機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理分析

張然

摘 要：當(dāng)前我國(guó)國(guó)民生活水平不斷提升，機(jī)關(guān)事業(yè)單位所承擔(dān)的社會(huì)發(fā)展責(zé)任日益提升，其中，檔案管理工作的科學(xué)有效性，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的宏觀發(fā)展具有積極影響意義。應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要性，理性分析普遍存在于當(dāng)前我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中的問(wèn)題，不斷提升檔案管理工作的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性及科學(xué)性。本文主要針對(duì)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案;規(guī)范化;管理

1 檔案工作規(guī)范化管理存在的問(wèn)題

1.1 缺乏領(lǐng)導(dǎo)的重視重度

一些機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重要性和必要性認(rèn)識(shí)不清，分管檔案工作的職責(zé)不清。檔案工作還停留在簡(jiǎn)單的檔案保管階段，存在看門守?cái)偹枷?，?duì)檔案規(guī)范化管理認(rèn)識(shí)不足，重視不夠。

1.2 缺乏專職檔案人才隊(duì)伍

由于受機(jī)構(gòu)編制等制約，有的單位檔案工作隊(duì)伍人數(shù)不足，大部分由老同志和臨時(shí)聘用人員擔(dān)任。既熟悉檔案工作，又懂計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)軟件運(yùn)行維護(hù)的復(fù)合型人才奇缺，檔案信息化建設(shè)的技術(shù)力量薄弱。有的單位專職檔案工作人員很少，且更換又頻繁，使檔案人才隊(duì)伍不能保持相對(duì)穩(wěn)定。大部分檔案工作人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)待檔案工作存在得過(guò)且過(guò)的思想，履行職責(zé)的能力弱。由于人才缺乏相應(yīng)的穩(wěn)定性，使得查檔服務(wù)工作質(zhì)量不高，大部分單位文檔人員僅限于查檔案，而對(duì)檔案的利用效果認(rèn)識(shí)不清，使得檔案在利用過(guò)程中難以產(chǎn)生社會(huì)和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

1.3 缺乏相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度

一些單位檔案管理規(guī)章制度不健全，不能夠認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法，對(duì)檔案法的理解和貫徹落實(shí)不到位。一是借閱手續(xù)不健全。在查閱或借閱檔案時(shí)問(wèn)題比較突出，較少履行審批手續(xù)，檔案隨意查閱、借出，造成檔案損毀，甚至丟失。二是缺乏應(yīng)急預(yù)案。相當(dāng)一部分單位缺乏室藏檔案的應(yīng)急預(yù)案，對(duì)于突發(fā)緊急情況難以應(yīng)對(duì)。三是歸檔分類不清，查閱困難。一些單位檔案編目不科學(xué)，不規(guī)范，不按照檔案行政管理部分審批的分類方案進(jìn)行分類，從而造成日后查閱檔案出現(xiàn)很多不良反應(yīng)。

1.4 缺乏相應(yīng)的檔案保管辦公室、柜

一是檔案室混用嚴(yán)重。有的單位檔案庫(kù)房沒(méi)有按照檔案法要求的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，與辦公室混用，有的單位還將雜物放于檔案室，檔案室鑰匙隨意分配，一旦出現(xiàn)檔案遺失問(wèn)題，難免職責(zé)不清。二是沒(méi)有必要的防護(hù)設(shè)備。有的單位檔案室“八防”措施落實(shí)不到位，沒(méi)有必備的防火、防光、防塵等防護(hù)設(shè)備，安全隱患較多;三是有的單位檔案管理缺乏相應(yīng)的檔案室，檔案柜陳舊破損，部分單位檔案柜數(shù)量少，不能滿足5-30年的存放需求，有的單位甚至檔案柜也沒(méi)有配齊，至使檔案亂堆亂放嚴(yán)重。有的單位不按規(guī)定使用無(wú)酸紙檔案盒，更多的單位沒(méi)有使用防磁柜，使得介質(zhì)載體檔案無(wú)法存放。四是重文書(shū)檔案，輕會(huì)計(jì)檔案。有的單位只重視收集文書(shū)檔案，對(duì)會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有進(jìn)行歸檔，多年來(lái)，會(huì)計(jì)檔案一直存儲(chǔ)與財(cái)會(huì)室，由于會(huì)計(jì)人員頻繁的更換，而會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有認(rèn)真履行交接手續(xù)，使得后來(lái)者查找會(huì)計(jì)資料較為困難。

1.5 缺乏檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

有的單位對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，檔案管理僅限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案方法，對(duì)檔案信息化所需的計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件沒(méi)有配備齊全，大多數(shù)單位甚至根本不配備專門管理檔案的軟件，從而不能實(shí)現(xiàn)檔案管理軟件與單位局域網(wǎng)聯(lián)通;檔案信息化建設(shè)工作滯后，許多機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化工作進(jìn)展緩慢。

