新局勢下淺究醫(yī)院檔案的分類和管理工作

高太芝

摘 要：醫(yī)療體制改革的不斷發(fā)展中，醫(yī)院作為關(guān)乎民生的服務(wù)性行業(yè)，也應(yīng)結(jié)合自身特點適應(yīng)經(jīng)濟(jì)市場的發(fā)展，不斷提升自身管理的質(zhì)量，通過有效的管理手段實現(xiàn)對醫(yī)院日常工作的科學(xué)管理，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。新的局勢下，醫(yī)院檔案管理工作對醫(yī)院各項工作的順利開展有重要影響，因此應(yīng)加強對檔案分類與管理的重視，結(jié)合檔案特征等將其進(jìn)行科學(xué)分類。如何將醫(yī)院檔案進(jìn)行科學(xué)分類并提升檔案管理水平是擺在檔案管理人員面前的重要問題。文章就新局勢下醫(yī)院檔案的分類和管理工作進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;分類;管理

醫(yī)院檔案管理有著重要的參考價值，提高醫(yī)院檔案分類管理工作的質(zhì)量和效率，不僅能為了解醫(yī)院發(fā)展變化、借鑒經(jīng)驗以及指導(dǎo)工作起到重要作用，同時也為提高領(lǐng)導(dǎo)決策、提升醫(yī)護(hù)人員服務(wù)能力提供有力支撐。因此醫(yī)院應(yīng)加強檔案分類和管理工作的重視，通過對檔案的科學(xué)分類與管理，不斷提升管理水平以及檢索工作效率，為醫(yī)院各項工作的開展提供基礎(chǔ)保障。

1 醫(yī)院檔案管理的意義

在醫(yī)院的整個系統(tǒng)中，檔案管理是一項非常重要的工作。首先醫(yī)院檔案管理記錄了醫(yī)院整個醫(yī)療活動，特別是在醫(yī)療質(zhì)量、管理、科研、基建、工作經(jīng)驗等等方面，檔案中的資料起到了不可替代的憑證作用[1]。醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院的整個發(fā)展歷程，同時也記錄了醫(yī)院各項政策活動的方法和經(jīng)驗，這些都為領(lǐng)導(dǎo)層決策時提供了重要的參考依據(jù)。其次為提升醫(yī)護(hù)人員技能水平提供了條件。醫(yī)院當(dāng)中包含了醫(yī)療檔案、會計檔案、設(shè)備檔案等等，具備傳遞性的特點。在醫(yī)療檔案的記錄中，患者從體檢到康復(fù)的一系列過程都有詳細(xì)記錄，通過對這些檔案不斷的研究和總結(jié)，最后形成具備建議的資料。而這些資料則為醫(yī)學(xué)研究提供了基礎(chǔ)保障，科研人員能夠在已有的成果長不斷的創(chuàng)新和探索，研究出更大的成果。最后醫(yī)院檔案能夠緩解醫(yī)患之間的關(guān)系，降低醫(yī)療糾紛，國民素質(zhì)不斷提升的當(dāng)下，我國法律也逐步健全，公民維權(quán)意識逐步提升，同時對醫(yī)務(wù)人員的要求也不斷增加，這些都不同程度的提高了醫(yī)護(hù)人員的責(zé)任心、規(guī)范了他們的行為，使得其在搶救患者時，能夠真實且詳細(xì)的記錄整個診療過程，使其成為保護(hù)醫(yī)患雙方的法律憑據(jù)，進(jìn)而降低醫(yī)療糾紛問題。由此可以看出醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展中起到重要的作用，是促進(jìn)醫(yī)院健康可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)保障。

2 醫(yī)院檔案分類方法

在醫(yī)院檔案的分類中，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)實際需求做好檔案分類工作，同時應(yīng)創(chuàng)建科學(xué)的、穩(wěn)定的分類體系，確保檔案的正常應(yīng)用。在進(jìn)行檔案分類時，需要嚴(yán)格堅持相關(guān)的準(zhǔn)則，如在檔案分類中應(yīng)嚴(yán)格要求，結(jié)合管理職能需要，全面掌握檔案的特征，以此保證檔案分類的準(zhǔn)確性，提高檔案管理水平。

2.1 醫(yī)院檔案以及類目設(shè)置

檔案管理人員在檔案以及類目設(shè)置中，需要綜合考慮各種因素：首先醫(yī)院的正常運轉(zhuǎn)需要管理工作人員的支持。當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展中，很多大醫(yī)院都能結(jié)合職能相關(guān)的需求設(shè)置相關(guān)的人事檔案、醫(yī)療檔案等等，通過合理的設(shè)置才能為醫(yī)院各項工作的順利開展提供保證[2]。但是由于不同活動的開展都會使得檔案資料不斷增加，這給檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。其次，在以及檔案的劃分中，應(yīng)給予其足夠的包容，促進(jìn)檔案分類工作的落實。比如醫(yī)保、醫(yī)院工會組織等是醫(yī)院中比較重要的部門，但是并不能將這些歸類到一級檔案當(dāng)中。再次針對有較高參考價值的，沒有及時裝訂的資料等，管理工作者需要將該類檔案單獨整理和分類，按照一定的編號要求編制，使其能夠在被需要時及時查找到。最后檔案中的影像、聲音等等實物類檔案，需要劃分到一級檔案的行列，進(jìn)行特別分類和管理。

