數(shù)字化《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理對(duì)策分析

陶佳美

摘要：目前，隨著社會(huì)的迅速發(fā)展，我國(guó)的數(shù)字化建設(shè)也取得相應(yīng)的發(fā)展與進(jìn)步。《出生醫(yī)學(xué)證明》是醫(yī)療部門中的一項(xiàng)重要醫(yī)學(xué)憑證，包含著嬰兒的出生狀況基本信息，也記錄著父母的基本情況，是嬰兒今后獲取公民身份證號(hào)碼的重要依據(jù)。由此可見，《出生醫(yī)學(xué)證明》具有非常重要的作用，是戶籍登記、移民申請(qǐng)、出國(guó)留學(xué)、保健服務(wù)、入學(xué)等活動(dòng)的基礎(chǔ)。為了確?！冻錾t(yī)學(xué)證明》檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，我們?cè)趥鹘y(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，對(duì)其實(shí)施了數(shù)字化的管理模式。下面本文將從該舉措的意義和主要內(nèi)容等方面進(jìn)行綜述。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化《出生醫(yī)學(xué)證明》;檔案管理;對(duì)策分析

引言

出生醫(yī)學(xué)證明檔案指的是《出生證明》，是依據(jù)《中華人民共和國(guó)母嬰保健法》規(guī)定，由依法許可的醫(yī)療保健機(jī)構(gòu)出具的新生兒法定醫(yī)學(xué)證明。是新生兒作為登記戶籍，獲得保健服務(wù)、證明血緣關(guān)系的法律文本，《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案是民生檔案的重要組成部分，所以醫(yī)療部門更應(yīng)該科學(xué)、規(guī)范地管理好我們“人生第一證”。

1數(shù)字化《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理的意義

1.1能實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

如今，我國(guó)信息化建設(shè)迅速發(fā)展，為了預(yù)防和降低《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案信息孤島的產(chǎn)生，將傳統(tǒng)封閉式的檔案管理，轉(zhuǎn)變成為開放式和跨越式的檔案信息，突破時(shí)空對(duì)檔案管理的限制，采用數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)資源共享，不僅可以避免重要檔案的損壞或遺失，同時(shí)，還能提高《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理數(shù)據(jù)處理的自動(dòng)化程度，最大限度地利用檔案中的資源和信息。

1.2有助于提高管理水平和效率

在信息化和數(shù)字化發(fā)展的時(shí)代背景下，檔案庫對(duì)文件實(shí)體的保管已轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?shù)據(jù)化，在查找所需信息時(shí)，可以通過輸入相關(guān)的文字段快速獲取，這樣極大的縮短了查找檔案的時(shí)間，同時(shí)數(shù)字化檔案管理還能讓使用者運(yùn)用文本掛接技術(shù)，進(jìn)行智能化檢索，快速完成檢索，極大地提高工作效率。另外《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理實(shí)施數(shù)字化管理之后，除了能便于快速的查詢外，充分利用互聯(lián)網(wǎng)還能實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)信息交流學(xué)習(xí)，數(shù)字化檔案管理還能減少二次文獻(xiàn)信息的編著時(shí)間，增強(qiáng)檔案信息利用的時(shí)效性，促進(jìn)工作程序的優(yōu)化，將檔案管理人員從繁重的工作壓力中解放出來，提高了工作效率。

2從統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)結(jié)果分析存在的問題

2.1對(duì)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理認(rèn)識(shí)不足，重視不夠

目前還有些醫(yī)療助產(chǎn)機(jī)構(gòu)未設(shè)置專門檔案室，醫(yī)院的《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案都是由婦產(chǎn)科保管，沒有納入病案室或綜合檔案室統(tǒng)一保管，保管的條件和查閱都不符合規(guī)范要求，都是由簽發(fā)單位根據(jù)各自情況自行保存，極容易導(dǎo)致《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案資料出現(xiàn)發(fā)霉、丟失和損壞情況，造成不良的影響。

2.2缺乏檔案管理專業(yè)人員

多數(shù)醫(yī)療助產(chǎn)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理相關(guān)規(guī)定不熟悉，檔案保管工作不確定，沒有專業(yè)的管理人員，存儲(chǔ)相關(guān)信息資料的條件差，嚴(yán)重影響檔案價(jià)值的發(fā)揮。大部分醫(yī)院尚無規(guī)范的《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理系統(tǒng)，存在部分《出生醫(yī)學(xué)證明》的填寫不夠規(guī)范、影響了《出生醫(yī)學(xué)證明》信息的準(zhǔn)確性。

