干部人事檔案整理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

摘 要：干部人事檔案整理工作在檔案建設(shè)中占據(jù)著舉足輕重的地位。一般情況下，干部人事檔案整理工作并不會(huì)進(jìn)行人員分組，通常是由個(gè)人把干部人事檔案材料收集起來(lái)，然后鑒別檔案材料是否真實(shí)，緊接著按類別把它們分好，最后再把這些檔案資料裝訂起來(lái)。同時(shí)，可以在操作這幾個(gè)步驟時(shí)，對(duì)檔案缺失的內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充。本篇文章對(duì)干部人事檔案管理的概念進(jìn)行了描述，緊接著指出了整理工作中的問(wèn)題，并提出解決方法。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;問(wèn)題及對(duì)策;整理工作

干部人事檔案管理包括干部人事檔案整理，并且整理工作是管理工作中較為基礎(chǔ)和經(jīng)常性的工作。干部人事檔案整理工作對(duì)一個(gè)單位來(lái)說(shuō)非常重要，這一工作的好壞甚至可以對(duì)干部人事檔案質(zhì)量起到?jīng)Q定作用，讓干部人事檔案的利用效率降低。當(dāng)前，已經(jīng)為干部人事檔案整理工作出臺(tái)了一些法規(guī)，出臺(tái)時(shí)間是在上世紀(jì)，內(nèi)容包括一些工作準(zhǔn)則。隨著時(shí)代的變化，很多地方也普及了計(jì)算機(jī)技術(shù)，這一技術(shù)可以應(yīng)用到干部人事檔案整理工作中去，這樣無(wú)疑是方便的，也就更凸顯了傳統(tǒng)整理方法的缺點(diǎn)。因此，改革當(dāng)前干部人事檔案整理工作非常有必要的，改革才是唯一的道路，才能使檔案整理工作發(fā)展變快，促進(jìn)干部人事的發(fā)展。

1 干部人事管理的概念

干部人事檔案管理很容易理解，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是先收集人事檔案，緊接著對(duì)這些檔案進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)，以便接下來(lái)的工作可以更加方便的利用，這一系列的步驟就是干部人事檔案管理。而人事檔案也有自己的內(nèi)涵，一個(gè)人在不斷的工作中累積經(jīng)驗(yàn)，也在不斷的社交，人事檔案就是關(guān)于個(gè)人經(jīng)歷和思想素質(zhì)的文件，文件反映了一個(gè)人的各方面特征，這個(gè)文件是需要一直被保存下來(lái)的，它可以作為最原始的參考材料，為以后的選拔和晉升做準(zhǔn)備。

2 干部人事檔案整理中存在的問(wèn)題

2.1 整理程序復(fù)雜

當(dāng)前，在整理干部人事檔案時(shí)，要先進(jìn)行收集資料，然后進(jìn)行分類，按順序排列，最后再進(jìn)行裝訂，在這一系列的步驟中，把它們分類和排列是比較復(fù)雜的兩個(gè)步驟，這兩部分不能依靠技術(shù)，只能依靠人工，對(duì)專業(yè)性要求很高，選擇人事檔案整理人員也更為謹(jǐn)慎，還需要工作者有耐心。因?yàn)闊o(wú)法借助計(jì)算機(jī)等高科技手段，傳統(tǒng)的人事整理主要用的手工、人力，工作很復(fù)雜繁瑣，對(duì)人力財(cái)力形成了浪費(fèi)。

2.2 工作人員素質(zhì)跟不上

因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案整理方法非常耗時(shí)耗力，所以要進(jìn)行機(jī)構(gòu)和傳統(tǒng)工作的改革，不斷地對(duì)工作人員進(jìn)行優(yōu)勝劣汰，許多人事檔案整理人員只是臨時(shí)工，他們很可能還有其他的很多工作，不能把心思全部放在人事檔案整理工作上，在工作時(shí)注意力不集中，工作素質(zhì)也有高有低，很多人只是把這一工作當(dāng)作眾多兼職中的一個(gè)，許多的工作人員不斷地更換工作，在檔案整理這一工作上也留不長(zhǎng)久，因?yàn)楦鼡Q工作人員的次數(shù)多、頻率高，所以每次有新的人員來(lái)接手時(shí)，對(duì)檔案整理工作都有一定的陌生，沒(méi)有辦法很好地進(jìn)行檔案整理工作，因此，還要在他們上崗前對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)。

2.3 工作者的工作責(zé)任不明晰

首先，在進(jìn)行檔案整理時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)許多的檔案材料跟要求整理的相距甚遠(yuǎn)，很多時(shí)候，工作人員在整理過(guò)程中的工作不總是完美的，許多東西都未注明，像是取出和調(diào)整材料時(shí)間未注明，歸檔時(shí)間也是，這樣也更沒(méi)有辦法了解此檔案經(jīng)手人是誰(shuí)，如果檔案材料出現(xiàn)差錯(cuò)，相關(guān)責(zé)任人很難找到;其次，材料不斷增加，檔案冊(cè)的目錄也要隨著它的增加不斷添加新的東西，這樣一來(lái)，因?yàn)闄n案冊(cè)的不停變動(dòng)，很可能會(huì)意外丟失幾頁(yè)，其完整性和安全性將會(huì)受到威脅。在工作中，在更新更換目錄之后，之前的目錄會(huì)被銷毀，因?yàn)椴牧喜粩嘣黾?，其也要不斷更換，目錄不斷地進(jìn)行更換之后，最后進(jìn)行集中地銷毀，銷毀之后會(huì)造成原始檔案材料的丟失，無(wú)法在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)追根溯源。原始數(shù)據(jù)丟失，問(wèn)題想要解決就會(huì)很難，為了解決問(wèn)題，就會(huì)耗費(fèi)時(shí)間，加大工作量，人力物力會(huì)被浪費(fèi)，更會(huì)消耗財(cái)力。

