村鎮(zhèn)建設(shè)檔案的規(guī)范管理與資源共享探究

黃柳興

摘 要：村鎮(zhèn)建設(shè)過程中的檔案規(guī)范化建設(shè)與管理勢在必行，同時(shí)其作為一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，離不開技術(shù)和資金的保障。在當(dāng)前東莞各村鎮(zhèn)檔案建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)立足實(shí)際，優(yōu)化配置和共建共享資源。既要抓好各地區(qū)村鎮(zhèn)檔案資料的接收工作，在東莞市轄區(qū)范圍內(nèi)統(tǒng)一采取電子化建檔與管理模式，這對于促進(jìn)村鎮(zhèn)的建設(shè)與發(fā)展具有非常重要的作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理;村鎮(zhèn)建設(shè);資源共享;規(guī)范管理

近年來隨著東莞市經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，轄區(qū)內(nèi)村鎮(zhèn)面貌煥然一新，尤其是基礎(chǔ)設(shè)施逐漸完善，廣大人民群眾的居住環(huán)境條件大幅度改善，同時(shí)村鎮(zhèn)建設(shè)方面的資料日漸增多。強(qiáng)、富、美的東莞村鎮(zhèn)建設(shè)，離不開村鎮(zhèn)檔案資料，因此加強(qiáng)村鎮(zhèn)檔案管理以及資源共享具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。

1 村鎮(zhèn)建設(shè)過程中的檔案管理問題分析

雖然近年來村鎮(zhèn)建設(shè)中的檔案資料管理及其資源共享的重要性日漸凸現(xiàn)出來，但是村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作中依然存在著一些問題與不足之處。

1.1 檔案管理工作中的硬件投入不平衡

從目前東莞市經(jīng)濟(jì)發(fā)展現(xiàn)狀來看，因各村鎮(zhèn)發(fā)展條件和資源存在著較大的差異，所以各地區(qū)發(fā)展側(cè)重點(diǎn)有所不同，而且村鎮(zhèn)發(fā)展也表現(xiàn)出嚴(yán)重的不平衡性，不同村鎮(zhèn)的檔案室建設(shè)硬件投入力度有較大區(qū)別。比如，部分村鎮(zhèn)檔案室的硬件設(shè)施建設(shè)較為完善，而且檔案資料的保管以及利用較為規(guī)范;然后，有些村鎮(zhèn)的檔案室建設(shè)并不理想，硬件投入不完善，以致于村鎮(zhèn)建設(shè)過程中的檔案資料因管存條件不具備而影響了管理效果。就東莞市轄區(qū)內(nèi)一些邊遠(yuǎn)村鎮(zhèn)而言，村鎮(zhèn)檔案室建筑面積非常的小，“六防”設(shè)施不齊全，而且工作人員配備不到位，很多檔案資料散落在柜子或者桌面上，檔案資料的利用難見成效。由于各地區(qū)村鎮(zhèn)檔案硬件設(shè)施建設(shè)投入不平衡，因此導(dǎo)致全市村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作無法有效的統(tǒng)一起來，嚴(yán)重制約了村鎮(zhèn)建設(shè)檔案的規(guī)范化管理以及村鎮(zhèn)的建設(shè)與發(fā)展。

1.2 村鎮(zhèn)缺乏檔案管理專職人員，不利于村鎮(zhèn)檔案管理工作的高效開展

就當(dāng)前東莞市各地區(qū)的村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理人員而言，多數(shù)村鎮(zhèn)是由村鎮(zhèn)辦公室人員兼職，他們的檔案管理專業(yè)水平有限，而且參差不齊，部分檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)和技能，未能及時(shí)更新認(rèn)識(shí)，對每年檔案管理工作的新政策以及新要求和技術(shù)方法把握不到位，而且案管理人員的工作積極性不高。同時(shí)，基于現(xiàn)階段建管所的情況，人員編制相對較少，而且工作任務(wù)比較重。實(shí)踐中，為了能夠有效提高收入、發(fā)展空間，為數(shù)不少的檔案管理人員經(jīng)常進(jìn)行崗位調(diào)動(dòng)，這種較為頻繁的崗位調(diào)動(dòng)嚴(yán)重影響了檔案管理工作實(shí)效。值得一提的是，各職能部門人員的檔案管理意識(shí)相對薄弱，對檔案資料的及時(shí)移交及其完整性缺乏重視。對于村鎮(zhèn)的建設(shè)檔案而言，其專業(yè)性非常的強(qiáng)，而且各村鎮(zhèn)建設(shè)中形成的檔案資料，比如規(guī)劃、

