論文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理及其利用

李玲

摘 要

文書(shū)檔案管理工作是我國(guó)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位每天都要面臨和處理的一項(xiàng)重要基本工作。隨著我國(guó)現(xiàn)代化技術(shù)手段的不斷完善，文書(shū)檔案管理工作開(kāi)始全面應(yīng)有現(xiàn)代化的管理手段，大大提高了當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作的效率。但是，我國(guó)的文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理仍然存在著或多或少的問(wèn)題，需要我們不斷去總結(jié)和思考，找到有效合理的解決方法。本文論述了我國(guó)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理工作的現(xiàn)狀，加強(qiáng)當(dāng)前文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理工作的措施和文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理工作的意義。以期本文能夠?yàn)槲覈?guó)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理及其利用提供一些有意義的參考作用。

關(guān)鍵詞

文書(shū)檔案;現(xiàn)代化管理;利用

中圖分類(lèi)號(hào)： G275.2 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457 . 2020 . 06 . 53

文書(shū)檔案是人們生活和工作中經(jīng)常接觸和遇到的一些資料和檔案。尤其是隨著近些年來(lái)人類(lèi)的科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展和完善，越來(lái)越多的文書(shū)檔案管理工作需要面對(duì)和進(jìn)行處理。文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理和利用已經(jīng)成為當(dāng)前各單位文書(shū)檔案處理的重要手段和趨勢(shì)，通過(guò)現(xiàn)代化管理手段可以大大提高文書(shū)檔案的處理效率和處理質(zhì)量。

1 文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理工作的現(xiàn)狀

1.1 文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化不統(tǒng)一

當(dāng)前各單位對(duì)文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)代化管理雖然都十分重視，但是缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，要求往往也是相對(duì)較隨意，每個(gè)單位的要求標(biāo)準(zhǔn)不一樣，處理方式也不盡相同。有的單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度高，員工們自然重視程度也高。有的單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作重視程度相對(duì)沒(méi)那么高，其員工自然對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度也不會(huì)太高。各單位對(duì)文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理工作依靠的完全是各單位自己對(duì)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理的理解，缺乏全面的、系統(tǒng)的和針對(duì)性的指導(dǎo)和部署，這必然會(huì)導(dǎo)致各單位對(duì)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理工作理解上的偏差，也必然會(huì)影響文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理工作的質(zhì)量。

1.2 文書(shū)檔案管理工作人員素質(zhì)不高

當(dāng)前各單位文書(shū)檔案管理工作人員普遍文化水平不高，他們對(duì)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理的理解能力也是十分有限。很多時(shí)候這些工作人員不能完全理解上級(jí)部門(mén)對(duì)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理工作的要求，其執(zhí)行能力和執(zhí)行效果往往也不是很理想。尤其是對(duì)于專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的技術(shù)單位更是如此，這些單位的文書(shū)檔案需要進(jìn)行分類(lèi)整理和歸檔，并且這些技術(shù)單位的文書(shū)檔案的有效管理對(duì)于單位的技術(shù)工作的開(kāi)展和完善有著重要的意義和作用。

1.3 軟硬件配套設(shè)備不完善

很多單位對(duì)文書(shū)檔案的管理工作依靠的就是卷柜、電腦、檔案袋，但是在實(shí)際工作中隨著文書(shū)檔案管理工作的工作量和工作難度的不斷增加，這些過(guò)去的處理文書(shū)檔案的軟硬件已經(jīng)不再適應(yīng)當(dāng)前的文書(shū)檔案管理環(huán)境。一些單位雖然也根據(jù)自己?jiǎn)挝坏南嚓P(guān)情況做了一些電子臺(tái)賬，但這些臺(tái)賬之間的關(guān)聯(lián)性較差，當(dāng)需要調(diào)取某個(gè)資料就需要打開(kāi)不同的電子文檔。同時(shí)，大部分單位對(duì)文書(shū)檔案管理工作的資金投入往往也不足，也必然會(huì)影響文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理工作的有效進(jìn)行。

1.4 文書(shū)檔案管理工作人員配備不足

很多涉及文書(shū)下達(dá)的單位會(huì)存在著很多不同種類(lèi)的文書(shū)，其復(fù)雜性較強(qiáng)。同時(shí)，這些單位往往也會(huì)面臨大量的檔案管理工作。在現(xiàn)實(shí)的工作中，文書(shū)檔案管理工作人員的配備往往有限，這些工作人員既要處理大量的文書(shū)，也要對(duì)大量的檔案進(jìn)行整理，再還需要做其他大量的工作，使得文書(shū)檔案的管理工作人員往往疲憊不堪。

