淺議醫(yī)院檔案的管理與利用

楊艷

摘 要：在現(xiàn)階段醫(yī)院的各項(xiàng)管理活動(dòng)中，醫(yī)院的檔案管理處于特殊的發(fā)展地位。醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，是醫(yī)院檔案管理工作的重要組成部分，對(duì)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)尤其重要。通過(guò)醫(yī)院檔案的形成及內(nèi)容，可以認(rèn)識(shí)到，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，有利于醫(yī)院現(xiàn)代化、科學(xué)化管理;有利于醫(yī)療質(zhì)量和服務(wù)水平得的提高;有利于醫(yī)學(xué)科級(jí)的推廣應(yīng)用;有利于醫(yī)患雙方利益的維護(hù)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;管理;利用

檔案作為知識(shí)的結(jié)晶和信息資源，是歷史發(fā)展與社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)記載。隨著醫(yī)療體制的改革的不斷深化，檔案管理工作正由原來(lái)的邊緣化向醫(yī)院管理的內(nèi)核靠近，是各項(xiàng)管理工作中取之不盡的信息源，在現(xiàn)代醫(yī)院管理中，檔案的信息源功能滲透到醫(yī)院管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，在醫(yī)院的管理中重用價(jià)值越來(lái)越受到重視。

1 醫(yī)院檔案管理的形成

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像及其它各種方式和載體的歷史記錄。

醫(yī)院檔案是在辦院的宗旨指導(dǎo)下，按照醫(yī)院職能要求和業(yè)務(wù)范圍，在發(fā)展過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的黨政管理、醫(yī)療業(yè)務(wù)、教學(xué)科研、人員結(jié)構(gòu)、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)、設(shè)備設(shè)施、基礎(chǔ)建設(shè)等材料，是醫(yī)院各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄和有效憑據(jù)，是第一手的參考材料。醫(yī)院檔案是眾多醫(yī)院管理者與醫(yī)務(wù)工作者的結(jié)晶，是醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的寶貴資料與物質(zhì)財(cái)富。它不僅記錄著醫(yī)院興衰發(fā)展的歷史，從中可以看到醫(yī)院演變的歷史過(guò)程，還是醫(yī)院文化建設(shè)的重要內(nèi)容。對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)極為重要。

2 醫(yī)院檔案管理的基本要求

1）醫(yī)院檔案作為醫(yī)院豐富的信息資源，要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，增強(qiáng)各部門(mén)的群體檔案意識(shí)，明確檔案管理部門(mén)和各部門(mén)的關(guān)系，打破傳統(tǒng)檔案管理中只管不用的落后觀念，將“死”材料變成“活”材料，使其在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2）醫(yī)院檔案為醫(yī)院現(xiàn)代化管理提供了可靠依據(jù)，使醫(yī)院管理在現(xiàn)代化醫(yī)學(xué)模式轉(zhuǎn)變中，由單純經(jīng)驗(yàn)型、粗放型向科學(xué)型、集約型轉(zhuǎn)變;促進(jìn)了醫(yī)療技術(shù)水平和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的不斷提高，增加了社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，提高了醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

3）醫(yī)院檔案在醫(yī)學(xué)活動(dòng)中為總結(jié)前人檢驗(yàn)準(zhǔn)備了資料，為后人推動(dòng)醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了條件，人們對(duì)新事物的認(rèn)識(shí)在螺旋式上升的過(guò)程，離不開(kāi)檔案的幫助，使之少走彎路，不走彎路，避免人力、物力、財(cái)力的損失。

4）醫(yī)院檔案有利于醫(yī)學(xué)科研成果的開(kāi)發(fā)、推動(dòng)和應(yīng)用。在生命、心理、醫(yī)學(xué)研究工作中，按照客觀事物的運(yùn)動(dòng)規(guī)律，要想加快科學(xué)研究的進(jìn)程，取得更多的科研成果，就必須擁有大量的充分可靠的資料。同時(shí)，通過(guò)醫(yī)學(xué)科技資料的學(xué)術(shù)交流，才能達(dá)到更好地推廣應(yīng)用和服務(wù)大眾的目的。