房產(chǎn)等受人員以及部門限制，各部門主動(dòng)移交檔案資料的意識(shí)不強(qiáng)，檔案資料無法及時(shí)歸檔，甚至以工作需要為名長期占有，很多檔案資料長期散落于各科室無法有效的歸檔和利用。

2 村鎮(zhèn)建設(shè)檔案規(guī)范管理的有效措施

基于以上對現(xiàn)階段的村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作中存在的問題分析，筆者認(rèn)為要想提高檔案管理工作水平，就應(yīng)當(dāng)進(jìn)行規(guī)范化管理，具體從以下幾個(gè)方面著手。

2.1 加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，提高檔案規(guī)范化管理意識(shí)

東莞市新農(nóng)村建設(shè)發(fā)展步伐不斷加快的同時(shí)，對村鎮(zhèn)建設(shè)過程中的檔案管理工作也提出了更高的要求。村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理部門以及崗位人員應(yīng)當(dāng)從思想上真正地認(rèn)識(shí)到檔案規(guī)范化管理的重要性，一方面要凸顯出監(jiān)督指導(dǎo)的作用，另一方面要明確村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作的具體職責(zé)，通過不斷健全以及完善村鎮(zhèn)檔案內(nèi)容與村鎮(zhèn)服務(wù)機(jī)制來有效發(fā)揮村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作的重要作用。第一，不斷加強(qiáng)檔案法規(guī)宣傳，以檔案法以及檔案條例等為基礎(chǔ)，使村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作及早走上法制化以及規(guī)范化軌道。同時(shí)，還要營造良好的氛圍，全面提

高檔案管理意識(shí)。第二，強(qiáng)化對村鎮(zhèn)檔案管理業(yè)務(wù)的指導(dǎo)。村鎮(zhèn)檔案室是檔案管理工作的基礎(chǔ)，實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)對村鎮(zhèn)檔案管理工作以及相關(guān)業(yè)務(wù)的指導(dǎo)。第三，加強(qiáng)制度化管理。根據(jù)東莞市轄區(qū)范圍內(nèi)的各村鎮(zhèn)情況，準(zhǔn)確劃分各村鎮(zhèn)檔案資料的接收范圍，并且明確責(zé)任，從而使村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作自覺走上規(guī)范化以及科學(xué)化道路。

2.2 加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，加大硬件設(shè)施建設(shè)投入力度

村鎮(zhèn)檔案管理是一門綜合性較強(qiáng)的多學(xué)科系統(tǒng)，其中涉及多個(gè)專業(yè)內(nèi)容，然而因目前很多村鎮(zhèn)的檔案員編制受限，難以配備綜合型人才。為此，我們應(yīng)當(dāng)兩步走，一是要積極引入人才，二是要加強(qiáng)現(xiàn)有人才隊(duì)伍建設(shè)。對于檔案管理員而言，應(yīng)當(dāng)熟悉檔案資料管理以及利用方面的制度和法規(guī)，熟練掌握有效的檔案管理工作方式和方法。比如，熟練掌握照相以及復(fù)印方面的工作要領(lǐng)。檔案管理員并非精通某業(yè)務(wù)的專家，而是要求知識(shí)面要廣、有靈活的思維和應(yīng)變能力。同時(shí)，還要不斷加大對檔案管理工作的軟硬件設(shè)施投入力度，加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，以此來提高檔案規(guī)范化管理水平。檔案收集是豐富館藏資料和資源的重要渠道，為此需建立完善的村鎮(zhèn)檔案管理規(guī)制，確保檔案管理工作能夠有章可循;基于檔案資料分類大綱，對村鎮(zhèn)檔案科學(xué)分類，并且明確分類的具體內(nèi)容。同時(shí)，還要投入大量的財(cái)力用于檔案室的建設(shè)，投入必要的設(shè)施;建立內(nèi)容翔實(shí)以及數(shù)據(jù)庫，建立村鎮(zhèn)檔案館信息資料交換網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

