機關(guān)檔案管理工作中的問題與對策分析

王濤

摘 要：在我國機關(guān)單位中，檔案管理十分重要。機關(guān)檔案管理是行政機關(guān)工作的重要環(huán)節(jié)，規(guī)范、高效的檔案管理在很大程度上可以推動機關(guān)其他工作的順利進行，可以提高計劃和決策的科學(xué)性，具有十分重要的現(xiàn)實價值和長遠意義。

關(guān)鍵詞：機關(guān);檔案管理;工作;問題;對策

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)在各方面的應(yīng)用日益廣泛，在多個領(lǐng)域均是采用互聯(lián)網(wǎng)之間的關(guān)聯(lián)進行信息的傳輸和管理，尤其是在檔案管理方面，互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)使得檔案管理變得更加便捷。當(dāng)前我國機關(guān)檔案管理機構(gòu)主要以機關(guān)檔案室為主，機關(guān)檔案室是管理基層檔案最普遍的形式，機關(guān)檔案室是收集管理檔案的機構(gòu)。該機構(gòu)具有將檔案材料積累，將重要的，具有長遠保存價值的檔案移交給國家檔案機構(gòu)的作用。我國機關(guān)檔案建設(shè)的組織形式主要有在機關(guān)內(nèi)部設(shè)立檔案室，該機關(guān)檔案主要是負責(zé)管理檔案和保管檔案的職能。再就是機關(guān)內(nèi)只建立檔案庫房，不設(shè)立專門的檔案行政管理部門，這是機關(guān)檔案庫房式的基本管理模式，目前我國機關(guān)檔案管理由紙質(zhì)版逐漸實現(xiàn)電子版轉(zhuǎn)化，電子檔案管理主要依賴于網(wǎng)絡(luò)資源共享。電子檔案具有可共享性，復(fù)制性，傳輸性等特點，能夠從一定程度上彌補紙質(zhì)檔案的缺點。當(dāng)然，數(shù)字化管理檔案具有易丟失、易更改而且容易被黑客盜取有價值的信息而泄露信息，所以電子檔案的一定缺點這就會讓我們的機關(guān)檔案的重要信息受到一定的威脅。那么如何加強機關(guān)檔案數(shù)字化管理成為機關(guān)檔案部門管理工作的一大挑戰(zhàn)，這就需要在數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)存儲方面來加強風(fēng)險防范。

1 機關(guān)檔案管理中存在的問題

1.1 領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，依法治檔概念不強

機關(guān)檔案的管理不能與單位其他工作同步發(fā)展。個別領(lǐng)導(dǎo)甚至認為機關(guān)檔案管理只是機關(guān)內(nèi)部的一項輔助工作。檔案管理只要求文件不丟失、不泄露、能簡單查檔。許多機關(guān)的檔案工作底子薄，檔案的收集、整理和管理得不到重視。檔案管理的硬件配置不合理，庫房面積不足，檔案裝具等建設(shè)達不到“八防”的要求。新形勢下檔案工作將面臨許多新的挑戰(zhàn)。機關(guān)檔案的管理，從執(zhí)法角度來看，許多機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對檔案管理主要依靠行政手段，較少使用法律手段。

1.2 歸檔載體單一、內(nèi)容單一

目前機關(guān)檔案主要以各單位的文書檔案為主，缺少對重大活動、重要會議文字音像資料的收集。檔案的分類簡單，內(nèi)容不全，除了能夠反映本單位主要活動的文書檔案以外，缺少突出地方特色、反映某一專業(yè)領(lǐng)域的專門檔案。

1.3 機關(guān)檔案安全存在問題

“一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務(wù)?！睓n案工作的底線是檔案安全。檔案的安全主要分為檔案實體安全和檔案信息安全。許多的機關(guān)單位都面臨著機關(guān)庫房緊張的問題。機關(guān)庫房的設(shè)備（溫濕度調(diào)控設(shè)備、消毒設(shè)備、門禁設(shè)備、消防設(shè)備等）存在隱患。溫度和濕度都沒有得到很好的控制，在破損檔案的搶救修復(fù)方面做得不到位，蟲蛀、損壞的檔案未能得到及時修復(fù)。機關(guān)檔案信息安全在大數(shù)據(jù)環(huán)境下面臨以下風(fēng)險：網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，數(shù)據(jù)安全風(fēng)險，平臺安全的風(fēng)險，服務(wù)安全風(fēng)險。

