談檔案管理的重要性及創(chuàng)新性

宋慶超 劉金玲

（1.鎮(zhèn)賚縣就業(yè)服務(wù)局??? 吉林??? 鎮(zhèn)賚??? 137300;2.鎮(zhèn)賚縣水產(chǎn)管理總站??? 吉林??? 鎮(zhèn)賚??? 137300）

摘要：檔案管理是行業(yè)管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，在記錄歷史發(fā)展進(jìn)程方面具有不可替代的作用，是每一個(gè)行業(yè)長(zhǎng)足發(fā)展的條件。要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，正視檔案管理工作面臨的新考驗(yàn)，從建章立法入手，做到檔案管理規(guī)范化，與新時(shí)代的科技發(fā)展結(jié)合，有效利用檔案資源，抓好素質(zhì)隊(duì)伍建設(shè)。明確堅(jiān)持依法治檔是當(dāng)前檔案管理工作的必經(jīng)之路，更是做好檔案管理工作的重要手段。

關(guān)鍵詞：檔案管理 重要性 面臨考驗(yàn) 創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G271? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? 文章編號(hào)：1009-5349（2020）06-0107-02

一直以來(lái)，一些單位部門對(duì)檔案管理工作的重要作用缺乏認(rèn)識(shí)，事實(shí)上，檔案管理對(duì)國(guó)家現(xiàn)代機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的健康有序發(fā)展有著不可替代的重要作用。

一、檔案管理工作的重要性

做好檔案管理工作，一方面，可以讓企業(yè)管理者及時(shí)準(zhǔn)確地了解企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀，為其準(zhǔn)確把握經(jīng)營(yíng)策略提供可靠依據(jù)，更能為企業(yè)決策提供支持性的證據(jù);另一方面，有利于社會(huì)各方面準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果，為企業(yè)同各相關(guān)方合作打好堅(jiān)實(shí)的社會(huì)基礎(chǔ)。

做好檔案管理工作，要不斷更新檔案管理觀念，勇敢探索、嘗試新的檔案管理手段，通過(guò)檔案全面、真實(shí)地記錄企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的有機(jī)結(jié)合，決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，對(duì)于實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對(duì)于提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力有重要意義。

二、檔案管理工作面臨的新考驗(yàn)

隨著科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展，檔案管理工作逐漸被邊緣化，其重要性正在弱化，甚至很多檔案管理人員都對(duì)自身的工作不重視，存在失位現(xiàn)象，沒(méi)有強(qiáng)烈的責(zé)任心，造成整個(gè)部門的檔案管理意識(shí)淡薄。檔案管理工作在遭遇新舊管理方式交替中遇到新考驗(yàn)。

三、做好檔案管理工作的必由之路

1.從建章立法入手

不同單位在檔案管理工作上的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)各不相同，許多單位缺乏規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，大大降低了檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度，造成工作效率低、檔案質(zhì)量參差不齊的現(xiàn)象;不僅減弱了檔案的存取與調(diào)配效率，影響了檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程，還降低了檔案的應(yīng)用率。大量低水平的重復(fù)作業(yè)與建設(shè)由此產(chǎn)生。同時(shí)，相關(guān)制度的滯后也令檔案管理工作只能停留在輔助管理的位置上無(wú)法繼續(xù)向前發(fā)展，更沒(méi)有突破。因此，建立相關(guān)制度規(guī)范檔案管理工作迫在眉睫，加強(qiáng)制度的建設(shè)和章程的規(guī)范需要提出標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作流程，而這個(gè)流程應(yīng)符合實(shí)際工作需要。

2.做到規(guī)范化

維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，是檔案管理的基礎(chǔ)性工作和重要內(nèi)容，特別是涉及貫徹落實(shí)黨的路線、方針、政策方面，直接關(guān)系到組織人事部門對(duì)干部的評(píng)價(jià)、培養(yǎng)和使用，關(guān)系到個(gè)人的切身利益和政治前途。因此，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)工作一定要加以規(guī)范。但在檔案管理的實(shí)際工作中，仍存在著一些薄弱環(huán)節(jié)，如檔案材料收集整理不及時(shí)、基礎(chǔ)設(shè)施不配套、保管條件惡劣、檔案的查（借）閱等手續(xù)沒(méi)按規(guī)定履行等，針對(duì)這些問(wèn)題，應(yīng)做到收集歸檔程序化、鑒別整理規(guī)范化、設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化，從而保證各項(xiàng)工作井然有序地開(kāi)展。