5）醫(yī)院檔案是醫(yī)療活動(dòng)中維護(hù)醫(yī)患雙方利益的法律依據(jù)，對(duì)于處理醫(yī)療糾紛，保證醫(yī)院穩(wěn)定的工作秩序等具有不可替代的作用。

3 醫(yī)院檔案利用的價(jià)值

1）檔案利用是醫(yī)院檔案工作的根本目的。我們之所以重視醫(yī)院檔案工作，關(guān)鍵是因?yàn)闄n案對(duì)醫(yī)院的各項(xiàng)事業(yè)有用。因此，便于醫(yī)院各部門(mén)、各項(xiàng)工作對(duì)檔案的利用，是醫(yī)院檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸屬。而整個(gè)檔案業(yè)務(wù)工作的利用環(huán)節(jié)便是這一根本目的的直接體現(xiàn)。

2）檔案利用工作對(duì)醫(yī)院檔案工作的開(kāi)展有決定性影響。檔案工作的開(kāi)展，取決于社會(huì)及醫(yī)院決策層的重視程度，取決于各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作是否健康、協(xié)調(diào)的發(fā)展。利用工作是最實(shí)際、最富有說(shuō)服力的宣傳。通過(guò)實(shí)際發(fā)揮的作用，從而擴(kuò)大醫(yī)院檔案在社會(huì)上的影響，贏得各方面的支持。利用工作對(duì)醫(yī)院檔案工作有著檢驗(yàn)和帶動(dòng)作用。

3）檔案利用效果是醫(yī)院檔案獲得的工作結(jié)果。檔案的利用效果，是檔案用戶在利用檔案室提供的檔案信息后，所獲得的工作、生產(chǎn)的結(jié)構(gòu)。醫(yī)院檔案室應(yīng)當(dāng)把利用效果的收集、整理、分析和研究，作為一項(xiàng)基本的工作來(lái)抓。不但應(yīng)當(dāng)了解和掌握檔案用戶利用檔案后取得的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，而且應(yīng)當(dāng)全面了解和掌握檔案用戶利用檔案后有沒(méi)有產(chǎn)生積極效果等情況。只有這樣，才能全方位地把握各類檔案與資料的利用價(jià)值，從而為改善醫(yī)院檔案室藏結(jié)構(gòu)與成分，加強(qiáng)各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的建設(shè)，提供可靠的科學(xué)依據(jù)。

4 檔案是醫(yī)院管理工作的重要組成部分

1）檔案工作是醫(yī)院管理工作的一部分，是有形資產(chǎn)的依據(jù)和證明，又是知識(shí)產(chǎn)權(quán)等無(wú)形資產(chǎn)的依據(jù)，是醫(yī)院資產(chǎn)的組成部分。作為資產(chǎn)，醫(yī)院檔案管理就可以投入到醫(yī)院管理、經(jīng)營(yíng)、科研等活動(dòng)中，并可以把這些活動(dòng)的全過(guò)程完整地記錄下來(lái)，成為推動(dòng)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力。醫(yī)院檔案資料中，并可以把這些活動(dòng)的全過(guò)程完整記錄下來(lái)，成為推動(dòng)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力。醫(yī)院檔案資料中蘊(yùn)藏著豐富的知識(shí)與信息，把這些智力資源和無(wú)形資產(chǎn)運(yùn)用到醫(yī)院管理中，就可以最大限度地調(diào)動(dòng)職工的工作積極性，從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)新，特別是醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理的現(xiàn)代化與科學(xué)化。