2 提高機關(guān)檔案管理水平的對策

2.1 推動檔案信息化

如今，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔的保存顯然已經(jīng)不能滿足當(dāng)今的需求。因此，推進檔案信息化成了檔案管理工作的一項重要內(nèi)容。在未來的取消紙質(zhì)文檔的保存。通過建立數(shù)據(jù)庫，對信息進行分析和整合，并建立一個共享的平臺，方便對各個地區(qū)資料的查詢。這樣就在很大程度上節(jié)省了時間。檔案的信息化要著重注意信息的完整性以及防丟失性。如今檔案信息化仍然處于一個發(fā)展的階段，我們應(yīng)該積極的學(xué)習(xí)更加先進的技術(shù)，借鑒別人的經(jīng)驗，使檔案信息化逐步在走向成熟。

2.2 提高機關(guān)檔案管理員工作的能力和創(chuàng)新性

由紙質(zhì)版到電子檔案的變化也從一定程度上標(biāo)志著檔案管理發(fā)展，對于從事相關(guān)工作的管理人員提出了更高的管理創(chuàng)新要求，培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新意識，倡導(dǎo)管理工作內(nèi)容和工作方式的創(chuàng)新性，為提高檔案專業(yè)人員信息化工作的能力，進一步在崗位職責(zé)中規(guī)范電子文件歸檔與電子檔案管理的相關(guān)工作，檔案管理部門需要定期對從事檔案管理的工作人員進行制度技術(shù)培訓(xùn)，而工作人員還需要積極配合參與檔案管理部門舉辦的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高自身的管理能力，適應(yīng)新時代的管理者，更好地服務(wù)本單位。當(dāng)然在基于創(chuàng)新意識下，需要按照檔案管理程序有序開展檔案的管理歸檔、保存，進而能夠避免由于人為因素導(dǎo)致出現(xiàn)檔案遺漏問題，確保檔案的完整性，安全性。

2.3 著力抓好檔案利用

檔案利用、開發(fā)工作應(yīng)該要被機關(guān)單位重視。一是完善檔案利用制度。檔案部門必須首先嚴(yán)格建立一個收集、整理和存檔的制度。制定檔案的查詢利用制度，保證檔案的利用工作。二是逐步擴大信息披露范圍，最大限度地公開可公開檔案的內(nèi)容，為公眾提供查詢途徑。機關(guān)檔案部門要重視電子檔案的開發(fā)和利用，方便公眾登錄網(wǎng)絡(luò)平臺利用檢索的方式獲取所需要的檔案信息，讓查詢者不受地理位置和時間的限制，提高查詢服務(wù)的質(zhì)量。三是機關(guān)檔案不僅收集文件檔案，還收集其他類別的檔案。四是檔案部門應(yīng)該盡可能利用單位的網(wǎng)站、官方微信和官方微博等新興發(fā)布平臺，合理合法地為公眾提供檔案利用。五是深度開發(fā)室藏檔案。機關(guān)檔案部門應(yīng)積極籌備機構(gòu)變革，年度匯編，基本數(shù)字匯編，特殊文件匯編等編研工作。

2.4 機關(guān)檔案管理理念的變化

檔案管理工作是政府機關(guān)的一項基本管理工作，但是由于以往缺乏對檔案管理工作的重視，導(dǎo)致重要的檔案信息資料容易出現(xiàn)丟失、損壞的現(xiàn)象，對其他管理工作的開展產(chǎn)生負面影響。近年來，通過學(xué)習(xí)習(xí)近平總書記對檔案工作的重要指示，對改變政府機關(guān)傳統(tǒng)的檔案管理工作有了新的認識。檔案資料不僅是對政府機關(guān)運行情況、干部人事變化情況等的記錄，更是評價政府機關(guān)工作成效的重要依據(jù)。在習(xí)近平總書記對檔案工作重要指示指導(dǎo)下，各地政府機關(guān)紛紛召開相關(guān)主題會議學(xué)習(xí)活動，強化檔案管理理念，推動政府機關(guān)檔案管理工作的改進與創(chuàng)新。在此影響下，政府機關(guān)檔案管理工作的軟硬件設(shè)施配套水平不斷提升，引進了專業(yè)的檔案管理人才，并充分利用信息化工具開展日常管理工作。這些方面的變化都能夠體現(xiàn)出檔案管理工作重視度的提升。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案的規(guī)范化管理無論是對于機關(guān)的工作順利地進行還是對于社會持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展都具有重要的意義。檔案的規(guī)范化工作并不是一天兩天就能完成的，這是一個系統(tǒng)的過程，我們都應(yīng)該耐心的一步步地去實現(xiàn)。對于各級工作人員都應(yīng)該重視檔案規(guī)范化管理的重要性，明確自身的責(zé)任，積極的發(fā)現(xiàn)在檔案管理中出現(xiàn)的問題并及時的上報，遵守檔案管理制度，確保文檔的安全規(guī)范，更好的發(fā)揮檔案在日常工作中的作用，為機關(guān)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展做出積極的貢獻。

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