新時代事業(yè)單位檔案管理的深入改革措施

張麗

摘 要：信息化與計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理的重要條件，應(yīng)當(dāng)在智能化檔案管理的趨勢下完善檔案管理工作方法，創(chuàng)新檔案管理工作技術(shù)與方法，著力形成綜合性的檔案管理工作體系，達(dá)到提高檔案管理工作效率的目標(biāo)。當(dāng)前應(yīng)當(dāng)明確檔案管理重點，形成綜合性的檔案管理體系。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;精細(xì)化改革

1 現(xiàn)行檔案管理的問題和矛盾

1）檔案管理易被忽視。事業(yè)單位作為重要的公共機(jī)構(gòu)，其收集的檔案數(shù)據(jù)信息是重要的社會資源，事業(yè)單位掌握了大量專業(yè)領(lǐng)域的技術(shù)信息，這些信息對于促進(jìn)我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展意義重大。遺憾的是長期以來這些數(shù)據(jù)信息未能有效的公開，社會公益事業(yè)缺乏事業(yè)單位的數(shù)據(jù)信息作為依據(jù)。一些事業(yè)不重視數(shù)據(jù)信息的收集與整理工作，沒能形成完善的檔案管理工作體系，因此影響事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提高檔案管理的專業(yè)性，注重完善檔案管理工作的體系，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，著力優(yōu)化檔案管理工作的方式方法，提高檔案管理工作的強(qiáng)度，目前事業(yè)單位的領(lǐng)域?qū)n案管理的重視不足，不能形成有效的管理制度，未能加大相關(guān)硬件資源的配置工作，因此影響事業(yè)單位檔案管理的水平，制約了事業(yè)單位檔案管理工作的有效進(jìn)行。

2）員工缺乏檔案專業(yè)性。事業(yè)單位機(jī)構(gòu)中很少具有懂得豐富的信息技術(shù)知識與事業(yè)單位業(yè)務(wù)的檔案管理員，現(xiàn)有的檔案管理員普遍的不具有信息檢索的技術(shù)背景。即使新聘任的檔案管理人員也不具備檔案系統(tǒng)開發(fā)與優(yōu)化的功能。目前我國事業(yè)單位檔案管理人員還不具備充分的開展信息化檔案管理工作的技術(shù)技能，有限的檔案管理技術(shù)手段不足以滿足精細(xì)化檔案管理的需要。首先，檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)知識不足，檔案管理人員不掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，不能應(yīng)對新的檔案運行工作環(huán)境。其次，檔案管理人員的工作效率不高，精細(xì)化操作能力不強(qiáng)，存在著數(shù)據(jù)信息的隨意性大，數(shù)據(jù)質(zhì)量粗糙，數(shù)據(jù)無法共享的問題。有些單位雖然建立了完整的檔案管理運轉(zhuǎn)系統(tǒng)，但是檔案資源明確缺乏精細(xì)化的管理，檔案處置細(xì)節(jié)不當(dāng)，造成了一些檔案數(shù)據(jù)的流失或者存在嚴(yán)重的風(fēng)險隱患的問題。由于檔案管理不符合規(guī)定，因此影響檔案管理工作的質(zhì)量。

3）檔案設(shè)施設(shè)備陳舊。事業(yè)單位缺乏必要的檔案管理設(shè)施設(shè)備，現(xiàn)有的檔案管理設(shè)備數(shù)量有限，設(shè)施設(shè)備不足以支持大數(shù)據(jù)、云存儲與智能化檔案管理的需要。首先，事業(yè)單位檔案管理投入的經(jīng)費數(shù)額有限，事業(yè)單位缺乏周期性更換檔案管理設(shè)備的意識，不少事業(yè)單位的檔案管理設(shè)備都是一次性進(jìn)購的，這使得現(xiàn)有的檔案系統(tǒng)、設(shè)備硬件不滿足新時期檔案管理的需要。其次，事業(yè)單位對檔案管理工作的重視不足，沒能在信息化、智能化、大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下更好的重視檔案管理工作。檔案管理過程中存在著資金使用配置不合格的問題。一些重要的檔案管理設(shè)備不能及時進(jìn)行更換。目前，事業(yè)單位檔案管理設(shè)備還主要圍繞著紙制檔案進(jìn)行更換，過于重視檔案管理庫房建設(shè)的水平，沒能在信息化的環(huán)境下提高檔案管理設(shè)備的質(zhì)量，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備更新的速度慢，檔案管理設(shè)備不能有效的處置數(shù)據(jù)信息，現(xiàn)有的檔案管理設(shè)備不滿足信息實時互動的需要。檔案管理工作系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)銜接不足，因此影響事業(yè)單位檔案管理的有效性。由于缺乏專業(yè)的檔案管理保護(hù)設(shè)備，因此影響事業(yè)單位檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。

2 關(guān)于商業(yè)部門檔案管理的意見

1）完善檔案管理法規(guī)。事業(yè)單位檔案管理精細(xì)化離不開系列檔案管理辦法與制度的制定，新時期應(yīng)當(dāng)明確檔案管理工作的方式方法，優(yōu)化檔案管理工作的策略，明確檔案管理的重點，著力建立綜合性和開拓性的檔案管理工作機(jī)制。事業(yè)單位必須從制定相關(guān)的檔案管理制度入手，確定檔案管理工作的重點，找出檔案管理工作具體任務(wù)，圍繞著人性化使用檔案、信息公開義務(wù)，促進(jìn)數(shù)據(jù)信息共享制定相關(guān)的工作制度。只有明確檔案管理工作方法，制定相關(guān)的檔案管理規(guī)定，發(fā)揮上級檔案管理機(jī)關(guān)的監(jiān)督作用，保證檔案管理法規(guī)的深入有效運行，才能提高檔案管理工作的效率，解決檔案管理的現(xiàn)實問題，進(jìn)一步推動事業(yè)單位檔案管理的快速發(fā)展，體現(xiàn)檔案資源的應(yīng)用價值。

