科室管理系統(tǒng)在醫(yī)院信息中心創(chuàng)新管理模式中的應(yīng)用

南京醫(yī)科大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院 江蘇省腫瘤醫(yī)院 江蘇省腫瘤防治研究所 信息處，江蘇 南京 210009

引言

醫(yī)療信息化作為助力新醫(yī)改的重要途徑之一[1]，在我國得到了越來越高的重視和關(guān)注度。新形勢下新醫(yī)改政策的推進(jìn)，使公立醫(yī)院的管理從粗放管理向精細(xì)化管理迅速發(fā)展[2-3]。醫(yī)院信息中心的職能也發(fā)生大幅度的變化，從原來醫(yī)院信息系統(tǒng)的維護(hù)與維修部門逐漸發(fā)展成為具有自主創(chuàng)新能力的科研部門，醫(yī)院希望通過信息化改革與創(chuàng)新提升醫(yī)院管理質(zhì)量，實現(xiàn)醫(yī)院管理的規(guī)范化、精細(xì)化，改善就醫(yī)服務(wù)，提升管理水平[4-5]?；诖耍以盒畔⑻幎ㄖ蒲邪l(fā)了“醫(yī)院信息中心科室管理系統(tǒng)”，運(yùn)用該系統(tǒng)開創(chuàng)了科室管理的新模式，以此來應(yīng)對信息中心面臨的管理挑戰(zhàn)，將數(shù)字化管理技術(shù)引入IT部門自身的管理，實現(xiàn)管理理念與業(yè)務(wù)流程的融合[6]。該系統(tǒng)實現(xiàn)了我院信息中心管理的系統(tǒng)化與精細(xì)化，提升了醫(yī)院的管理水平，可在醫(yī)院內(nèi)推廣使用。

1 信息中心科室管理系統(tǒng)構(gòu)建的必要性分析

信息部門是數(shù)字化醫(yī)院建設(shè)工作的主要承擔(dān)者，其工作面寬、工作量大，工作事務(wù)繁雜[7]。信息中心的職能轉(zhuǎn)變給其自身管理帶來了極大的挑戰(zhàn)，無論科室的日常管理，還是具體的項目管理，都面臨著諸多困難[8-9]。同時，醫(yī)院各業(yè)務(wù)科室對服務(wù)質(zhì)量的要求逐漸提高，臨床科室對信息系統(tǒng)的報修處理效率呈現(xiàn)滿意度較低的狀態(tài)[10]。除此之外，信息中心在醫(yī)院應(yīng)對各類評審與檢查工作中發(fā)揮著重要的作用。基于此，持續(xù)改進(jìn)自身管理，為臨床提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)，進(jìn)而提高部門滿意度是信息中心亟待解決的問題[11]。目前，大部分醫(yī)院信息中心均將全部精力放在為臨床科室和管理部門服務(wù)上，不斷開發(fā)上線新系統(tǒng)，推動了醫(yī)院的信息化建設(shè)。但自身的管理往往還在使用微信、辦公軟件、紙質(zhì)文件等工具，這顯然無法滿足信息中心管理和發(fā)展的需求，因此，我們需要開發(fā)一套全新的管理系統(tǒng)，用于信息中心自身的管理。

2 醫(yī)院信息中心科室管理系統(tǒng)的構(gòu)建

為了規(guī)范信息中心的管理，我院信息處定制研發(fā)了“醫(yī)院信息中心科室管理系統(tǒng)”，該系統(tǒng)將數(shù)字化管理技術(shù)引入IT部門自身的管理，將管理理念與業(yè)務(wù)流程的融合[12]，實現(xiàn)了科室管理模式的創(chuàng)新。

