初探檔案管理員的職與責(zé)

韓彥萍

摘 要：檔案管理工作在企事業(yè)單位中開始得到越來越多的重視，開展好這項(xiàng)工作，需要檔案管理人員自身具有良好的職業(yè)素養(yǎng)，樹立高度的責(zé)任意識(shí)，不僅可以掌握現(xiàn)代化檔案管理方法，還要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握。本文從當(dāng)前檔案管理人員面臨的問題與挑戰(zhàn)入手，并分析如何提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，希望可以切實(shí)開展好檔案管理工作，全面提升企事業(yè)單位的辦公效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理員;職業(yè)道德;責(zé)任

檔案資料可以直接反映出企事業(yè)單位以往的經(jīng)營狀況和活動(dòng)開展情況，并且對(duì)未來工作起到有效指導(dǎo)作用，如今我國已經(jīng)進(jìn)入到信息化時(shí)代，檔案管理工作也與信息技術(shù)不斷融合，提升了檔案資料的安全性，對(duì)于檔案管理工作人員來說，為提升工作質(zhì)量就要不斷改進(jìn)工作方法，樹立良好的思想素質(zhì)，具有良好的文化素養(yǎng)，進(jìn)而為企事業(yè)單位發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

1 當(dāng)前檔案管理人員面臨的問題與挑戰(zhàn)

1.1 檔案管理人員存在的問題

檔案管理工作主要是圍繞企事業(yè)單位的發(fā)展情況制定出檔案管理計(jì)劃，其主要內(nèi)容包括檔案的接收、分類編制和檢索，進(jìn)而滿足于工作總結(jié)、工作指導(dǎo)和工作檢查。在信息化的時(shí)代背景下，當(dāng)前檔案管理人員普遍還存在思想未更新和技能不足問題，體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先檔案管理方法較為落后。盡管當(dāng)前單位普遍建立了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，不過在開展工作中主要是利用紙質(zhì)檔案，這樣對(duì)于檔案資料的查詢和使用都會(huì)花費(fèi)很多的時(shí)間，與此同時(shí)檔案的安全性也不能得到保證，最終影響檔案管理工作效率;其次，操作流程不規(guī)范。由于企事業(yè)單位檔案管理體系不健全，部分領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員重視程度不足，導(dǎo)致檔案管理容易出現(xiàn)操作不規(guī)范的情況，最終在一定程度上影響了企事業(yè)單位的發(fā)展[1]。

1.2 檔案管理人員面臨的挑戰(zhàn)

作為一名檔案管理工作人員來說，首先自身需要具有良好的政治素養(yǎng)和保密意識(shí)，這是由于一些資料內(nèi)容以及工作計(jì)劃具有機(jī)密性，如果檔案管理人員缺乏高度的責(zé)任意識(shí)，未能將企事業(yè)單位的利益放在第一位，就容易被利益誘惑，在損害單位利益的同時(shí)，自身也會(huì)觸犯法律;其次自身需要具有專業(yè)的檔案管理能力，檔案管理工作涉及資料的收集整理以及檢索和存檔等環(huán)節(jié)，需要具有一定的專業(yè)能力，對(duì)每個(gè)工作流程熟悉，以此保證檔案的安全性和完整性，然而當(dāng)前部分檔案管理人員普遍缺乏專業(yè)素養(yǎng)，比如與相關(guān)部門配合不密切、信息傳輸效率不高，進(jìn)而影響了單位內(nèi)部的辦公效率。

在信息化的時(shí)代背景下，當(dāng)前企事業(yè)單位普遍實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，隨之檔案的存儲(chǔ)模式也在發(fā)生轉(zhuǎn)變，從職業(yè)發(fā)展的角度來講，檔案管理人員必須掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，這樣才能在根本上滿足工作開展的需要。當(dāng)前，我國信息化檔案管理人員還存在很大缺口，且大多數(shù)檔案管理人員年齡較大缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握能力，這些情況都將對(duì)檔案管理工作的開展帶來挑戰(zhàn)[2]。

2 如何提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

2.1 提升檔案管理人員的思想素質(zhì)

良好的思想素質(zhì)可以促進(jìn)檔案管理人員在工作中的積極性，思想素質(zhì)主要可以從職業(yè)道德修養(yǎng)以及政治品德兩個(gè)方面體現(xiàn)，其中政治品德又包括政治態(tài)度、思想作風(fēng)等內(nèi)容，當(dāng)檔案管理人員具有良好的政治品德，就可以在工作中嚴(yán)守紀(jì)律，確保檔案機(jī)密。尤其是在信息技術(shù)普遍被利用的背景下，企事業(yè)單位紛紛重視起檔案的安全性，從檔案管理人員自身的角度講，具有政治品德可以有效應(yīng)對(duì)外來誘惑，始終將企事業(yè)單位的利益放在首位。因此企事業(yè)單位需要定期對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)思想素質(zhì)的教育工作，嚴(yán)格按照檔案管理要求進(jìn)行操作，對(duì)未歸檔檔案進(jìn)行跟蹤，在教育工作定期開展后可以使其在情感和意識(shí)上都對(duì)檔案重視，避免由于疏忽導(dǎo)致的檔案機(jī)密泄露問題。