3 對(duì)干部人事檔案整理的一些改進(jìn)方法

3.1 加強(qiáng)上級(jí)組織的領(lǐng)導(dǎo)

如果想要做好干部人事檔案整理工作，就必須讓領(lǐng)導(dǎo)先重視起來(lái)，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，這項(xiàng)工作才能被劃為重點(diǎn)工作和重點(diǎn)項(xiàng)目，怎樣才能讓領(lǐng)導(dǎo)更重視？首先要落在檔案整理工作者身上，要檔案整理工作進(jìn)行宣傳，將檔案管理的一些規(guī)定向大家普及，引起上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和干部們的注意，讓他們?cè)跈n案整理方面的工作意識(shí)和職責(zé)更加明確，吸引注意之后，領(lǐng)導(dǎo)就可以向人事管理工作分配高素質(zhì)的專業(yè)人員，隨時(shí)的檢查工作，找出不完善的地方，工作人員聽(tīng)取批評(píng)建議，然后及時(shí)的進(jìn)行錯(cuò)誤改正。

3.2 進(jìn)行各項(xiàng)規(guī)定的完善

因?yàn)槿耸聶n案整理工作并未得到重視，很多時(shí)候關(guān)于人事檔案整理工作的規(guī)定也并不正式，甚至經(jīng)常變動(dòng)規(guī)定，沒(méi)有固定的工作規(guī)范，這使整理工作非常難以推進(jìn)，因此，關(guān)于人事檔案整理工作的各項(xiàng)規(guī)定必須要完善，讓規(guī)定變動(dòng)的次數(shù)變少。除此之外，完善的工作制度也應(yīng)該建立，除了規(guī)定人事檔案工整理作的規(guī)范，人事檔案整理工作者也應(yīng)該得到約束，讓他們?cè)诠ぷ鲿r(shí)提高自己的專業(yè)性和工作素質(zhì)，這樣也有利于檔案整理工作的高效完成，工作效率也就順勢(shì)提高。

3.3 提高工作者的素質(zhì)

管理者自身需要意識(shí)到，檔案整理工作需要高素質(zhì)的工作者，提升工作的素質(zhì)在這一工作中是非常重要的。提升工作者的素質(zhì)，可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，要想工作人員宣傳思想道德，讓他們耳濡目染，使自己的政治素養(yǎng)也能不斷提高;其次，專業(yè)培訓(xùn)對(duì)工作的人來(lái)說(shuō)是有必要的，在培訓(xùn)中可以讓工作者學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，不斷的提高自己的工作能力和效率;最后，出臺(tái)檔案整理的相關(guān)規(guī)定時(shí)，工作者要隨著規(guī)定改變自己的工作方法，將工作模式順勢(shì)轉(zhuǎn)變，檔案整理更新也能得到保證。

3.4 使檔案整理工作添加電子化的東西

現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)日新月異。人事檔案整理工作也應(yīng)該跟上潮流進(jìn)行改革，使用電子高科技技術(shù)來(lái)進(jìn)行工作，只靠人工的時(shí)代已經(jīng)過(guò)去了，人工整理的效率也比不上高科技的工作效率。因此，引進(jìn)高新技術(shù)非常重要。有了高新技術(shù)，在一定程度上會(huì)降低工作人員的工作量，使各方面成本也能很快降低，還可以使檔案材料不用多次的拆封裝訂，使原來(lái)檔案整理缺乏完整性和安全性這一缺點(diǎn)可以得到彌補(bǔ)，在查閱過(guò)去相關(guān)資料時(shí)也能更加快速。

4 結(jié)束語(yǔ)

時(shí)代和社會(huì)生活不斷發(fā)展，干部人事檔案的管理和整理工作要跟上時(shí)代的進(jìn)步，不然，它就會(huì)慢慢的被時(shí)代拋棄，成為死檔?？偠灾?，干部人事檔案整理工作的工作步驟和工作要求非常繁瑣，工作持續(xù)的周期和時(shí)間也很長(zhǎng)，很多問(wèn)題都還未解決，要慢慢來(lái)，在各個(gè)方面進(jìn)行逐個(gè)擊破，多方面的進(jìn)行改進(jìn)，工作方式和模式也能得到改變。只有不斷地進(jìn)行變革探索，在檔案整理工作中加入高新技術(shù)，促進(jìn)其更快的電子化，才能讓其獨(dú)特的作用得到更好的發(fā)揮。除了加入高新技術(shù)和促進(jìn)電子化的進(jìn)程之外，改革時(shí)還要注意檔案的透明度，真實(shí)性和可靠性也要保證，最終使管理和整理工作變得更加科學(xué)化。

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作者簡(jiǎn)介

褚洪濤（1973-），男，山東省菏澤市鄆城縣，中級(jí)職稱，本科，研究方向：人事檔案管理類。