2）檔案在醫(yī)院管理中的重要作用。首先，有利于醫(yī)療質(zhì)量與醫(yī)療技術(shù)的管理，對(duì)調(diào)整各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)，開(kāi)展新業(yè)務(wù)、新技術(shù)提供真實(shí)、正確、科學(xué)的依據(jù)。其次，有利于醫(yī)院的設(shè)備設(shè)施管理，通過(guò)對(duì)使用性能、使用率的分析，保證醫(yī)療設(shè)備的利用效果，通過(guò)對(duì)基本建設(shè)從設(shè)計(jì)、施工到竣工所形成的檔案分析，可以保證維修、改造、重建不受影響和損失。再次，有利于醫(yī)學(xué)科研成果與醫(yī)學(xué)技術(shù)的形成與推廣應(yīng)用，促進(jìn)臨床科研與學(xué)術(shù)交流活動(dòng)的開(kāi)展。最后，有利于醫(yī)院管理決策的科學(xué)化、系統(tǒng)化，使醫(yī)院管理者通過(guò)檔案信息的收集、匯總、加工、儲(chǔ)存分析過(guò)程，形成科學(xué)決策的依據(jù)，使檔案管理更好的為醫(yī)院各項(xiàng)工作服務(wù)。

5 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的思考

1）加強(qiáng)檔案法律法規(guī)知識(shí)學(xué)習(xí)。加強(qiáng)檔案法律法規(guī)知識(shí)學(xué)習(xí)，是提高依法歸檔的自覺(jué)性，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工都充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作，從而促進(jìn)全員檔案意識(shí)格局的形成。

2）抓好檔案管理的收集工作。采取靈活多樣的手段開(kāi)展醫(yī)院檔案，檔案的收集就是檔案管理員按照有關(guān)規(guī)定，將分散的檔案有組織、有計(jì)劃地集中保存起來(lái)?？刹扇〖惺占?、分散收集、上門(mén)收集、隨時(shí)收集、網(wǎng)上收集等靈活多樣的手段，豐富醫(yī)院檔案室藏，使檔案室更好地為醫(yī)院和社會(huì)服務(wù)。

3）樹(shù)立檔案開(kāi)發(fā)利用觀念。檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，在醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)工作中，特別是重大決策的制定與實(shí)施，都需要信息反饋，需要各部門(mén)密切配合，做好文件材料的整理。因此，醫(yī)院應(yīng)重視利用資源，使之及時(shí)轉(zhuǎn)化為醫(yī)院的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，通過(guò)檔案管理科學(xué)化來(lái)促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)。

4）提高醫(yī)院檔案管理者素質(zhì)。檔案工作人員自身素質(zhì)的高低與信息服務(wù)工作質(zhì)量息息相關(guān)，一專多識(shí)，一專多能就成為對(duì)未來(lái)檔案工作者的要求。因此，檔案人員要進(jìn)一步解放思想，更新觀念，加強(qiáng)自身修養(yǎng)。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)，將檔案管理工作納入議事日程。其次，檔案人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，主動(dòng)學(xué)習(xí)，通過(guò)各種形式的繼續(xù)教育來(lái)不斷更新知識(shí)，改善知識(shí)機(jī)構(gòu)，開(kāi)拓視野，增強(qiáng)創(chuàng)新思維，提高創(chuàng)造能力，成為信息社會(huì)和檔案學(xué)科發(fā)展的復(fù)合型人才，為醫(yī)院在新世紀(jì)的不斷發(fā)展中做出貢獻(xiàn)。

6 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院檔案收集工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，當(dāng)前醫(yī)院檔案收集中缺乏系統(tǒng)性、規(guī)范性，管理體制與管理方法都較為落后，檔案管理工作缺乏專業(yè)性的人才。所以要提高醫(yī)院檔案資料的收集與利用，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，醫(yī)院相關(guān)部門(mén)就要對(duì)檔案管理工作高度重視，對(duì)管理工作進(jìn)行全面的創(chuàng)新。改變過(guò)去傳統(tǒng)的管理理念，建立高素質(zhì)隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作更好更快地發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

楊艷（1984-），女，云南保山，本科，檔案管理，云南省保山市第二人民醫(yī)院。