試論增強(qiáng)檔案工作創(chuàng)新意識與能力

韓毓偉

創(chuàng)新問題一直是社會十分關(guān)注的熱點(diǎn)問題，國家的創(chuàng)新大局，決定了我們檔案工作也必須與時(shí)俱進(jìn)，注重創(chuàng)新。同時(shí)，培養(yǎng)創(chuàng)新意識，提高創(chuàng)新能力也是檔案工作應(yīng)對時(shí)代變革，開創(chuàng)新局面的必由之路和必然選擇。檔案事業(yè)的發(fā)展離不開創(chuàng)新建設(shè)，只有通過檔案工作的創(chuàng)新，才能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需要，才能使檔案工作充滿生機(jī)和活力，促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

1.檔案工作創(chuàng)新意識的途徑

（1）管理思路的創(chuàng)新。首先要有創(chuàng)新意識，有強(qiáng)烈的創(chuàng)新欲望，也只有如此才能有創(chuàng)新動力。科技要創(chuàng)新，體制要創(chuàng)新，檔案工作也要創(chuàng)新。長期單調(diào)而枯燥的工作方式、傳統(tǒng)而落后的工作方法，使得許多檔案工作者缺少創(chuàng)新意識和創(chuàng)新欲望，陷于墨守陳規(guī)，按傳統(tǒng)辦事的老路子。日常檔案工作只是滿足于每年收集歸檔整理多少份文件，提供利用服務(wù)多少人次，而對于單位需要哪方面的檔案材料，最前沿學(xué)科發(fā)展情況如何，檔案工作是否適應(yīng)當(dāng)前形勢和單位發(fā)展需要等等，卻一無所知或知之甚少，更談不上檔案工作如何主動、超前服務(wù)于單位，甚至服務(wù)于社會。而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力。因此，要改變檔案工作既無動力，又無目標(biāo)的狀況，應(yīng)努力使檔案工作從被動變主動，形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得單位、贏得利用者的滿意，才能讓領(lǐng)導(dǎo)、教職工了解檔案，重視檔案工作。

（2）管理模式的創(chuàng)新。檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對做好檔案工作起到了積極作用，但也有一些傳統(tǒng)做法已不再適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的需要，必須進(jìn)行創(chuàng)新。其中，包括檔案工作幾個(gè)環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。要在歸檔整理制度上更新，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟，做到既按制度辦事，不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短歸檔整理周期，這樣也便于促進(jìn)部門的文件管理工作。目前許多檔案部門都將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應(yīng)用則較少。其實(shí)，我們只要肯觀察，就不難發(fā)現(xiàn)在我們?nèi)粘n案管理工作中，可以借助計(jì)算機(jī)來完成本來較繁瑣的手工操作的方法應(yīng)該是很多的，因?yàn)闊o論是檔案的業(yè)務(wù)工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。

（3）管理機(jī)制的創(chuàng)新。長期以來，檔案管理工作以經(jīng)驗(yàn)管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經(jīng)驗(yàn)為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動，容易產(chǎn)生不思進(jìn)取的思想，更談不上去創(chuàng)新。應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競爭激勵(lì)機(jī)制，從源頭上解決機(jī)制創(chuàng)新的根本問題。如鼓勵(lì)創(chuàng)新的用人制度、分配制度、獎勵(lì)制度，將個(gè)人創(chuàng)新的內(nèi)容作為考核的重要指標(biāo)進(jìn)行考核，并與勞動報(bào)酬、晉職嚴(yán)格掛鉤，改變在檔案部門實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，努力營造一種鼓勵(lì)創(chuàng)新的氣氛和環(huán)境，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

2.檔案工作創(chuàng)新的方向

（1）信息服務(wù)的社會化。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對檔案信息的單五需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。

（2）實(shí)現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，面對浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報(bào)，必須打破檔案、圖書、情報(bào)等部門各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式，聯(lián)合報(bào)道兩個(gè)或兩個(gè)以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄，可使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報(bào);也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館（室）館藏朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會多方面的需要。

（3）合理開發(fā)檔案信息。反饋方法在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。通過對反饋信息進(jìn)行分析研究，可以提高檔案信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。

（4）發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。檔案館（室）改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建以檔案信息收集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主體的服務(wù)產(chǎn)業(yè)，如檔案技術(shù)服務(wù)中心等。

3.檔案工作創(chuàng)新能力的體現(xiàn)

（1）體現(xiàn)檔案工作服務(wù)本能。日常的檔案服務(wù)只局限在做好為本單位查閱利用本單位產(chǎn)生的檔案方面，而對本單位檔案如何主動為外單位、為社會服務(wù)，怎樣利用外單位檔案為本單位服務(wù)做得就很不夠，考慮得也很少。檔案部門要一改坐在家里等人上門查檔的現(xiàn)狀，變被動等待服務(wù)為積極主動上門服務(wù)，盡量利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)。利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，與其它檔案機(jī)構(gòu)或部門聯(lián)網(wǎng)，共享檔案信息資源，使服務(wù)范圍由“窄”變“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”。檔案部門還應(yīng)拓展服務(wù)方式和服務(wù)領(lǐng)域，充分開發(fā)所看管的檔案財(cái)寶，通過加工、處理、開發(fā)，使其變成單位或社會需要的優(yōu)質(zhì)“產(chǎn)品”。多方開辟檔案服務(wù)的渠道，可以把檔案部門辦成一個(gè)教育基地，使廣大教工師生一邊從檔案中吸取知識、了解歷史，一邊從中感受檔案工作帶給他們的便利，拉近檔案與教工師生的距離。

