以搭建供應(yīng)商平臺來提高我院醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的探究

1.中日友好醫(yī)院 醫(yī)學(xué)工程處，北京 100029；2.國家心血管病中心 中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院阜外醫(yī)院，北京 100037

引言

隨著網(wǎng)絡(luò)信息時代的到來，智慧醫(yī)療的不斷發(fā)展，國家市場監(jiān)督管理總局的監(jiān)管力度的逐年加強(qiáng)，醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備信息一體化已經(jīng)成為醫(yī)院管理必不可少的組成部分，每類設(shè)備都有明確的檔案保管內(nèi)容和年限[1]。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是指從配置論證、申請、采購、安裝、驗收、應(yīng)用、維修、保養(yǎng)、報廢等各個方面對醫(yī)療設(shè)備的檔案內(nèi)容進(jìn)行全程跟蹤管理，是醫(yī)療設(shè)備管理的重要組成部分，其中包括文字、圖片、聲像、影像資料以及計算機(jī)資料等，都要求有原始的記錄，醫(yī)療設(shè)備檔案管理無論是在審計審查中、醫(yī)療安全、設(shè)備監(jiān)管、臨床應(yīng)用等各方面都起到重要的支撐作用，提供了指導(dǎo)和監(jiān)督作用，是醫(yī)療設(shè)備在醫(yī)院運轉(zhuǎn)正常的基礎(chǔ)支撐和重要保障，具有重要的參考價值[2-3]。

我國現(xiàn)階段醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理信息化水平不高、醫(yī)療設(shè)備檔案管理專業(yè)人員整體素質(zhì)有待提高，大多數(shù)醫(yī)院都為服務(wù)臨床學(xué)科建設(shè)，重視新購置醫(yī)療設(shè)備，輕視醫(yī)療設(shè)備的使用監(jiān)管，在醫(yī)療設(shè)備檔案管理方面就更加欠缺[4-5]；現(xiàn)有的紙質(zhì)醫(yī)療設(shè)備檔案使用效率低，查找一份檔案耗時長，從設(shè)備檔案的形成過程涉及到設(shè)備從立項、申請、采購、維修到最終報廢，其時間周期長，中間環(huán)節(jié)多，參與人員雜，大多數(shù)醫(yī)院是采取人工整理的方法，造成醫(yī)療設(shè)備檔案的不完整，導(dǎo)致后期查找困難、甚至丟失[6]。所以設(shè)備檔案管理是一項既耗時又耗力且工作量相當(dāng)大的工作，繼而嚴(yán)重影響檔案管理的時效性和完整性及后期設(shè)備監(jiān)管的數(shù)據(jù)使用。我院為解決檔案保存年限長，調(diào)閱查詢時間長等困難，對醫(yī)療設(shè)備檔案進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理設(shè)計，搭建供應(yīng)商平臺檔案查詢系統(tǒng)，具有行業(yè)領(lǐng)域里的創(chuàng)新性和引領(lǐng)性，對于醫(yī)院建設(shè)，醫(yī)療安全，醫(yī)療監(jiān)管，設(shè)備檔案管理的工作效率及工作質(zhì)量等等都具有較為顯著的管理意義[7-8]。

1 研究與方法

1.1 對原設(shè)備檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

對我院前十年的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化整理，并進(jìn)行電子化加工，設(shè)計建立數(shù)字化加工流程，審核制度，形成檔案數(shù)據(jù)資料的安全存儲。隨著檔案電子化加工的不斷增多，醫(yī)療設(shè)備檔案信息存儲量在計算機(jī)中不斷加大，需要建立一個通用性強(qiáng)、大多數(shù)軟件都能接受的文件信息存儲、交換格式標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理系統(tǒng)，才能保證檔案系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間檔案信息存儲、交換、對接的順利進(jìn)行，確保設(shè)備檔案數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)的良性運轉(zhuǎn)[9-11]。

