淺析疾病預(yù)防控制中心的檔案管理利用

馬華

摘 要：疾病預(yù)防控制工作的主要方面是檔案管理以及檔案利用。進(jìn)行對各類疾病預(yù)防控制工作的布局時，或者統(tǒng)籌公共衛(wèi)生管理工作，對疾病預(yù)防控制的力度加大和對公共衛(wèi)生服務(wù)的培訓(xùn)等，均為疾病預(yù)防控制工作。這些工作在進(jìn)行過程中會出現(xiàn)一大批數(shù)據(jù)，再通過檔案管理以及利用把數(shù)據(jù)科學(xué)得進(jìn)行歸納整理，促使接下來的工作順利進(jìn)行，促進(jìn)疾病預(yù)防控制工作效率的提升。雖然這種方法好處很多，但現(xiàn)如今的檔案管理和檔案利用工作還有所缺陷。因此，為促進(jìn)疾病預(yù)防控制中心檔案管理和檔案利用的不斷進(jìn)步，應(yīng)深入研究，將實(shí)際需要和社會需求相融合，并以疾病預(yù)防控制為對象進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：疾控中心;檔案管理;檔案利用

社會經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，使得人們的生活水平不斷提高，人們對健康生活的關(guān)注度也越來越高，對疾病預(yù)防控制也十分注重。而疾病預(yù)防控制工作離不開檔案管理和檔案利用。通過對各種疾病信息的收集、整合、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和運(yùn)用，即為檔案管理。雖然檔案管理有獨(dú)立的管理部門和人員，不直接產(chǎn)出金錢，卻不能認(rèn)為檔案管理是獨(dú)立的，每個部門的數(shù)據(jù)都由檔案管理進(jìn)行管理。疾病預(yù)防控制中心作為國家的特別存在，這里的檔案管理尤為重要，是國家政治發(fā)展和人民健康發(fā)展的關(guān)鍵。檔案只有管理好了才能進(jìn)行檔案的利用，檔案利用又分為兩種，一種是提供檔案利用，即檔案管理部門給予利用者檔案，給予他們查閱檔案的便利;另一種是利用檔案，即利用者通過檔案查詢，以此討論和解決問題。

1 疾病預(yù)防控制中心檔案管理和檔案利用出現(xiàn)的問題

1.1 沒有重視檔案管理和檔案利用

現(xiàn)如今，部分領(lǐng)導(dǎo)對疾病預(yù)防控制中心的檔案管理和檔案利用工作的重要性沒有認(rèn)識范圍，使得檔案管理工作無法順利開展，在信息收集和整理方面受到阻礙;或者由于沒有重視檔案管理，使得沒有及其跟上社會發(fā)展，沒有及時更新檔案管理設(shè)備。在檔案利用時，也會因?yàn)闄n案管理工作的缺陷使得檔案的信息不完整，使得利用檔案方面也受到阻礙。并且會導(dǎo)致一些人在工作過程中完全忽視通過檔案利用的方式完成工作。這樣很大程度上局限了疾病預(yù)防控制中心檔案管理和檔案利用工作的進(jìn)步和發(fā)展。

1.2 檔案管理人員沒有具備專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理的發(fā)展應(yīng)跟隨信息化的步伐，采用電子檔案管理的方法進(jìn)行管理。這樣的方法對檔案管理員工的技術(shù)有所要求，即他們應(yīng)該具備有關(guān)的工作技術(shù)和管理知識，而不是僅僅在于普通的電腦技術(shù)。由于之前的檔案管理工作以紙質(zhì)類型為主，使得現(xiàn)如今的檔案管理人員缺乏現(xiàn)代化的檔案管理能力。檔案管理員工對新設(shè)備使用一竅不通，檔案管理設(shè)施的更新也無法促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理工作的開展。

1.3 沒有形成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案管理，案卷不完整

檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不夠好，出現(xiàn)了以下幾個問題：第一，沒有制定好合理的規(guī)章制度，使得檔案管理工作不夠規(guī)范。第二，工作流程不合理，現(xiàn)如今大部分的檔案管理只注重文書檔案，忽略別的部分;且各個部門的工作性質(zhì)不一樣，檔案內(nèi)容自然也有所不同，使得檔案管理工作有所困難;不僅如此，由于以往的檔案類型是紙質(zhì)檔案，極其容易使得檔案出現(xiàn)各種問題;并且每個部門的檔案整合在一起，容易混亂，在統(tǒng)計(jì)時也會出現(xiàn)漏記或重復(fù)的問題。第三，檔案管理設(shè)施過于老舊，不適合現(xiàn)代化的檔案管理。檔案管理的規(guī)范程度不高，在整理過程中亂擺亂放，導(dǎo)致利用檔案的不便利，最后使得檔案管理時出現(xiàn)案件不完整的情況。

