成教學(xué)生畢業(yè)檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策的研究

韋先良 趙邦 劉慶委 （廣西醫(yī)科大學(xué)）

本人以廣西本科醫(yī)學(xué)院校成教學(xué)生畢業(yè)檔案管理為研究對(duì)象，文中提到的成教學(xué)生主要是指函授/業(yè)余學(xué)習(xí)形式的非脫產(chǎn)成人學(xué)生，此類(lèi)成教學(xué)生的畢業(yè)檔案主要包括畢業(yè)生登記表、實(shí)習(xí)鑒定、成績(jī)單等材料。作者經(jīng)過(guò)與廣西主要本科醫(yī)學(xué)院校檔案管理人員的溝通交流，并結(jié)合近兩年來(lái)對(duì)本校成教學(xué)生畢業(yè)檔案管理工作的接觸、觀察與思考，擬對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行原因分析，并提出一些對(duì)策建議，旨在為各成人院校規(guī)范成教學(xué)生畢業(yè)檔案管理，提高管理水平，推進(jìn)繼續(xù)教育事業(yè)的發(fā)展提供一些有用思路。

一 成教學(xué)生畢業(yè)檔案的重要性解析

畢業(yè)檔案主要由畢業(yè)生登記表、實(shí)習(xí)鑒定及成績(jī)單等組成的文書(shū)檔案材料。它是成人學(xué)生在校學(xué)習(xí)成果及畢業(yè)的重要證明材料，具有較高的客觀真實(shí)性與可信度。因此，它成為學(xué)生走向社會(huì)、向社會(huì)推介自己的最有效的證明材料，成為學(xué)生畢業(yè)后在工作單位后晉職晉級(jí)的最有效憑證，它的作用和可信性遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)畢業(yè)文憑。[1]學(xué)生評(píng)聘職稱(chēng)需要用到畢業(yè)檔案，晉職晉級(jí)需要用到畢業(yè)檔案，城市落戶(hù)還是需要用到畢業(yè)檔案。因此，成教學(xué)生畢業(yè)檔案的作用與可信度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)畢業(yè)證，它已然成為學(xué)生的第二身份證。

二 成教學(xué)生畢業(yè)檔案管理的問(wèn)題分析

（一）學(xué)生對(duì)畢業(yè)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足

成教學(xué)生畢業(yè)檔案的作用及重要性不言而喻。但是，由于絕大部分成人學(xué)生只是把成人教育作為提升學(xué)歷層次的途徑，只看重那一紙文憑，加上學(xué)校在畢業(yè)檔案重要性上的教育引導(dǎo)不夠，成人學(xué)生的檔案意識(shí)淡薄，對(duì)畢業(yè)檔案根本不重視，不把檔案當(dāng)回事。在工作中，我們常常發(fā)現(xiàn)，有些學(xué)生，畢業(yè)時(shí)只領(lǐng)取了畢業(yè)證、學(xué)位證，不領(lǐng)走自己的畢業(yè)檔案；有些學(xué)生即使領(lǐng)走了畢業(yè)檔案，也沒(méi)有根據(jù)學(xué)校的提醒與要求，及時(shí)把畢業(yè)檔案放到人才交流服務(wù)中心等檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)托管；有些學(xué)生，把畢業(yè)檔案亂丟亂擺亂放，隨意私自拆封檔案；更有甚者，從來(lái)不關(guān)心自己的畢業(yè)檔案，對(duì)此不聞不問(wèn)，根本不知道自己的畢業(yè)檔案到哪里去了。往往到了落戶(hù)，評(píng)聘職稱(chēng)，晉職提升的關(guān)鍵時(shí)刻，有關(guān)部門(mén)需要他們提供成人學(xué)習(xí)階段的畢業(yè)檔案時(shí)，才想起檔案的重要性，急急忙忙想起回學(xué)校辦理檔案補(bǔ)辦，檔案裝封蓋章等手續(xù)。“老師我的檔案不見(jiàn)了，能回學(xué)校補(bǔ)辦嗎？”“老師，人才市場(chǎng)說(shuō)我的畢業(yè)檔案需要寄回學(xué)校密封蓋章后，由學(xué)校寄過(guò)去，我應(yīng)該找誰(shuí)辦理？”成為我們工作中常常碰到的電話(huà)熱線問(wèn)題。幾乎我們每隔幾天就會(huì)接到類(lèi)似的電話(huà)。有時(shí)是在假期或者出差中接到這樣的電話(huà)，學(xué)生會(huì)跟你說(shuō)很著急，因?yàn)樵u(píng)職稱(chēng)或者落戶(hù)需要用到檔案，能不能請(qǐng)老師抽空回來(lái)幫忙辦理一下，使得我們具體負(fù)責(zé)檔案管理的老師不勝其擾。更嚴(yán)重的問(wèn)題是，經(jīng)常辦理檔案補(bǔ)辦手續(xù)，既影響到心情也影響到其他工作正常開(kāi)展及工作效率的提高，因此，成人學(xué)生應(yīng)該高度重視畢業(yè)檔案，積極協(xié)助學(xué)校及時(shí)辦理檔案托管轉(zhuǎn)遞手續(xù)，避免出現(xiàn)自己著急，老師煩心的狀況。

