淺談林業(yè)檔案的科學(xué)規(guī)范管理與應(yīng)用

高麗娟

摘 要 林業(yè)檔案管理工作既系統(tǒng)又復(fù)雜，因此檔案工作者首先要明確崗位職責(zé)，了解工作內(nèi)容與技術(shù)，根據(jù)檔案工作的各個(gè)流程與環(huán)節(jié)認(rèn)真管理，做好檔案的收集歸檔、整理分類(lèi)、保管、鑒定銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)移交、利用、登記、保密以及信息化建設(shè)等工作，充分發(fā)揮檔案的作用。本文從健全科目、做好歸檔;基礎(chǔ)收集、保護(hù)與安全;定期整理、按序分類(lèi);建立數(shù)據(jù)庫(kù)、促進(jìn)信息化;鑒定與定期銷(xiāo)毀;增強(qiáng)保密、限定檔案利用權(quán)限等對(duì)進(jìn)行分析，以期提高林業(yè)檔案管理工作效率。

關(guān)鍵詞 林業(yè)檔案 科學(xué) 規(guī)范 管理 應(yīng)用

中圖分類(lèi)號(hào)：F326.2文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

林業(yè)檔案不僅是一種歷史文化，同時(shí)還是森林工作積累經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的重要財(cái)富，而管理工作既系統(tǒng)又復(fù)雜，因此檔案工作者首先要明確崗位職責(zé)，了解工作內(nèi)容與技術(shù)，根據(jù)檔案工作的各個(gè)流程與環(huán)節(jié)認(rèn)真管理，做好檔案的收集歸檔、整理分類(lèi)、保管、鑒定銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)移交、利用、登記、保密以及信息化建設(shè)等工作，充分發(fā)揮檔案的作用。下面根據(jù)林業(yè)檔案涉及的工作內(nèi)容以及各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)檔案管理與應(yīng)用的工作進(jìn)行介紹。

1健全科目，配備人員，做好林業(yè)檔案歸檔工作

林業(yè)檔案管理工作是將所有涉及部門(mén)的相關(guān)文件進(jìn)行檢查、驗(yàn)收、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目、研究、歸檔、保存以及查閱利用等一系列的內(nèi)容，因此需應(yīng)配備全職或兼職人員對(duì)此項(xiàng)工作長(zhǎng)期、持續(xù)、有效的進(jìn)行。管理人員不僅要了解相關(guān)業(yè)務(wù)，不斷的學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)和技術(shù)，而且還要掌握新技術(shù)和新技能，運(yùn)用新方法，將檔案按照科目進(jìn)行合理保存，并建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，確保檔案齊全完整。

2加強(qiáng)基礎(chǔ)收集，注意林業(yè)檔案保護(hù)與安全

由于檔案收集工作涉及的部門(mén)較多，部分工作人員對(duì)檔案的重要性沒(méi)有認(rèn)識(shí)或不注意資料的歸檔等，從而導(dǎo)致基礎(chǔ)資料的流失或損壞，降低了檔案的利用價(jià)值與完整性和時(shí)效性，因此應(yīng)對(duì)收集具有利用價(jià)值的各種文件，嚴(yán)格堅(jiān)持“集中統(tǒng)一管理”的原則，杜絕據(jù)為己有的行為。在檔案基礎(chǔ)收集過(guò)程中要求全員配合，還要對(duì)資料上交的時(shí)間有明確的規(guī)定。在檔案收集的過(guò)程中工作人員應(yīng)同時(shí)進(jìn)行鑒定對(duì)有不同價(jià)值、年度、材質(zhì)、內(nèi)容的檔案如文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、音像、電子以及專(zhuān)業(yè)等門(mén)類(lèi)檔案的案卷質(zhì)量符合相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有規(guī)律的、按照排列、分類(lèi)保存。同時(shí)要做好防火、防盜、防塵、防潮、防高溫、防有害生物、防有害氣體、防光等八防工作。對(duì)于檔案的庫(kù)房重地，應(yīng)注意人員出入登記，對(duì)于非管理人員不得隨意進(jìn)入。定期做好檔案的檢查登記工作，對(duì)室內(nèi)的溫度、濕度合理的控制，特別是濕度不宜過(guò)大，不宜超過(guò)60%，還要保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，沒(méi)有塵土和垃圾，庫(kù)房?jī)?nèi)禁止堆放非檔案物品等。

