檔案管理工作的重要性及對策研究

左元元

摘 要：檔案管理工作指的是在實(shí)際工作之中，所產(chǎn)生的具有保存價(jià)值，不同形式與不同載體的歷史記錄，這些記錄可以作為工作的考察證據(jù)，也能夠?yàn)榭茖W(xué)研究提供一定的幫助，所以需要通過管理工作使其更好的發(fā)揮作用。要想保證檔案管理工作的有效性，就需要建立更加健全的管理機(jī)制，優(yōu)化管理設(shè)備，建立更加完善的制度。本文就相關(guān)內(nèi)容展開了綜合性的闡述與分析，首先介紹了檔案管理工作的重要性，并分析了檔案管理工作中存在的問題，最后提供了檔案管理工作的優(yōu)化措施。希望通過本文對相關(guān)內(nèi)容的闡述與分析，能夠進(jìn)一步提升相關(guān)研究的實(shí)際效果，為檔案管理工作提供更大程度的幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理;重要性;優(yōu)化措施

伴隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人們對于檔案的重視程度越來越高，因?yàn)闄n案中所記載的信息都是真實(shí)內(nèi)容，能夠?yàn)閲一蛘呤巧鐣?huì)組織提供重要的工作依據(jù)。在不同行業(yè)與不同工作之中都會(huì)形成不同形式的檔案，其中所涉及的內(nèi)容非常廣泛，并且覆蓋了幾乎所有范圍。在工作中如果出現(xiàn)了問題，可以通過查看檔案的方式了解問題的所在。檔案管理工作是通過各種方式進(jìn)行檔案管理工作，使人們能夠更好的利用其中的信息。借助相關(guān)措施也能夠提升檔案管理人員的工作熱情，使其更加規(guī)范化與科學(xué)化發(fā)展。

1 檔案管理工作的重要性

檔案管理工作是否有效，能夠體現(xiàn)出企業(yè)或者單位在業(yè)績與管理工作方面的實(shí)際水平。檔案中會(huì)記錄一個(gè)企業(yè)在歷史發(fā)展中所獲得的成果，對于企業(yè)與單位的經(jīng)營與發(fā)展都能夠提供更大程度的幫助，幫助其展開科學(xué)的分析，減少自身所遇到的問題，制定出更加科學(xué)與有效的發(fā)展方案。從我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的歷程來講，通過良好的檔案管理工作，不斷的更新管理觀念，探索出更加全面的檔案管理方式，可以為單位與企業(yè)的發(fā)展帶來更大程度的幫助。檔案管理工作可以為其發(fā)展提供更多的資源與方向，對其未來前進(jìn)與自我優(yōu)化都能夠帶來非常大的好處。所以加強(qiáng)檔案管理工作對于優(yōu)化經(jīng)濟(jì)發(fā)展效果，提升企業(yè)在市場中的競爭力具有更加積極的意義。

檔案管理同樣具有考察意義，檔案自身帶有一定的法律效力，而且其中對于歷史信息的記錄也非常的客觀與公正，人們在使用檔案信息的之后，也能夠提升自身的話語權(quán)與說服力[1]。檔案管理工作可以降低檔案被更改的可能性，所以其屬于最具有現(xiàn)實(shí)效力的憑證與依據(jù)?；旧纤械貐^(qū)或者是單位都擁有自身的檔案室，其中所包含的內(nèi)容也非常的寬泛，領(lǐng)導(dǎo)工作人員或者是其它工作人員在遇到問題之后，都能夠從檔案中獲得一定的幫助，解決問題。所以檔案管理工作具有更加積極的意義，也需要通過更有效的方式解決相關(guān)問題。

2 檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理工作人員不負(fù)責(zé)

檔案管理工作人員的責(zé)任心問題主要體現(xiàn)在兩個(gè)主要的方面，首先是對于相關(guān)工作的重視程度不高，這類工作人員在實(shí)際工作的過程中，僅僅是將檔案保存下來，并沒有進(jìn)行相應(yīng)的分類與整理等工作，導(dǎo)致檔案過于混亂，在需要相關(guān)檔案處理工作的情況下，其無法在最短的時(shí)間內(nèi)找到相應(yīng)的內(nèi)容，對于正常工作會(huì)產(chǎn)生一定的影響。其次是因?yàn)橐恍┕芾砣藛T對于檔案管理工作的重視程度不足，導(dǎo)致有關(guān)工作人員并不具有完善的檔案管理知識(shí)，使其無法更好的加強(qiáng)檔案管理工作。

