辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

李玉芳

摘 要：新媒體和信息技術(shù)的快速發(fā)展為醫(yī)院的發(fā)展創(chuàng)造了較為良好的環(huán)境，在此情況之下，醫(yī)院檔案管理人員必須要對實際的檔案管理情況進(jìn)行分析，充分的了解當(dāng)下的辦公自動化發(fā)展趨勢，科學(xué)利用自動化和信息化的手段來開展醫(yī)院檔案管理工作。本文首先分析了辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的特點及其現(xiàn)狀，然后分析了辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的有效措施，希望能夠相關(guān)的研究有所助益。

關(guān)鍵詞：辦公自動化環(huán)境;醫(yī)院;檔案管理;探討

受到傳統(tǒng)的管理思想和理念的影響，部分的檔案管理工作難度較大、程序復(fù)雜、內(nèi)容相對較多，醫(yī)院需要投入更多的人力、物力、財力，才能夠取得預(yù)期的醫(yī)院檔案管理效果。而在辦公自動化環(huán)境之下，為了能夠最大限度的節(jié)約檔案管理的成本消耗，有效的提升整體的工作效率和工作質(zhì)量，就必須要建立全新的辦公自動化管理體系。還需要對辦公自動化檔案管理流程進(jìn)行有效的優(yōu)化與整合，構(gòu)建具有醫(yī)院特色的檔案管理規(guī)劃，全面提升管理人員的信息素養(yǎng)和能力，這樣才能使工作人員能夠更好的利用自動化技術(shù)來進(jìn)行檔案管理工作。

1 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的特點及現(xiàn)狀

辦公自動化（Office Automation）是一種互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)和科技快速發(fā)展之下衍生出的一種全新管理模式，主要是將先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代化辦公進(jìn)行組合，將一些從事辦公業(yè)務(wù)的新設(shè)備、新機(jī)器、新技術(shù)全面的引入到當(dāng)下的管理體系當(dāng)中，全面的構(gòu)建適合當(dāng)下發(fā)展的數(shù)字化辦公和自動化辦公體系。在這個過程當(dāng)中，可利用自動化技術(shù)來實現(xiàn)相關(guān)信息的存儲、接收、發(fā)送、傳輸、共享，也可對檔案信息進(jìn)行自動化的分析與評估。這樣不僅能夠最大限度的提升檔案管理的整體效率和質(zhì)量，同時也能夠使實際的檔案信息與數(shù)據(jù)更加的及時、真實、準(zhǔn)確。進(jìn)而能夠為醫(yī)院后期工作的開展提供真實和可靠的數(shù)據(jù)

支撐。

醫(yī)院檔案管理的辦公自動化具有較強的實用性、嚴(yán)密性、開放性、易用性，其所選用的軟件技術(shù)必須要充分的符合醫(yī)院檔案管理的辦公核心要求?？筛鶕?jù)檔案管理特性來開發(fā)一些專屬于醫(yī)院檔案管理功能，對醫(yī)院檔案進(jìn)行深層次的識別和處理。檔案管理也具有較強的適用性、可行性、使用性、前瞻性、先進(jìn)性、智能性、多元性、高效性、共享性。在更好的符合不同的醫(yī)院檔案管理人員的使用要求需求的情況下，還能夠根據(jù)自動化辦公的發(fā)展前景來進(jìn)行有效的拓展和延伸，使實際的辦公自動化系統(tǒng)更加的完善和科學(xué)。針對不同區(qū)域的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和檔案特性，可利用不同的設(shè)備和系統(tǒng)來進(jìn)行管理與儲存，并能借助合理的權(quán)限控制和安全機(jī)制來提升整體的穩(wěn)定性與安全性。

在當(dāng)下的醫(yī)院檔案管理過程當(dāng)中，部分管理人員本身具有豐富的管理經(jīng)驗，但自身的信息化水平相對較低，往往難以適應(yīng)一些新引進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，在操作和應(yīng)用過程當(dāng)中存在一定的問題。而一些信息化素養(yǎng)相對較高的管理人員本身缺乏豐富的管理經(jīng)驗，并不能夠更好的處理檔案管理過程當(dāng)中的突發(fā)狀況。部分的醫(yī)院雖然引進(jìn)了一些先進(jìn)的自動化技術(shù)，但實際的檔案管理工作仍然參考以往的流程，并不能夠充分的凸顯辦公自動化的特性和優(yōu)勢。雖然部分的管理人員認(rèn)識到檔案管理安全的重要性，但也只是要求管理人員定期的對相關(guān)的軟件進(jìn)行簡單升級。這就導(dǎo)致了實際的檔案管理存在較多的問題和漏洞，很容易受到不法分子和黑客的攻擊，進(jìn)而會導(dǎo)致一些重要的病例、科研、決策、管理等信息泄露。

2 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理有效措施

2.1 加強信息管理技術(shù)培訓(xùn)