2 加強(qiáng)當(dāng)前文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理工作的措施

2.1 落實(shí)有效的文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理的工作制度

機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位必須建立有效的文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理工作制度，明確具體工作的指導(dǎo)原則和方針，結(jié)合自身單位的具體情況，建立起符合自身單位具體情況的文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理制度。各單位要熟悉和遵守國(guó)家關(guān)于文書(shū)檔案管理工作的要求，在制定各單位的具體文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理制度時(shí)候要充分發(fā)揮原則性和靈活性相結(jié)合的策略，例如必須要求電子檔案和紙質(zhì)檔案并存且可以相對(duì)應(yīng)，絕對(duì)不容許只有其一的現(xiàn)象的存在。檔案的整理必須按照時(shí)間的先后順序或者邏輯順序進(jìn)行，以便將來(lái)的更有效的、簡(jiǎn)便的查閱，也便于檔案的再次整理和編修。機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位同時(shí)要建立文書(shū)檔案管理工作的考核機(jī)制，明確對(duì)具體的檔案管理工作的獎(jiǎng)懲，對(duì)提出更好工作方法的工作人員要給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于未嚴(yán)格按照文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行的工作人員要進(jìn)行相應(yīng)的懲罰。

2.2 利用先進(jìn)的管理技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行整理和管理

現(xiàn)代的文書(shū)檔案管理工作要依托計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行，在文書(shū)的接受上可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)接受，相關(guān)工作人員也可以利用第三方的文書(shū)整理軟件或者自己編制的計(jì)算機(jī)軟件來(lái)進(jìn)行文書(shū)的整理、分類(lèi)和總結(jié)。對(duì)于存在派發(fā)文書(shū)、工單和檔案的單位來(lái)說(shuō)，要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行自動(dòng)的分發(fā)到各個(gè)部門(mén)。在對(duì)文書(shū)檔案的整理過(guò)程中，管理工作人員必須要對(duì)相關(guān)的文件名進(jìn)行準(zhǔn)確的命名，以便查閱相關(guān)文件之間的關(guān)系并可以更有效地進(jìn)行進(jìn)一步的工作。

2.3 樹(shù)立文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理的工作理念

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)在各個(gè)單位的文書(shū)檔案管理工作中得到極大的普及，但是很多單位對(duì)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代手段的利用率較低，根源上還是思想意識(shí)的問(wèn)題，很多單位的領(lǐng)導(dǎo)和文書(shū)檔案管理工作人員墨守成規(guī)，對(duì)新事物、新理念的現(xiàn)代化管理不但不接受甚至有排斥的現(xiàn)象。這就需要我們的機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理工作給予高度的重視，并要定期地組織文書(shū)檔案管理工作人員進(jìn)行相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，以保證一線從事文書(shū)檔案管理工作的人員既有現(xiàn)代化管理的理念也要有現(xiàn)代化的管理工作手段。

2.4 做好文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)工作

文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理工作要明確收集范圍，按照規(guī)范，統(tǒng)一要求;嚴(yán)格把關(guān)，統(tǒng)一管理，規(guī)范收文、行文程序，嚴(yán)格執(zhí)行;完善高科技檢索工具，拓寬信息來(lái)源渠道，豐富文書(shū)檔案管理經(jīng)驗(yàn);調(diào)整文書(shū)檔案的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容，用心整合檔案資源。檔案管理員應(yīng)努力做好文書(shū)檔案管理中看似默默無(wú)聞、實(shí)實(shí)在在的基礎(chǔ)性工作，在工作過(guò)程中，逐步確立起一種責(zé)任意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)及奉獻(xiàn)精神。同時(shí)，不斷培養(yǎng)自己的大局意識(shí)和前瞻眼光。

2.5 做好文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理團(tuán)隊(duì)的培養(yǎng)和建設(shè)

為了促進(jìn)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理水平的提升，需要為檔案管理部門(mén)輸送更多素質(zhì)優(yōu)秀、專(zhuān)業(yè)水平較高的人才。首先，為了對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)等進(jìn)行提升，需要對(duì)其進(jìn)行適宜的教育培訓(xùn)，將現(xiàn)代化的先進(jìn)管理方法、信息技術(shù)、專(zhuān)業(yè)技能等傳授給檔案管理人員，為文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理工作開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。其次，通過(guò)招聘機(jī)制的完善及調(diào)整可以吸收更多優(yōu)秀的檔案管理人才。招聘過(guò)程中需要對(duì)人才的管理能力、計(jì)算機(jī)技術(shù)操作水平、管理意識(shí)等多方面進(jìn)行考核與衡量，吸收更多技術(shù)全面、專(zhuān)業(yè)水平較高的復(fù)合型文書(shū)檔案管理人才，并且需要對(duì)其職業(yè)道德素養(yǎng)、責(zé)任意識(shí)等方面進(jìn)行考核，為今后文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展、同事之間的團(tuán)結(jié)協(xié)作等奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。最后，對(duì)獎(jiǎng)懲機(jī)制方面進(jìn)行健全。對(duì)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理工作中表現(xiàn)突出的人員予以適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，對(duì)未能認(rèn)真履行職責(zé)的人員予以一定懲罰，進(jìn)而提高文書(shū)檔案管理工作人員積極性，為現(xiàn)代化管理工作開(kāi)展提供更多支持。

