如何做好重大工程項(xiàng)目檔案的全過程管理

王娜

摘 要：為了確保重大工程的順利實(shí)施，工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的管理工作。為此，本文從重大工程項(xiàng)目檔案的預(yù)立卷、形成積累、整理歸檔三個階段作為出發(fā)點(diǎn)，提出工作人員應(yīng)當(dāng)樹立“前端控制”理念、加強(qiáng)信息管理技術(shù)的應(yīng)用、做好宣傳工作、強(qiáng)化跟蹤能力，以此進(jìn)行規(guī)范化的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：重大工程;檔案管理;項(xiàng)目全過程

檔案是人們在生活中留下的具有一定價(jià)值的歷史記錄，這些記錄可以為其他人提供一定的參考作用，因此，在我國很多重大項(xiàng)目實(shí)施時，工作人員都會做好項(xiàng)目檔案的管理工作。工作人員應(yīng)當(dāng)妥善管理項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的圖像、文本、語音等檔案信息，做好全過程的檔案管理工作。

1 重大工程項(xiàng)目檔案的預(yù)立卷階段

1.1 明確檔案管理范圍

重大工程項(xiàng)目在實(shí)施的過程中會涉及很多方面，如，土建項(xiàng)目、基礎(chǔ)設(shè)施布置、設(shè)備的安裝、電力系統(tǒng)的安裝、項(xiàng)目監(jiān)理、招募投標(biāo)、裝飾與裝修等。這些工作的開展都需要有檔案的支持，因此，在項(xiàng)目檔案管理的工作中，工作人員在預(yù)立卷階段就應(yīng)當(dāng)明確檔案管理的具體范圍。例如，2019年9月，四川省成都市開展了500kV山桃四回線路遷改工程的建設(shè)工作，為了保證工程可以快速高效的運(yùn)行，工作人員將工程涉及的施工手續(xù)、土地證明、立項(xiàng)手續(xù)、工人情況、建設(shè)合約以及各種簽約審批手續(xù)進(jìn)行整理，將其按照圖紙、圖表、文字、照片的特點(diǎn)進(jìn)行全面且細(xì)致的分類，保證工作人員在需要時可以第一時間找到，極大節(jié)省了工程的施工時間，提高了施工的效率。

1.2 樹立“前端控制”理念

工作人員在開展檔案管理工作時，應(yīng)當(dāng)具備良好的“前端控制”思想，這樣才能提升其在檔案管理工作中的參與能力。工作人員要將“前端控制”理念落實(shí)在工程檔案的管理工作之中，檔案部門應(yīng)當(dāng)參加工程的合同評審、開工檔案交底會、項(xiàng)目工程驗(yàn)收、基礎(chǔ)設(shè)備的開箱驗(yàn)收等工作，同時根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度來同步檔案材料的積累工作，以此保證工作具有前瞻性。這種前瞻性是工程檔案預(yù)立卷工作中的重要組成部分，是領(lǐng)導(dǎo)重視項(xiàng)目檔案管理的表現(xiàn)，可以確保項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性以及系統(tǒng)性。例如，2018年的“百縣千鄉(xiāng)萬村”產(chǎn)業(yè)融合發(fā)展建設(shè)工作在開展之前，管理者為了保證項(xiàng)目實(shí)施的規(guī)范化，要求工程的項(xiàng)目部在開工之后一個月的時間之內(nèi)到檔案室填寫《建設(shè)工程的項(xiàng)目檔案管理情況登記表》，工作人員會對項(xiàng)目的實(shí)際情況、工程計(jì)劃與進(jìn)度、材料使用情況、資金使用情況等在每季度結(jié)束時進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并將結(jié)果及時上報(bào)到企業(yè)的檔案室。同時，檔案管理的工作人員會經(jīng)常參與項(xiàng)目工程的竣工驗(yàn)收工作中，對不符合規(guī)定的工程提出正確的整改意見，保證工程的質(zhì)量。

2 重大工程項(xiàng)目檔案的形成積累階段

2.1 加強(qiáng)信息管理技術(shù)的應(yīng)用

隨著信息化時代的到來，如果檔案管理部門的信息化建設(shè)工作存在不足，就很難滿足項(xiàng)目工程建設(shè)的需求。尤其是在重大項(xiàng)目工程中，涉及的方面尤其繁多，簡單的檔案管理根本無法滿足工作人員的需求，同時，部分企業(yè)雖然已經(jīng)大規(guī)模的引入電腦、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等電子設(shè)備，但是其使用的方法仍然受到“重藏輕用”思想的影響，沒有充分發(fā)揮電子設(shè)備的作用，所以，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大投資，在項(xiàng)目管理工作中引入先進(jìn)的信息管理技術(shù)，以此提高工作人員的工作效率。例如，在2019年川藏鐵路及沿邊鐵路的工程建設(shè)工作中，檔案管理人員就應(yīng)用了先進(jìn)的檔案信息管理系統(tǒng)，這個系統(tǒng)名為里諾檔案管理軟件，具有功能強(qiáng)大、通用性極強(qiáng)、操作簡單等特點(diǎn)，普通用戶不用經(jīng)過培訓(xùn)也可以快速掌握其操作方法，同時，軟件支持外部EXCEL表來導(dǎo)入各種數(shù)據(jù)，也能夠方便的導(dǎo)出為Excel、Word等數(shù)據(jù)格式，工作人員通過使用這種檔案信息管理系統(tǒng)，提升了工作速度，方便檔案的儲存、搜索以及積累[1]。