2.1 系統(tǒng)的設(shè)計

醫(yī)院信息中心科室管理系統(tǒng)是基于HIS進(jìn)行設(shè)計，整個系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)可以實現(xiàn)與HIS的對接，將數(shù)據(jù)及時保存到醫(yī)院大數(shù)據(jù)庫中，方便隨時查閱與追溯。本系統(tǒng)采用的開發(fā)工具為Power Builder 6.5，操作系統(tǒng)采用微軟Windows 2000/Unix。整體架構(gòu)采用的是Web多層系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的Browser/Server模式，該模式能夠更好地實現(xiàn)系統(tǒng)的資源共享與分層管理，將系統(tǒng)分為三層結(jié)構(gòu)——數(shù)據(jù)層、Web服務(wù)器層、客戶端層。平臺應(yīng)用Java語言，編寫語言采用J2EE JSP，數(shù)據(jù)存儲庫選用MYSQL，這是一個真正的多線程、多用戶的SQL數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，這些均可以與Browser/Server模式相融合。

系統(tǒng)中每個小的工作站采用的網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)為HL7，該網(wǎng)絡(luò)采用的ATM技術(shù)，遵循IEEE802中規(guī)定的各項標(biāo)準(zhǔn)，可以在實現(xiàn)數(shù)據(jù)、聲音、圖像等多媒體信息的流暢傳輸，具有寬頻帶和低延遲的特性。信息交換的標(biāo)準(zhǔn)采用DI-COM 3.0，該標(biāo)準(zhǔn)為醫(yī)學(xué)數(shù)字圖像常用的通訊標(biāo)準(zhǔn)，可以通過數(shù)據(jù)的壓縮實現(xiàn)大量數(shù)據(jù)的傳遞。

采用以上的技術(shù)形式，經(jīng)過層層架構(gòu)與設(shè)計，我們將該系統(tǒng)的形式以4個版本進(jìn)行最終呈現(xiàn)，分別為：PC版（B/S架構(gòu)）、IOS版、Android版、微信版。PC版與IOS版、Android版都包含該系統(tǒng)全部功能，PC版更適用于大屏展示、大量文字錄入的場景，而移動版在快速采集圖像和音視頻，以及快速創(chuàng)建和處理任務(wù)時更具優(yōu)勢。微信版作為科室管理系統(tǒng)對外服務(wù)的延伸，主要作為業(yè)務(wù)科室微信報修、軟件需求申請等功能的入口，使業(yè)務(wù)科室無需下載APP即可使用該系統(tǒng)。系統(tǒng)通過網(wǎng)閘、防火墻、防毒墻等安全設(shè)備實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的互通。

2.2 系統(tǒng)總體的功能架構(gòu)

我們設(shè)計的信息中心科室管理系統(tǒng)主要功能分為5大模塊：項目管理、對外服務(wù)、日常工作、等級醫(yī)院評審管理和主任看板。系統(tǒng)功能構(gòu)架圖，見圖1。

2.2.1 項目管理

整個項目管理模塊共分為項目生命周期管理、項目實施進(jìn)度、項目任務(wù)管理、會議管理、資料庫共五個模塊。

圖1 醫(yī)院信息中心科室管理系統(tǒng)功能架構(gòu)

項目的生命周期管理囊括了采購項目從招標(biāo)到項目實施，再到驗收與維保等整個流程。項目生命周期采用可視化的看板進(jìn)行展現(xiàn)，可隨時查看全部項目的進(jìn)展情況，也可以隨時查看單個項目的詳細(xì)信息[13]。同時，該系統(tǒng)能夠上傳各種標(biāo)準(zhǔn)材料，并可對敏感信息進(jìn)行加密。

項目實施進(jìn)度管理是通過模塊化處理來進(jìn)行的，將整個流程按照工作計劃進(jìn)行分解，設(shè)置子任務(wù)，將每個子任務(wù)作為一個任務(wù)單進(jìn)行管理。任務(wù)分解圖，見圖2。

圖2 任務(wù)分解圖

除此之外，項目管理部分還包括任務(wù)單管理、會議管理、資料庫管理三部分的功能。值得一提的是，會議可以獨立于項目，作為科室日常工作的一部分進(jìn)行管理。一些專項會議、文件精神傳達(dá)等，系統(tǒng)還提供了參會用戶手寫簽名功能，使會議記錄成為傳達(dá)上級精神的有力工具。