1.2 設(shè)計收集設(shè)備檔案內(nèi)容方案，合理進(jìn)行分類

整理分析醫(yī)療設(shè)備檔案保管內(nèi)容及年限要求，設(shè)計利用信息系統(tǒng)抓取、采集電子化檔案各項內(nèi)容，依據(jù)以前檔案卷首頁收錄情況，參考醫(yī)療設(shè)備采購新規(guī)定制度和入庫工作流程，按照設(shè)備原值分為三大類。對其每類設(shè)備檔案保管內(nèi)容都有所不同，都有其保存價值，分別為5萬元以上的醫(yī)療設(shè)備包括15項內(nèi)容，1萬至5萬的醫(yī)療設(shè)備包括10項內(nèi)容，1500元至1萬元的醫(yī)療設(shè)備包括8項內(nèi)容。對其以上檔案分類內(nèi)容進(jìn)行梳理、制定電子檔案內(nèi)容項的收集工作流程。數(shù)字化檔案收集內(nèi)容分類圖如圖1所示。

圖1 數(shù)字化檔案收集內(nèi)容分類

此環(huán)節(jié)，我們在原有萬元以上檔案保管內(nèi)容的基礎(chǔ)，增加了1500元至1萬元的醫(yī)療設(shè)備檔案資料的收集，通過搭建供應(yīng)商平臺，擴(kuò)大臨床人員使用范圍，充分體現(xiàn)電子化檔案收集的方便性、實用性，提高臨床調(diào)閱檔案資料的使用率。

1.3 多部門協(xié)同收集設(shè)備檔案

因設(shè)備檔案保管內(nèi)容涉及了多部門、多人員，經(jīng)多部門多次溝通協(xié)調(diào)討論，參考醫(yī)療設(shè)備檔案管理的主要內(nèi)容和工作流程，總結(jié)和梳理了各部門日常管理中的工作要素，包括采購工作流程、驗收工作流程、設(shè)備的安裝、設(shè)備維修流程、設(shè)備計量流程、報廢流程等各環(huán)節(jié)的關(guān)鍵節(jié)點。依據(jù)多部門管理的工作流程和制度，根據(jù)我院醫(yī)療設(shè)備信息系統(tǒng)管理的情況，進(jìn)行供應(yīng)商平臺查詢系統(tǒng)的流程設(shè)計和再造，使系統(tǒng)貼合實際工作，既服務(wù)于各個部門的工作人員，又為各部門工作人員提供了管理和控制的工具[12]。

1.4 搭建供應(yīng)商平臺查詢系統(tǒng)

對2018年以后新采購的醫(yī)療設(shè)備，依據(jù)我院醫(yī)療設(shè)備從申報、采購、驗收、計量、維修等每個環(huán)節(jié)的工作流程，進(jìn)行電子收集在每個工作環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的相應(yīng)電子資料或文字，作為醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容的組成部分，多點位收錄電子醫(yī)療設(shè)備檔案資料，建立電子檔案收集、交接、審核的工作流程。設(shè)計在完成安裝設(shè)備驗收工作后，作為系統(tǒng)提取數(shù)據(jù)的時間節(jié)點，由投標(biāo)供應(yīng)商在醫(yī)院外網(wǎng)填寫供應(yīng)商公司資質(zhì)，由醫(yī)學(xué)工程處采購科工作人員進(jìn)行供應(yīng)商公司資質(zhì)審核通過后，經(jīng)過采購中標(biāo)、設(shè)備安裝、驗收后，中標(biāo)供應(yīng)商再次在醫(yī)院外網(wǎng)填寫中標(biāo)設(shè)備產(chǎn)品的信息資料，由醫(yī)學(xué)工程處采購科工作人員進(jìn)行中標(biāo)設(shè)備產(chǎn)品信息資料審核，通過后再由檔案管理人員審核上傳資料，再由綜合科工作人員上傳提交驗收單原件，由計量科上傳計量證件，至此完成了醫(yī)療設(shè)備檔案電子資料的收集過程，供應(yīng)商平臺查詢系統(tǒng)中形成一份完整電子設(shè)備檔案資料。由原來定期交接紙質(zhì)檔案，發(fā)展到動態(tài)收集電子技術(shù)資料，并按照工作權(quán)限可以全院實時開放檔案資料。圖2是電子收集、交接文字、數(shù)字、影像、視頻等醫(yī)療設(shè)備檔案的工作流程。