（二）缺乏畢業(yè)檔案管理人員

畢業(yè)檔案管理存在的第二問(wèn)題就是缺乏畢業(yè)檔案管理人員，整理及裝封人員不夠。在廣西主要的本科醫(yī)學(xué)院校，成人教育教師管理隊(duì)伍偏弱是一個(gè)普遍存在的現(xiàn)象，大部分繼續(xù)教育（成人教育）學(xué)院的教職員工人數(shù)在15 人以?xún)?nèi)，而成人教育學(xué)生幾乎都達(dá)到上萬(wàn)或者數(shù)萬(wàn)人，生師基本上都在1000∶1以上，有些高校甚至高達(dá)1500∶1。（具體參見(jiàn)上表：廣西四所本科醫(yī)學(xué)院校成人教育師生人數(shù)對(duì)比分析表）

廣西四所本科醫(yī)學(xué)院校成人教育師生人數(shù)對(duì)比分析表

從上表分析可見(jiàn)，廣西主要本科醫(yī)學(xué)院校成人教育教師管理隊(duì)伍普遍薄弱，生師比嚴(yán)重失衡，基本上沒(méi)有專(zhuān)職檔案管理人員。即使大部分成人學(xué)生放在各教學(xué)站點(diǎn)教育管理，但是據(jù)了解，畢業(yè)檔案的分類(lèi)、整理、蓋章與密封等大部分工作都是由校本部來(lái)承擔(dān)，往往一個(gè)檔案管理人員要在短期內(nèi)集中完成數(shù)千上萬(wàn)份畢業(yè)檔案的整理、分類(lèi)、蓋章、密封等工作。這就凸顯畢業(yè)檔案裝封整理人手的極端不足。由于各教學(xué)點(diǎn)上交畢業(yè)檔案材料不夠及時(shí)，再者，畢業(yè)前補(bǔ)考大多安排在10月中旬，等所有畢業(yè)材料都移交完畢時(shí)，已經(jīng)到了11、12月份，一名檔案管理人員要在短短的1 個(gè)多月到兩個(gè)月的時(shí)間里完成上萬(wàn)份的畢業(yè)檔案整理、蓋章與密封工作，往往需要沒(méi)日沒(méi)夜地加班加點(diǎn)突擊工作，這對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)是極大的挑戰(zhàn)與壓力。

（三）畢業(yè)檔案轉(zhuǎn)遞托管工作不規(guī)范不統(tǒng)一

全日制學(xué)生畢業(yè)檔案的轉(zhuǎn)遞托管工作相對(duì)規(guī)范，在學(xué)生畢業(yè)前夕，學(xué)校招生就業(yè)處會(huì)統(tǒng)一幫學(xué)生打印報(bào)到證，報(bào)到證印有學(xué)生檔案去向地址，學(xué)校檔案室根據(jù)畢業(yè)生提供的檔案去向地址與報(bào)到證把畢業(yè)檔案通過(guò)EMS 轉(zhuǎn)遞到相應(yīng)的檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)，檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)接收到畢業(yè)生檔案后一般把回執(zhí)寄回學(xué)校檔案室，學(xué)?；旧蠈?duì)學(xué)生檔案去向做到了如指掌。在2015年以前，由于畢業(yè)生托管人事檔案需要收取檔案保管費(fèi)的，因此檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)并沒(méi)有拒絕學(xué)生自帶檔案前往辦理托管，加上成教學(xué)生管理相對(duì)寬松，因此在2015年以前，成教學(xué)生畢業(yè)檔案一般是直接發(fā)給畢業(yè)生，由學(xué)生自行攜帶前往檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理托管手續(xù)。成人教育管理部門(mén)并沒(méi)有收集畢業(yè)生檔案去向等信息，無(wú)法對(duì)檔案是否托管進(jìn)行跟蹤了解，加上與檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)的溝通交流不夠，對(duì)檔案托管的政策流程，檔案的重要性也是模棱兩可，并且對(duì)畢業(yè)生關(guān)于畢業(yè)檔案重要性的教育引導(dǎo)是不夠的。成教畢業(yè)生只重視畢業(yè)證，對(duì)畢業(yè)檔案的重要性沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)，再者，辦理檔案托管需要繳納檔案保管費(fèi)，因此，部分畢業(yè)生拿到畢業(yè)檔案后根本沒(méi)有及時(shí)把檔案托管到檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)，只是把檔案隨意放到家里的某個(gè)角落，檔案丟失或者破損已經(jīng)成為常態(tài)。成教學(xué)生對(duì)畢業(yè)檔案的不重視和畢業(yè)檔案轉(zhuǎn)遞托管工作的不規(guī)范是導(dǎo)致畢業(yè)檔案補(bǔ)辦現(xiàn)象不斷涌現(xiàn)的主要原因。