2.2.2 對外服務(wù)模塊

科室管理系統(tǒng)的對外服務(wù)，主要指的是信息中心對業(yè)務(wù)科室和管理部門的服務(wù)。對外服務(wù)模塊主要包括：報修管理、需求任務(wù)管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計管理、滿意度調(diào)查等。

通過測定所取的不同年份窖泥的各項指標(biāo)，應(yīng)用本項目組構(gòu)建的窖泥質(zhì)量評估方法，得出窖泥的評估質(zhì)量。該評估方法通過測定客觀數(shù)據(jù)，使得評估結(jié)果科學(xué)有效，具有較強(qiáng)的通用性和準(zhǔn)確性。

科室管理系統(tǒng)提供了電話報修和微信掃碼報修兩種報修途徑。電話報修時系統(tǒng)可以自動采集報修人的科室、報修地點、報修時間等，并對通話進(jìn)行錄音。常用的報修類別和報修內(nèi)容可以先行維護(hù)，已經(jīng)錄入過的報修內(nèi)容再次錄入時提供聯(lián)想功能，話務(wù)中心人員在接聽電話的同時，簡單的幾步操作便可創(chuàng)建報修單。系統(tǒng)會根據(jù)維修責(zé)任劃分規(guī)則自動派單給相應(yīng)責(zé)任人，也可以由話務(wù)員手動派單。維修人員手機(jī)APP會接到維修任務(wù)提醒，處理完成后進(jìn)行反饋，形成業(yè)務(wù)閉環(huán)。電話報修管理途徑，見圖3。

圖3 電話報修閉環(huán)管理途徑

業(yè)務(wù)科室也可以選擇微信掃碼報修（護(hù)士站采用內(nèi)網(wǎng)PDA掃碼報修）。掃碼報修主要針對偶發(fā)的、需要拍照的故障，同時也針對長期得不到解決的系統(tǒng)故障。微信報修后，信息中心必須給予報修者處理結(jié)果反饋，從而提升對信息中心的滿意度。所有報修數(shù)據(jù)經(jīng)過匯總，顯示在監(jiān)控大屏上。報修數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析后，為信息中心降低系統(tǒng)故障率，分析設(shè)備使用情況等提供了數(shù)據(jù)支撐。

在需求任務(wù)管理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計管理模塊，我們將業(yè)務(wù)科室軟件需求申請和數(shù)據(jù)統(tǒng)計申請分別進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)的流程化管理。滿意度調(diào)查模塊，可以定制調(diào)查問卷，通過推送與掃碼結(jié)合的方式，搭建與臨床溝通的渠道。臨床有投訴時，可以直接掃碼進(jìn)行。對于臨床提出的各種投訴和問題，信息中心會及時分析，按照PDCA的模式進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，不斷提高臨床對于信息服務(wù)的滿意度。

2.2.3 科室日常工作管理

科室日常工作涵蓋了很多方面：日報交班、值班、考勤、請休假、人員檔案、培訓(xùn)考核、制度管理等。日常工作運(yùn)用科室管理系統(tǒng)作為抓手，可以更好地將管理制度落實到日常工作中。

與一般日報系統(tǒng)功能不同，科室管理系統(tǒng)的日報與項目管理緊密結(jié)合。員工每天在項目里新增或更新的任務(wù)單、會議等，在當(dāng)天寫日報時可以很方便的以鏈接形式引入日報中，避免了重復(fù)書寫。值班模塊支持對科室值班人員進(jìn)行排班，值班人員必須填寫值班日志，也可以進(jìn)行換班操作?？剖夜芾硐到y(tǒng)還對于培訓(xùn)和考核進(jìn)行了專門的管理。根據(jù)等級醫(yī)院評審要求，設(shè)置科室人員每年應(yīng)獲得的學(xué)分，對已取得學(xué)分進(jìn)行登記。

