新形勢(shì)下事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考

摘 要：伴隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和社會(huì)改革程度的不斷提高，事業(yè)單位也處在分類推進(jìn)改革的浪潮中，在這種不同于以往發(fā)展時(shí)期的新形勢(shì)下，事業(yè)單位人事檔案管理工作面臨著較大的調(diào)整、改革和更高的要求。然而，從實(shí)踐來(lái)看，在事業(yè)單位改革的新形勢(shì)下人事檔案管理工作遇到了很多方面的問(wèn)題，因此我們要分析和思考產(chǎn)生問(wèn)題的原因，并從根本上解決問(wèn)題，使事業(yè)單位人事管理各項(xiàng)制度和措施能有效落實(shí)到位，以便切實(shí)有效地促進(jìn)事業(yè)單位在新形勢(shì)下提升工作效率和實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展，推動(dòng)我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);事業(yè)單位;人事檔案管理工作;思考

1 引言

近年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)正處于轉(zhuǎn)型階段，社會(huì)各方面在不斷地謀求轉(zhuǎn)型升級(jí)，事業(yè)單位改革也在逐步深化，在這種新形勢(shì)下，事業(yè)單位人事管理工作也成為當(dāng)前改革過(guò)程中的一項(xiàng)重要任務(wù)，它涉及人事關(guān)系的變動(dòng)，影響到了人事檔案管理工作，故而人事檔案管理工作也需要積極的調(diào)整，以適應(yīng)事業(yè)單位改革的需要。面對(duì)事業(yè)單位的分類改革，人事檔案管理必須在收集、鑒定、整理、保管和利用上做出進(jìn)一步的調(diào)整，以便適應(yīng)單位各項(xiàng)人事工作和人才管理的需要，使事業(yè)單位的人事管理效率得到進(jìn)一步提升，保證單位的正常管理。

2 新形勢(shì)下事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

人事檔案是在人事部門管理活動(dòng)中所形成的，用于記錄個(gè)人的基本家庭情況、學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況、工作表現(xiàn)、考核以及職務(wù)晉升任免等情況的重要載體，是事業(yè)單位開展選人用人、人事調(diào)動(dòng)、薪資調(diào)整、考核獎(jiǎng)懲和培訓(xùn)選拔等工作的重要參考依據(jù)，故而他對(duì)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展的重要性不言而喻。人事檔案管理工作是人事管理的基礎(chǔ)所在，具有一定機(jī)密性，也是一項(xiàng)對(duì)專業(yè)性要求比較高的管理工作，只有確保做好人事檔案管理工作，才能發(fā)揮人事檔案這個(gè)人才信息的載體作用，為領(lǐng)導(dǎo)和決策層提供科學(xué)合理的決策依據(jù)，以便對(duì)單位中所擁有的人力資源進(jìn)行合理的選擇和調(diào)整，更為有效的進(jìn)行人崗匹配，使人力資源的配置更加合理化，從而改善事業(yè)單位的人力資源結(jié)構(gòu);同時(shí)，根據(jù)單位的業(yè)務(wù)和發(fā)展方向，通過(guò)干部人事檔案對(duì)單位人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行分析，進(jìn)而采取有針對(duì)性的培訓(xùn)，才能發(fā)揮人員的主觀能動(dòng)性，使事業(yè)單位的整體工作效率得到全面提升和各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作能更好開展;另外，做好人事檔案管理工作，才能為人才評(píng)價(jià)提供依據(jù)，為人才任用提供必要信息，為單位推行和實(shí)施發(fā)展戰(zhàn)略提供保

障[1]，更好地促進(jìn)單位發(fā)展。

3 目前事業(yè)單位人事檔案管理存在的主要問(wèn)題及問(wèn)題產(chǎn)生的原因

目前，事業(yè)單位處在改革時(shí)期，在各項(xiàng)管理工作中，人事檔案管理是基礎(chǔ)性工作，但在這一時(shí)期人事檔案管理工作中的各種問(wèn)題卻加速暴露了出來(lái)。

1）對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足和重視程度不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)存在局限性，僅認(rèn)識(shí)到人事檔案只限于記錄人員的各類信息，只是簡(jiǎn)單的收集、存放，工作既簡(jiǎn)單又容易，并且認(rèn)為人事檔案對(duì)單位的發(fā)展起不到實(shí)質(zhì)性的幫助，缺乏對(duì)檔案重要性和必要性的關(guān)注，往往更多的重視單位的業(yè)務(wù)工作，因而經(jīng)常忽視了人事檔案的管理，也導(dǎo)致基本設(shè)施配套不到位，保管條件相對(duì)落后等問(wèn)題。

2）事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)章制度不夠健全完善，無(wú)法為管理者和工作人員提供切實(shí)有效的參考依據(jù)，導(dǎo)致收集歸檔執(zhí)行不嚴(yán)，檔案材料缺乏規(guī)范化、制度化管理，存在嚴(yán)重的滯后性和形式化現(xiàn)象。

3）檔案管理人員的綜合素質(zhì)不夠高。事業(yè)單位人事檔案管理工作是一項(xiàng)比較系統(tǒng)復(fù)雜的工作，然而事業(yè)單位（特別是人員編制較小的單位）檔案管理人員往往身兼數(shù)職或人員崗位變動(dòng)較大、綜合素質(zhì)不高，因此未能根據(jù)實(shí)際工作需要及時(shí)增加人事檔案材料以保證材料的及時(shí)性和完整性，也導(dǎo)致了對(duì)檔案材料的收集、歸檔、整理、裝訂等業(yè)務(wù)不熟悉，影響人事檔案管理工作水平的提高。