3 村鎮(zhèn)建設(shè)檔案資料的共享措施

村鎮(zhèn)建設(shè)中不僅要對檔案資料進(jìn)行規(guī)范化管理，而且還要對檔案資料進(jìn)行及時(shí)的共享，這樣才能有效利用檔案資料服務(wù)于村鎮(zhèn)建設(shè)與發(fā)展。

3.1 設(shè)定權(quán)限

檔案資料共享過程中面臨的最主要問題是資料的安全保密以及有效利用，如果檔案中心僅有一個(gè)庫房，那么各部門檔案資料集中保管于同一個(gè)庫房之中;如果采用的是檔案柜，則各利用部門對檔案資料可以單獨(dú)進(jìn)行加鎖，并且留一套鑰匙備用。若采用密集架庫房，則不可單獨(dú)用鎖，這有利于提高檔案保密性與安全可靠性。基于此，實(shí)踐中除應(yīng)當(dāng)對檔案人員加強(qiáng)素質(zhì)教育，還應(yīng)當(dāng)采取切實(shí)可行的方法和措施對人員進(jìn)行管理。比如，無關(guān)人員嚴(yán)禁進(jìn)出檔案庫房，檔案人員如需進(jìn)出庫房，也應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格登記，庫房中安裝攝像頭等，防止檔案資料泄密或者缺失損毀。

3.2 長效管理

在檔案資料共享過程中應(yīng)當(dāng)定期做好檔案收集以及整理工作，并且按時(shí)進(jìn)行移交檔案資料，完善相關(guān)手續(xù)，并且按照規(guī)范和要求進(jìn)行目錄電子化以及全文數(shù)字化建設(shè)，將安全保密以及檔案查閱利用工作落到實(shí)處，對村鎮(zhèn)民生方面的服務(wù)中心、大局利用實(shí)例，應(yīng)當(dāng)如實(shí)進(jìn)行記錄，并且向媒體進(jìn)行報(bào)送，以此來提升檔案知曉度并且促進(jìn)村鎮(zhèn)檔案管理工作的規(guī)范化以及常態(tài)化建設(shè)。在日常業(yè)務(wù)工作中，基層建設(shè)檔案館是業(yè)務(wù)指導(dǎo)的主導(dǎo)力量，除正常的集中式業(yè)務(wù)培訓(xùn)外，還應(yīng)當(dāng)組織專人定期到檔案室面對面以及手把手的進(jìn)行學(xué)習(xí)指導(dǎo)，對檔案資料的共建共享進(jìn)行嚴(yán)格把控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案共享中存在的各種問題。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)指導(dǎo)上級(jí)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對各村鎮(zhèn)檔案收集工作進(jìn)行監(jiān)管與指導(dǎo)，為確保檔案收集到位，各村鎮(zhèn)應(yīng)當(dāng)由主要領(lǐng)導(dǎo)牽頭，并且成立專門的檔案共享領(lǐng)導(dǎo)小組，制定切實(shí)可行的文件歸檔機(jī)制，有效協(xié)調(diào)檔案管理部門，從而實(shí)現(xiàn)村鎮(zhèn)檔案規(guī)范化管理以及提高檔案共享效率。

4 結(jié)束語

綜上所述，村鎮(zhèn)建設(shè)中形成的檔案資料數(shù)量比較多，而且涉及面也比較廣泛，因此應(yīng)當(dāng)立足實(shí)際，結(jié)合各村鎮(zhèn)特點(diǎn)進(jìn)行規(guī)范化管理。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行統(tǒng)一管理和共建共享，充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，使其能夠更好地服務(wù)于村鎮(zhèn)建設(shè)。

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