機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理的強(qiáng)化途徑探討

摘 要：在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的運(yùn)行中，文書檔案管理工作發(fā)揮著十分重要的作用。不過，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理提出了更好的要求，對此需要深入了解與分析目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理中存在的不足，制定出科學(xué)、有效的強(qiáng)化措施，特別需要重視信息化的建設(shè)水平的提升，以此來提高文書檔案管理工作的效率與質(zhì)量，進(jìn)而推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。本文就簡要探討了機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理的強(qiáng)化途徑，以供相關(guān)同仁借鑒。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;文書檔案;檔案管理

在全面深化改革的背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理工作創(chuàng)新勢在必行，這樣才能有效提高文書檔案管理的水平，充分發(fā)揮它的作用及價(jià)值，進(jìn)而促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的健康發(fā)展。但是，根據(jù)目前的現(xiàn)實(shí)狀況來看，還面臨著諸多問題與挑戰(zhàn)，其中最關(guān)鍵的就是轉(zhuǎn)變管理觀念，提高文書檔案管理的信息化程度，以此來保障文書檔案管理整體質(zhì)量水平的提升。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理的重要作用

一是，有助于推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。做好檔案管理工作，保障檔案的安全性與完整性，對促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利開展具有積極的作用。二是，作為訴訟案件的重要憑證，文書檔案管理具有法律效力。文書檔案主要是對機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展中各項(xiàng)活動(dòng)的內(nèi)容進(jìn)行記錄，是十分重要的原始材料，保證其完整性、合理性與安全性，使其具有法律效力，可以確保在訴訟案件中發(fā)揮出它的作用。三是，可以提供優(yōu)質(zhì)的信息查詢服務(wù)。在我國市場經(jīng)濟(jì)體制不斷完善的背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中扮演著重要的角色，其記錄了諸多內(nèi)容，對此進(jìn)行科學(xué)及充分的開發(fā)與利用，可以有效提高信息查詢服務(wù)工作的質(zhì)量與效率[1]。

2 目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理中存在的不足

1）缺乏對文書檔案管理工作的認(rèn)識。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展中，由于缺少對文書檔案管理工作的認(rèn)識，未能予以足夠的重視，使得在資源配置上存在明顯的不足。例如，制度的落實(shí)效果不好、執(zhí)行不夠規(guī)范。在實(shí)際的工作中，由于管理人員對此重視不足，就在文書檔案的收集、分類和存放過程中，無法確保其檔案內(nèi)容的完整與安全，影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位相關(guān)工作的順利開展。

2）文書檔案管理制度陳舊。規(guī)章制度的建設(shè)對文書檔案管理工作的順利實(shí)施具有重要的意義，但是當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位在雖然建立了相應(yīng)的制度，但由于時(shí)代的不斷發(fā)展，其中很多內(nèi)容已經(jīng)無法滿足當(dāng)前實(shí)際工作的需要，同時(shí)制度的執(zhí)行也存在一些問題。比如，在檔案的分類過程中，管理人員并沒有嚴(yán)格按照相關(guān)的要求進(jìn)行，沒有采取有效的措施來規(guī)劃與管理不同時(shí)間、不同性質(zhì)的文書檔案。另外，在目錄管理上也有一些不足，不便于相關(guān)檔案內(nèi)容的查找，也就無法有效發(fā)揮出文書檔案管理工作的價(jià)值。這些問題都制約機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作水平的提高[2]。

3）文書檔案管理方法落后。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各項(xiàng)工作中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)都扮演著十分重要的角色，對其依賴性也越來越強(qiáng)。在此背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理也必須加快信息化的建設(shè)，但由于缺少足夠的資源配置，導(dǎo)致其數(shù)字化管理的水平不足，加上現(xiàn)有的管理人員信息化技術(shù)水平不足，很多時(shí)候還是采取人工操作的方式，使得文書檔案管理的工作效率低下，質(zhì)量也無法得到保障。

