論企業(yè)女秘書與上司的相處法則

王中蘭

摘要：秘書是一類在各國都普遍存在、且女性從業(yè)人員眾多的職業(yè)，在各類影視劇中也常常出現(xiàn)秘書的角色。2018年播出的韓劇《金秘書為何那樣》是一部以秘書為主題的浪漫愛情劇，在韓國和中國本土都產(chǎn)生了熱烈的反響。文章以該劇中女主人公金秘書的職業(yè)成長經(jīng)歷為例，全面分析企業(yè)女秘書應該具備的職業(yè)素養(yǎng)，尤其是與上司的相處技巧，以期為當代秘書從業(yè)人員提供一些參考。

關鍵詞：企業(yè)秘書;職業(yè)素養(yǎng);上下級關系

一、前言

從遠古部落聯(lián)盟時期的“史官”，到戰(zhàn)國時期的“幕僚”，再到現(xiàn)今秘書職業(yè)的獨立，這一行業(yè)可以說是貫穿了中國五千年的歷史。隨著時代的更替，大眾對秘書行業(yè)的認識也在不斷改變，由于秘書職業(yè)本身的普遍化和女性化，加上因為工作需要每天與上司如影隨形，導致“女秘書”常被冠上“花瓶”等稱號，嚴重影響秘書行業(yè)的形象以及整體發(fā)展，增加了女性秘書的就業(yè)和工作難度。

近年來，一些熱門影視劇中描述了形形色色的女秘書形象，雖然難免存在一些夸張的成分，但其廣泛地傳播面仍然在很大程度決定影響著人們對秘書的認識。以2018年熱播的韓劇《金秘書為何那樣》（以下簡稱《金秘書》）為例，該劇講述了集團副會長“李英俊”和他的九年隨行秘書“金微笑”之間的故事。該劇一播出便引起了很大的關注，創(chuàng)下了韓國國內(nèi)水木劇首播收視率最高紀錄，一周之內(nèi)便登上韓國電視劇熱搜榜前三名，其熱度和影響可見一斑。主人公“金秘書”作為李會長的秘書和集團公認的實力派，深受觀眾喜愛。本文通過對主人公“金秘書”職業(yè)生涯的分析，從輔助決策、工作配合、平時相處三個角度出發(fā)，總結出在劇中作為上司完美助手的“金秘書”與領導的相處技巧，以為現(xiàn)代秘書從業(yè)人員提供一些參考。

二、企業(yè)女秘書的現(xiàn)實處境

（一）就業(yè)環(huán)境暗淡

由于大眾對女秘書的刻板印象一直難以根除，無法以完全理性和客觀的態(tài)度來對待和評價女秘書，導致其就業(yè)機會和工作環(huán)境一直以來都不太樂觀。不管是在機關單位，還是企業(yè)公司，女秘書相對來說都處于弱勢地位。

學者周庭在《女性秘書職業(yè)健康發(fā)展研究》一文中提出的企業(yè)女秘書六大職業(yè)困擾就包括了女秘書“工作角色低級化”、“晉升空間阻塞化”兩個方面。其在文中指出：“企業(yè)女秘書的工作和男秘書比較起來相對低級，大多數(shù)女性秘書從事的工作是一些簡單的收發(fā)文、接聽電話等初級工作。而突發(fā)事件的處理、幫助領導岀謀劃策等工作幾乎都是男性秘書承擔。正如某秘書研究機構所言，社會上各類秘書中女性占據(jù)絕大多數(shù)，而高級秘書卻往往是男性?！?/p>

（二）職位晉升困難

女秘書不僅職位相對低級，晉升機會也少于男秘書。美國學者R. A.巴倫（Robert A. Baron）曾提出的“玻璃天花板”（Glass Ceiling）概念。其核心觀點是由于組織或社會的種種因素，限制了職業(yè)女性在職場上與男性同等升遷的機會，即便她們能夠勝任那個位置，但是中間卻存在一個無形的屏障，讓職位晉升變得“可望而不可及”。究其原因，可能是女性需要為家庭和子女付出更多的操勞，無法投入大量時間在工作上，容易錯過一些重要的發(fā)展機會。

