事業(yè)單位檔案管理應(yīng)處理好的幾個(gè)關(guān)系

邱朝霞

摘 要：現(xiàn)代檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作有一定的差別，應(yīng)當(dāng)在信息化的趨勢(shì)下優(yōu)化工作體系，創(chuàng)新檔案管理技術(shù)方法，明確檔案管理工作的重點(diǎn)，著力提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。當(dāng)前事業(yè)單位還要明確檔案管理的重點(diǎn)任務(wù)，進(jìn)一步調(diào)動(dòng)相關(guān)技術(shù)人員投入到檔案管理事業(yè)當(dāng)中，理順檔案管理工作的相關(guān)因素，找到事業(yè)單位檔案管理工作建設(shè)的重點(diǎn)和發(fā)展策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;影響因素

本文圍繞著影響檔案管理質(zhì)量的各種因素，分析事業(yè)單位檔案管理面臨的困境，基于事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要總結(jié)開(kāi)展檔案管理工作的方式方法，從而構(gòu)建完善的事業(yè)單位檔案管理工作體系，達(dá)到提高事業(yè)單位檔案管理工作整體質(zhì)量目標(biāo)，真正理順事業(yè)單位檔案管理需要處理的各種關(guān)系。

1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 發(fā)展的主要趨勢(shì)

事業(yè)單位檔案管理正在向著信息化、科技化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。當(dāng)代事業(yè)單位日益建立了較為完善的檔案管理工作體系，檔案管理正在經(jīng)歷新一輪的改革，檔案管理應(yīng)當(dāng)提高檔案工作的效率，強(qiáng)調(diào)進(jìn)一步突破傳統(tǒng)檔案管理方式的束縛，進(jìn)一步提或檔案工作的整體質(zhì)量水平。目前事業(yè)單位檔案管理面向社會(huì)信息公開(kāi)的使用需要，注重建立共享化的檔案管理工作機(jī)制，一方面注重以新舉措完善檔案管理工作的措施，另一方面注重做好內(nèi)部協(xié)調(diào)管理工作，明確檔案管理的重點(diǎn)，從而達(dá)到檔案現(xiàn)代化、高效化的目標(biāo)。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比較，檔案管理的方式，策略、操作體系都得到適當(dāng)優(yōu)化，檔案管理正在向著高級(jí)階段進(jìn)行快速發(fā)展。

1.2 存在的主要問(wèn)題

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理面臨著多重任務(wù)，一方面要做好傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作，另一方面還要應(yīng)對(duì)信息化檔案管理技術(shù)帶來(lái)的挑戰(zhàn)。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的方式方法創(chuàng)新不足，存在著硬件技術(shù)與設(shè)備匱乏的問(wèn)題，由于缺乏必要檔案管理工作條件和技術(shù)人才，因此制約了檔案管理工作的總體質(zhì)量。首先，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理整體技術(shù)力量水平還有待提高，不少事業(yè)單位處在檔案管理信息化的起步階段，現(xiàn)有的檔案管理人員嚴(yán)重不足，檔案管理大量依靠兼職人員完成。事業(yè)單位檔案管理人員的待遇較低，工作壓力大。不少事業(yè)單位沒(méi)有充分的重視檔案工作，不能建立完善的檔案管理工作體系，因素降低了檔案管理的整體質(zhì)量水平。由于事業(yè)單位面臨著海量的數(shù)據(jù)信息需要管理，事業(yè)單位面臨著全社會(huì)更廣闊的檔案資源的使用需要，這使得事業(yè)單位檔案管理的任務(wù)更加繁重，也暴露出事業(yè)單位檔案管理在信息化時(shí)代存在的人才、資金、設(shè)備、安全方面的不足，事業(yè)單位還要圍繞檔案管理需要處理幾方面關(guān)系。

2 事業(yè)單位檔案管理應(yīng)處理好的幾個(gè)關(guān)系

2.1 完善紙質(zhì)與電子檔案關(guān)系

事業(yè)單位當(dāng)前仍然普遍的存有大量的紙質(zhì)文獻(xiàn)檔案，這些長(zhǎng)期積累的紙質(zhì)檔案是寶貴的檔案財(cái)富。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)立足于紙質(zhì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)，構(gòu)建完善的檔案管理體系，明確和優(yōu)化檔案管理工作的步驟，進(jìn)一步提高檔案管理的科學(xué)性，解決好檔案管理的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，達(dá)到提高檔案管理質(zhì)量的目標(biāo)。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)以信息化的檔案管理為主，注重適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)的更新。強(qiáng)調(diào)完善檔案管理工作的設(shè)備更新計(jì)劃，強(qiáng)調(diào)根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展趨勢(shì)加強(qiáng)技術(shù)設(shè)備的更新，從而提高檔案管理的有效性。應(yīng)當(dāng)提高電子檔案的服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)一步圍繞著信息化檔案管理的需要推動(dòng)電子檔案的不斷數(shù)字化，建立良好的檔案掃描與電子存儲(chǔ)管理工作機(jī)制。正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，還要合理的分配技術(shù)力量，進(jìn)一步加強(qiáng)相關(guān)檔案管理制度的修訂工作，明確檔案管理的重點(diǎn)，采用現(xiàn)代化的思維提高檔案管理工作的整體質(zhì)量。應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)的互補(bǔ)，注重明確檔案管理工作的范疇，使檔案資源實(shí)現(xiàn)充分的整合，這樣才能達(dá)到提高檔案管理可靠性的目標(biāo)。只有擺脫傳統(tǒng)檔案管理思維方式的束縛，在信息化的理念下實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，為數(shù)字化檔案管理在時(shí)代全面來(lái)臨做好基礎(chǔ)工作，才能提高事業(yè)單位檔案管理的整體水平，當(dāng)前應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作的方式，明確檔案管理的方式方法，進(jìn)一步形成繼承與發(fā)展的關(guān)系，才能達(dá)到高效開(kāi)展檔案數(shù)字化管理目標(biāo)。