2.2 醫(yī)院檔案二級及以下類目設(shè)置

檔案管理人員需要根據(jù)檔案資料的特征，以及檔案管理發(fā)展的需求，去設(shè)置二級及以下的類目：第一，應(yīng)嚴(yán)格按照要求，將藥證藥檢檔案、醫(yī)療檔案、行政檔案、黨建檔案等進(jìn)行合理分類;第二，病例資料檔案、聲像類資料、會計類檔案等進(jìn)行合理分類;第三，醫(yī)院科研教學(xué)方面檔案應(yīng)結(jié)合項目的實際問題進(jìn)行科研與管理的分類;第四，醫(yī)院基建檔案，需要根據(jù)不同的項目以及完成情況進(jìn)行檔案分類;最后儀器設(shè)備檔案應(yīng)根據(jù)設(shè)備相關(guān)型號、類別等進(jìn)行歸檔分類。

3 醫(yī)院檔案分類設(shè)置的內(nèi)容和管理范圍

3.1 一級類目的相關(guān)內(nèi)容

一般檔案會分為通用檔案和專業(yè)檔案兩大門類，前者是單位中普遍存在的檔案，后者是指在其專職活動中形成的，具備特定名稱的檔案。專業(yè)檔案有一級類目和二級類目的劃分，醫(yī)院的病例檔案、會計檔案、聲像檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、藥檢檔案、行政檔案等等，都是一級類目。

3.2 二級及以下類目相關(guān)內(nèi)容

病歷檔案可以劃分不同的模式，有病理切片、X光片以及住院類等單檔案，針對不同劃分醫(yī)院需要根據(jù)專業(yè)的不同，采取針對性的管理方式。

聲像類檔案是指反映出醫(yī)院重大活動、事件、上級檢查、單位職能活動的一些聲像資料。其中照片按照保管期限、年度、問題等進(jìn)行劃分;錄像檔案一般內(nèi)容比較單一，不需要分類，但是由于其對保存的條件有要求，因此在對其管理時應(yīng)注重庫房的溫度和濕度。

實物檔案是指能夠反映出醫(yī)院相關(guān)職能活動的、具有一定保存價值的物品，具備了直觀性等特點，能夠?qū)⑨t(yī)院的各項實踐活動詳細(xì)的記錄起來。比如醫(yī)院或醫(yī)院個人獲得的獎杯、獎狀、證書，在公務(wù)活動中獲得的紀(jì)念品等等。在對其整理時可以根據(jù)實踐順序進(jìn)行排列，在對其保存管理時需要注重環(huán)境的溫濕度、污染度等等，避免不利環(huán)境對其壽命造成的影響。

會計檔案根據(jù)模式不同劃分為憑證類、賬簿、財務(wù)報告及其他等四種類型。主要有會計年報、月季報表;現(xiàn)金日記賬、總賬、明細(xì);記賬憑證以及檔案銷毀、移交等等。

醫(yī)保檔案的建立是基于滿足醫(yī)保服務(wù)工作形成的，其中包含了農(nóng)村醫(yī)療，里面有醫(yī)療費用報銷的相關(guān)操作和需要注意的問題;職工、居民醫(yī)療檔案，主要記錄了參保人員的相關(guān)資料，如年齡、醫(yī)療費用、時間。

科技檔案可劃分基建和設(shè)備兩個類別?；n案是指醫(yī)院相關(guān)的項目建設(shè)、工程結(jié)算材料、施工圖紙、驗收資料、招標(biāo)申請書等等。檔案會按照一個工程項目立卷，并將有依據(jù)性的材料劃分為永久保管，其他的為定期保管。案卷順序應(yīng)先排文字材料，在排圖紙了材料[3]。設(shè)備檔案的內(nèi)容包含了購置申請、設(shè)備驗收清單、安裝說明書、設(shè)備運行記錄等。對其管理時按照設(shè)備名稱立卷，設(shè)備檔案保管期限根據(jù)設(shè)備的長短期劃分，長期使用的為三十年，短期的為十年，當(dāng)設(shè)備報廢后，可以適當(dāng)延長一段保管時間。

藥政藥檢類檔案內(nèi)容主要由藥物檢驗、藥物生產(chǎn)與管理等;行政事務(wù)檔案內(nèi)容有文秘檔案、醫(yī)院相關(guān)會議、事務(wù)管理等方面內(nèi)容;人事檔案內(nèi)容有醫(yī)院員工的職稱管理、人員配置等，人事檔案的管理是醫(yī)院檔案管理中比較重要的工作，醫(yī)院規(guī)模越來越大、員工流動頻繁等等，都顯示了人事檔案管理的重要性。因此醫(yī)院正常運用的過程中，應(yīng)加強對檔案分類和管理的重視程度，通過科學(xué)合理的類目劃分之后，制定完善的檔案管理制度，為檔案管理人員工作的順利開展提供有效的工作依據(jù)，同時還應(yīng)加大對檔案管理方面的資金投資，為檔案信息化建設(shè)提供堅實的基礎(chǔ)保障。

4 總結(jié)

醫(yī)院運轉(zhuǎn)的過程中，檔案的分類與管理工作的水平質(zhì)量對其穩(wěn)定發(fā)展有重要的影響?？茖W(xué)完善的檔案分類和管理工作，不僅能夠為醫(yī)院各項工作的順利進(jìn)行提供保障，同時還能為管理層人員、醫(yī)護(hù)人員以及患者等提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在進(jìn)行檔案分類與管理工作時，應(yīng)充分結(jié)合醫(yī)院的特點以及部門弄能等進(jìn)行科學(xué)歸類，以此來保證檔案的使用效率，提升檔案的應(yīng)用價值，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]孫福國.新形勢下如何做好醫(yī)院檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（09）：117.

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