其更好的進(jìn)行決策，還可以為其進(jìn)行內(nèi)部管理提供手段參考，進(jìn)而幫助提高企事業(yè)單位的工作效率與工作質(zhì)量。而隨著經(jīng)濟(jì)與科技的持續(xù)發(fā)展，企業(yè)單位與事業(yè)單位之間的業(yè)務(wù)工作也越發(fā)信息化、復(fù)雜化、現(xiàn)代化，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)下的業(yè)務(wù)需求。基于此，對企事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新研究是十分有必要的。

2 當(dāng)下檔案管理工作創(chuàng)新的作用意義

1）有利于企事業(yè)單位信息記錄的完善。檔案對企事業(yè)單位的整個(gè)發(fā)展過程都進(jìn)行了詳細(xì)的記錄。在檔案中不僅可以查詢到企事業(yè)單位的重要信息內(nèi)容，還可以觀看企事業(yè)單位的整個(gè)發(fā)展歷程。同時(shí)，檔案的存在也是該單位發(fā)展地位和綜合水平的具體體現(xiàn)。如果該單位不幸陷入了經(jīng)濟(jì)糾紛中，檔案所記載的內(nèi)容材料就會成為維護(hù)該單位合法權(quán)益最直接、最有利的證據(jù)。此外，檔案是客觀的、真實(shí)的，它完整的記錄下了企事業(yè)單位的發(fā)展過程，其中有輝煌的成就，必然也會有企事業(yè)單位在發(fā)展過程中所犯下的錯(cuò)誤，以及其發(fā)展落后的地方。一個(gè)企業(yè)要想繼續(xù)發(fā)展，就必須要借鑒前人的成功經(jīng)歷，并吸取他們的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)[1]。而檔案的真實(shí)性、客觀性與完整性恰好為后代提供了參考資料。企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行重大決策之前，都會翻閱瀏覽相關(guān)的檔案資料，以此來為自己的決定提供參考。在前人的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)之上，領(lǐng)導(dǎo)者決策的正確性會得到很大的提升。此外，檔案中還記錄著企事業(yè)單位的許多活動(dòng)策劃方案，企事業(yè)單位在開展活動(dòng)時(shí)也會對檔案中的相關(guān)資料進(jìn)行查閱，以求做出優(yōu)秀的正確的活動(dòng)策劃?？梢?，檔案的信息記錄對于企事業(yè)的發(fā)展具有極其重要的作用，而對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新有利于完善檔案信息，進(jìn)而為企事業(yè)單位的發(fā)展提供更多參考，促進(jìn)其更好發(fā)展。

2）有利于提高企事業(yè)單位的綜合競爭力。企事業(yè)單位要想尋求持續(xù)的穩(wěn)定發(fā)展，就必須要充分發(fā)揮檔案管理工作的作用。其要加大對于檔案管理工作的創(chuàng)新研究，完善信息記錄，提高單位員工的工作效率與工作質(zhì)量，進(jìn)而提高自己的綜合競爭力。企事業(yè)單位的發(fā)展與檔案管理之間的關(guān)系極其密切。站在檔案管理的角度來說，它是企事業(yè)真實(shí)歷史的完整記錄者，如果對單位檔案進(jìn)行維護(hù)，也就是對單位的發(fā)展歷史進(jìn)行維護(hù)。而對檔案的維護(hù)可以保證信息資料的完整，使其在遭遇糾紛時(shí)擁有最強(qiáng)大的證據(jù)保障，進(jìn)而保護(hù)自己的合法的權(quán)益，提高自己的經(jīng)濟(jì)效益。而站在企事業(yè)單位管理者的角度來說，他們常常需要借助企事業(yè)單位的檔案資料來了解掌握企事業(yè)單位的具體信息情況，并以此作為企事業(yè)單位發(fā)展規(guī)劃的重要資料數(shù)據(jù)，保障其決策的準(zhǔn)確性。同時(shí)，企事業(yè)單位的管理者在借鑒檔案資料的同時(shí)又不斷地完善、填充檔案資料，借此來為單位未來的發(fā)展規(guī)劃做準(zhǔn)備，為單位綜合競爭力的提高貢獻(xiàn)力量。