圖2 收集、交接電子醫(yī)療設(shè)備檔案工作流程

1.5 多系統(tǒng)對接功能轉(zhuǎn)換

供應(yīng)商平臺檔案查詢系統(tǒng)與我院多系統(tǒng)對接，功能轉(zhuǎn)換。與醫(yī)療設(shè)備監(jiān)管系統(tǒng)接口開發(fā)，數(shù)據(jù)傳輸，系統(tǒng)對接；與我院綜合運營管理系統(tǒng)接口開發(fā)，系統(tǒng)對接；其中，借助智慧監(jiān)管系統(tǒng)，數(shù)據(jù)合并整理，通過遠(yuǎn)程訪問軟件，完成內(nèi)網(wǎng)訪問外網(wǎng)的轉(zhuǎn)換功能，實現(xiàn)外網(wǎng)訪問內(nèi)網(wǎng)服務(wù)器，實現(xiàn)數(shù)據(jù)積累通用。便于供應(yīng)商廠家在醫(yī)院外網(wǎng)隨時錄入商家資質(zhì)信息，便于醫(yī)院臨床工作人員在醫(yī)院外網(wǎng)實時查詢檔案內(nèi)容?，F(xiàn)已形成278 G電子版檔案數(shù)據(jù)資料的存儲，確保供應(yīng)商平臺檔案查詢系統(tǒng)的良性運轉(zhuǎn)。

1.6 組織供應(yīng)商培訓(xùn)

醫(yī)學(xué)工程處多部門多次組織供應(yīng)商培訓(xùn)，宣傳供應(yīng)商平臺檔案查詢系統(tǒng)的使用注意事項，以及電子醫(yī)療設(shè)備檔案收集的工作流程。培訓(xùn)形式有三種：集中大型培訓(xùn)宣傳，建立微信群解答，檔案室隨時日常答疑等。

1.7 設(shè)置檔案專職管理人才

檔案管理專業(yè)人員除了要有檔案專業(yè)知識外，還必須具備良好的計算機(jī)運用操作能力和網(wǎng)絡(luò)知識，需要具備主動性和創(chuàng)新性管理人才。確保能夠執(zhí)行實施信息化設(shè)備檔案管理的時效性、完整性與安全性，提升我院醫(yī)療設(shè)備全生命周期的信息化管理水平。

2 結(jié)果

2.1 供應(yīng)商平臺運行應(yīng)用數(shù)據(jù)

通過1年半供應(yīng)商平臺檔案查詢系統(tǒng)的正常運行，已形成現(xiàn)有使用數(shù)據(jù)，擁有138個供應(yīng)商公司資質(zhì)的注冊和審核，每家公司需填寫23項基礎(chǔ)信息，共產(chǎn)生3174項數(shù)據(jù)；擁有中標(biāo)醫(yī)療設(shè)備產(chǎn)品281臺，每臺需填寫30項信息，共產(chǎn)生8430項數(shù)據(jù)；以上供應(yīng)商資質(zhì)信息與中標(biāo)設(shè)備產(chǎn)品資質(zhì)信息共計11466項數(shù)據(jù)，并通過審核上傳?，F(xiàn)有上傳電子資料的形式：word版本、照片、影像、視頻等資料信息。其中，供應(yīng)商資質(zhì)的信息涉及設(shè)備檔案內(nèi)容收集項有3項，供應(yīng)商名稱1項，以此為后期檔案數(shù)據(jù)篩選條件，方便查詢；經(jīng)營許可證的發(fā)證日期與失效日期2項，便于采購工作人員審核預(yù)警提示。中標(biāo)設(shè)備產(chǎn)品的信息涉及設(shè)備檔案內(nèi)容收集項有8項，包括設(shè)備鋁牌號、設(shè)備名稱、設(shè)備型號、使用部門、出廠編號、設(shè)備單價共6項，以此為后期檔案數(shù)據(jù)篩選條件；產(chǎn)品注冊證失效日期1項，有利于采購工作人員審核預(yù)警提示；安裝圖片1項包含4張圖片，用于配合設(shè)備固定資產(chǎn)信息化盤點工作。供應(yīng)商平臺運行數(shù)據(jù)表如表1所示。

