檔案管理員檔案管理工作的現(xiàn)狀及對(duì)策研究

姜斌

摘 要：對(duì)于事業(yè)單位來說，檔案管理工作一直是其中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，檔案的有效管理能夠在很大程度上提升事業(yè)單位工作的效率和質(zhì)量，因此人們對(duì)該項(xiàng)工作的開展也給予了高度的重視。當(dāng)前，隨著檔案管理工作的有效開展，其已取得了一定的成績(jī)，但是在一些方面其仍然存在一定的問題，有待進(jìn)一步加強(qiáng)。本文主要就事業(yè)單位中檔案管理員檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了一定的分析，并提出了相應(yīng)的改善對(duì)策，旨在一定程度上提升檔案管理工作的效率，推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)狀;對(duì)策

在事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案管理是其中一項(xiàng)比較重要的工作內(nèi)容，這就要求檔案管理員做好檔案的收集與整理，以充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，提高檔案管理的質(zhì)量。對(duì)于事業(yè)單位來說，其需要利用相關(guān)檔案來開展日常工作、人才的考核與培養(yǎng)等，由此可見，檔案的應(yīng)用對(duì)單位的發(fā)展具有舉足輕重的作用，加強(qiáng)開展有效的檔案管理工作已是刻不容緩。當(dāng)下，雖然有關(guān)單位部門已逐漸對(duì)檔案管理工作給予了一定的重視，但是其中仍然存在著一些比較嚴(yán)重的問題，從而大大降低了檔案管理工作的效率。因此，各單位部門應(yīng)充分加強(qiáng)對(duì)此項(xiàng)工作的管理，通過綜合分析來采取有效地措施，進(jìn)一步提高事業(yè)單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

1 檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.1 缺乏完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系

在日常工作中，事業(yè)單位需要對(duì)多種檔案材料進(jìn)行收集、整理、分類、編目、歸檔，如相應(yīng)的文書檔案、實(shí)物檔案、物料、照片等，由此可知檔案的信息比較復(fù)雜、多樣，而將其進(jìn)行有序地分門別類則是檔案管理員的職責(zé)所在，且其還需要嚴(yán)格按照相關(guān)法律要求來執(zhí)行，這同時(shí)也給檔案管理員的工作帶來了一定的難度。實(shí)際上，雖然檔案管理員明確知道其本身的任務(wù)所在，但對(duì)于相關(guān)部門單位來說，由于其缺乏具體的統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，從而常常給檔案管理員的工作帶來一定的困擾。對(duì)于大多數(shù)的事業(yè)單位來說，其內(nèi)部本身便沒有建立比較完善的檔案管理制度，或者雖然一些單位有制定相應(yīng)的檔案管理制度，但在實(shí)際工作中人們并沒有將其落到實(shí)處，對(duì)管理標(biāo)準(zhǔn)體系視而不見，這些都是檔案管理工作中存在的一些問題。由于管理人員沒有對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理，使整個(gè)檔案體系處于極為混亂的一個(gè)狀況下，這無形當(dāng)中也給檔案的查找利用帶來了很大的弊端，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展極為不利。

1.2 檔案資源浪費(fèi)嚴(yán)重

對(duì)于事業(yè)單位的日常工作來說，其往往可以從大量的檔案資料中得到有價(jià)值的信息，從而可以為單位的工作開展提供良好的便利。但是目前對(duì)于大多數(shù)的事業(yè)單位來說，其存在的一個(gè)普遍問題即沒有對(duì)檔案信息進(jìn)行合理地利用，在實(shí)際工作中，大多數(shù)人員并不知道可以從檔案中獲取什么信息，因此對(duì)檔案的存在也沒有給予足夠的重視，這便大大地忽略了檔案信息的重要作用。對(duì)于事業(yè)單位來說，檔案部門一直是單位學(xué)術(shù)的研究中心，其內(nèi)部含有大量有價(jià)值的材料，這些重要資料對(duì)事業(yè)單位的未來發(fā)展具有非常重要的作用。目前，人們對(duì)檔案資源的價(jià)值仍缺乏重視，致使大量資源得以浪費(fèi)。