（2）體現(xiàn)檔案工作管理手段。檔案工作管理手段的更新是實(shí)現(xiàn)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。檔案工作的技術(shù)手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。因此，在檔案工作管理的手段上，要努力實(shí)現(xiàn)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和手段，來提高檔案工作技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”，實(shí)現(xiàn)管理手段的更新?lián)Q代。在檔案工作管理的形式上，可以把檔案館（室）價(jià)值小、保管期限短的檔案放到基層，實(shí)行分級保管，這樣既減輕了檔案館（室）的存儲量，又提高了利用效率，同時(shí)還可保證檔案人員有條件開發(fā)館（室）藏信息資源，使檔案更好地發(fā)揮其服務(wù)職能。

（3）體現(xiàn)檔案工作的宣傳形式。檔案的宣傳工作做得如何，直接關(guān)系到人們參與的積極性和重視程度，直接影響到下一步工作能否收到預(yù)期的效果。長期以來，檔案工作的宣傳往往著重于說教式的宣傳，既不直觀形象，也缺少“藝術(shù)”性，很難引起人們的重視，也達(dá)不到預(yù)期的宣傳效果。如果能通過校園網(wǎng)絡(luò)，把館（室）藏開放的檔案以動態(tài)的圖表形式予以展現(xiàn)，介紹、宣傳檔案工作，其效果會更形象、更直觀，更易于接受。因此，我們在進(jìn)行檔案的宣傳工作時(shí)，要善于捕捉本單位檔案工作的新亮點(diǎn)、新特點(diǎn)，使檔案的宣傳由“死”變“活”。

（4）體現(xiàn)檔案人員的主體能力。一是檔案人員的觀念更新。檔案人員創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。當(dāng)今的信息時(shí)代，科研成果已作為商品流入市場，這就要求檔案人員了解社會需要，及時(shí)把檔案中蘊(yùn)含的知識和現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì)生活中捕捉到的信息有機(jī)結(jié)合起來，摒棄守?cái)偪袋c(diǎn)、坐、等、靠的舊觀念、舊思想，在埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的同時(shí)，不妨多一些敏捷和睿智，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，主動走出去找市場，讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案工作的自身價(jià)值。二是檔案人員過硬的業(yè)務(wù)技能。檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識。知識經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段和方式，給檔案人員提出了更高的要求。為此，檔案人員首先要適應(yīng)新形勢，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專多能的檔案工作人才。三是檔案人員豐富的知識涵養(yǎng)。當(dāng)今社會和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新知識更是突飛猛進(jìn)。作為檔案工作主體的檔案人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進(jìn)和創(chuàng)新。因此，檔案人員要把學(xué)習(xí)作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學(xué)習(xí)，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。同時(shí)可以制訂相應(yīng)的制度，提出具體要求，以促進(jìn)檔案人員在其位、謀其事，努力去多思考，多研究，營造一種銳意進(jìn)取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。只有這樣，我們的檔案工作才能更好的服務(wù)于單位或社會需要，才能從真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案工作的創(chuàng)新和發(fā)展。

4.檔案工作創(chuàng)新突出的特色

（1）開發(fā)檔案的“產(chǎn)品”特性，服務(wù)由“窄”變“寬”由“淺”變“深”。當(dāng)前，檔案部門要學(xué)會利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，要利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，使服務(wù)范圍由“窄”變“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”。檔案部門還應(yīng)拓展服務(wù)方式和服務(wù)領(lǐng)域，充分開發(fā)所看管的檔案財(cái)富，通過加工、處理，使其變成工作需要的優(yōu)質(zhì)“產(chǎn)品”。也可以根據(jù)老百姓休閑日增多，追求精神享受的特點(diǎn)，建立一些“檔吧”等形式，使老百姓在優(yōu)雅的環(huán)境中，一邊從檔案中吸取知識、了解歷史，一邊從中感受檔案工作帶給他們的便利，拉近檔案與百姓的距離。還可以利用檔案資料作為出版的資源，出版一些人物傳記、歷史知識讀物、文學(xué)書籍等，多方開辟檔案服務(wù)的渠道。

（2）實(shí)現(xiàn)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，提高檔案工作技術(shù)含量。檔案工作管理手段的更新是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。檔案工作的技術(shù)手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。因此，在檔案工作管理的手段上，要努力實(shí)現(xiàn)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和手段，來提高檔案工作技術(shù)含量和水平。在檔案工作管理的形式上，為避免各檔案館大而全，小而全，可以把價(jià)值小、保管期限短的檔案放到基層，實(shí)行分級保管，總館只需在網(wǎng)上保留基層檔案信息。這樣既方便基層部門利用檔案的需要，又可避免檔案館因館藏?cái)?shù)量龐大，造成庫房緊張，同時(shí)還可保證檔案館人員有時(shí)間開發(fā)館藏信息資源、更好地做好服務(wù)工作。