淺談檔案收集工作的重要性

馬寧

【摘? 要】依法建檔是檔案工作的原則，科學建檔是檔案工作的保證，圍繞這兩個中心，如何發(fā)掘檔案收集這個檔案工作先鋒的潛力是我們檔案收集人員的使命和目標，我們要將這個小工作做出大成績?yōu)槟繕耍疚囊源苏n題進行深入探討。

【關鍵詞】檔案;收集

引言

檔案是組織或個人在以往社會實踐活動中直接形成清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。他以一切有信息價值的文件為載體，通過收集、立卷、歸檔、整編入庫的檔案工作流程，形成完整的檔案工作。作為檔案來源的文件是一切由文字，圖像，聲音乃至氣味等各種形式組成的材料，檔案和文件是同一事物在不同階段的不同形式，他們具有同源性的共性，也具有實效和共用性的差異。人為的收集和歸檔是文件形成檔案，改變了文件的價值，使之具有歷史再現(xiàn)性、知識性，信息性，政治性，文化性，教育性等特點。如果說歸檔是檔案工作的畫龍點睛之筆，那么收集就是檔案工作巍巍華山之磐石。

檔案收集是一個具有收集面廣，甄別校驗仔細，加工整理嚴謹、規(guī)章管理嚴格的工作，它不具有獨立性，無法對廣泛的文件來源抽象出具體的收集方法，不能以檔案室的意致決定文件收集的時效性，更不能保證收集到的文件的規(guī)范性和完整性，凡此種種，決定了檔案收集工作的困難，以上總結是對當前檔案工作普遍性存在問題的總結。定位決定地位，思路決定出路，針對以上存在的問題，我們把它整理抽象后形成兩個部分，三個環(huán)節(jié)，兩個部分是檔案室和收集對象;三個環(huán)節(jié)是交接環(huán)節(jié)，甄選環(huán)節(jié)和整理環(huán)節(jié)，以下就此兩個部分，三個環(huán)節(jié)展開闡述。、

1.檔案收集的兩個部分

作為檔案室這樣一個研究院不可缺少的服務部門，我們檔案收集人員要利于服務公司、嚴守規(guī)章、檔案保密，流程清晰的高度來展開工作。對于收集對象和其他部門科室則是我們的服務對象，依照現(xiàn)在的管理科學，他們成為我們的公司內部客戶，彼此之間具有以服務為紐帶的權利和義務，在公司的獎懲規(guī)章制度下形成穩(wěn)健的服務供需關系，再有些公司這種獎懲規(guī)章制度還未完善的情況下，檔案收集人員還得清晰地認識到服務的重要性，以大局為重，積極的發(fā)動主觀能動性，聯(lián)絡各科室以檔案收集的及時性、完整性為目標，以交接人明確接口簡單為原則;收集到檔案后迅速甄選校驗為職責、科學的開展檔案收集工作。

兩個部分中，依照現(xiàn)在獎懲規(guī)章制度還未完善的情況，我們收集人員在認真完成本職工作的同時，為完善工作健全制度，我們要從以下幾個方面來加強。

1.1依法建檔，科學建檔

作為檔案工作人員，我們不僅要自己認識做科技檔案工作對于國家科技的發(fā)展，對于集團公司的全盤掌握和集約化發(fā)展，對于公司的評優(yōu)評級，對于公司技術和經驗的延承以及對于技術人員學習成長的重要性，這種重要性的認識廣泛在公司進行傳播，爭取各級領導和主管的認同和支持，隨著社會的進步，傳統(tǒng)的紙質檔案已經發(fā)展到現(xiàn)在的多媒體檔案，包括音視頻的光盤等各種介質，檔案的介質多樣性，取決于收集方法的差異化。