三 成教學(xué)生畢業(yè)檔案管理的對(duì)策建議

（一）加強(qiáng)對(duì)成教學(xué)生的教育引導(dǎo)，提高學(xué)生對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)

要解決畢業(yè)檔案補(bǔ)辦不斷涌現(xiàn)的問(wèn)題，關(guān)鍵要加強(qiáng)對(duì)成教學(xué)生的教育引導(dǎo)，提高學(xué)生對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)。這樣學(xué)生才不會(huì)私自拆封檔案，才會(huì)及時(shí)提供檔案托管單位、地址等信息，認(rèn)真如實(shí)填寫(xiě)實(shí)習(xí)鑒定表、畢業(yè)生登記表，確保畢業(yè)檔案的完整性與真實(shí)性。因此，成人教育管理部門(mén)要充分利用新生入學(xué)教育或者學(xué)生批次返校面授主題班會(huì)等多種渠道加強(qiáng)對(duì)成教學(xué)生的教育引導(dǎo)，把畢業(yè)檔案的主要功能、重要性及時(shí)告知學(xué)生，提醒學(xué)生重視畢業(yè)檔案，積極協(xié)助學(xué)校及時(shí)辦理畢業(yè)檔案的轉(zhuǎn)遞托管手續(xù)。

（二）發(fā)揮教學(xué)站點(diǎn)的協(xié)助作用，增強(qiáng)畢業(yè)檔案整理裝封力量

生師比例失衡是各大高校普遍存在的現(xiàn)象，全日制二級(jí)學(xué)院都很難按照教育部18∶1 的生師比標(biāo)準(zhǔn)（依據(jù)：教育部教發(fā)［2004］2 號(hào)文件）配備師資，更何況是沒(méi)有全日制在校生的成人教育學(xué)院或繼續(xù)教育學(xué)院了。在生師比嚴(yán)重失衡的情況下，學(xué)院不可能把負(fù)責(zé)其他工作的人手抽調(diào)到學(xué)生檔案室協(xié)助開(kāi)展畢業(yè)檔案的整理裝封工作的。在這種形勢(shì)下，要解決畢業(yè)檔案整理裝封人手不足的問(wèn)題，唯一的辦法就是充分發(fā)揮下面教學(xué)站點(diǎn)的協(xié)助作用，在畢業(yè)檔案整理裝封高峰期，從教學(xué)站點(diǎn)抽調(diào)人員上來(lái)分時(shí)段整理裝封各自教學(xué)站點(diǎn)的畢業(yè)生檔案，以緩解校本部檔案管理工作人員的壓力。校本部檔案管理工作人員只需要做好檔案整理裝封的指導(dǎo)工作及各教學(xué)站點(diǎn)檔案整理裝封時(shí)間安排與場(chǎng)地提供等協(xié)調(diào)工作。據(jù)筆者調(diào)研了解到，桂林醫(yī)學(xué)院與廣西中醫(yī)藥大學(xué)等高校已經(jīng)采用這種管理模式來(lái)解決檔案整理裝封人手不夠的問(wèn)題，這些好的做法，好的經(jīng)驗(yàn)值得各高校借鑒推廣。

（三）積極與檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)溝通交流，規(guī)范畢業(yè)檔案轉(zhuǎn)遞托管工作

要解決成教學(xué)生畢業(yè)檔案轉(zhuǎn)遞托管工作不夠規(guī)范的問(wèn)題，首先要認(rèn)真研讀《中華人民共和國(guó)檔案法》2017年修訂版、中共中央組織部人力資源社會(huì)保障部等五部門(mén)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》人社部發(fā)〔2014〕90 號(hào)、人力資源社會(huì)保障部辦公廳《關(guān)于簡(jiǎn)化優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的通知》人社廳發(fā)〔2016〕75 號(hào)等檔案管理政策文件，熟悉流動(dòng)人員，特別是高校畢業(yè)生人事檔案管理相關(guān)規(guī)定。其次，成人教育管理部門(mén)要就畢業(yè)檔案轉(zhuǎn)遞托管、檔案管理過(guò)程中經(jīng)常碰到的問(wèn)題積極與檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)溝通交流，必要時(shí)與對(duì)方進(jìn)行座談交流，對(duì)畢業(yè)檔案轉(zhuǎn)遞托管程序做到做中學(xué)，學(xué)中做，學(xué)做結(jié)合，用日常工作實(shí)踐促進(jìn)檔案管理能力的提升，用檔案管理知識(shí)指導(dǎo)日常工作，不斷提升成教畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞托管的規(guī)范化程度與成人學(xué)生檔案管理水平。