機(jī)關(guān)檔案管理工作的問題反思與優(yōu)化

王海云

摘 要：機(jī)關(guān)檔案是構(gòu)成綜合檔案的重要組成部分，近年來機(jī)關(guān)工作從實(shí)現(xiàn)無紙質(zhì)辦公，OA辦公系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、A1項(xiàng)目等系統(tǒng)的廣泛使用，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作提出了新的要求。從而形成了大量的電子文件，從其歸檔模式和方法都發(fā)生很大的變化，大大提高了檔案信息化，充分發(fā)揮了電子檔案的優(yōu)越性和科學(xué)性。因此，在實(shí)際工作中，我們要嚴(yán)格實(shí)行機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。本文主要針對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作的問題反思進(jìn)行簡要分析。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案;管理;問題反思

1 機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要性

機(jī)關(guān)檔案管理是辦公室日常工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)，是其他工作得以順利開展的前提和基礎(chǔ)。但在機(jī)關(guān)閉關(guān)理論的影響下，檔案管理工作并不規(guī)范，導(dǎo)致機(jī)關(guān)辦公室工作缺少重要一環(huán)。在當(dāng)今時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高速發(fā)展，機(jī)關(guān)在管理檔案時(shí)也應(yīng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的原則，利用現(xiàn)代科技手段做好檔案的收集、整理以及保管、利用等基本工作，達(dá)到共享檔案資源的目的，提高檔案管理效率。檔案真實(shí)記錄機(jī)關(guān)的多項(xiàng)工作過程，檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化成為機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的關(guān)鍵突破口。所以為高效開發(fā)、充分利用檔案資源，必須做好機(jī)關(guān)檔案管理工作，加快現(xiàn)代化進(jìn)程。

2 建立機(jī)關(guān)檔案歸檔網(wǎng)員

要做好機(jī)關(guān)檔案的歸檔，首先根據(jù)檔案歸檔要求“誰產(chǎn)生、誰歸檔”的歸檔原則，各機(jī)關(guān)部門建立歸檔網(wǎng)員，對(duì)歸檔網(wǎng)員明確其職責(zé)和義務(wù)。并要求各機(jī)關(guān)部門歸檔網(wǎng)員應(yīng)相對(duì)固定，根據(jù)網(wǎng)員所在部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。

3 建立機(jī)關(guān)檔案歸檔范圍審批備案制

機(jī)關(guān)檔案主要獲取途徑便是從這些不同的管理部門中所收集而來。首先機(jī)關(guān)檔案管理人員一定要了解和掌握本機(jī)關(guān)組織機(jī)構(gòu)，并對(duì)各個(gè)部門的職責(zé)進(jìn)行研究，根據(jù)各部門工作職責(zé)制定應(yīng)歸檔范圍，指導(dǎo)檔案歸檔網(wǎng)員對(duì)其形成的檔案類別、保密其他，是否應(yīng)歸檔進(jìn)行鑒別，并按規(guī)范格式做好歸檔內(nèi)容的登記，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人申述后上報(bào)檔案管理部門進(jìn)行歸檔備案，這樣才有助于文件資料的收集齊全、準(zhǔn)確。其次，檔案不是一個(gè)獨(dú)立的個(gè)體，是由多個(gè)部門共同集成，那么促進(jìn)各部門之間的協(xié)向合作就是一個(gè)關(guān)鍵問題。機(jī)關(guān)檔案管理人員要積極的游走于不同部門之間進(jìn)行溝通指導(dǎo)，對(duì)于那些具有很高價(jià)值的文件資料要第一時(shí)間進(jìn)行收集歸檔，讓檔案管理部門的功能發(fā)揮得更有效。

針對(duì)各部門應(yīng)歸檔的內(nèi)容進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案歸檔的范圍主要有：一是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作，國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料;二是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料;三是其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。

4 機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的問題

4.1 檔案管理重視程度不高

機(jī)關(guān)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，未能明確檔案部門在機(jī)關(guān)組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的地位，導(dǎo)致檔案工作難以規(guī)范化開展。一些機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入不足，使得檔案管理的硬件配備落后，在庫房面積、檔案裝具、檔案閱覽室等建設(shè)中未能達(dá)到“八防”要求。同時(shí)，機(jī)關(guān)檔案管理停留在表層，以檔案資料收集、整理、保管為主，而忽視了對(duì)檔案資料的有效利用，沒有利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)以往檔案管理數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，未能為制定檔案工作計(jì)劃提供可靠依據(jù)。此外，從檔案門類管理層面來看，檔案部門對(duì)照片、音像、實(shí)物等檔案的保管數(shù)量極少，甚至出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案種類收集不齊全。