3定期整理，按序分類(lèi)歸檔

檔案應(yīng)根據(jù)檔案的本質(zhì)特性進(jìn)行分類(lèi)，根據(jù)檔案之間的時(shí)間順序、歷史管理、邏輯順序等進(jìn)行整理，統(tǒng)一編目?？梢越Y(jié)合保管期限、年度、機(jī)構(gòu)、工程項(xiàng)目等進(jìn)行排列，還可按照文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、音像、電子以及專(zhuān)業(yè)等進(jìn)行分類(lèi)歸檔。在歸檔時(shí)應(yīng)在封面、脊背等地方標(biāo)注卷宗名稱(chēng)、類(lèi)目名稱(chēng)、案卷、題名、時(shí)間、保管期限、件、頁(yè)數(shù)、檔號(hào)、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等。以卷為單位的紙質(zhì)文書(shū)檔案可采用“全宗號(hào)―案卷目錄號(hào)―案卷號(hào)―件、頁(yè)（張）號(hào)”的結(jié)構(gòu)編制檔號(hào);以件為單位的紙質(zhì)文書(shū)檔案采用“全宗號(hào)―年度―保管期限―件號(hào)”的結(jié)構(gòu)編制檔號(hào);科技檔案采用“類(lèi)別號(hào)―項(xiàng)目號(hào)―案卷號(hào)―件、頁(yè)（張）號(hào)”的結(jié)構(gòu)編制檔號(hào)。會(huì)計(jì)檔案、電子檔案、聲像檔案、實(shí)物材料等按照相關(guān)規(guī)定編制檔號(hào)，還要建立資料統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，及時(shí)準(zhǔn)確記載室藏檔案、資料情況，按照檔案分類(lèi)、檢索工具等分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、真實(shí)、賬實(shí)相符。如果遇到帳實(shí)不符的情況，應(yīng)查明原因、分清責(zé)任、及時(shí)處理。

4建立林業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，促進(jìn)信息化管理

檔案管理工作還要充分利用網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)全局網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)實(shí)現(xiàn)信息與技術(shù)的聯(lián)通;同時(shí)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)還可實(shí)現(xiàn)資源的共享，方便查閱者使用和搜索;同時(shí)還要注意軟件的安全性、可操控性以及可擴(kuò)展性，要滿(mǎn)足數(shù)據(jù)庫(kù)使用的不同終端需求。對(duì)保密性較強(qiáng)的文件在錄入數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)一定要注意其安全性與機(jī)密性。

5林業(yè)檔案鑒定與定期銷(xiāo)毀

由于檔案存儲(chǔ)空間的有限、使用時(shí)間的有限性使得檔案資料的正確與否，是否具有保存的價(jià)值等都需要通過(guò)專(zhuān)業(yè)的人員進(jìn)行鑒定，不停的存儲(chǔ)和堆積資料只會(huì)造成資源的浪費(fèi)和工作量的加大，因此需要定期銷(xiāo)毀檔案。檔案的銷(xiāo)毀需要工作人員組成鑒定小組通過(guò)森林、行政、會(huì)計(jì)、科技等各個(gè)方面的專(zhuān)業(yè)人員對(duì)案卷逐卷逐件分析、研究鑒定后判定是否具有留存價(jià)值。鑒定為可以銷(xiāo)毀的檔案必須編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后按照操作流程，派二人或以上人員在場(chǎng)監(jiān)督銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀檔案明細(xì)表中備注簽字，注明銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)和方法，并對(duì)銷(xiāo)毀工作進(jìn)行總結(jié)。

6增強(qiáng)保密意識(shí)，限定林業(yè)檔案利用權(quán)限

檔案人員調(diào)離原崗位需要嚴(yán)格填寫(xiě)移交手續(xù)，交接方根據(jù)移交工作明細(xì)表在清單上核對(duì)簽字后方可離崗。對(duì)于查閱的檔案者，應(yīng)該根據(jù)工作崗位的不同分為一般查閱權(quán)限和特殊查閱權(quán)限。檔案的使用一般僅限于檔案室內(nèi)，不得借出，如遇特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后借閱，且時(shí)間不宜超過(guò)3-5天。查閱檔案的人員在使用檔案時(shí)不得擅自復(fù)印、翻拍檔案，不得將保密性較強(qiáng)的文字與數(shù)字向外泄漏。同時(shí)還應(yīng)注意禁止翻閱人員在檔案上勾劃、作記號(hào)、撕毀等。工作人員對(duì)缺頁(yè)、少卷的檔案應(yīng)及時(shí)登記檢查，并盡量查找補(bǔ)充完善。

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