1.3 專業(yè)性人才的缺乏

對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作來說，其目前還存在的一個(gè)問題就是缺乏專業(yè)性的檔案管理型人才。對(duì)于大多數(shù)事業(yè)單位來說，其所從事檔案管理的工作人員大都并沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，因此大多數(shù)工作人員對(duì)檔案管理工作也缺乏一定的認(rèn)識(shí)與理解，對(duì)提高檔案管理工作效率也缺乏一定的意識(shí)，而這些情況的存在便會(huì)直接影響檔案管理工作的開展，如對(duì)于檔案信息的采集、匯總方法等進(jìn)行分析與應(yīng)用時(shí)，非專業(yè)的工作人員則會(huì)缺乏一定的認(rèn)識(shí)，這些便會(huì)直接影響到各項(xiàng)工作的有序開展。此外，對(duì)于一些檔案管理人員來說，其還存在兼職的情況，這些都是當(dāng)下檔案管理工作中存在的嚴(yán)重問題。此外，由于事業(yè)單位缺乏對(duì)檔案管理的重視，其內(nèi)部所需的設(shè)備也存在一定的缺陷，如大多數(shù)設(shè)備條件比較簡(jiǎn)陋、各單位會(huì)減少檔案管理設(shè)備的資金投入等，這些都會(huì)降低檔案管理工作的效率。

2 檔案管理工作的改善對(duì)策

2.1 制定完善的檔案管理制度

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，完善的檔案管理制度能夠?yàn)樵擁?xiàng)工作的有效開展提供良好的保障，因此各相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)此給予一定的重視，并根據(jù)單位的實(shí)際情況制定科學(xué)、合理的管理制度，從而為管理人員開展檔案管理工作提供統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而同時(shí)在管理制度的引導(dǎo)下，管理人員能夠?qū)n案進(jìn)行科學(xué)的分類、標(biāo)引，幫助人們更好地查找到所需的資料，這也能為事業(yè)單位的工作提供良好的基礎(chǔ)。因此，對(duì)于事業(yè)單位來說，其需要首先制定完善的檔案管理制度，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的監(jiān)督，以確保將檔案管理制度落到實(shí)處，提高制度的高執(zhí)行度，這對(duì)提高檔案管理工作效率也具有非常重要的作用。此外，由于檔案管理工作本身的工作量就比較大，而完善的檔案管理制度能夠在一定程度上簡(jiǎn)化工作的操作流程，有利于強(qiáng)化管理人員的工作邏輯性，從而進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率。

2.2 提高檔案管理的安全意識(shí)

在事業(yè)單位的工作中，檔案資料具有非常重要的價(jià)值，因此在開展檔案管理工作中，事業(yè)單位需要進(jìn)一步提高檔案管理員的安全意識(shí)，以全面加強(qiáng)對(duì)檔案的安全管理，從而保障檔案資料的安全性與可靠性，這對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案信息的完整性也具有非常重要的作用。此外，在保障檔案管理的安全前提下，人們也需要充分利用豐富的檔案資源，在日常工作中，相關(guān)人員可以根據(jù)需要充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，將檔案管理工作的作用應(yīng)用到實(shí)處。

2.3 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

為了有效地提升檔案管理工作的效率，促進(jìn)事業(yè)單位的綜合發(fā)展，其需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，以通過提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)來改善以前檔案管理工作中存在的問題。對(duì)于事業(yè)單位來說，其需要進(jìn)一步提高檔案管理崗位的要求，以促使管理人員可以滿足崗位的需求，這能為后續(xù)的工作開展奠定良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，在日常管理工作中，各單位也可以加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，如其可以定期開展相應(yīng)的工作講座，組織工作人員開展研討會(huì)，從而各個(gè)成員之間可以相互交流、相互溝通，這對(duì)提高管理人員的綜合素養(yǎng)都具有一定的影響。此外，為了更好地開展檔案管理工作，事業(yè)單位還需要加強(qiáng)對(duì)設(shè)備的重視，以為檔案管理部門提供完善的設(shè)備，從而保障該項(xiàng)工作的有效開展。

3 結(jié)束語

綜上所述，在事業(yè)單位中，檔案管理是其中一項(xiàng)非常重要的工作內(nèi)容，因此各單位部門應(yīng)對(duì)此給予高度的重視，并通過采取有效地改善措施來提高檔案管理工作的效率，從而進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展。

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