不論是“玻璃天花板”還是社會刻板印象，都是兩性地位不平等在職場上的延伸，嚴重阻礙了女性秘書職業(yè)健康發(fā)展。

三、金秘書與上司的相處之道

（一）準確的自我定位

1. 自我形象管理

作為副會長的貼身秘書以及規(guī)范從業(yè)人員，金秘書的著裝打扮是非常講究的。工作日每天的發(fā)型以馬尾辮為主，劉海不遮擋眼睛，眉毛。妝容清新淡雅，耳飾簡單大方，沒有浮夸之風。除手表外不佩戴其他手鏈，偶爾會佩戴項鏈，以簡約風為主。著裝一般為長袖襯衫，膝上束腰中裙以及中等高度高跟鞋，均以淺色系為主，例如灰色、膚色、白色等。金秘書的穿著里從未出現(xiàn)過非常艷麗的顏色，不管是衣服、鞋子、包包、妝容、飾品等，均以素色淡色為主，并且全身所有物品顏色不會超過三種，幾乎都為同色系，整體給人一種舒服而不失大體的感覺。

2. 職業(yè)角色定位

金秘書作為副會長的下級，對副會長自然是非常尊敬。與副會長之間溝通都是用請示的語氣，說話非常的委婉。比如：“副會長您好，這是圖書館策劃案?！薄案睍L，趙專務的電話”等。對于副會長工作中的錯誤，金秘書都含蓄地提示領導。

此外，金秘書深知自己所處崗位的要求和特殊性，對情緒的管理非常重視。副會長作為業(yè)內(nèi)出名的嚴厲型領導，部下無一不是對副會長畢恭畢敬，話不敢多說，工作更不敢怠慢。金秘書輔助副會長9年，沒少被副會長批評訓斥，從初入職四處碰壁到如今的游刃有余，金秘書也是幾經(jīng)曲折，很多次都冒出想要辭職的想法，但是每一次金秘書都很好的調(diào)整自己的情緒，對副會長的批評虛心接受，勤加改善，從未將情緒帶入工作中。

3. 職業(yè)態(tài)度定位

金秘書在工作中，一直秉持著學習的態(tài)度，因為知道自己能力不如別人，所以努力把能做的工作做到最好，為了更好的為副會長服務，金秘書先后學會了日語、中文、英文等多門語言，并在副會長的要求下看了許多金融、管理、人際交往等多方面的書，學習相關方面的知識，提升自己的工作能力。

（二）了解領導

1. 熟悉領導的生活習慣

金秘書與副會長一起工作9年，對副會長非常的了解，副會長的喜好、工作習慣等等金秘書都記錄成冊，反復溫習。金秘書還調(diào)查了集團每一位高管的茶水喜好，方便在副會長會客、開會時準備茶水。

金秘書9年來一直按照對副會長的了解準備各種零食、茶水、為副會長購置辦公用品、整理辦公桌和辦公室等，深得副會長的贊賞。

2. 熟悉領導的工作風格

金秘書在副會長身邊工作，并不只是單純的履行自身職責，還會仔細觀察副會長如何處理事務，有什么樣的工作要求，金秘書將這些記錄到工作日志，閑暇之時便會拿出來學習。

在劇中，公司員工趙專務因為破壞集團形象，副會長便將其痛罵一頓，但并沒有直截了當?shù)亻_除趙專務。金秘書根據(jù)對副會長的了解，在副會長走后，先是耐心地安慰趙專務，讓趙專務暫時回家休息，養(yǎng)精蓄銳。趙專務走后，金秘書立即讓員工將趙專務的桌子和辦公用品收拾干凈。就這樣，金秘書通過仔細的斟酌，推理出副會長內(nèi)心的決定，悄無聲息地為副會長解決了這項棘手的工作。金秘書正是因為非常了解副會長，知道副會長對下屬的要求，所以才會做出這樣的舉措。

另外，副會長由于事務繁多，無法事事上心，對于副會長手上的每一個工作，不管是需要下級部門、員工出策劃、交方案、匯報工作等還是與合作伙伴之間的合作事務，副會長做出決定后，金秘書都會自覺去跟進，有任何進展及時匯報給副會長。

3. 幫助領導排除人際干擾

副會長的交際圈非常復雜，競爭對手、合作伙伴、緋聞女友等。金秘書很清楚有哪些是和副會長關系親密的，哪些是副會長討厭的。比如副會長的緋聞女友吳智蘭經(jīng)常通過金秘書來了解副會長的行蹤。但是副會長對吳智蘭沒有任何想法，也很討厭被糾纏。所以在吳智蘭找到金秘書后，金秘書便暗示吳智蘭，副會長特別討厭死纏爛打，并且很重視自己的名聲，凡是給集團和副會長帶來負面新聞的企業(yè)或個人，副會長會斷絕和其任何往來，包括生意上的合作，吳智蘭聽后便再也沒有糾纏副會長，金秘書也為副會長解決了一個棘手的問題。

