檔案管理中的電子信息化管理模式建設(shè)及應(yīng)用

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，人們對(duì)信息的重要性有了更加清醒的認(rèn)識(shí)，那么，在檔案管理中運(yùn)用電子信息化管理模式無(wú)疑讓信息的提取與整合能力更為便捷、高效，從而有力推動(dòng)城市的現(xiàn)代化進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：檔案管理 電子信息化 管理模式

一、檔案電子信息化管理模式的優(yōu)勢(shì)

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)成為人們不可或缺的生產(chǎn)工具，將包含圖片、文字以及視頻等信息的檔案內(nèi)容傳輸?shù)接?jì)算機(jī)中，使檔案以數(shù)字化形式展現(xiàn)，較之傳統(tǒng)檔案管理模式具有更為便捷、分享更為及時(shí)、儲(chǔ)存更為安全等優(yōu)勢(shì)。

（一）檔案的共享與辦公自動(dòng)化

隨著辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用，使得錄入資料變得極為容易，辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)良好的對(duì)接，實(shí)時(shí)進(jìn)行資源共享、信息一體化。與此同時(shí)，檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔，與檔案整理同步進(jìn)行。這樣不僅對(duì)檔案的利用與整理十分有利，而且還可以促進(jìn)辦公自動(dòng)化的發(fā)展，進(jìn)一步提高了工作效率。

（二）檢索檔案更快捷

電子信息化最為顯著的優(yōu)勢(shì)就是效率高。以往在查詢(xún)信息時(shí)，不僅速度慢，在正確率上也差強(qiáng)人意，而在當(dāng)前檔案管理實(shí)現(xiàn)電子信息化的情況下，不僅快捷而且準(zhǔn)確，錯(cuò)誤出現(xiàn)的頻率也微乎其微，在進(jìn)行操作的過(guò)程中，有精確與模糊查找兩種形式，較為便捷。工作效率得到了很大的提升，相關(guān)工作人員的負(fù)擔(dān)也相應(yīng)減輕了。

（三）時(shí)效性和管理效率得到提升

以往的檔案管理模式在操作流程上過(guò)于煩瑣，不僅使成本增加，還導(dǎo)致使用者大量流失，由此可以看出檔案管理效率低下。然而，電子信息化檔案管理正好解決了這些問(wèn)題，管理流程得到了優(yōu)化，管理效率大幅提升，檔案從產(chǎn)生到使用更加具有準(zhǔn)確性、快捷性。檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了檔案的管理與錄入，人工操作環(huán)節(jié)被大量削減，失誤也隨之變少，這樣檔案管理的效率就得到了顯著提升，檔案管理人員就能夠有更加充足的時(shí)間對(duì)檔案的真實(shí)性和質(zhì)量進(jìn)行有效的保障。

（四）精簡(jiǎn)管理流程，增加信息儲(chǔ)存量

檔案管理由于涉及許多領(lǐng)域，所以是一項(xiàng)極為繁復(fù)的工作。以往的檔案管理工作主要是由檔案管理人員在龐大的檔案庫(kù)中進(jìn)行反復(fù)的整理和查詢(xún)，最終找到所需的檔案，這樣的直接結(jié)果就是誤差偏多以及浪費(fèi)時(shí)間等，工作效率顯而易見(jiàn)。此外，在儲(chǔ)存檔案的過(guò)程中，由于傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的復(fù)雜性導(dǎo)致錄入極為困難，同時(shí)存在錄入的信息量過(guò)少以及大量信息很難錄入等情況。而電子信息化檔案管理系統(tǒng)則有效解決了這些問(wèn)題，其可以對(duì)信息的錄入和查閱做到高效、精準(zhǔn)。另外，其讀寫(xiě)便捷的優(yōu)勢(shì)，使得在信息量龐大的情況下也能夠極為輕松地錄入資料庫(kù)，進(jìn)而收錄到檔案管理系統(tǒng)。

（五）先進(jìn)的存儲(chǔ)媒介

傳統(tǒng)檔案管理多以紙質(zhì)作為存儲(chǔ)媒介，文件在體積上較大，極其容易受潮和燃燒，又不容易備份、保存以及轉(zhuǎn)移等，這就導(dǎo)致檔案容易受到自然災(zāi)害的影響發(fā)生丟失、毀壞現(xiàn)象，這對(duì)檔案管理工作的順利開(kāi)展極為不利。而電子信息化檔案管理的使用，使得信息資料更加容易備份，并且硬盤(pán)儲(chǔ)存具有體積小、容量大以及重量輕的優(yōu)點(diǎn)，一旦遇到災(zāi)害的時(shí)候也極易被轉(zhuǎn)移；即便發(fā)生被水浸或是被切割等情況，也可以采取相應(yīng)的技術(shù)措施進(jìn)行修復(fù)；通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行相關(guān)信息的存檔備份，這樣可以最大限度地保存資料。

二、電子信息化檔案管理的應(yīng)用

（一）收集與整理信息

通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，可以將收集到的信息錄入網(wǎng)絡(luò)，存儲(chǔ)為電子檔案。不斷完善網(wǎng)絡(luò)電子檔案相關(guān)工作，創(chuàng)建檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源上的共享，從而形成具有移動(dòng)性的檔案庫(kù)。此外，在對(duì)電子檔案進(jìn)行收集的過(guò)程中，對(duì)其進(jìn)行整理，之后進(jìn)行編號(hào)，制作邏輯目錄，采取一系列有序的處理，各個(gè)環(huán)節(jié)有效對(duì)接，密切相連。

（二）對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)以及加強(qiáng)保密性

在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，檔案管理硬件方面出現(xiàn)問(wèn)題的概率很小，但是一旦出現(xiàn)就很難得到有效的解決，這就需要做好相關(guān)的備份處理工作。此外，在軟件方面必須進(jìn)行定期調(diào)試，安排專(zhuān)業(yè)人員實(shí)施維護(hù)，只有這樣才能使檔案管理系統(tǒng)保持高效、穩(wěn)定的運(yùn)轉(zhuǎn)。值得注意的是，檔案系統(tǒng)的保密性尤為重要，要避免檔案信息被黑客惡意篡改、利用。由此可以看出，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的保密性是重中之重。

（三）強(qiáng)化對(duì)電子信息化系統(tǒng)的利用率

檔案管理中的根本環(huán)節(jié)是利用環(huán)節(jié)，也就是說(shuō)對(duì)電子信息化系統(tǒng)加以充分的利用，這樣能夠讓檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行有效的結(jié)合，可以使查閱、閱讀以及檢索方式變得更加多樣化。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展的形勢(shì)下，傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)無(wú)法滿足社會(huì)的發(fā)展需要，因此，必須緊跟時(shí)代步伐，而電子信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)及應(yīng)用正好解決了這一問(wèn)題，成為大勢(shì)所趨，并為人們提供了更加便捷、高效的服務(wù)。

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[3]鄭亞琳.電子信息化管理模式在檔案管理中的作用探究[J].科技資訊，2019（24）.

（作者簡(jiǎn)介：王春梅，女，大專(zhuān)，榆樹(shù)市文化館，研究方向：檔案管理）（責(zé)任編輯 劉冬楊）