2.2 檔案管理收集制度不完善

檔案中的內(nèi)容具有全面性的特點(diǎn)，所以需要企業(yè)與單位中的所有部門都將檔案信息及時(shí)上交，但是一些部門為了自身工作的方便性，不愿意上交檔案，導(dǎo)致一部分內(nèi)容無法成功收集，而這一情況就會(huì)對有關(guān)工作造成嚴(yán)重的影響。例如一些工作人員在出國工作期間，會(huì)形成非常多的檔案資料，而相關(guān)資料會(huì)保存在工作人員手中，但是檔案室中卻并沒有相關(guān)資料，這一情況就會(huì)造成信息資源的缺失，對于日后工作會(huì)造成較大的影響。如果指定了完善的收集制度，在工作人員返回工作崗位之后，及時(shí)進(jìn)行檔案信息回收，則能夠有效的減少相關(guān)問題，從而避免在日后工作中遇到更多困難的可能性。

2.3 檔案管理鑒定效果不到位

因?yàn)楝F(xiàn)階段領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對于相關(guān)工作的重視程度并不是非常高，沒有將其擺放在較為重要的位置，所以在實(shí)際工作中非常容易出現(xiàn)一系列的問題。例如沒有進(jìn)行信息資源的編研工作。而且其對于歸檔檔案材料的鑒定工作也并不是非常重視。材料鑒定工作實(shí)際上就是將眾多檔案內(nèi)容信息進(jìn)行簡化，借此節(jié)省精力。但是在實(shí)際工作之中，有關(guān)工作人員因?yàn)楹ε聦⒁恍┍容^重要的信息遺漏掉，所以會(huì)留下非常多用處并不是非常大的內(nèi)容，導(dǎo)致所占用的空間與管理工作的負(fù)擔(dān)明顯的提升，使其在實(shí)際工作中也需要付出更多的精力。

3 檔案管理工作的優(yōu)化措施

3.1 加強(qiáng)工作人員培訓(xùn)力度

要想保證檔案管理人員能夠更好的解決相關(guān)問題，就需要使領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)識(shí)到相關(guān)工作的重要性，能夠在人力與物力等方面加強(qiáng)對相關(guān)工作的重視程度，進(jìn)而讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性[2]。在實(shí)際培訓(xùn)的過程中，檔案管理人員需要加強(qiáng)對檔案法的掌握程度，借此不斷的提升自身的工作能力。企業(yè)與單位需要設(shè)置相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，提升工作人員的積極性，使檔案管理工作能夠更加的完善。通過不斷的培訓(xùn)工作，使員工對其有更加深刻的認(rèn)識(shí)，并將培訓(xùn)獲得的知識(shí)應(yīng)用到實(shí)際工作中，進(jìn)而提升整體工作效果。

3.2 優(yōu)化檔案收集工作效果

要想保證檔案能夠有效的發(fā)揮出實(shí)際作用，使其覆蓋所有范圍，提升其利用價(jià)值，就需要優(yōu)化收集工作的實(shí)際效果[3]。為了能夠?qū)崿F(xiàn)這一目的需要企業(yè)與單位進(jìn)一步加強(qiáng)宣傳工作，保證相關(guān)部門能夠及時(shí)的提交自身工作中所形成的檔案信息與技術(shù)資料，使檔案管理人員能夠及時(shí)的進(jìn)行檔案與技術(shù)資料的歸檔工作，在最短的時(shí)間內(nèi)完成整理工作，為日后使用提供更大的幫助。

3.3 改進(jìn)檔案鑒定工作水平

鑒定工作需要從眾多的內(nèi)容之中選擇出最具有價(jià)值的一部分。所以工作人員在這一過程中需要明確檔案價(jià)值能力，通過對檔案的歷史作用還有檔案的全面性進(jìn)行綜合性的分析，對其是否具有實(shí)際應(yīng)用意義與保存意義有更加深入的思考，借此提升最終的利用效果。在計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，其對于檔案管理工作也能夠起到一定的優(yōu)化效果。借助這一技術(shù)的幫助，可以使工作人員更好的鑒定檔案信息，使其中有價(jià)值的內(nèi)容可以發(fā)揮出更大的作用[4]。而且伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷利用，其不僅在檔案鑒定中能夠發(fā)揮出實(shí)際效果，也能夠更有效的提升檔案管理工作的效率，發(fā)揮出更大的作用。

4 結(jié)論

檔案因?yàn)榫哂袃?nèi)容真實(shí)、覆蓋范圍廣和內(nèi)容涉及豐富等特點(diǎn)，使其在各項(xiàng)工作中都受到了非常大程度的重視。通過進(jìn)行檔案管理工作可以優(yōu)化檔案利用的實(shí)際效率。檔案管理工作具有非常高的重要性?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理必須與時(shí)代共同進(jìn)步，滿足時(shí)代的各項(xiàng)需求，吸收更加優(yōu)秀的研究成果，不斷滿足其發(fā)展趨勢，進(jìn)而在實(shí)際工作中也需要從各個(gè)角度解決其中存在的問題，使工作人員對相關(guān)工作有更高的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案的收集力度，并且發(fā)揮出檔案的全部價(jià)值，降低其中出現(xiàn)問題的可能性，使檔案在實(shí)際工作中能夠發(fā)揮出更大的作用。

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