表1 供應(yīng)商平臺系統(tǒng)數(shù)據(jù)明細(xì)表

2.2 合理調(diào)整醫(yī)療設(shè)備驗收的工作流程

根據(jù)多部門現(xiàn)有的工作流程，依據(jù)供應(yīng)商平臺查詢系統(tǒng)的正常運行及使用情況，在原有《醫(yī)療設(shè)備驗收單》中添加檔案員審核簽字確認(rèn)的環(huán)節(jié)，確保設(shè)備檔案收集的完整性。

2.3 編寫供應(yīng)商須知

通過供應(yīng)商平臺檔案查詢系統(tǒng)的正常運行及使用，按照現(xiàn)在醫(yī)療設(shè)備驗收的工作流程，編寫《供應(yīng)商平臺檔案查詢系統(tǒng)的工作流程》，再結(jié)合以前供應(yīng)商采購須知，撰寫新版本的供應(yīng)商須知，按照新版本的供應(yīng)商須知的內(nèi)容及流程形成工作制度，并落實執(zhí)行。

2.4 設(shè)立科室權(quán)限查詢

根據(jù)我院各科室的工作性質(zhì)和工作需求，結(jié)合以前設(shè)備檔案調(diào)閱查找的相關(guān)內(nèi)容，給予各科室分配使用權(quán)限。因醫(yī)學(xué)工程處設(shè)備監(jiān)管、盤點、維修等設(shè)備檔案需求量大，給醫(yī)學(xué)工程處工作人員安裝客戶端方便大量查詢調(diào)閱；職能管理科室按照科室工作職能性質(zhì)，給予職能科室的固定管理人員提供網(wǎng)頁版權(quán)限查詢；給臨床科室以手機(jī)APP掃碼的形式使用查詢調(diào)閱，限本科室已購置設(shè)備（圖3）。

圖3 電子設(shè)備檔案權(quán)限開放流程

2.5 實現(xiàn)三種形式全院開放

通過供應(yīng)商平臺檔案查詢系統(tǒng)的正常運行使用，提高了臨床科室設(shè)備檔案的使用效率，對醫(yī)療設(shè)備檔案資料給予三種形式實時開放：方式1，可以在電腦終端版（客戶端）查找調(diào)閱檔案；方式2，便于眾多科室的查詢，可通過“網(wǎng)頁版”調(diào)閱；方式3，在臨床科室的醫(yī)療設(shè)備上，直接掃描二維碼，可實時提取檔案技術(shù)資料調(diào)閱。圖4為三種開放形式圖。

圖4 設(shè)備檔案資料的三種開放形式

3 討論

3.1 提高設(shè)備檔案歸檔率、及時率

信息化設(shè)備檔案管理前置，由末端環(huán)節(jié)，融入醫(yī)學(xué)工程處管理的多個工作環(huán)節(jié)，管控交接檔案滯后現(xiàn)狀，實現(xiàn)動態(tài)檔案信息實時管理，在供應(yīng)商招商源頭環(huán)節(jié)就開始截取收集電子檔案資料，實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案電子收集，解決交接工作繁瑣耗時，提高歸檔率、及時率。

3.2 提升設(shè)備檔案的利用率

提升設(shè)備檔案的利用率，完成我院醫(yī)療設(shè)備檔案信息化的資源共享，做到合理分配權(quán)限，全院以三種形式開放；近一年半時間統(tǒng)計使用率同比增長20倍以上。提升了設(shè)備檔案的使用價值和使用效益和利用率。

3.3 高效配合國家監(jiān)管制度

隨著國家市場監(jiān)督管理總局監(jiān)管力度的逐年加強(qiáng)，嚴(yán)格要求醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備循證管理，檢查醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容越來越多，通過使用本系統(tǒng)高效解決了以前紙質(zhì)檔案保存年限長、容易破損、不清楚、查詢調(diào)閱時間長的問題。

3.4 提升醫(yī)療設(shè)備的安全保障

利用手機(jī)APP的形式，傳遞醫(yī)療設(shè)備使用的相關(guān)視頻，為臨床實時在線共享培訓(xùn)，提升臨床培訓(xùn)活動的效率和質(zhì)量，從而減少設(shè)備的故障率，有效提高臨床科室工作人員的工作效率和工作質(zhì)量，為臨床科室使用醫(yī)療設(shè)備提高安全保障[13-16]。

