淺談檔案管理工作的重要性

何士文

摘 要：我們知道在古代，皇帝身邊會有史官，記錄皇帝的一言一行，其實(shí)這個(gè)就是檔案。所以說，檔案從古至今都有。人的壽命是有限的，知識卻是永存的。在歷史長河中，檔案發(fā)揮著獨(dú)特的作用。它聯(lián)系著過去、現(xiàn)在和未來。怎樣去管理檔案工作，讓其更好的為人類服務(wù)，這是我們需要思考的問題。本文通過對檔案管理工作重要性分析，提出了怎樣去提升管理檔案工作的建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理;重要性;建議

1 前言

檔案的內(nèi)容是一種無形的資產(chǎn)，檔案就是其載體。從我們一出生，就需要去上戶口，在上戶口的地方，就會將身份信息進(jìn)行歸檔，這是人在社會生存的證明。檔案能夠?qū)⒄鎸?shí)的歷史展現(xiàn)在大家面前，能將瞬間記錄下來，成為永恒。這樣以史為鑒，汲取歷史經(jīng)驗(yàn)，展望未來發(fā)展，檔案工作可以說是功在當(dāng)代、利在千秋的重要工作。它隨著社會的發(fā)展，越來越與人類發(fā)展緊密聯(lián)系。

2 檔案管理工作的重要性分析

結(jié)合查閱相關(guān)知識和筆者的自身工作經(jīng)驗(yàn)，筆者從以下幾個(gè)方面談?wù)剻n案的特殊功能：

2.1 檔案特殊功能之一—憑證作用

我們平時(shí)所說的檔案工作，其實(shí)指的是檔案的業(yè)務(wù)工作，一般在單位都有相關(guān)的工作人員，其中最具有代表性的就是檔案館和檔案室，他們用科學(xué)的方法，去管理檔案。檔案區(qū)分于文獻(xiàn)或者教科書等等，在于它有獨(dú)特的作用，憑證作用。在檔案室的檔案，在保證真實(shí)的情況下，是具備法律效用的。檔案的記錄是真實(shí)的，是客觀記錄的，不像出書，寫出來的文字大都帶有主觀情緒。檔案形成的條件不一樣，這是由檔案本身的特點(diǎn)決定的，它是能讓人信服的。檔案存在的表現(xiàn)形式有多種，像當(dāng)事人的親筆手稿、印章的印記等等，有的還有錄下來的音頻和視頻[1]。

2.2 檔案特殊功能之二—參考作用

檔案作為一種歷史記錄，不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。檔案的參考體現(xiàn)在檔案本身的2個(gè)方面。一是可靠性。檔案都是第一手資料，它是在社會發(fā)展中自然形成的記錄文檔，而且是在第三方監(jiān)督下，進(jìn)行記錄式的記錄。比如：軍隊(duì)干部在軍隊(duì)管理當(dāng)中屬于非常重要的成員，在離退之后，一定要做好相應(yīng)的檔案管理工作，這樣對于國家以及干部自身都會有非常重要的意義， 因此國家對于軍隊(duì)離退休干部的具體檔案管理問題非常的重視。歷史學(xué)家也稱檔案室“沒有摻過水的史料”，這些都說明了檔案是可靠的。二是廣泛性。戶口每個(gè)人都有，從這里就說明檔案是非常廣泛的，就跟每個(gè)人的身份證一樣。在每個(gè)地區(qū)、每個(gè)單位都有檔案室，人人都有檔案，所以檔案是廣泛的，就和進(jìn)行大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)一樣，在研究社會時(shí)，這樣的數(shù)據(jù)才具有參考作用[2]。

3 紙質(zhì)檔案以及電子檔案

紙質(zhì)檔案以及電子檔案之間可以共同發(fā)展以及相互補(bǔ)充，二者是相互兼顧的。 目前，在實(shí)現(xiàn)電子檔案信息化管理的過程中，也要重視紙質(zhì)檔案所發(fā)揮的效益以及作用。只有這樣才可以更好的適應(yīng)不同的領(lǐng)域以及不同層次用戶的具體需求。 與此同時(shí)，要積極地利用現(xiàn)代化手段，保障工作質(zhì)量以及效率得到雙向的提高。