3 當(dāng)下檔案管理工作創(chuàng)新的有效途徑

1）強(qiáng)化管理人員的思想意識與管理權(quán)力。創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力，也是一個(gè)企業(yè)組織發(fā)展的最大驅(qū)動(dòng)力。但是，企事業(yè)單位在實(shí)際的檔案管理工作中都缺乏一定的創(chuàng)新推動(dòng)力。究其原因，還是在于檔案管理部門的員工對創(chuàng)新意識與創(chuàng)新觀念的缺乏。為了對當(dāng)下的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新研究，提高檔案管理工作的質(zhì)量效率，提高檔案信息資料的準(zhǔn)確性與有效性，企事業(yè)單位要從根本原因入手，強(qiáng)化工作人員的創(chuàng)新意識與創(chuàng)新觀念，為檔案管理工作的創(chuàng)新研究提供動(dòng)力。同時(shí)，企事業(yè)單位還要堅(jiān)持從兩方面入手，以此來推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。首先，要堅(jiān)持向員工灌輸本單位檔案是珍貴資源的思想。企事業(yè)單位可以聘請檔案管理領(lǐng)域的優(yōu)秀人才，定期為檔案管理部門的員工開展思想培訓(xùn)，使其可以形成長期的、有效的、全新的思想意識[2]。其次，企事業(yè)單位可以將檔案管理部門設(shè)立為獨(dú)立的部門。如果檔案管理部門成為獨(dú)立存在的部門，那么檔案管理人員與企事業(yè)單位的高層領(lǐng)導(dǎo)之間也就不存在管理關(guān)系，這就保證了檔案管理不受內(nèi)部因素的制約影響，保證了檔案資料的完整性、客觀性與可靠性。進(jìn)而保證了參考依據(jù)的準(zhǔn)確，為企事業(yè)單位的長久發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2）加大硬件設(shè)備的投資力度，建筑信息化檔案中心。現(xiàn)下，絕大多數(shù)企事業(yè)單位盡管已經(jīng)開始適用現(xiàn)代化的檔案管理模式，但其在硬件設(shè)施上仍然稍顯不足，還在采用落后于當(dāng)下發(fā)展的管理設(shè)備，這阻礙了檔案管理工作的信息化創(chuàng)新進(jìn)程?；诖耍瑸榱耸箼n案管理工作實(shí)現(xiàn)有效創(chuàng)新，企事業(yè)單位要擴(kuò)大檔案管理工作的信息化建設(shè)力度，進(jìn)而使其向科學(xué)化信息檔案管理方向發(fā)展。首先，計(jì)算機(jī)與其配套軟件是開展信息化管理工作的基礎(chǔ)，企事業(yè)單位要提高對檔案管理工作相關(guān)設(shè)備的投資，以此保證檔案管理工作擁有充足的外部條件，為其創(chuàng)新發(fā)展提供動(dòng)力。其次，復(fù)合型檔案管理平臺是企事業(yè)單位檔案信息化結(jié)構(gòu)的主體基礎(chǔ)，具有十分重要的影響作用。在復(fù)合型檔案管理平臺的建設(shè)過程中，檔案管理相關(guān)工作人員要對自身的行為思想進(jìn)行嚴(yán)格要求，管控現(xiàn)場，共享內(nèi)部信息資源，以此來推動(dòng)檔案管理工作向信息化、系統(tǒng)化、簡單化發(fā)展。

3）構(gòu)建先進(jìn)檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理功能的全面拓展。在實(shí)際的工作中，企事業(yè)單位的檔案管理工作是十分復(fù)雜繁瑣的，其幾乎與單位的所有工作內(nèi)容都存在著密切的關(guān)系[3]。此外，檔案是以分散形式存在的。企事業(yè)單位內(nèi)部的各個(gè)部門自行完成各自部門的檔案管理工作，這就導(dǎo)致了檔案管理工作沒有明確的職責(zé)界限，在對其進(jìn)行整理時(shí)常常會出現(xiàn)順序混亂或者是文件重疊的現(xiàn)象。更有甚者，還會出現(xiàn)遺失檔案的現(xiàn)象。這都在一定程度上增加了檔案管理工作的難度。只要有任何一個(gè)部門在檔案管理工作上犯了錯(cuò)誤，其他的部門都會受到消極影響的波及。同時(shí)，絕大部分企事業(yè)單位是極其不重視檔案管理工作的，這就致使檔案管理相關(guān)部門在實(shí)際工作中缺少權(quán)利，在遇到問題時(shí)難以自行解決。基于此，企事業(yè)單位要重新構(gòu)建當(dāng)下的檔案管理體系，保存原本的優(yōu)勢，并彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理體系中的不足。建立先進(jìn)的管理體系，促使檔案管理人員以此為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案管理功能的真正拓展。

綜上，企事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作是十分重要的，其不僅是企事業(yè)單位未來發(fā)展的重要參考依據(jù)，也是企事業(yè)單位前行指導(dǎo)方向的重要影響因素。而在科技迅速發(fā)展的當(dāng)下，我們要對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新改革，通過培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新思想意識、強(qiáng)化管理人員的管理權(quán)力、擴(kuò)大檔案管理工作的信息化建設(shè)力度等措施來促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，使其可以適應(yīng)信息化、科學(xué)化的現(xiàn)代服務(wù)需求，繼續(xù)為企事業(yè)單位的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

參考文獻(xiàn)

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