2.2.4 等級醫(yī)院評審管理

傳統(tǒng)準(zhǔn)備等級醫(yī)院評審材料，一般采用紙質(zhì)臺賬的方式，其缺點在于耗時耗力、難以更新。最重要的是，很難運(yùn)用評審條款規(guī)范和約束日常行為，往往是為了臺賬而臺賬?？剖夜芾硐到y(tǒng)支持將Word、PDF等版本的評審標(biāo)準(zhǔn)，按章、節(jié)、條、款、評審細(xì)則的架構(gòu)進(jìn)行導(dǎo)入，形成結(jié)構(gòu)化的評審標(biāo)準(zhǔn)，同時對達(dá)標(biāo)條件進(jìn)行配置。系統(tǒng)支持將評審條款進(jìn)行責(zé)任劃分，每一個條款劃分相應(yīng)的責(zé)任科室，每一條評審細(xì)則劃分相應(yīng)的責(zé)任人，所有責(zé)任人將自評結(jié)果提交后，系統(tǒng)可以進(jìn)行全院級的統(tǒng)計評分。

科室管理系統(tǒng)規(guī)范了科室員工的日常行為，要求工作留日志、可追溯?？剖夜芾硐到y(tǒng)專門設(shè)置主任看板模塊。看板將散落在各個模塊里的信息進(jìn)行匯總展現(xiàn)，使信息中心主任能夠?qū)剖夜ぷ鬟M(jìn)展情況有全局性的認(rèn)識，從而更好的督促員工按照要求使用系統(tǒng)、規(guī)范日常行為?？窗逯饕弦韵滦畔ⅲ孩?項目管理；② 日常工作情況；③ 科室人員工作量；④ 對外服務(wù)情況；⑤ 主任關(guān)注的任務(wù)；⑥ 科室待辦任務(wù)；⑦ 分配任務(wù)。

3 應(yīng)用效果分析

本研究設(shè)計的信息中心科室管理系統(tǒng)使信息中心的自我管理實現(xiàn)了規(guī)范化與精細(xì)化。該系統(tǒng)的主要功能包括項目管理、對外服務(wù)、日常工作、等級醫(yī)院評審管理和主任看板，該系統(tǒng)自2019年3月在我院信息中心投入使用，經(jīng)過調(diào)試，在2019年4月系統(tǒng)趨于穩(wěn)定。我們采集了2019年4月至9月的數(shù)據(jù)，并于2018年同期數(shù)據(jù)進(jìn)行了對比，研究發(fā)現(xiàn)，該系統(tǒng)投入使用以后，不僅給信息中心內(nèi)部帶來極大的便利，也為醫(yī)院各業(yè)務(wù)科室提供了方便。

3.1 信息中心內(nèi)部

該系統(tǒng)給信息中心帶來的便利主要體現(xiàn)在項目管理與日常工作模塊。使用該系統(tǒng)以后，整個項目進(jìn)程由原來的無計劃、無反饋變?yōu)橥耆勺匪?，?zé)任人明確，進(jìn)展情況在線可查，減少了溝通成本，項目完成速度明顯加快。項目管理成效圖，見圖4。

圖4 項目管理成效圖

從圖4中可以看出，在使用該系統(tǒng)之前，信息中心每次項目基本上是全員參與，責(zé)任人不明確，項目實施效率較低，平均每個項目用時約為3個月，而使用該系統(tǒng)之后，每個項目基本只需要6～8人就可以完成分工，效率較高，且差錯率明顯降低，降低66.7%。除此之外，使用該系統(tǒng)之前，項目的進(jìn)度無法查詢，而使用該系統(tǒng)之后，每個系統(tǒng)網(wǎng)上查詢進(jìn)度的紀(jì)錄基本在100條以上，每個關(guān)心項目進(jìn)展的工作人員均可以隨時查看項目進(jìn)程。

除了對項目管理的有效性以外，本系統(tǒng)在信息中心的日常工作管理中也發(fā)揮了重要作用。值班考勤工作更加精細(xì)，工作交接差錯率在1%以下，科室內(nèi)部人員滿意度達(dá)到100%。培訓(xùn)工作更加有序、系統(tǒng)化。

3.2 醫(yī)院業(yè)務(wù)科室

該系統(tǒng)給醫(yī)院業(yè)務(wù)科室?guī)淼墓芾沓尚е饕w現(xiàn)在對外服務(wù)與三甲評審模塊。對外服務(wù)模塊中的電話報修可以自動錄音，減少了人工輸入所產(chǎn)生的差錯，更避免了信息遺漏，經(jīng)過半年的使用，取得了顯著的效果（表1）。