2.2 提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作涉及諸多內(nèi)容，首先需要對(duì)管理流程和檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)有所了解，這樣才能保證檔案的完整性、時(shí)效性。因此，需要企事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員開展培訓(xùn)工作，主要是根據(jù)檔案法的有關(guān)條款和國家法律法規(guī)，為檔案管理人員，為檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，可以通過相關(guān)培訓(xùn)或者聘請(qǐng)檔案管理專業(yè)人員，在崗人員對(duì)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)有所掌握，做到分類科學(xué)。此外還需要對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)、歷史知識(shí)、文秘知識(shí)有所了解，這樣可以更好地為檔案管理工作服務(wù)，由于檔案管理工作還需要和其他部門進(jìn)行有效交流，所以必須切實(shí)做好檔案的借用、歸還等流程，確?？梢宰粉櫃n案資料[3]。

其次需要具備組織協(xié)調(diào)能力，管理工作不僅是檔案管理人員在本部門對(duì)檔案的收集和整理，還需要與有關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，確保檔案的科學(xué)交接，因此必須對(duì)檔案收集整理和歸檔流程熟悉，不僅便于相關(guān)部門的借閱，同時(shí)能夠提升檔案的安全性。需要檔案管理人員不斷提升自身的協(xié)調(diào)組織能力，在工作中需要對(duì)檔案制度以及管理規(guī)定熟悉掌握，并且對(duì)使用和借閱檔案的人員動(dòng)機(jī)有所了解。

最后需要掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)。在網(wǎng)絡(luò)化的辦公環(huán)境下進(jìn)行檔案資料的傳輸，可以顯著提升檔案資料的安全性，因此需要檔案管理人員熟練掌握相關(guān)操作軟件，比如數(shù)據(jù)庫技術(shù)、索引技術(shù)等。盡管當(dāng)前紙質(zhì)檔案，在檔案管理工作中占有重要地位，不過信息檔案管理在今后會(huì)發(fā)揮越來越重要的作用，因此需要在現(xiàn)代化的辦公環(huán)境下對(duì)操作軟件進(jìn)行熟悉掌握可以通過檢索類別、年限、用途等實(shí)現(xiàn)快速查找。檔案管理人員還要掌握系統(tǒng)更新技術(shù)和備份技術(shù)，進(jìn)而可以將文字圖片和影像等資料進(jìn)行備份，不僅能夠讓資料內(nèi)容更加充實(shí)，同時(shí)可以有效提升數(shù)據(jù)的安全性。

2.3 提升檔案管理人員的文化素質(zhì)

熟悉檔案管理流程、掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)是檔案管理人員必備的素質(zhì)，此外還需要具備豐富的文化知識(shí)，以此對(duì)檔案資料進(jìn)行更加科學(xué)的分類與管理，顯著提升檔案管理部門的工作質(zhì)量。文化素質(zhì)主要是指檔案管理人員具有良好的文字編寫能力和創(chuàng)作能力，可以對(duì)檔案資料進(jìn)行質(zhì)量分析、整理和歸檔，大量的文字資料可以進(jìn)行目錄編制、事件編寫和年鑒整理，所以說檔案管理人員的文化水平將極大地影響著檔案管理工作的整體質(zhì)量。此外，檔案資料的錄入環(huán)節(jié)為保證信息的準(zhǔn)確性和完整性，同樣需要文化素質(zhì)作為支撐，可以對(duì)復(fù)雜的文字資料內(nèi)容進(jìn)行有效概括[4]。

3 結(jié)束語

綜上所述，目前企事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作愈發(fā)重視，在時(shí)代發(fā)展的浪潮下，企事業(yè)單位檔案管理工作開始重視對(duì)信息技術(shù)的利用，而更加關(guān)鍵的是對(duì)檔案管理人員思想素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)、文化素質(zhì)的提升。因此，從企事業(yè)單位的角度講，需要不斷對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善加強(qiáng)考核與培訓(xùn)，并且對(duì)檔案管理工作的重要性進(jìn)行有效宣傳，這樣才能營造良好的辦公氛圍，讓檔案管理工作更好的開展。

參考文獻(xiàn)

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[2]黃倩.淺談檔案管理員的素質(zhì)與檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，000（023）：95.

[3]嵇蕾.淺析建筑工程資料員應(yīng)具備的基本職責(zé)[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2018，（32）：3393.

[4]劉琤斐.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下提高地質(zhì)資料管理員素養(yǎng)的對(duì)策探究[J].現(xiàn)代職業(yè)教育，2018（32）.