4）人事檔案管理的信息化水平不夠高。目前，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各行各業(yè)得到了廣泛的應(yīng)該，但在具體的人事檔案管理工作中，沒有真正意義上把人事檔案管理和現(xiàn)代化的信息技術(shù)有效融合，并沒有改變檔案管理手工操作的現(xiàn)象;另外，因?qū)θ耸聶n案信息管理系統(tǒng)的安全性和全面性存在質(zhì)疑，大多數(shù)事業(yè)單位只是簡(jiǎn)單將個(gè)人信息和檔案的目錄存在電腦便于查閱，導(dǎo)致管理工作效率等大打折扣。

4 新形勢(shì)下加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的建議

1）加強(qiáng)宣傳，提高對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和重視程度。首先，加強(qiáng)檔案相關(guān)政策知識(shí)的宣傳，以確保事業(yè)單位從領(lǐng)導(dǎo)到管理人員及職工自上而下地對(duì)人事檔案管理工作有個(gè)全新認(rèn)識(shí)，并將人事檔案管理工作納入單位日常行政管理工作中，做好日常人事檔案管理工作的檢查、指導(dǎo)、監(jiān)督和考核等各項(xiàng)工作;加強(qiáng)重視程度，對(duì)人事檔案管理工作加大人員、資金等各方面的支持，不斷加強(qiáng)人事檔案管理部門的技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

2）不斷完善人事檔案管理工作制度。人事檔案管理工作所涉及的內(nèi)容十分繁雜，給管理人員的工作帶來(lái)了很大的難度，所以要不斷完善事業(yè)單位人事檔案管理工作制度，維護(hù)人事檔案的完整性和準(zhǔn)確性。首先，要建立健全人事檔案材料的歸檔制度，歸檔材料應(yīng)確保內(nèi)容真實(shí)、完整齊全、文字清楚、手續(xù)完備;歸檔材料應(yīng)確保分類準(zhǔn)確、目錄清楚、裝訂整齊;歸檔材料應(yīng)確保體現(xiàn)個(gè)人專業(yè)水平、繼續(xù)教育、學(xué)歷證書及各級(jí)資格證書等材料收集齊全;歸檔材料應(yīng)確保將個(gè)人工作情況、工作業(yè)績(jī)和獎(jiǎng)懲情況收入檔案，為選拔任用提供必要的依據(jù)和內(nèi)容。其次，建立切實(shí)可行的借閱和查閱工作制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱和查閱審批手續(xù)和程序。檔案應(yīng)避免外界，必須外借時(shí)要由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，履行手續(xù)，限期歸還，查閱檔案，必須嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)保密規(guī)定，檔案管理人員要做到全程陪同、嚴(yán)禁涂改和撤換檔案材料[2]。最后，貫徹落實(shí)獎(jiǎng)懲責(zé)任制度，不定期的對(duì)管理工作者的實(shí)際工作進(jìn)行嚴(yán)格審查，包括檔案管理登記情況、是否丟失和擅自修改等。

3）有效提升人事檔案管理者的職業(yè)技能和綜合素質(zhì)。人事檔案管理人員是管理工作的主要力量，故首先在人員配備上應(yīng)有專職檔案管理工作人員，端正其工作態(tài)度，使其積極有效的開展人事檔案管理工作，保證人事檔案的及時(shí)性和完整性。

4）加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案的信息化管理。在這個(gè)信息化大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理人員要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的收集、管理、利用上的改革。首先，在人事檔案管理各項(xiàng)工作的推進(jìn)過(guò)程中，要充分利用計(jì)算機(jī)和信息化技術(shù)，利用檔案管理系統(tǒng)輸入、輸出、更新檔案信息，實(shí)現(xiàn)管理方法上的改革。其次，在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用下，進(jìn)一步創(chuàng)新人事檔案管理模式，通過(guò)掌握相應(yīng)的資料整理和處理技術(shù)，將紙質(zhì)檔案上的文字變?yōu)橛?jì)算機(jī)上的各種數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)材料和網(wǎng)絡(luò)材料的并存，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享，提高事業(yè)單位人事檔案的管理和利用效率，也更有效的提升檔案管理的工作效率和質(zhì)量。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，事業(yè)單位改革涉及人事關(guān)系變動(dòng)、人員流動(dòng)、人事檔案管理等各方面，新形勢(shì)下檔案管理部門要注重檔案的記錄和管理，擴(kuò)大和豐富人事檔案的內(nèi)涵，及時(shí)補(bǔ)充和更新檔案信息，并在保證檔案安全性的條件下，通過(guò)大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)人事檔案共享;這些新形勢(shì)下事業(yè)單位人事檔案管理工作的更高要求和標(biāo)準(zhǔn)雖然使人事檔案管理工作在推進(jìn)過(guò)程中出現(xiàn)一系列的問(wèn)題，但經(jīng)過(guò)不斷的改革，一定能夠使人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展，發(fā)揮人事檔案的參考價(jià)值和利用價(jià)值，為事業(yè)單位發(fā)展和國(guó)民經(jīng)濟(jì)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]黃磊.論事業(yè)單位人事檔案管理的重要性[J].人力資源管理，2018（12）.

[2]李連梅.事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)體會(huì)[J].檔案天地，2012（08）：59.

作者簡(jiǎn)介

肖麗華（1986-），女，漢族，廣西壯族自治區(qū)，本科，廣西壯族自治區(qū)畜禽品種改良站，研究方向：檔案管理。