表1 使用前后業(yè)務(wù)科室成效統(tǒng)計表

從表1中可以看出，使用該系統(tǒng)以后，業(yè)務(wù)科室報錯后，我們實現(xiàn)了零遺漏的錄入效果。雖然由于部分報錯人員普通話不標(biāo)準(zhǔn)，使錄入時產(chǎn)生一例錄入錯誤，但較之人工錄入階段，錯誤率明顯降低，錄取效率也有明顯提高。同時，業(yè)務(wù)科室上報以后，我們的維修反應(yīng)速度也明顯提升，這提高了業(yè)務(wù)科室對信息中心的信任程度，使醫(yī)院科室之間更加和諧。

該系統(tǒng)使用半年后，我們就系統(tǒng)的穩(wěn)定性，信息中心服務(wù)能力等各方面調(diào)查統(tǒng)計各科室人員滿意度，滿意度均達(dá)到了90%以上，較之使用前滿意度提升明顯。各科室滿意度對比圖，見圖5。

圖5 使用前后各科室人員滿意度對比圖

除此之外，該系統(tǒng)對于醫(yī)院三甲評審工作數(shù)據(jù)的收集與整理起到極大的幫助作用，使用該系統(tǒng)前，面臨醫(yī)院評審，我們需要提前一個月整個科室人員整體出動，整理雜亂的數(shù)據(jù)，而當(dāng)使用該系統(tǒng)以后，我們只需要三人將系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)進(jìn)行拷貝，然后進(jìn)行核對即可，節(jié)約了人力成本。該系統(tǒng)的主任看板模塊幫助科室領(lǐng)導(dǎo)全面了解科室概況，減少了往返溝通的次數(shù)，節(jié)約溝通成本，獲得了科室領(lǐng)導(dǎo)的好評。

4 討論與總結(jié)

隨著醫(yī)院信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，醫(yī)院信息中心面臨著各項挑戰(zhàn)，本文基于目前醫(yī)院信息中心的實際情況，提出并設(shè)計了一套信息中心科室管理系統(tǒng)，提出通過應(yīng)用信息中心科室管理系統(tǒng)來創(chuàng)新科室管理的新模式。該管理系統(tǒng)具有五大功能模塊，即項目管理、對外服務(wù)、日常工作管理、等級醫(yī)院評審管理和主任看板，在醫(yī)院信息中心的管理中發(fā)揮著重要作用，使醫(yī)院信息中心科室本身的管理趨于規(guī)范化、精細(xì)化[14-15]。

然而，隨著醫(yī)院信息化步伐的逐漸加快，該系統(tǒng)的功能還應(yīng)根據(jù)時代的要求進(jìn)行逐步的開發(fā)與優(yōu)化，該系統(tǒng)在使用過程中也會由于各種原因發(fā)生卡頓，我們現(xiàn)有的技術(shù)手段可能還無法解決，但隨著5G時代的到來以及各種技術(shù)手段的逐漸開發(fā)，網(wǎng)絡(luò)卡頓現(xiàn)象會逐步得到解決[16-17]。我們也要及時收集系統(tǒng)使用過程中出現(xiàn)的問題并進(jìn)行總結(jié)，不斷優(yōu)化程序，不僅要使其滿足目前信息中心的需求，還需要使用信息中心，乃至整個醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展[18]。

信息化建設(shè)是新時代賦予各大醫(yī)院的重要使命，信息中心作為醫(yī)院信息化建設(shè)的重要技術(shù)支持者，在做好外部服務(wù)之前，應(yīng)首先做好內(nèi)部管理，規(guī)范化工作流程，才能更高效、高質(zhì)量的為醫(yī)院做好服務(wù)。在信息化進(jìn)程中，信息中心的人員應(yīng)該時刻保持創(chuàng)新思想，高要求自己，高質(zhì)量服務(wù)，才能應(yīng)對好各方面的挑戰(zhàn)[19-20]。