4 完善檔案管理工作的建議

4.1 管理人員需要重視

首先，認(rèn)知是根本。管理人員需要轉(zhuǎn)變觀念，不要只去執(zhí)行計(jì)劃，對其中需要?dú)w檔的文件不重視。在檔案部門的人員，也需要及時(shí)跟進(jìn)工作，根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度，按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)，去收集相關(guān)檔案資料，如果出現(xiàn)問題，就需要及時(shí)解決[3]。這些都需要領(lǐng)導(dǎo)重視，只有這樣，其他部門人員才能積極配合，將整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行完整記錄歸檔。這些檔案后續(xù)項(xiàng)目實(shí)施之前的最好參考數(shù)據(jù)，如果有糾紛，這個(gè)也是重要的證據(jù)。另外，需要完善檔案管理工作的制度，建立一套完整的檔案管理的流程，有標(biāo)準(zhǔn)、有效率的進(jìn)行工作。管理人員需立足現(xiàn)在的根本，去發(fā)展更廣的未來。

4.2 收集資料要完善

在舉行大型活動時(shí)，所有的文件材料都是很分散的，可能很多事情都不了解，這些都是檔案管理工作人員需要去特別注意的。在整理檔案時(shí)，要保證檔案的真實(shí)，而且要把整個(gè)活動文件完整的歸類。這個(gè)需要工作人員細(xì)心、耐心，要深入到活動中，熟悉活動的各個(gè)環(huán)節(jié)，與相關(guān)人員良好溝通，還要發(fā)揮監(jiān)督作用，還要按時(shí)去收集資料?？偟膩碚f，就是完完整整、仔仔細(xì)細(xì)將整個(gè)活動過程記錄下來，并且留有相關(guān)記錄的證據(jù)來源，如果有下一次一樣的活動，能直接參考這個(gè)活動的記錄進(jìn)行工作。這就是檔案的力量。資料的完善也可以利用新技術(shù)，像是現(xiàn)代化的辦公軟件，去提高效率，避免出現(xiàn)差錯(cuò)。

4.3 提高檔案管理工作人員的綜合能力

檔案管理工作需要工作人員有較高的文案功底，大型活動的相關(guān)文案管理工作人員需要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)知識。在各個(gè)單位的檔案人員的能力是參差不齊的，所以，建議檔案管理部門定期組織相關(guān)人員的培訓(xùn)，在相應(yīng)大型活動中，有針對性的進(jìn)行培訓(xùn)。還有，可以與相關(guān)單位的檔案管理部門人員進(jìn)行交流，統(tǒng)一活動的記錄格式，這樣能保證檔案文檔的標(biāo)準(zhǔn)化，減少檔案人員的工作。另外，要制定獎懲制度，對整個(gè)活動檔案整理的好的，有表揚(yáng)和物質(zhì)獎勵(lì)，提高工作人員的積極性[4]。作為一個(gè)檔案管理工作人員，要做到公平公正，客觀，喜歡檔案事業(yè)，在很多人看來，檔案工作是非常無聊的。所以需要我們有全心全意為人民服務(wù)的精神，不怕寂寞，并且口要嚴(yán)，在工作上能保密，具有高度的法制觀念。不過，這不代表檔案管理的工作就是古板無趣的。檔案管理是在客觀的情況進(jìn)行記錄，并不是記錄方式是一成不變。就和古時(shí)候有手印，現(xiàn)在有指紋，以前都是紙質(zhì)版，現(xiàn)在有掃描件，學(xué)籍不僅有紙質(zhì)版，電子版更新更快。檔案工作人員也要有創(chuàng)新精神，利用新科技，更快更好的去進(jìn)行工作。

5 結(jié)束語

如果平時(shí)對檔案工作不怎么熟悉的人，可能會覺得這是一份無聊的工作，這個(gè)工作不引人注目，但是，它的作用是不可以忽視的。一旦檔案管理工作出現(xiàn)問題，檔案丟失，或者被銷毀，這將是可見的巨大的損失。因此，我不覺得作為一個(gè)檔案工作人員，是無所謂的，而是要以此為榮，我們不僅是在做好本職工作，更是在守護(hù)歷史。

參考文獻(xiàn)

[1]張長春.淺析檔案管理工作的重要性[J].人力資源管理（12）：264.

[2]冷艷.淺析檔案管理工作重要性[J].電子制作，000（5x）：286.

[3]張英軍.淺談檔案管理在于洪區(qū)水庫移民管理工作中的重要性[J].內(nèi)蒙古水利，2019（2）：129-129.

[4]冷明霞.淺析檔案管理工作的重要性[J].科學(xué)中國人，2018（11）.