淺析遠(yuǎn)程辦公中的檔案管理工作

褚鳳華

摘 要：隨著移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)日益發(fā)達(dá)，遠(yuǎn)程辦公也是未來的一種趨勢(shì)，更是觀念上的更新。遠(yuǎn)程辦公的變革給檔案管理人員帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，推動(dòng)了企業(yè)對(duì)遠(yuǎn)程辦公的認(rèn)知和使用，為在線行業(yè)創(chuàng)造了發(fā)展空間，遠(yuǎn)程辦公不可避免地成為了企業(yè)在特殊期間維持運(yùn)轉(zhuǎn)的新常態(tài)，本篇文章研究了，檔案管理在遠(yuǎn)程辦公中遇見的挑戰(zhàn)及解決方法。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);遠(yuǎn)程辦公;檔案管理

遠(yuǎn)程辦公為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了機(jī)遇也帶來了挑戰(zhàn)，如何科學(xué)的將檔案信息遠(yuǎn)程化，如何將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理目標(biāo)有機(jī)結(jié)合，如何正確認(rèn)識(shí)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化趨勢(shì)及意義，仍是檔案網(wǎng)絡(luò)化戰(zhàn)略必先理清的基本問題。

1 遠(yuǎn)程辦公對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的影響

1）遠(yuǎn)程辦公的定義與主要形式內(nèi)容。遠(yuǎn)程辦公是一種涵蓋了許多工作活動(dòng)的靈活工作方式，它能讓人們通過網(wǎng)絡(luò)或是遠(yuǎn)程控制設(shè)備進(jìn)行工作，實(shí)現(xiàn)在家辦公、異地辦公、移動(dòng)辦公等遠(yuǎn)程辦公模式。即辦公人員可在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)處理與業(yè)務(wù)相關(guān)的任何工作。這種全新的辦公模式，可以讓辦公人員擺脫時(shí)間和空間的束縛。單位信息可以隨時(shí)隨地通暢地進(jìn)行交互流動(dòng)，工作將更加輕松有效，整體運(yùn)作更加協(xié)調(diào)。 利用手機(jī)的移動(dòng)信息化軟件，建立手機(jī)與電腦互聯(lián)互通的企業(yè)軟件應(yīng)用系統(tǒng)，擺脫時(shí)間和場(chǎng)所局限，隨時(shí)進(jìn)行隨身化的公司管理和溝通，助您有效提高管理效率，推動(dòng)政府和企業(yè)效益增長(zhǎng)。

2）傳統(tǒng)檔案管理的局限。傳統(tǒng)檔案管理是檔案室將文件材料收集分類、整理裝訂檔案、編制案卷目錄和檢索工具、檔案匯編入庫(kù)、分類上架。但保存極為不方便，在投入大量人力、物力、時(shí)間的同時(shí)，還要為檔案文件做好防蟲、防火、防腐、防丟等特殊處理。隨時(shí)間的推移，檔案庫(kù)中紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)藏量不斷增加，傳統(tǒng)的檔案檢索工作將變得越來越困難。傳統(tǒng)的檔案管理模式查詢時(shí)間只能在上班時(shí)間，單一的人工處理檔案效率非常低，極容易出錯(cuò)。文件數(shù)量龐大、種類繁多，管理起來稍有不慎，就容易出現(xiàn)疏漏，且費(fèi)時(shí)費(fèi)力，給以后的檔案管理帶來了極大的不便。比如原始文件遺漏丟失、信息存檔不規(guī)范、交接不清晰、人事信息更新滯后等問題，都可能給企業(yè)帶來法律風(fēng)險(xiǎn)，甚至造成經(jīng)濟(jì)損失。企業(yè)為了適應(yīng)新經(jīng)濟(jì)時(shí)代的生存環(huán)境，人們對(duì)移動(dòng)辦公的呼聲越來越高，檔案管理也會(huì)順應(yīng)遠(yuǎn)程辦公的發(fā)展，呈快速增長(zhǎng)的趨勢(shì)。

2 檔案管理遠(yuǎn)程辦公轉(zhuǎn)變

1）文件形式的轉(zhuǎn)變。檔案工作的開展和辦公自動(dòng)化的普及，檔案以文字的形式出現(xiàn)越來越少，更多的是以電子文件的形式存在，如文本、圖像、聲音或影像等。依托信息網(wǎng)絡(luò)，通過有效地整合和保存企業(yè)發(fā)展中形成的有價(jià)值的電子檔案文化遺產(chǎn)，建設(shè)文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等類型檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)及文件存儲(chǔ)中心。檔案內(nèi)容及載體、檔案信息量的驟增、檔案信息服務(wù)的等，傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)已不滿足于檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案信息資源的地位和作用越來越顯露。

2）管理空間的轉(zhuǎn)變。由紙質(zhì)文檔變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)信息資源、多媒體資料的共享等多種途徑及時(shí)獲取檔案信息。網(wǎng)絡(luò)化檔案管理可以通過掃描紙質(zhì)檔案資料或者直接錄入檔案相關(guān)信息進(jìn)行儲(chǔ)存轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)化科技管理系統(tǒng)。為全面理解和掌握電子檔案管理系統(tǒng)的原理、功能和實(shí)用操作技能。電子檔案管理系統(tǒng)的工作原理、掃描、成像、儲(chǔ)存、技術(shù)操作、使用維護(hù)等內(nèi)容。電子檔案管理不但實(shí)現(xiàn)了檔案管理的科技化和網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)，而且對(duì)于提高檔案服務(wù)工作效率和檔案安全、保密工作創(chuàng)造了良好的技術(shù)條件。

