新形勢(shì)下做好人事檔案管理工作的措施

楊瑩

摘 要：新形勢(shì)下對(duì)人事檔案管理工作提出新的要求，需要從業(yè)者選擇合適的切入點(diǎn)，提高人事檔案管理工作質(zhì)量與效率。文中結(jié)合實(shí)際情況，分析人事檔案管理工作面臨的問題，并結(jié)合實(shí)際情況給出針對(duì)性的完善措施，推動(dòng)人事檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案;思想觀念;管理制度

我國人事檔案管理工作有著悠久歷史，逐步形成完整的思維模式與管理制度。但隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展與進(jìn)步，人事檔案工作受到諸多因素的影響，直接對(duì)人事檔案管理工作健康發(fā)展產(chǎn)生影響，使得具體工作開展時(shí)面臨很多新的問題。需要做好相關(guān)研究分析工作。

1 新形勢(shì)下人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

檔案管理工作的內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜，整個(gè)工作表現(xiàn)出嚴(yán)重的重復(fù)性，導(dǎo)致較多的人員不愿意進(jìn)行學(xué)習(xí)，難以成為檔案管理的高端人才。目前，我國人事檔案管理人員待遇相對(duì)較低，因此整體工作人員的綜合素質(zhì)相對(duì)較低，導(dǎo)致我國對(duì)相應(yīng)的人才非常匱乏。

目前，就企業(yè)、單位以及學(xué)校而言，檔案管理的流程不夠完善，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案的編號(hào)不夠系統(tǒng);第二，檔案的標(biāo)題設(shè)置不夠規(guī)范，在尋找相應(yīng)的檔案時(shí)，容易由于分類的不準(zhǔn)確降低工作效率;第三，傳統(tǒng)檔案管理模式與現(xiàn)代檔案管理模式存在一定的沖突，導(dǎo)致信息的整合標(biāo)準(zhǔn)不一，嚴(yán)重影響工作效率。就目前而言，由于科技發(fā)展，信息化時(shí)代已經(jīng)來臨，多數(shù)人開始使用計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行管理。但大部分企事業(yè)單位存在著一個(gè)嚴(yán)重的問題就是應(yīng)用電腦管理的人才相對(duì)較少，導(dǎo)致檔案管理模式依然非常落后，嚴(yán)重影響了工作效率的提升。并且傳統(tǒng)的管理模式，數(shù)據(jù)丟失，信息不全等現(xiàn)象更為嚴(yán)重，不利于檔案信息的長(zhǎng)久保存。

2 新形勢(shì)下人事檔案管理工作的問題

2.1 檔案管理流程存在問題

目前，檔案管理的流程不夠完善，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案的編號(hào)不夠系統(tǒng);第二，檔案的標(biāo)題設(shè)置不夠規(guī)范，在尋找相應(yīng)的檔案時(shí)，容易由于分類的不準(zhǔn)確降低工作效率;第三，傳統(tǒng)檔案管理模式與現(xiàn)代檔案管理模式存在一定的沖突，導(dǎo)致信息的整合標(biāo)準(zhǔn)不一，嚴(yán)重影響工作效率。

2.2 檔案管理硬件設(shè)施匱乏

就目前而言，由于科技額發(fā)展，信息化時(shí)代已經(jīng)來臨，多數(shù)人開始使用計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行管理。但大部分事業(yè)單位存在著一個(gè)嚴(yán)重的問題就是應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理的人才相對(duì)較少，導(dǎo)致檔案管理模式依然非常落后，嚴(yán)重影響了工作效率的提升。

并且傳統(tǒng)的管理模式，數(shù)據(jù)丟失，信息不全等現(xiàn)象更為嚴(yán)重，不利于檔案信息的長(zhǎng)久保存。事業(yè)單位人事檔案管理工作有時(shí)會(huì)將檔案數(shù)據(jù)簡(jiǎn)單放置在辦公室，忽視了存放的安全性，并且檔案容易在這種情況下出現(xiàn)潮濕、污損等問題，嚴(yán)重影響后期的查閱。

2.3 缺少專門檔案管理人員

當(dāng)前，事業(yè)單位的人事檔案管理工作分工不夠明確，通常負(fù)責(zé)管理的文秘人員沒有做到定人定崗，導(dǎo)致相關(guān)的員工都具備管理人事檔案的權(quán)利，相互之間各自為政，對(duì)于廉政建設(shè)而言，產(chǎn)生較大的阻礙。此外，相關(guān)人事檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不過關(guān)，直接影響到管理質(zhì)量。

3 新形勢(shì)下人事檔案管理工作的優(yōu)化措施

3.1 樹立正確管理意識(shí)