2 強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的辦法

2.1 轉(zhuǎn)變管理觀念，強(qiáng)化重視程度

為從根本上解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理方面存在的問(wèn)題，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理的規(guī)范化程度，應(yīng)當(dāng)從觀念及認(rèn)識(shí)轉(zhuǎn)變做起，正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性及強(qiáng)化檔案規(guī)范化管理的必要性，敦促檔案管理工作的不斷完善及發(fā)展。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的工作量增加、工作內(nèi)容出現(xiàn)一定變化且復(fù)雜性不斷提升，采用傳統(tǒng)的、人工的檔案管理手段的工作效率較低，且管理難度較大，應(yīng)結(jié)合國(guó)際國(guó)內(nèi)部分優(yōu)秀集體中的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，充分分析不同類型機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的現(xiàn)存檔案管理問(wèn)題，進(jìn)行有針對(duì)性的調(diào)整。其次，作為分管檔案管理工作的各級(jí)管理者，應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)檔案管理的分量及價(jià)值，提升對(duì)檔案相關(guān)工作的重視力度，不斷更新先進(jìn)的檔案及管理知識(shí)，為檔案管理方面提供更多的政策、經(jīng)濟(jì)、人力及物質(zhì)支持。再次，在人員選擇方面，應(yīng)結(jié)合自身的經(jīng)濟(jì)實(shí)力及發(fā)展優(yōu)勢(shì)，利用物質(zhì)和精神雙重激勵(lì)的方法，多渠道、多方法，不斷吸納更多檔案管理專業(yè)人才進(jìn)入工作隊(duì)伍，提升當(dāng)前工作隊(duì)伍整體的精神面貌及專業(yè)素質(zhì)。用發(fā)展的眼光對(duì)檔案規(guī)范化管理進(jìn)行考量，結(jié)合規(guī)范化所需對(duì)制度及計(jì)劃進(jìn)行靈活調(diào)整與改革。而后，應(yīng)在工作間隙加入對(duì)員工的統(tǒng)一培訓(xùn)，引進(jìn)相關(guān)設(shè)備儀器，完善檔案管理工作的軟硬件配置，并使工作人員能夠進(jìn)行規(guī)范化的操作。

2.2 優(yōu)化改進(jìn)檔案信息管理體系

管理是各類工作得以有序、有效發(fā)展的根本之所在，想要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，應(yīng)從管理角度入手，對(duì)當(dāng)前檔案相關(guān)工作的管理體系進(jìn)行系統(tǒng)性優(yōu)化及改革，使之能夠更適用于當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理實(shí)務(wù)。應(yīng)當(dāng)從電子化、信息化方面入手，使用檔案信息管理軟件，對(duì)檔案信息進(jìn)行批量化處理，能夠迅速提升工作效率，并為檔案信息的安全性及信息的迅速傳遞提供支持。因此，應(yīng)當(dāng)建立在電子信息化管理的基礎(chǔ)上，對(duì)當(dāng)前的工作目標(biāo)進(jìn)行重新審視，并結(jié)合這一目標(biāo)進(jìn)行管理體系及內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的重新架構(gòu)，加速實(shí)現(xiàn)信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理。應(yīng)采用先進(jìn)的管理方法及理念，依托專業(yè)的軟件系統(tǒng)的支持，建立機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的檔案信息存儲(chǔ)系統(tǒng)，并逐步實(shí)現(xiàn)全國(guó)范圍內(nèi)的信息聯(lián)動(dòng)，建立檔案管理基礎(chǔ)。此外，應(yīng)不斷完善辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，結(jié)合本單位檔案管理所需，對(duì)軟件及系統(tǒng)進(jìn)行不斷的更新及調(diào)整，拓展實(shí)現(xiàn)更多功能，包括文書(shū)處理、文件管理和檔案管理等重要組成模塊，為后續(xù)的檔案信息整理及處理提供便利。

2.3 定期開(kāi)展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)及考核

除了引進(jìn)人才之外，為了提升檔案管理隊(duì)伍全體的專業(yè)技術(shù)基礎(chǔ)，應(yīng)合理配置工作時(shí)間及人力物力資源，對(duì)組織內(nèi)部員工進(jìn)行定期的培訓(xùn)及考核。而且，不止直接參與工作實(shí)踐的基層工作人員需要進(jìn)行培訓(xùn)，各級(jí)管理者也需要進(jìn)行不斷的進(jìn)修，把握管理新動(dòng)態(tài)，掌握行業(yè)所需的各項(xiàng)新型技術(shù)知識(shí)，方能在實(shí)踐探索當(dāng)中，發(fā)掘出更為科學(xué)有效的管理手段及管理模式。對(duì)于具備內(nèi)部培訓(xùn)基礎(chǔ)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，可以從其他部門當(dāng)中引進(jìn)一定的專業(yè)人才，負(fù)責(zé)講授專業(yè)技術(shù)知識(shí)，考核專業(yè)技能等工作實(shí)務(wù);而沒(méi)有本方面專業(yè)技術(shù)人才的組織單位，也可以通過(guò)外聘、遠(yuǎn)程授課等方式，對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)及考核。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作與記掛事業(yè)單位各部門、各項(xiàng)實(shí)踐及管理事務(wù)之間息息相關(guān)，規(guī)范化的檔案管理工作，能夠大幅提升當(dāng)前的工作效率，帶來(lái)更有效的工作成果，應(yīng)通過(guò)思想、理念、人員、設(shè)備、管理、培訓(xùn)等方面的不斷優(yōu)化，不斷強(qiáng)化檔案管理工作的規(guī)范化程度，針對(duì)性處理解決當(dāng)前工作中國(guó)存在的各類問(wèn)題，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的高效發(fā)展提供保障。

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