3）工作角色的轉(zhuǎn)變。在檔案網(wǎng)絡(luò)管理中，管理人員的主要工作任務(wù)發(fā)生了變化，檔案管理人員的角色由傳統(tǒng)庫(kù)房檢索中的“介紹、調(diào)卷、解惑”轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂斜O(jiān)控職責(zé)的指導(dǎo)者，主要負(fù)責(zé)分析收集檔案材料的內(nèi)容，根據(jù)材料歸檔范圍準(zhǔn)備檔案信息，通過網(wǎng)絡(luò)與使用者進(jìn)行交流，并對(duì)使用者進(jìn)行輔導(dǎo)，使其學(xué)會(huì)檔案網(wǎng)絡(luò)查詢的功能。

4）管理方式的轉(zhuǎn)變。網(wǎng)絡(luò)檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，在檔案的收集、整理方式上發(fā)生了很大的改變。實(shí)行網(wǎng)絡(luò)檔案管理后，檔案管理人員將檔案信息輸入計(jì)算機(jī)后，即可提供日常查閱管理，這種管理方式不僅可以有效地防止歸檔文件的遺漏，而且可以解決傳統(tǒng)檔案管理模式中由于人為因素而造成的錯(cuò)誤，使檔案管理質(zhì)量得到有效的控制。

3 檔案管理在遠(yuǎn)程辦公中的對(duì)策

1）建立數(shù)字檔案。傳統(tǒng)檔案管理設(shè)備落后，加大對(duì)檔案事業(yè)的投入力度，為檔案部門配置更多的網(wǎng)上辦公設(shè)備，數(shù)字檔案是高新技術(shù)支持下的數(shù)字化檔案系統(tǒng)，是運(yùn)用數(shù)字化手段，對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行管理，將檔案信息附載于電子媒介上，也可以使經(jīng)過數(shù)字化處理后的檔案，通過數(shù)字檔案的建立，逐步實(shí)現(xiàn)資源共享。從傳統(tǒng)檔案向數(shù)字檔案發(fā)展，真正實(shí)現(xiàn)資源共享，檔案信息化建設(shè)任重管理，進(jìn)一步建立檔案目錄信息中心，積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)全文信息查詢。

2）提高檔案管理人員素質(zhì)。在新的網(wǎng)絡(luò)管理環(huán)境下，提高檔案管理人員的素質(zhì)是推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)檔案的關(guān)鍵。新時(shí)期的檔案管理人員不但要具備較全面的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和實(shí)際能力，還需要樹立檔案管理信息化意識(shí)，熟練掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。加強(qiáng)管理人員的教育培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。其次，遠(yuǎn)程辦公要求檔案人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，并擁有扎實(shí)的管理學(xué)理論和豐富的管理經(jīng)驗(yàn)。因?yàn)楣ぷ鞯奶厥庑?，要加?qiáng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，培養(yǎng)其信息能力和開發(fā)能力。

3）加強(qiáng)遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)。建立檔案管理平臺(tái)，開展遠(yuǎn)程使用服務(wù)。檔案管理部門應(yīng)充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的檔案管理網(wǎng)頁(yè)，積極組織網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)與各個(gè)部分相連接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，提供有限制性或非保密電子文件查詢服務(wù)，為使用人員提供更好的服務(wù)。檔案的使用人員可以在網(wǎng)頁(yè)上通過匯編相應(yīng)的專題、數(shù)據(jù)庫(kù)查詢、電子信箱服務(wù)等方式，快捷方便地查找自己所需要的各種信息資料。遠(yuǎn)程平臺(tái)應(yīng)能夠使查詢?nèi)藛T與檔案的管理人員通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速的信息交流，回答查詢?nèi)藛T的疑問，提供更周到的服務(wù)。

4）加強(qiáng)檔案管理遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)安全。加強(qiáng)檔案管理遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，檔案部門要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)電子文件的整理、保管等工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，保證電子文件的完整性、真實(shí)性、可識(shí)別性積極推進(jìn)檔案保管的檔案數(shù)字化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案資源的遠(yuǎn)程管理。強(qiáng)化對(duì)檔案信息系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全措施，保障檔案系統(tǒng)不被侵入和破壞，防止他人私自篡改檔案、盜取信息和破壞系統(tǒng)等。檔案工作者必須充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理遠(yuǎn)程服務(wù)的必要性和重要性，不斷提高自身素質(zhì)，熟練掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)新性地開展工作。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理在遠(yuǎn)程辦公的大趨勢(shì)下，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式積極探索實(shí)現(xiàn)檔案管理互聯(lián)網(wǎng)信息化的思路，對(duì)檔案管理手段進(jìn)行創(chuàng)新，解決傳統(tǒng)檔案管理問題順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，充分發(fā)揮檔案信息化作用實(shí)現(xiàn)檔案管理遠(yuǎn)程服務(wù)，提高企業(yè)管理水平推動(dòng)企業(yè)發(fā)展，是檔案工作者的重要使命。

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