2.2 專兼職管理人員關(guān)系

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理人員的數(shù)量有限，事業(yè)單位檔案管理專業(yè)技術(shù)水平有待提高，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的檔案管理工作體系，進(jìn)一步理順檔案管理人員之間的關(guān)系。首先，明確專職檔案管理人員的作用，注重引導(dǎo)專職檔案管理人員做好具體的檔案管理業(yè)務(wù)工作，發(fā)揮專職檔案管理人員在統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、示范方面的作用。強(qiáng)調(diào)激發(fā)專職檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)和積極作用，依靠專職檔案管理人員組建檔案技術(shù)開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)，全面提高事業(yè)單位檔案管理工作的整體質(zhì)量。其次，建立有序的兼職檔案管理隊(duì)伍，明確兼職檔案管理人員責(zé)任，發(fā)揮兼職檔案管理人員在專業(yè)檔案管理中的積極作用。第三，應(yīng)當(dāng)建立信息化與專業(yè)化的檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制。根據(jù)專職與兼職檔案管理工作的需要，全面加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理人員掌握先進(jìn)的檔案管理工作方法，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，消除檔案管理工作中存在的隱患。做到明確培訓(xùn)計(jì)劃，確定階段培訓(xùn)重點(diǎn)，保證檔案技能培訓(xùn)的覆蓋性。第四，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)外包技術(shù)公司與檔案管理人員的有效配合，強(qiáng)調(diào)在共同開(kāi)發(fā)的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、具體外包業(yè)務(wù)中提高檔案管理人員的水平，解決檔案管理的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，達(dá)到全面提高檔案管理人員積極參與檔案目標(biāo)，進(jìn)一步激發(fā)檔案管理人員的活力，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理技術(shù)能力的不斷提升。

2.3 明確收集與利用的關(guān)系

檔案管理工作應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)科學(xué)家化的流程，強(qiáng)調(diào)在統(tǒng)一的管理理念下更好的協(xié)調(diào)收集與使用之間的關(guān)系。首先，檔案管理應(yīng)當(dāng)以充分的利用為主，強(qiáng)調(diào)檔案收集階段樹(shù)立檔案共享服務(wù)的意識(shí)。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具有標(biāo)準(zhǔn)化收集檔案的理念，能夠根據(jù)檔案工作建設(shè)發(fā)展需要優(yōu)化檔案收集流程，廣泛提高全員的數(shù)據(jù)信息意識(shí)，擴(kuò)大檔案收集范圍。注重進(jìn)行檔案資源的多樣化存儲(chǔ)，能夠保證各種圖片、視頻、音頻資料得到充分的運(yùn)用。其次，檔案管理人員還要優(yōu)化檔案信息的管理過(guò)程，按照檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律建立完善的檔案管理與監(jiān)督工作體系，加強(qiáng)對(duì)一線職能部門(mén)兼職人員檔案的指導(dǎo)監(jiān)督，提高基層數(shù)據(jù)檔案的準(zhǔn)確性。重點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理人員的職責(zé)意識(shí)，保證檔案管理人員的責(zé)任心。通過(guò)檔案管理方法的培訓(xùn)促進(jìn)檔案管理人員掌握正確的檔案工作方式。進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理秩序，提高檔案管理工作的重視程度，做到設(shè)置專業(yè)技術(shù)人員開(kāi)展檔案管理，引導(dǎo)相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員嚴(yán)重的遵守檔案管理工作制度。第三，提高檔案管理的保密性，在檔案共享服務(wù)的理念下保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全，注重防止各種傳遞渠道造成的檔案泄密隱患。提高檔案資源的競(jìng)爭(zhēng)力，注重加強(qiáng)特色檔案信息的管理，提高各類檔案的分類存儲(chǔ)與管理工作水平，由上級(jí)形成機(jī)關(guān)對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，推動(dòng)事業(yè)單位存儲(chǔ)的檔案有效公開(kāi)，更好的形成優(yōu)質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)信息的運(yùn)轉(zhuǎn)流程。應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的質(zhì)量，明確檔案管理的步伐，全面提高檔案管理的綜合有效性。

3 結(jié)論

事業(yè)單位檔案管理需要建立配合機(jī)制，強(qiáng)調(diào)綜合配置和利用各種資源，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)優(yōu)化檔案管理的方式方法，進(jìn)一步在良好的檔案管理策略機(jī)制下明確具體檔案管理工作任務(wù)，一方面認(rèn)清事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)困境，另一方面在技術(shù)革新理念下完善檔案管理工作方式，優(yōu)化處理各種檔案數(shù)據(jù)資源，達(dá)到提高檔案管理有效性，降低檔案管理工作風(fēng)險(xiǎn)目標(biāo)。

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