淺析事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理提升策略

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分。隨著社會(huì)的發(fā)展，事業(yè)單位在檔案管理面臨著更加復(fù)雜和嚴(yán)峻的外部環(huán)境，且當(dāng)前檔案管理工作本身存在各種問(wèn)題，對(duì)管理工作造成嚴(yán)重的不利影響。本文主要是對(duì)事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題以及相應(yīng)的提升措施進(jìn)行具體的研究和分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;規(guī)范化

事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理是事業(yè)單位檔案管理工作順利有序開(kāi)展的重要保證，同時(shí)也是檔案現(xiàn)代化管理工作的組成部分。檔案管理是隨著社會(huì)發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生的，只有規(guī)范化管理，方可保證各項(xiàng)工作的順利實(shí)施。與此同時(shí)，檔案管理工作的有效開(kāi)展在保證事業(yè)單位高效發(fā)展中發(fā)揮著舉足輕重的作用，所以，促進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理意義重大。

1 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理缺乏重視程度

一是領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案工作。多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)將資金與精力投入一線業(yè)務(wù)工作，認(rèn)為檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，沒(méi)有將檔案工作納入績(jī)效管理體系。二是檔案管理秩序混亂。逾期歸檔、滯留不交、檔案不全現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，未形成統(tǒng)一管理、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的檔案工作機(jī)制。三是人員配置不到位，兼職人員多，專職人員少，人員流動(dòng)頻繁。

1.2 檔案管理方式過(guò)于落后

目前，事業(yè)單位檔案管理技術(shù)較為落后，信息化水平低。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)、科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)、信息檢索系統(tǒng)等先進(jìn)技術(shù)可運(yùn)用于檔案管理工作中，但因檔案信息化建設(shè)投資大，沒(méi)有完善的軟硬件設(shè)施的支持，很多基層事業(yè)單位都在應(yīng)用最原始、最簡(jiǎn)單的文字收集，再由人工進(jìn)行處理、總結(jié)的工作方法，不僅影響了檔案管理工作的效率，也影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

1.3 檔案管理人員能力不足

檔案管理工作的系統(tǒng)化和專業(yè)化比較強(qiáng)，但是實(shí)際許多從事檔案管理的人員流動(dòng)性大，在上崗前并沒(méi)有接受相應(yīng)的培訓(xùn)工作，導(dǎo)致其對(duì)檔案管理工作的重點(diǎn)以及相應(yīng)的管理技術(shù)等都沒(méi)有足夠的了解和掌握。且隨著檔案管理不斷趨向現(xiàn)代化發(fā)展，對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，除基礎(chǔ)的檔案管理知識(shí)技能外，檔案管理人員還需掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)使用技能。由于各種客觀原因的限制，很難選擇專業(yè)人才從事這項(xiàng)工作，尤其缺乏年輕的綜合性人才，限制了檔案現(xiàn)代化管理工作的良性發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理提升對(duì)策

2.1 提升檔案管理的意識(shí)

在事業(yè)單位檔案管理工作的完善中，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和員工應(yīng)高度重視檔案管理工作，加大對(duì)檔案管理工作的重視力度是檔案規(guī)范化管理的前提。因此，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳力度，使本單位人員進(jìn)一步認(rèn)識(shí)和了解檔案管理，在檔案管理制度的制定中將時(shí)代性和先進(jìn)性充分展現(xiàn)出來(lái)，使單位內(nèi)部工作人員的管理意識(shí)不斷加強(qiáng)，將信息化技術(shù)和管理的相關(guān)理念積極引入。應(yīng)配備專人管理檔案，制定獎(jiǎng)罰分明的長(zhǎng)效機(jī)制調(diào)動(dòng)工作人員的積極性。還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的管理，定期聽(tīng)取其工作進(jìn)度報(bào)告，對(duì)于存在的問(wèn)題及時(shí)總結(jié)。

2.2 增加檔案管理的資金投入

要使檔案管理工作更加完善，新舊管理模式得以轉(zhuǎn)化就需要單位進(jìn)行一定的資金投入?，F(xiàn)代化設(shè)備，先進(jìn)有效的管理手段能夠明顯提升管理水平和質(zhì)量，提高單位檔案管理的工作效率。檔案管理部門在得到資金支持后要加強(qiáng)現(xiàn)代化設(shè)備的置辦，及時(shí)培訓(xùn)管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)管理技術(shù)手段，從而更加有效地提升管理水平。

2.3 建立健全檔案信息管理系統(tǒng)

傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)檔案為主，具有易損壞、易丟失、不便查找的特點(diǎn)。檔案信息的管理在很大程度上能夠反映出事業(yè)單位的工作狀況。隨著事業(yè)單位發(fā)展速度加快，需要記錄的信息逐漸增多，為了使信息存儲(chǔ)更有條理，事業(yè)單位應(yīng)注重建立健全檔案信息管理系統(tǒng)，在紙質(zhì)管理的基礎(chǔ)上建立電子檔案庫(kù)。檔案數(shù)字化能彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案的不足，不僅節(jié)約儲(chǔ)存空間、降低保管成本、縮短檢索時(shí)間、提升查全率和查準(zhǔn)率，方便工作人員的查閱、備案，還可以加強(qiáng)檔案管理的保密性、提高工作效率。而且在檔案利用時(shí)不受時(shí)間、空間的制約，實(shí)現(xiàn)檔案跨部門互通，信息共享。在檔案數(shù)字化建設(shè)中，要充分利用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)在庫(kù)檔案的電子檢索、電子查閱、電子傳輸。做好事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)，是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，為知識(shí)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供便捷服務(wù)的重要手段。

2.4 提升檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)

檔案人力資源隊(duì)伍的建設(shè)在一定程度上影響著檔案管理工作的規(guī)范性，所以要想實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理檔案的目標(biāo)，需要不斷提升檔案管理人才的素質(zhì)。因此事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者和相關(guān)的管理人員應(yīng)該在單位戰(zhàn)略發(fā)展部署中納入培養(yǎng)檔案管理人才的相關(guān)工作，積極開(kāi)展具有較高實(shí)踐性和較強(qiáng)專業(yè)性的檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提升檔案管理人員的意識(shí)和整體素質(zhì)，使其自身責(zé)任感和職業(yè)道德不斷加強(qiáng)，在實(shí)際的管理工作中自覺(jué)遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，并將自身職能的作用充分發(fā)揮出來(lái)，從而為規(guī)范化管理檔案工作提供保障。

3 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)階段，檔案管理工作的重要性日益突出，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況，采取行之有效的提升措施，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，使檔案管理工作優(yōu)中求精，提升效率，保證各項(xiàng)工作順利、有序地開(kāi)展，以檔案文化建設(shè)助力事業(yè)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

余洋（1990-），煙臺(tái)市奇山醫(yī)院，政工科科員。