2.2 加大宣傳，提高意識

檔案管理工作的順利進(jìn)行離不開各種各樣工作人員的幫助，這些工作人員是檔案的收錄者、形成者以及管理者。因此，為了提升檔案的管理水平，保證檔案管理工作的有序開展，工作人員應(yīng)當(dāng)加大宣傳力度，提高工作人員的責(zé)任意識。管理人員應(yīng)當(dāng)劃分出工程各個環(huán)節(jié)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，給這些負(fù)責(zé)人分配相應(yīng)的職責(zé)與權(quán)限，同時將檔案材料的收集、積累、整理等方面的工作交給工程建設(shè)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，使建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作可以與工程項(xiàng)目建設(shè)工作同步進(jìn)行，將檔案管理工作貫徹落實(shí)在項(xiàng)目建設(shè)的每一個時期，保證實(shí)現(xiàn)“事前介入、事中控制、事后核查、驗(yàn)收把關(guān)”的目標(biāo)，真正做到全過程管理。同時，檔案管理人員要經(jīng)常對工作人員進(jìn)行宣傳教育，以提高工作人員的重視程度。例如，2019年北京新機(jī)場的建設(shè)工作中，檔案管理人員就格外重視對工作人員的宣傳教育工作，要求他們重視工程管理、項(xiàng)目監(jiān)理、施工人員等方面的檔案收集工作，要求他們除了要學(xué)習(xí)檔案資料收集與整理這些日常檔案知識外，還要學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)知識，保證檔案的機(jī)密性，避免出現(xiàn)工程已經(jīng)運(yùn)行卻未進(jìn)行竣工驗(yàn)收、竣工后資料不完整、檔案信息不準(zhǔn)確等情況，保證工程可以順利竣工并投入使用。

3 重大工程項(xiàng)目檔案的整理歸檔階段

3.1 檔案整理規(guī)范化

檔案整理工作應(yīng)當(dāng)保證規(guī)范化、制度化與科學(xué)化，為了保證項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性與有效性，工作人員應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)的法律法規(guī)來設(shè)定工程實(shí)施前、中、后期的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，以此明確各個參與者部門的責(zé)任，同時，工作人員要統(tǒng)一資料的編制要求、收集方法與管理細(xì)則，做好檔案的整理歸檔工作，并設(shè)立監(jiān)督部門進(jìn)行監(jiān)督，保證檔案的準(zhǔn)確性。例如，在2019年南水北調(diào)東中線的后續(xù)工程建設(shè)工作中，管理人員為了保證工程的質(zhì)量，頒布了《建設(shè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收辦法》以及《建設(shè)項(xiàng)目管理規(guī)定》等相關(guān)規(guī)章制度，同時成立專業(yè)的監(jiān)督部門，由監(jiān)督人員來負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的移交、整理以及歸檔工作，找出工作中存在的問題，并提出整改意見，保證檔案整理工作的規(guī)范化[2]。

3.2 強(qiáng)化跟蹤能力，加大檔案管理考核力度

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)做到工程建設(shè)的全過程參與，對涉及的檔案信息進(jìn)行跟蹤，并對其進(jìn)行嚴(yán)格的審查與考核，從而解決“檔案資料不完整、不準(zhǔn)確、不規(guī)范、不統(tǒng)一”的問題。工作人員要做好工程項(xiàng)目竣工之后的驗(yàn)收工作，對檔案資料進(jìn)一步的核實(shí)，確定符合實(shí)際情況之后再歸檔，工作人員應(yīng)當(dāng)落實(shí)項(xiàng)目竣工編制工作中的工程立項(xiàng)開工、竣工檔案收集、檔案信息同步、施工過程細(xì)則、工程合同等檔案信息的考核工作，從根源上保證檔案質(zhì)量。例如，2019年西江大藤峽流域控制性樞紐工程建設(shè)工作中，管理者劃分了組織架構(gòu)，確定了檔案管理部門，并設(shè)立專門的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)班子，確定了各個部門的檔案管理體系，并將檔案管理人員集中在同一個QQ群和微信群中，保持信息的暢通，便于消息的傳遞。工作人員還應(yīng)當(dāng)細(xì)化檔案管理人員的職責(zé)，確定文件收集的范圍與歸檔的要求，設(shè)立參與者的檔案保證金，制定出全新的檔案管理考核制度，使管理人員在應(yīng)對突發(fā)事件時擁有有效的應(yīng)急處理辦法，從而保證檔案管理工作可以正常有序的開展。

4 結(jié)論

綜上所述，工作人員應(yīng)當(dāng)在預(yù)立卷、形成積累、整理歸檔三個階段做好檔案管理工作。經(jīng)過上述內(nèi)容可知，工作人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程的進(jìn)度開展檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理建設(shè)工作，對工程實(shí)施中的所有檔案進(jìn)行全程跟蹤，并完善檔案管理的相關(guān)制度，為工程建設(shè)提供良好的幫助。

參考文獻(xiàn)

[1]高莉莉，孫偉，王科倫.淺析如何提高工程檔案質(zhì)量及管理水平[J].中國建設(shè)信息化，2019（06）：66-67.

[2]武大方.淺談對工程項(xiàng)目檔案全過程管控的幾點(diǎn)見解[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（22）：135.