2.6 對(duì)文書(shū)檔案管理工作的資金要進(jìn)行保證

要想做好現(xiàn)代化的文書(shū)檔案管理工作，必須要保證足夠的專(zhuān)項(xiàng)資金的支持。首先要保證相關(guān)的硬件設(shè)備的齊全，例如電腦、打印機(jī)、掃描儀、移動(dòng)硬盤(pán)和相關(guān)的文書(shū)檔案管理的第三方軟件等等。足夠的資金也可以保證文書(shū)檔案的管理工作人員能夠定期進(jìn)行外出學(xué)習(xí)以掌握當(dāng)今更先進(jìn)、更科學(xué)的文書(shū)檔案管理工作方法。在充足的現(xiàn)代管理手段的配合下，文書(shū)檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)相對(duì)也會(huì)降低，工作效率也會(huì)更高，工作熱情也會(huì)更好，可以更好地為單位的文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行服務(wù)。

3 文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理工作的意義

3.1 有效提高文書(shū)檔案工作人員的工作效率

文書(shū)檔案的現(xiàn)代管理方法大大提高了文書(shū)檔案管理工作的效率，工作人員可以利用計(jì)算機(jī)對(duì)現(xiàn)有的文書(shū)進(jìn)行整理和歸檔，相較以前的紙質(zhì)文件而言，可以說(shuō)是天翻地覆的變化。尤其是對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，電子文檔和紙質(zhì)文檔的工作量差別巨大，一臺(tái)電腦可以整理幾百G甚至上千G的資料，而這對(duì)于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)是一件不可想象的事情。

3.2 文件的傳達(dá)效率更高、更可靠

對(duì)于傳統(tǒng)的文件傳達(dá)來(lái)說(shuō)，傳達(dá)效率是比較低的，人們依靠的是手遞手的傳遞，這種模式受到很多外在因素的影響，例如傳遞者的狀況、交通狀況、文件接受者的狀況等等。對(duì)于現(xiàn)代的文件傳輸來(lái)說(shuō)，通過(guò)計(jì)算機(jī)的傳輸，可以更及時(shí)的傳輸，也可以保證更安全可靠的達(dá)到被傳輸者。

3.3 文件檔案的查閱和修編更容易

由于計(jì)算機(jī)和第三方軟件的存在，對(duì)現(xiàn)有檔案的查閱和修編也顯得更加容易和簡(jiǎn)便。工作人員可以通過(guò)搜索關(guān)鍵詞和編制時(shí)間等來(lái)查閱相關(guān)資料，也更容易根據(jù)當(dāng)前最新的資料對(duì)之前的文書(shū)檔案進(jìn)行修編。這不僅大大提高了工作人員的工作效率，也節(jié)約了大量的資金成本。

總而言之，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等現(xiàn)代科技的發(fā)展為文書(shū)檔案管理工作提供了更多支持和方便，文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理可謂是大勢(shì)所趨。本文已經(jīng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，從現(xiàn)代化管理技術(shù)手段的應(yīng)用、現(xiàn)代化管理制度的健全完善、提高檔案管理人員現(xiàn)代化管理意識(shí)等方面對(duì)現(xiàn)代化管理策略進(jìn)行闡述，希望能夠?yàn)槲臅?shū)檔案管理工作人員管理工作的開(kāi)展提供一些啟發(fā)和參考，能夠更加有效的推進(jìn)我國(guó)的文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理工作和利用，能夠更高效的促進(jìn)單位各項(xiàng)事業(yè)的順利開(kāi)展和完善。

參考文獻(xiàn)

[1]王超.加強(qiáng)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理的策略分析[J].卷宗，2018（2）.

[2]王爽.淺談加強(qiáng)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理的策略[J].赤子，2018（20）.

[3]王柳，禹夏.淺析文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].中國(guó)急救醫(yī)學(xué)，2015（2）.

[4]趙志闖.基層檔案室文書(shū)檔案管理工作初探[J].北京檔案，2017（6）.

[5]盛雪艷，王堅(jiān).創(chuàng)新企業(yè)文書(shū)檔案管理工作探討[J].蘭臺(tái)世界，2019（7）.

[6]周燦.論檔案“雙軌制”管理在醫(yī)院文書(shū)檔案管理中的利用[J]. 蘭臺(tái)世界，2017（20）.

[7]呂雅暉.依托信息化背景優(yōu)化事業(yè)單位文書(shū)檔案管理[J].才智，2019（7）.

[8]趙靜.淺談文書(shū)工作對(duì)文書(shū)檔案管理的重要性[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2016（20）.