1.2傳統(tǒng)化管理和信息化管理相結合

老一輩的檔案工作者對我院的檔案工作，不管從規(guī)章制度的建立，還是海量文件的收集，歸檔整編工作都付出艱辛和努力，也取得了輝煌的成就，時代的進步給了檔案工作新的機遇，信息化檔案的建設不僅可以節(jié)省大量的人力勞作，也可以依靠計算能力保證各個環(huán)節(jié)的準確性，保證收集工作流程的可靠性，建立歸檔的可靠性，提高檔案查閱的方便性和各個環(huán)節(jié)查閱的時效性和分別檔案報表查閱的權限、響應國家建設信息化的號召、確保檔案的安全性。

1.3檔案管理人員個人業(yè)務水平

努力學習，學習前輩的經驗和技術，學習最新的專業(yè)知識，以人為本，發(fā)揮收集人員在收集工作中的創(chuàng)造性，在工作中不斷的推動檔案收集的完整性、時效線和科學性。

2.檔案收集的三個環(huán)節(jié)

三個環(huán)節(jié)是檔案收集工作中最重要的三個節(jié)點，把握住三個環(huán)節(jié)是成功完成檔案收集工作的先決條件，三個環(huán)節(jié)相輔相成。

2.1交接環(huán)節(jié)

我們檔案收集人員在收集原始檔案資料的時候，面臨的最主要的問題是外部環(huán)境的復雜性，各個部門科室工作的差異化和人員素質的不同，以及對檔案工作認識的不同，導致了我們收集工作完整性，時效性的不同，繼而影響我們其他的工作，對待這個問題我們要認識到一點，改變自己與改變外界環(huán)境的難易度，沒有有效約束和明確獎懲的情況下，我們不可能輕而易舉的改變公司其他部門的工作作風，但是作為外界來說，他們也有一定的相同性，我們將此進行抽象總結，具有固定的秘書負責接口工作，那么我們可以以此為突破點，將我們的工作理念和接口人進行廣泛的交流討論，討論爭取形成廣泛的共識，方便彼此工作的開展，實現(xiàn)共贏。

2.2甄選環(huán)節(jié)

部門和個人的水平素質決定了產品的差異，良莠不齊的檔案原件，對我們的收集工作會造成了影響，有的圖紙缺少簽名，有的不完整，有的不規(guī)范等等，對此現(xiàn)象我們需要仔細的甄選歸類，作為我們處理業(yè)務問題的經驗，將經常出現(xiàn)的各種問題和接口人加強溝通，以達到規(guī)范報送檔案文件人員的目的。有條件的話，可以增加甄選的層次，將一部分甄選下放到接口人處，在接口人處報送給檔案收集人員之前先讓其按照檔案制度匯編要求進行甄選，將不符合規(guī)范的檔案在接口人處打回，直至符合規(guī)范。按此處理不僅可以增強甄選的準確率，也可以分擔檔案收集人員的工作量。

采用信息化報送，這樣一些簡單易犯的錯誤交由程序進行甄別，可以極大的提高甄選速度和準確率。

2.3整理環(huán)節(jié)

經過前面兩個環(huán)節(jié)的處理，到此的檔案原件基本符合了歸檔的要求，為了后面歸檔的便利性和科學性，再次進行整理工作，將收集到的原件進行分類，立卷、整編、入庫。

3.小結

我們的科技檔案工作是研究院很重要的一個組成部分，特別是水電站的建設，從最早的葛洲壩、劉家峽到現(xiàn)在的三峽、拉西瓦，還有沖出國門多個項目工程，從基礎的場地平整到大壩、水輪機、主變一二次電氣等，浩繁的數(shù)據(jù)資料，不僅保證多少年后這些工程項目的正常運轉及檢修升級，也是留給后代各種電站最寶貴的財富，不僅見證了我們水電人艱苦卓越，奉獻一生的精神，也是我們嚴謹科學的工作理念的真實寫照。卻顧所來徑，蒼蒼橫翠微，我們還會在檔案工作的路上，堅定嚴謹?shù)淖呦氯ァ?/p>