3.與新時(shí)代的科技發(fā)展結(jié)合

檔案材料保存了非常多的指示性文件，又記錄著大量信息內(nèi)容，是一個(gè)豐富的信息資源庫(kù)。但是檔案的整理工作十分繁瑣，重復(fù)性勞動(dòng)很多，且勞動(dòng)強(qiáng)度大。如果利用計(jì)算機(jī)來(lái)整理這些檔案，便能夠做到事半功倍。按照文件排列順序進(jìn)行打印，這樣既可以降低人工歸檔時(shí)的錯(cuò)漏，還可以發(fā)揮出計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，壓縮了手工操作的繁瑣程序，提高了工作效率。

檔案管理工作中，要重視檔案材料信息的組織化和系統(tǒng)化。先輸入要檢索的關(guān)鍵詞，再點(diǎn)擊要查找的范圍，檢索出來(lái)的文件便是要找事件的范圍，查找的結(jié)果既準(zhǔn)確又不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，這樣才能發(fā)揮出檔案資源管理的作用。

隨著電子技術(shù)的應(yīng)用，現(xiàn)代科技存在的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題也在檔案管理信息化中有所呈現(xiàn)。因此，為了保證網(wǎng)絡(luò)安全，要制定出嚴(yán)密的電子文件安全管理規(guī)章，不斷完善電子文件在流轉(zhuǎn)時(shí)的跟蹤登錄管理。同時(shí)，設(shè)立行之有效的管理系統(tǒng)，按照檔案信息的安全、人員的職責(zé)、設(shè)備的管理等因素，對(duì)操作權(quán)限進(jìn)行合理劃分，并在工作模式和軟件功能上做周密設(shè)計(jì)。

4.檔案資源的有效利用

合理有效地利用檔案資源可以促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。檔案信息資源已成為整個(gè)社會(huì)發(fā)展中不可缺少的信息來(lái)源，檔案管理工作的意義就是要充分發(fā)揮出檔案資源的最大效用，而檔案的開(kāi)發(fā)利用是實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值最直接的方式，也是檔案管理工作的價(jià)值所在。因此，要努力強(qiáng)化檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源的全面共享。

檔案工作人員除了要在檔案信息的收集、整理、鑒定、保管等方面多下工夫外，還應(yīng)該做好檔案材料的編目、檢索和編研工作，編制出適合使用的檢索信息工具，建立起健全的檢索系統(tǒng)及檔案材料匯編體系，方便用戶能及時(shí)、精準(zhǔn)地查到所需資料。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案資源的嚴(yán)格保管，做到隨時(shí)為使用者提供全面細(xì)致的檔案信息。

5.抓好素質(zhì)隊(duì)伍建設(shè)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案工作也隨之由傳統(tǒng)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。要不斷提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，做到知識(shí)化、年輕化、專業(yè)化，使檔案管理工作既能繼承和發(fā)揚(yáng)老檔案工作者的優(yōu)良作風(fēng)，又能根據(jù)時(shí)代需要，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新。但是，在實(shí)際工作中，檔案管理隊(duì)伍建設(shè)有很多需要加強(qiáng)和改進(jìn)的地方，檔案管理手段應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和變化。針對(duì)檔案管理配備比例不夠、人員整體素質(zhì)不高等問(wèn)題，應(yīng)通過(guò)抓基礎(chǔ)、抓培訓(xùn)、抓待遇一系列措施，整體提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案的管理水平。

四、結(jié)語(yǔ)

科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷提升一個(gè)單位的管理水平，做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，還可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。展望檔案工作的未來(lái)，任重而道遠(yuǎn)，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，只有努力抓住機(jī)遇，積極避免消極因素帶來(lái)的負(fù)面影響，全力發(fā)揮檔案管理機(jī)制的優(yōu)勢(shì)，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)：

[1]王慶豐.淺談檔案管理工作的重要性[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（20）.

[2]鄭盛楠.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J].人才資源開(kāi)發(fā)，2016（22）.

[3]馮麗麗.試析檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展[J].黑龍江檔案，2019（4）.

責(zé)任編輯：孫瑤

[作者簡(jiǎn)介]宋慶超，鎮(zhèn)賚縣就業(yè)服務(wù)局館員，?？?，研究方向：檔案管理和人力資源管理;劉金玲，鎮(zhèn)賚縣水產(chǎn)管理總站館員，專科，研究方向：檔案管理和水產(chǎn)技術(shù)推廣。