2）提高主動管理意識。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)形成主動進(jìn)行檔案管理的意識，明確檔案管理工作的方法，進(jìn)一步加大檔案數(shù)據(jù)信息資源的檢驗?zāi)芰?。首先，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)形成專家型的檔案管理監(jiān)督機(jī)制，由上級機(jī)關(guān)加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的檢查工作，定期對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行監(jiān)查，在統(tǒng)一的運行檔案系統(tǒng)中實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案信息的有效監(jiān)控。其次，還要形成全員參與的管理機(jī)制，加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部的檔案監(jiān)查，明確各自崗位的檔案數(shù)據(jù)信息的處置責(zé)任，提高文件數(shù)據(jù)信息的判斷意識，使所有員工掌握使用、存儲、優(yōu)化和檔案的方法，保證基層收集數(shù)據(jù)信息的安全性與完整性。

3）優(yōu)化檔案管理部門。提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，還要優(yōu)化檔案管理工作的體制，注重消除傳統(tǒng)檔案管理工作的弊端，摒棄傳統(tǒng)檔案管理制度帶來的弊端。重點應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新檔案管理工作方法，優(yōu)化檔案管理工作的結(jié)構(gòu)運行機(jī)制。首先，明確檔案管理人員的責(zé)任分工，確定檔案管理人員的責(zé)任，保證檔案管理任務(wù)分工明確，形成專職的檔案管理負(fù)責(zé)制度。重點保證檔案管理與事業(yè)單位的業(yè)務(wù)運行同步實施。其次，明確檔案管理工作的重點，優(yōu)化信息數(shù)據(jù)公開的辦法與機(jī)制，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)上下游部門的有效銜接，基于行業(yè)內(nèi)信息的有效傳遞，明確數(shù)據(jù)上報與使用部門的責(zé)任義務(wù)和必要權(quán)限。第三，采用規(guī)范化的方式進(jìn)行檔案管理，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)信息的處置行為，提高檔案管理的深化實施水平，為檔案管理發(fā)展提供有力保障，從而提高檔案管理工作效率。

4）創(chuàng)新檔案管理方法。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)具有長遠(yuǎn)的檔案管理工作規(guī)劃，能夠以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段開展具體的檔案管理工作任務(wù)。首先，應(yīng)當(dāng)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理工作設(shè)備，豐富檔案管理的技術(shù)手段與軟硬件條件，著力強(qiáng)大文件管理的水平，實現(xiàn)檔案管理與計算機(jī)軟硬件技術(shù)的有機(jī)結(jié)合。其次，結(jié)合信息技術(shù)與文件管理技術(shù)開展檔案管理工作，提高檔案管理的效率，明確檔案管理工作的重點任務(wù)，加強(qiáng)檔案信息的保密程度，加大數(shù)據(jù)信息的加密力度。保證事業(yè)單位檔案的安全性。第三，還要消除檔案管理的保守思想，有效的防止檔案資源的泄露與共享不足問題。應(yīng)當(dāng)開發(fā)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案管理電子平臺，提供方便快捷的檔案信息資源的運轉(zhuǎn)載體?；跈n案數(shù)據(jù)信息的收集、存儲、校對、共享、安全形成精細(xì)化的工作體系。

5）加強(qiáng)技術(shù)人員培訓(xùn)。事業(yè)單位落實精細(xì)化檔案管理的目標(biāo)，保證檔案數(shù)據(jù)信息有序運行，有效的消除檔案資源使用方面的問題，著力提升檔案管理工作的整體質(zhì)量水平，還要加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)培養(yǎng)，促進(jìn)檔案管理人員掌握正確的檔案管理工作方法。首先，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員的信息技術(shù)普及，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理人員學(xué)習(xí)正確的檔案管理方式，保證檔案管理人員學(xué)到正確的檔案管理工作技能。其次，加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識、法規(guī)意識方面的培訓(xùn)力度，引導(dǎo)檔案管理人員認(rèn)識到檔案管理的重要性，尤其加大對兼職檔案管理人員的法規(guī)制度的培訓(xùn)力度，形成專兼職配合的檔案管理工作體系。第三，保證檔案管理技術(shù)人員培訓(xùn)的專業(yè)性、周期性與持續(xù)性，根據(jù)檔案管理人員的技術(shù)需要開展專門培訓(xùn)，全面提高培訓(xùn)工作的創(chuàng)新性，能夠借助微課、慕課、專業(yè)講學(xué)、小組科研、脫產(chǎn)學(xué)習(xí)等多種滿足培訓(xùn)專業(yè)檔案管理人員的需要。促進(jìn)檔案管理人員掌握先進(jìn)的檔案管理方法，強(qiáng)化理論知識與實際工作技術(shù)設(shè)備有機(jī)結(jié)合，才能推動檔案管理人員有效投入實際工作，達(dá)到提高事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量的目標(biāo)。

3 結(jié)束語

當(dāng)代事業(yè)單位的公益屬性越來越明顯，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)把握社會經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型發(fā)展的契機(jī)，著力提高對檔案管理工作的重視程度，認(rèn)真分析研究事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案資源與檔案管理工作的現(xiàn)實需要，著力優(yōu)化檔案管理工作體系，構(gòu)建完善的檔案管理工作機(jī)制，建立更加專業(yè)的檔案管理工作機(jī)制，從而提高檔案管理的有效性，有效解決檔案管理的現(xiàn)實問題，推動檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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