3 強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理的途徑

1）加強(qiáng)宣傳，提高對文書檔案管理認(rèn)識。強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作，需要先正確認(rèn)識文書檔案管理工作的重要性，并積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念與方法。為了可以有效調(diào)動(dòng)基層管理人員的工作熱情，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該對文書檔案管理工作進(jìn)行關(guān)注，優(yōu)化資源配置，確保有足夠的物力、人力與技術(shù)的支持，以此來完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理體系，提高管理的質(zhì)量與效率。在提高管理人員對文書檔案管理工作的認(rèn)識與重視程度的過程中，單位領(lǐng)導(dǎo)需要將其納入審核監(jiān)督工作中，建立相應(yīng)的績效考核制度，以此為依據(jù)嚴(yán)格考核管理人員的工作能力，約束其在平時(shí)工作中的行為，也有助于提高管理人員對文書管理工作的重視，對于每個(gè)工作環(huán)節(jié)都應(yīng)該有相應(yīng)的負(fù)責(zé)人，針對部分沒有嚴(yán)格按照相關(guān)要求落實(shí)文書檔案管理工作的人員，應(yīng)該給予相應(yīng)的批評，為文書檔案管理工作營造一個(gè)良好的外部環(huán)境?？傊?，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)及基層工作人員都需要認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性，并且可以結(jié)合實(shí)際的情況，來不斷完善與優(yōu)化管理制度，為檔案管理人員開展相應(yīng)工作提供可靠的指導(dǎo)，其中主要包括檔案收集制度、歸檔制度、保密制度等，保證文書檔案管理有據(jù)可查，這樣才能切實(shí)加強(qiáng)文書檔案管理工作的有效性與科學(xué)性。

2）注重培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)能力。文書檔案管理人員的專業(yè)能力高低，直接關(guān)系著整體工作質(zhì)量與效率的提升，只有注重管理人員的培訓(xùn)，提高其素質(zhì)水平，才能在檔案的收集、整理與存放中提高效率，保證檔案信息的完整與安全，充分發(fā)揮出文書檔案管理工作的價(jià)值。因此，若要改變當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理的現(xiàn)狀，應(yīng)該堅(jiān)持以人為本的原則，重視對管理人員的培訓(xùn)與教育，一方面要提高他們對文書檔案管理工作的認(rèn)識，提升其質(zhì)量意識與責(zé)任心;另一方面則要加強(qiáng)他們的專業(yè)能力，尤其是在文書檔案管理信息化的建設(shè)中，要提高管理人員的信息技術(shù)水平，滿足時(shí)代發(fā)展的要求。另外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對管理人員的培訓(xùn)后，要進(jìn)行相應(yīng)的考核，如果考核不達(dá)標(biāo)就需要重新進(jìn)行學(xué)習(xí)，直到考核達(dá)標(biāo)才能投入到實(shí)際工作中去，以此來提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)水平，為管理工作的高效開展奠定基礎(chǔ)[3]。

3）重視信息化建設(shè)，提高文書檔案管理水平。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的日常工作中對信息技術(shù)的應(yīng)用越來越普遍，文書檔案管理的信息化建設(shè)是必然趨勢。在文書檔案管理工作中融入信息化處理技術(shù)，既可以降低工作人員的工作強(qiáng)度，也提高了文書檔案存取的質(zhì)量與效率。同時(shí)，與紙質(zhì)化的檔案相比，電子檔案占據(jù)的存儲(chǔ)空間并不大，在相關(guān)先進(jìn)設(shè)備與技術(shù)的支持下，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)公開管理，方便了內(nèi)部人員的檔案資料獲取，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的效率。當(dāng)然，有了電子檔案并不意味著紙質(zhì)檔案的不重要，將兩者的有機(jī)結(jié)合可以切實(shí)加強(qiáng)檔案管理的有效性、科學(xué)性與安全性，保障了機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。需要注意的是，在信息化管理中，還是會(huì)存在一些由于操作失誤、自然因素等原因而導(dǎo)致電子檔案的損壞、丟失，所以在電子檔案的管理中，一方面要加強(qiáng)硬件與軟件的維護(hù)和更新，通過聘請專業(yè)的信息技術(shù)的操作人員來不斷增強(qiáng)平臺建設(shè)的專業(yè)性，做好日常的維護(hù)，避免由于系統(tǒng)問題到發(fā)生檔案損壞、丟失的情況;另一方面，還應(yīng)該針對電子檔案管理工作采取有效的措施進(jìn)行分級管理，同時(shí)要對不同人員的管理權(quán)限給予明確，這樣可以避免重要資料的泄露與丟失。

4 結(jié)束語

綜上所述，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展過程中，文書檔案管理工作不斷進(jìn)步，但同時(shí)也存在一些問題與不足，為了可以充分發(fā)揮出文書檔案管理工作的作用與價(jià)值，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的相關(guān)工作人員要深入分析當(dāng)前存在的問題，并針對實(shí)際工作中的不足制定科學(xué)、有效的解決措施，提高文書檔案管理水平，以此不斷推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[2]宋敏.談機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理的強(qiáng)化途徑[J].科技資訊，2019，17（06）：243-244.

[3]陳亮平.機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理強(qiáng)化途徑[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報(bào)，2017，000（025）：121.

作者簡介

冉小波（1984-），男，土家族，重慶市酉陽縣，大學(xué)本科，館員，研究方向：檔案專業(yè)。