3.5 為醫(yī)學(xué)工程處采購部門和設(shè)備固定資產(chǎn)盤點提高工作效率

在供應(yīng)商招商源頭環(huán)節(jié)，供應(yīng)商提供的企業(yè)基礎(chǔ)資料，由其資質(zhì)有效期的管控，能夠?qū)崿F(xiàn)自動提醒，自動管控，給采購工作人員節(jié)省大量的收集審核資料時間。由中標(biāo)供應(yīng)商提供產(chǎn)品的安裝照片4張，為提供以后設(shè)備盤點工作便利，提高工作效率，為醫(yī)學(xué)工程處相關(guān)部門節(jié)省大量人力資本和時間成本。

3.6 為醫(yī)療設(shè)備監(jiān)管提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐

供應(yīng)商平臺檔案查詢系統(tǒng)在我院已經(jīng)正常運行一年半時間，在其使用過程中逐步完善優(yōu)化細(xì)化工作流程，不僅滿足了現(xiàn)有信息化檔案管理的各項工作需求，經(jīng)過數(shù)據(jù)統(tǒng)計積累，關(guān)鍵字段數(shù)據(jù)的提取，為設(shè)備監(jiān)管、呼吸機(jī)共享、計量應(yīng)用等等都起到了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐和重要保障。

3.7 供應(yīng)商平臺檔案查詢系統(tǒng)應(yīng)用探索

（1）擴(kuò)大設(shè)備檔案保管內(nèi)容及數(shù)量。根據(jù)開發(fā)應(yīng)用供應(yīng)商平臺檔案查詢系統(tǒng)的成功經(jīng)驗，結(jié)合設(shè)備全生命周期全程追溯檔案的管理要求及實際工作需要，探討研究電子收集設(shè)備檔案保管內(nèi)容及數(shù)量的添加，例如添加：維修記錄數(shù)據(jù)、報廢記錄、醫(yī)用耗材檔案保管等等；探索信息化檔案管理在醫(yī)療設(shè)備全生命周期信息化管理中的重要作用[17]。

（2）探索實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)據(jù)信息資源共享。為實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的信息智能化，探索檔案信息進(jìn)行結(jié)構(gòu)化處理，建立醫(yī)院資源共享新模式，通過應(yīng)用現(xiàn)有供應(yīng)商平臺檔案查詢系統(tǒng)所積累的數(shù)據(jù)，已形成現(xiàn)有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)如下：① 供應(yīng)商平臺檔案查詢系統(tǒng)的數(shù)據(jù)積累，包括前十年紙質(zhì)檔案電子化掃描數(shù)據(jù)，供應(yīng)商上傳的商家資料與產(chǎn)品信息，科室所查詢調(diào)閱設(shè)備檔案數(shù)據(jù)；② 已增加的萬元以下醫(yī)療設(shè)備電子檔案資料數(shù)據(jù)；③ 依據(jù)新版醫(yī)療器械分類目錄，以設(shè)備名稱、型號分類整理技術(shù)卷檔案數(shù)據(jù)。經(jīng)過對積累數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析研究，探索建立設(shè)備資料庫，檔案云中心建設(shè)。該系統(tǒng)數(shù)據(jù)積累如圖5所示。

圖5 供應(yīng)商平臺檔案查詢系統(tǒng)數(shù)據(jù)圖

4 結(jié)論

本文通過對供應(yīng)商平臺檔案查詢系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用，推進(jìn)了設(shè)備信息化管理系統(tǒng)融合，該系統(tǒng)充分發(fā)揮了醫(yī)療設(shè)備檔案的最大能動性、有效性、安全性；對既往傳統(tǒng)紙質(zhì)設(shè)備檔案信息運用進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，對設(shè)備檔案的管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與優(yōu)化。高效配合國家監(jiān)管制度檢查，提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理的工作效率,工作質(zhì)量，對醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備成本效益監(jiān)管、效益評估、設(shè)備使用調(diào)配、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策、法律效力等提供了有效依據(jù)；在大數(shù)據(jù)時代的背景下，我院信息化檔案管理水平，吸引了國內(nèi)100多家醫(yī)院的管理人員參觀學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗，智能技術(shù)得到了廣泛推廣和使用。