4.2 機(jī)關(guān)檔案信息化管理水平有待提高

機(jī)關(guān)檔案信息化管理水平較低也是檔案管理中的問題?？萍紩r(shí)代對(duì)于機(jī)關(guān)檔案管理工作也提出了更高的要求，加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用就顯得尤為關(guān)鍵。但是，在實(shí)際管理的過程中，很多機(jī)關(guān)單位不能合理利用信息化技術(shù)，機(jī)關(guān)檔案的信息化管理水平一直得不到有效的提升，而且缺乏相關(guān)的數(shù)字化檔案管理機(jī)制等，這都難以充分地發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢。

5 優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理工作的措施建議

5.1 提高機(jī)關(guān)檔案管理重視程度

機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，將其提升到機(jī)關(guān)工作的議事日程上，納入機(jī)關(guān)工作的總體規(guī)劃中，營造機(jī)關(guān)內(nèi)部重視檔案管理工作的良好氛圍。首先，設(shè)置機(jī)關(guān)檔案部門。機(jī)關(guān)單位要設(shè)立專職的檔案部門，配備高素質(zhì)的檔案工作人員，使檔案部門能夠承擔(dān)起機(jī)關(guān)檔案資料的收集、整理和歸檔工作。其次，落實(shí)檔案管理責(zé)任制。機(jī)關(guān)要根據(jù)檔案管理工作的具體情況落實(shí)相關(guān)人的責(zé)任，要求機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制訂檔案管理工作發(fā)展計(jì)劃，辦公室人員負(fù)責(zé)檔案資料的收集與傳遞，檔案專職人員負(fù)責(zé)檔案工作流程的有序?qū)嵤?，檔案兼職人員負(fù)責(zé)積極配合檔案管理工作的開展。最后，明確檔案管理要點(diǎn)。機(jī)關(guān)檔案部門要將重大事件檔案和民生檔案作為管理重點(diǎn)，其中重大事件檔案是指圍繞黨委、政府中心工作開展的檔案管理工作，及時(shí)歸檔重大活動(dòng)、重大項(xiàng)目、重大工程實(shí)施過程中產(chǎn)生的檔案資料。民生檔案管理是指對(duì)教育、房產(chǎn)、金融、衛(wèi)生、公證等有關(guān)民生檔案的管理。

5.2 加快機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)

機(jī)關(guān)檔案部門要引入先進(jìn)的信息技術(shù)建設(shè)數(shù)字化檔案室，實(shí)現(xiàn)檔案資料的增量電子化、存量數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化管理，全面提升機(jī)關(guān)檔案管理工作效率，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。首先，加大檔案經(jīng)費(fèi)投入。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，在檔案軟硬件設(shè)備建設(shè)方面投入充足的經(jīng)費(fèi)，為提高檔案工作效率奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，實(shí)施并軌管理模式。機(jī)關(guān)檔案室要對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，提高室藏檔案的數(shù)字化率。在此基礎(chǔ)上，機(jī)關(guān)檔案部門采取紙質(zhì)與數(shù)字檔案并軌管理模式，充分發(fā)揮兩者在檔案管理中的各自優(yōu)勢。再次，開發(fā)檔案管理軟件。機(jī)關(guān)單位要針對(duì)檔案工作實(shí)際情況開發(fā)適用性較強(qiáng)的檔案管理軟件，要求軟件具備分類管理功能，能夠?qū)Σ煌瑱n案資料采取不同的管理程序。如，針對(duì)建筑圖紙類、重要文獻(xiàn)材料類以及具有法律效力的文件等永久保存型檔案，應(yīng)將其存儲(chǔ)在不可擦除型存儲(chǔ)介質(zhì)上。最后，完善檔案室現(xiàn)代化建設(shè)。機(jī)關(guān)單位要運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)建設(shè)現(xiàn)代化的檔案室管理系統(tǒng)，在檔案室內(nèi)安裝智能監(jiān)控設(shè)備，對(duì)室內(nèi)溫度、濕度、干燥程度、火災(zāi)隱患等情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控，保護(hù)紙質(zhì)和電子檔案資料存儲(chǔ)安全。

5.3 加強(qiáng)檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)

檔案管理工作人員要樹立高度的責(zé)任意識(shí)，做好自己的本職工作，同時(shí)接受上級(jí)部門和監(jiān)管部門的監(jiān)督和管理。相關(guān)部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督，切實(shí)發(fā)揮這個(gè)部門的作用，保證機(jī)關(guān)檔案資料的管理工作質(zhì)量。

6 結(jié)束語

綜上所述，在組織開展機(jī)關(guān)檔案管理工作時(shí)，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理模式必然要發(fā)生改變，通過將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，確保機(jī)關(guān)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，一方面改變傳統(tǒng)檔案管理工作的不足，提升檔案管理工作的效率，另一方面不可避免地增加了新的挑戰(zhàn)。但是，機(jī)關(guān)檔案管理信息化是時(shí)代發(fā)展趨勢，機(jī)關(guān)檔案管理人員需要正確看待這一問題，迎難而上，通過制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，積極地解決問題，不斷增加機(jī)關(guān)檔案管理的信息化安全保障，讓機(jī)關(guān)檔案資源為社會(huì)創(chuàng)造更大的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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