2.3缺乏必要的規(guī)范管理

檔案管理人員對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)的缺乏，或者反復(fù)更換人員，造成業(yè)務(wù)不熟悉或管理移交脫節(jié)，致使每位接管者都要重新進(jìn)行檔案整理和歸檔等，造成人力資源的浪費(fèi).還有醫(yī)療助產(chǎn)機(jī)構(gòu)檔案整理要求不統(tǒng)一，造成《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案隨意排序，出現(xiàn)電子檔案不完整、漏項(xiàng)或填寫項(xiàng)目不全，存放管理不規(guī)范或隨意保存電腦里，造成需要時(shí)難以查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，甚至發(fā)生數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象。

3數(shù)字化《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理對(duì)策研究

《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的數(shù)字化管理工作涉及到多方面的內(nèi)容，首先是需要建立起一個(gè)檔案的數(shù)據(jù)庫，其次是對(duì)紙質(zhì)的文件內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化的處理，再次就是對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行安全管理的工作。從目前來看，《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案數(shù)字化建設(shè)主要包括高速掃描以及平板掃描這兩種主要的形式。其具體的管理策略如下：

3.1檔案掃描

檔案數(shù)字化能有效地保護(hù)檔案原件。檔案掃描融合了檔案掃描CCD技術(shù).OCR識(shí)別和文檔管理等技術(shù)。可以將紙質(zhì)的文檔.檔案等快捷.自動(dòng)地轉(zhuǎn)化成數(shù)字化文本.影像.能實(shí)現(xiàn)信息高述檢索.查閱.簡(jiǎn)單方便。

3.2條目輸入和補(bǔ)錄

對(duì)于條目的輸入和補(bǔ)錄來說，首先需要采取的就是雙機(jī)校對(duì)的方式。它可以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量進(jìn)行進(jìn)一步的檢查，進(jìn)而保障條目是比較完整的。而且還可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)被遺漏的條目，從而進(jìn)行補(bǔ)錄，并對(duì)錯(cuò)誤的內(nèi)容進(jìn)行修改。再次就是根據(jù)目錄數(shù)據(jù)庫建立的相關(guān)規(guī)定要求，做好數(shù)據(jù)庫的校對(duì)工作。

3.3數(shù)字化處理

《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的數(shù)字化處理工作需要遵循一定的原則來展開工作，并且要按照一定的方法來進(jìn)行操作：第一，要把用來掃描的紙張擺正，確保它的邊角沒有壓邊的現(xiàn)象，并且不要錯(cuò)掃以及漏掃，進(jìn)而使得掃描后的圖像質(zhì)量得到保證。第二，要檢查掃面后圖像的清晰度、偏斜度和失真度。第三，糾正處理出現(xiàn)偏斜的圖像。第四，處理對(duì)圖像質(zhì)量產(chǎn)生影響的雜質(zhì)。第五，分區(qū)掃描大幅面檔案之后，要對(duì)其進(jìn)行拼接合并處理，從而形成一個(gè)完整的圖像。

3.4積極推進(jìn)使用計(jì)算機(jī)管理《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案

各醫(yī)療助產(chǎn)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照相關(guān)要求建立《出生醫(yī)學(xué)證明》電子檔案，采用先進(jìn)技術(shù)，運(yùn)用檔案管理軟件，將原有的紙質(zhì)檔案資料，通過掃描儀進(jìn)行數(shù)字化處理，形成電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和檔案信息化，方便檔案的查閱和利用，有效提高工作效率。同時(shí)，為防止和減少出生證檔案信息孤島問題，積極探索借助通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)跨地域遠(yuǎn)程指定相關(guān)人員查閱《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享和交流。更為重要的是通過檔案的數(shù)字化處理后，可有效防止檔案篡改的行為，保障檔案信息的真實(shí)、有效和安全。

結(jié)語

綜上所述，作為重要的醫(yī)學(xué)憑證，《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案包含了多種出生相關(guān)信息，對(duì)于公民日后獲取公民身份證號(hào)碼具有重要的作用。另外，它也是戶籍登記、保健服務(wù)和入學(xué)等活動(dòng)內(nèi)容的重要依據(jù)。而對(duì)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理，可以確保檔案的安全性和真實(shí)性，在未來也將發(fā)揮重要的作用。

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