在醫(yī)院檔案管理過程當(dāng)中，醫(yī)院可以根據(jù)實際的辦公自動化管理需求，招聘一些具有較高計算機(jī)素養(yǎng)和專業(yè)管理能力優(yōu)秀人才，安排專業(yè)人才進(jìn)行針對性的檔案信息管理崗前培訓(xùn)，確保每一位入職的檔案管理人員都具備執(zhí)政上崗資格。而針對內(nèi)部的管理人員，可根據(jù)管理人員的管理經(jīng)驗和能力，開展針對性的檔案管理專業(yè)培訓(xùn);或聘請具有較高知識的專家、學(xué)者到醫(yī)院內(nèi)部開展與辦公自動化醫(yī)院的管理有關(guān)的主題講座，全面提升檔案管理人員的理論素養(yǎng)和專業(yè)水平。也可以根據(jù)檔案管理人員的職能，有針對性的開展聲像檔案、會計檔案、基建檔案、科技檔案、病歷檔案、藥品檔案、人力檔案，以及網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)等的專項培訓(xùn)，通過案例分析和實際示范的方式讓檔案管理人員掌握辦公自動化技術(shù)，并引導(dǎo)管理人員進(jìn)行有效的練習(xí)和實訓(xùn)。

2.2 完善信息化的管理流程

辦公自動化主要是依托于數(shù)據(jù)庫技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，能夠根據(jù)實際的醫(yī)院檔案管理來進(jìn)行大批量文件的處理。檔案管理人員可以充分的了解辦公自動化的構(gòu)建、分層等的構(gòu)架特性，及時的引進(jìn)微軟的Net+關(guān)系型數(shù)據(jù)庫（RDB）技術(shù)、IBM的 Lotus domino技術(shù)、SUN的J2EE+RDB技術(shù)等的先進(jìn)技術(shù)?；蚴浅浞值淖裱k公自動化標(biāo)準(zhǔn)，以及其用戶層、表現(xiàn)層、應(yīng)用層、服務(wù)層、數(shù)據(jù)庫層等特性，構(gòu)建能夠充分的支持多種數(shù)據(jù)庫、多種操作系統(tǒng)、多種部署模式的全新辦公自動化管理系統(tǒng)。在實際管理時，需要根據(jù)材料的收集、分析、整理、歸類、裝訂、入庫等的流程來對自動化管理進(jìn)行優(yōu)化，需根據(jù)檔案管理制度來規(guī)范醫(yī)院檔案的以件歸檔流程。而在進(jìn)行醫(yī)院檔案的鑒定、保管、查閱等操作時，需要根據(jù)各環(huán)節(jié)的規(guī)章和制度要求來規(guī)范管理人員的行為，對于一些違規(guī)操作進(jìn)行嚴(yán)肅處置。這樣才能夠提升醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化、信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。

2.3 加強網(wǎng)絡(luò)安全管理力度

在開展檔案管理過程當(dāng)中，醫(yī)院可聘請專業(yè)人員來對設(shè)備的運行狀況進(jìn)行全面檢測，對原有的信息化設(shè)備進(jìn)行有效的管理和維護(hù)，購入一些具有較高信息化水平和安全性能的全新設(shè)備，有效的降低由于設(shè)備故障或者運行異常而造成的安全風(fēng)險。針對信息化檔案安全管理，醫(yī)院需對現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)的評估，或利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)管系統(tǒng)來進(jìn)行實時監(jiān)測，及時的掌握檔案管理過程當(dāng)中存在的異常風(fēng)險，并采取有效的安全管理措施來進(jìn)行處理和應(yīng)對。也可以根據(jù)醫(yī)院的病歷、科研、財務(wù)等不同檔案的特性和使用頻率，在原有的自動化管理系統(tǒng)當(dāng)中引進(jìn)透明加解密技術(shù)、強制訪問控制、泄密保護(hù)、雙因子認(rèn)證、安全協(xié)議、認(rèn)證簽名等技術(shù)，對醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行密碼、權(quán)限等的安全設(shè)置。檔案管理人員和用戶在使用之前需要根據(jù)相關(guān)要求進(jìn)行多項認(rèn)證，登錄成功之后，才能夠根據(jù)自身的權(quán)限等級來查閱或借閱相關(guān)的醫(yī)院檔案。還可以引進(jìn)先進(jìn)的防火墻技術(shù)、虛擬網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以及卡巴斯基、費爾托斯特、微點防御軟件等網(wǎng)絡(luò)安全軟件，或根據(jù)醫(yī)院檔案的特性來進(jìn)行專用的安全管理軟件的研發(fā)。聘請專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員定期進(jìn)行軟件系統(tǒng)升級，及時的修補軟件當(dāng)中存在的問題和漏洞。全面提升醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全性和穩(wěn)定性，有效的降低由于信息或數(shù)據(jù)泄露而對醫(yī)院造成的不良影響。

3 結(jié)束語

隨著科學(xué)技術(shù)的不但發(fā)展，辦公自動化也正在不斷地發(fā)展，不斷地擴(kuò)大應(yīng)用范圍。在醫(yī)院管理體系中，信息自動化建設(shè)正在完善，在這種新形勢下為醫(yī)院檔案管理工作的開展帶來希望。綜上所述，在實際的醫(yī)院檔案管理過程中，相關(guān)人員必須要對辦公自動化的特性和優(yōu)勢進(jìn)行全面了解，充分的掌握管理過程當(dāng)中存在的檔案制度針對性較低、人員素質(zhì)相對較低、信息泄露等的問題。結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的主流方向和檔案管理趨勢，制定科學(xué)、可行的醫(yī)院檔案管理規(guī)劃。與此同時，還必須要對自動化的醫(yī)院檔案管理經(jīng)驗進(jìn)行分析和總結(jié)，結(jié)合各階段的醫(yī)院檔案管理情況，全面加強醫(yī)院檔案的安全管理力度，對實際的管理方式和模式進(jìn)行有效的創(chuàng)新與改革。這樣才能為辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

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