（三）慎重對待與領導關系

1. 正確處理上下級關系

在劇中，金秘書曾對新應聘的秘書說過這樣一句話：“你得為你和你老板的關系負全責。”可以看出，金秘書對下屬與老板之間的關系處理是非常慎重的。并且金秘書9年里也一直小心翼翼，除工作事務，與副會長不會聊無關的事，保持應有的距離。此外，金秘書很少主動去和副會長搭話，不關注副會長的私人生活。在副會長不需要時立馬回到自己辦公室，減少與副會長之間獨處的時間，避免與副會長之間產(chǎn)生不應該有的情感。

在后來的發(fā)展中，雖然兩人關系逐漸親密，金秘書也提出了辭職的請求。

2. 妥善處理輿論

金秘書除非常注意與副會長之間的關系外，對待輿論也非常認真，每一個對金秘書和副會長關系產(chǎn)生懷疑的人，金秘書都會態(tài)度嚴肅地解釋并糾正。劇中，副會長的母親曾對金秘書開玩笑說：“如果是金秘書你這樣的人，我就讓他立馬結婚。”雖然只是玩笑話，但金秘書卻立馬收住笑容，用略微不悅的神情來回應其母。此外，副會長的朋友、生意伙伴偶爾也會開玩笑問金秘書是不是愛慕副會長，金秘書都會認真澄清，希望他們不要誤會，也不要隨意制造傳播這些流言蜚語。因為金秘書的正確處理，在輔助副會長的9年里沒有任何她與副會長的緋聞傳出。

（四）不當之處

1. 擅自作主

對于金秘書沒有過問副會長而開除趙專務這件事情，其實是一把雙刃劍，如果揣測領導的意見碰巧正確，可能會獲得領導的賞識，提升自己在領導心中的信賴度;但如果揣測錯誤，那后果不堪設想，輕則影響領導工作，重則影響企業(yè)未來發(fā)展。劇中金秘書追隨副會長時間久遠，對副會長已經(jīng)非常了解才敢做出那樣的決定。

對于現(xiàn)實生活中的秘書工作，這樣的行為是不推薦的。作為一個秘書，首先是不能越權，不能代替領導行使決策，凡涉及到企業(yè)重要工作事務，必須要先詢問領導意見，以免做出與領導想法相左的事情，這不但會影響秘書個人形象，還會影響以后的職業(yè)生涯發(fā)展，畢竟，秘書的工作是以領導為中心來開展的，先努力把工作做“好”，再嘗試去把工作做“巧”。

2. 隨意透露副會長信息

由于金秘書9年來一直跟隨副會長，所以不管是商業(yè)伙伴、競爭對手，甚至副會長的家人，都知道金秘書是副會長的得力助手，工作能力一流。每當有什么事情的時候，都會來找金秘書了解情況。

副會長的母親會經(jīng)常來問金秘書一些副會長的生活、工作情況。比如問副會長最近工作忙不忙，最近在處理什么方面的工作等，副會長的家人每次來找副會長時，都會提前聯(lián)系金秘書，詢問副會長現(xiàn)在是否在公司，今天行程安排多不多，有沒有時間見一面等。金秘書對副會長親人的問題都會如實回答，努力促進副會長和家人之間的溝通。

雖然金秘書只對副會長的親人才會透露副會長的相關信息，對其他人包括朋友、生意上的伙伴等都是緘口不語，但需要注意的是，并不能因為是副會長的親人就可以隨便透露副會長信息和公司機密，要考慮事情輕重。若只是來公司見副會長，詢問副會長此時有沒有時間等一類問題，不涉及集團內(nèi)部事務和機密的，是可以透露并且?guī)椭睍L家人聯(lián)系;但如果是涉及到保密事件，秘書是萬萬不能透露的，不能因為是副會長家人就掉以輕心，要謹記秘書工作的保密原則。

四、結語

金秘書不管是工作能力、學習能力、觀察能力、交際能力等，都有值得借鑒之處。金秘書與副會長之間的相處方式也給我們很多啟示，想要做一個讓領導滿意和尊敬的秘書，首先對自身形象、職業(yè)和態(tài)度的定位是快速提升自身能力的基礎，其次，通過日積月累的觀察和總結逐漸熟悉領導的工作風格，是秘書更好服務和配合領導的前提，最后，妥善處理與上司之間的關系以及正確對待輿論，是秘書與上司和諧相處的關鍵。

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（作者單位：首都師范大學）