做為人事檔案部門一定要摒棄人事檔案無用論的消極思想，同時(shí)加強(qiáng)教育和宣傳，揭開人事檔案的神秘面紗，使更多人了解到人事檔案管理的意義和重要性，進(jìn)而在全社會(huì)中樹立正確的人事檔案觀。另外，作為檔案管理部門，一定要緊跟潮流，吸收新知識(shí)、新理念，優(yōu)化管理模式，拓寬管理形式，全面提升人事檔案管理和使用的意義與價(jià)值，將人事檔案管理在人力資源應(yīng)用中的意義發(fā)揮到最大，幫助政府、企事業(yè)單位和組織全面認(rèn)識(shí)到人事檔案的價(jià)值。

而對(duì)于個(gè)人而言，需要加強(qiáng)宣傳和教育工作，使每個(gè)人能夠明確知道在人事檔案中詳細(xì)記錄了其自出生以來所有個(gè)人經(jīng)歷、參加的教育活動(dòng)、政治面貌和品德、作風(fēng)等，對(duì)于未來就業(yè)、考研、升遷、報(bào)考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正、簽訂勞務(wù)合同、申報(bào)職稱、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等等，都起到一定的參考和憑證作用，在人生很多關(guān)鍵時(shí)期都繞不開檔案證明這一條路，因此每個(gè)人都要注重人事檔案管理，配合相關(guān)人員做好檔案的管理、登記和收錄工作。

3.2 建立健全管理制度

制度是提升管理標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)，對(duì)于事業(yè)單位的人事檔案管理而言，也符合這種要求。在完善制度之前，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該提高重視程度，并結(jié)合事業(yè)單位當(dāng)前的實(shí)際情況，積極轉(zhuǎn)變思想觀念，充分認(rèn)識(shí)時(shí)代變化給管理模式帶來的影響，從而對(duì)整個(gè)人事檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。對(duì)我國人事檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一，建立國家級(jí)管理系統(tǒng)。所謂的統(tǒng)一是指打破傳統(tǒng)管理中各部門都負(fù)責(zé)的形式，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)行分級(jí)管理模式，建立一套相對(duì)統(tǒng)一、完善的人事檔案管理制度。改變我國當(dāng)前人事檔案管理行業(yè)混亂不堪的局面，將我國所有人事檔案管理都規(guī)整起來，統(tǒng)一交由人事部門負(fù)責(zé)管理和劃分。

將我國有效的人力、財(cái)力和物力都集中起來，用于人事檔案管理工作的建設(shè)和開發(fā)中，將人事檔案管理在我國現(xiàn)代社會(huì)主義建設(shè)中的積極意義全面發(fā)揮出來。同時(shí)，積極借助各地各級(jí)人才市場(chǎng)，在獲得人才資源的同時(shí)制定健康、合理、完善的法律法規(guī)，確保各地各級(jí)人才市場(chǎng)健康、有序發(fā)展。在對(duì)現(xiàn)有人事檔案管理工作開展過程中，不斷改革和優(yōu)化其檔案收集、整理、傳遞、查詢和管理的制度流程，理順各方面之間的關(guān)系和條件限制，幫助現(xiàn)代人事檔案管理工作朝著現(xiàn)代化、法制化、規(guī)范化行列前進(jìn)。

3.3 建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍

在人事檔案管理工作中，人才即屬于服務(wù)對(duì)象又屬于被服務(wù)對(duì)象，同時(shí)人才又是一個(gè)單位發(fā)展前進(jìn)的動(dòng)力源泉，這也同樣適用于人事檔案管理部門。在人事檔案管理工作中一定要培養(yǎng)并配備一批高素質(zhì)、高文化、高水平、業(yè)務(wù)能力出類拔萃的精英人才。但當(dāng)前為止，人事檔案管理工作中人員流動(dòng)性大、文化水平不高、綜合素質(zhì)低下，這嚴(yán)重阻礙了行業(yè)的發(fā)展。

因此當(dāng)前首要工作是加強(qiáng)對(duì)人才的招攬和培訓(xùn)，定期組織員工進(jìn)行行業(yè)培訓(xùn)，加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握先進(jìn)管理技能。同時(shí)從外界引進(jìn)一批具有社會(huì)責(zé)任感、工作能力強(qiáng)、綜合能力高的先進(jìn)性人才，借助現(xiàn)代化技術(shù)和人才管理手段，提升行業(yè)管理模式，推動(dòng)行業(yè)發(fā)展，從而全面服務(wù)于社會(huì)主義城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展。另外，隨著人才一起引入的還有競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和激勵(lì)機(jī)制，用以刺激和激發(fā)人事檔案管理人員的工作積極性，提升其社會(huì)責(zé)任感和工作使命感，推動(dòng)其全身心投入到人事檔案管理工作的建設(shè)和發(fā)展中。

4 結(jié)語

總之，人事檔案管理工作與個(gè)人利益緊密相關(guān)，還關(guān)系到國家人力資源管理及開發(fā)、利用等。新形勢(shì)下需要針對(duì)人事檔案管理工作出現(xiàn)的新問題采取切實(shí)可行的措施，進(jìn)一步規(guī)范人事檔案管理工作，促進(jìn)人事檔案管理工作發(fā)展，奠定相關(guān)單位發(fā)展的基礎(chǔ)。

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