1.4 檔案利用的不合理

檔案利用作為檔案管理的最終步驟，也是極為容易出錯的部分。在檔案管理的五個步驟中，任何一個部分出現(xiàn)問題都會使得檔案不完整，導(dǎo)致檔案利用出現(xiàn)問題。不僅如此，大多數(shù)員工對檔案管理的重要性認(rèn)識程度不夠高，使得檔案利用的合理性大打折扣，導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前和疾病預(yù)防控制中心工作無法順利展開。

2 如何改善疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用現(xiàn)狀

2.1 加強(qiáng)工作人員對檔案管理和檔案利用重要性的認(rèn)識

為促進(jìn)檔案管理工作的開展，重中之重則是促使領(lǐng)導(dǎo)人重視檔案管理，并傳達(dá)給工作人員。疾病預(yù)防中心應(yīng)通過對領(lǐng)導(dǎo)高層進(jìn)行教育，使其認(rèn)識到檔案管理和檔案利用在現(xiàn)代化發(fā)展中的作用，加深他們對此的認(rèn)識，傳達(dá)給工作人員使大家共同提升關(guān)注度。不僅如此，領(lǐng)導(dǎo)高層的認(rèn)識得以提高還可以使得檔案管理設(shè)備現(xiàn)代化，并且使得每個部門相互合作，促進(jìn)檔案信息采集，提高檔案管理效率。

2.2 應(yīng)提升檔案管理員工的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理員工作為疾病預(yù)防控制中心檔案管理的專門人員，他們的專業(yè)能力是檔案管理工作順利開展的有力保證。因此，為提高檔案管理工作的不斷進(jìn)步，應(yīng)提高他們的工作的專業(yè)能力，通過不斷培訓(xùn)，促進(jìn)他們的檔案管理的方法和水平的提高。不僅如此，引入專業(yè)的檔案管理人才，可以促進(jìn)疾病預(yù)防控制中心的檔案管理和檔案利用更加專業(yè)。

2.3 規(guī)范好檔案管理，促進(jìn)案卷品質(zhì)的進(jìn)步

疾病預(yù)防控制中心在檔案管理工作方面，可以從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)自身現(xiàn)狀，建立獨(dú)立的檔案室，并制定合理的制度和檔案管理流程，規(guī)范好各個方面的工作，并將工作細(xì)分給每個人，做到權(quán)責(zé)分明。不僅如此，還應(yīng)該將檔案管理的程序和每個部門的檔案合理規(guī)范，促進(jìn)檔案管理人員的管理工作順利進(jìn)行。獨(dú)立專門的檔案室，可以促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行，每個部門的檔案也可以科學(xué)地整合;規(guī)范的檔案管理程序，可以促進(jìn)工作人員在檔案信息采集和歸納工作的順利進(jìn)行。不僅如此，檔案管理工作認(rèn)真嚴(yán)肅，因此應(yīng)該仔細(xì)書寫，筆記工整且清楚，合理分類，建立完整的檔案管理系統(tǒng)。

2.4 提高對檔案的利用率

檔案管理的最主要的目的是檔案利用。為促使疾病預(yù)防控制中心工作的順利進(jìn)行，提升檔案的利用率，應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。首先，應(yīng)該對檔案進(jìn)行合理分類，針對各個部門和工作人員對檔案種類的需求不同進(jìn)行分類，促進(jìn)提供檔案利用的效率;其次，應(yīng)加大對檔案管理和檔案利用的宣傳，提高工作人員對檔案管理的重視，培養(yǎng)他們利用檔案的觀念，促使他們自覺利用檔案完成工作，使得疾病預(yù)防控制工作的有效進(jìn)行。

3 結(jié)論

總的來說，促進(jìn)疾病預(yù)防控制中心的檔案管理和檔案利用工作的開展，應(yīng)從高層領(lǐng)導(dǎo)人員、檔案管理員工、有關(guān)管理制度、檔案利用人員等方面入手。疾病預(yù)防控制中心的工作的順利進(jìn)行，一方面可以促進(jìn)該單位的發(fā)展，另一方面還可以保證社會和諧、人民的健康以及國家的安全。因此，結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況，最大限度促進(jìn)檔案管理和檔案利用對疾病預(yù)防控制中心的工作，使得工作順利進(jìn)行，疾病預(yù)防控制事業(yè)的長足發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]于臨青.疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用[J].蘭臺內(nèi)外，2019，No.248，34-35.

[2]歐陽娟.疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，No.304，59.