電子檔案的特征探究

賈珩

（齊齊哈爾市碾子山區(qū)檔案局 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

電子檔案的特征探究

賈珩

（齊齊哈爾市碾子山區(qū)檔案局 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

傳統(tǒng)的公文、圖書、圖像、文獻(xiàn)資源、商業(yè)信息等，都可由電子計(jì)算機(jī)產(chǎn)生和傳遞，由此產(chǎn)生了電子公文、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等，這些都屬于電子檔案。具有檔案保存價(jià)值的電子文件，必須要?dú)w檔保護(hù)。電子文件歸檔后即形成電子檔案。本文對其特征進(jìn)行論述。

電子檔案；特征；分析

一、快捷性、共享性、高密度性

在計(jì)算機(jī)環(huán)境中，文件的形式特征發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多方位的組合，不再需要對它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，一份檔案可以同時(shí)在不同的地方被多人使用，突破了紙質(zhì)檔案在使用上的局限性，提高了檔案的使用價(jià)值。

二、不穩(wěn)定性及不安全性

由于電子檔案內(nèi)容與形式的獨(dú)立性，它具有比紙質(zhì)檔案更不穩(wěn)定的因素。其原始性、真實(shí)性、完整性和安全性方面，都更難以保證。在檔案的原始性方面，電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。電子檔案的生成形式是由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)并非完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。在檔案的真實(shí)性方面，電子檔案極易失真。在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程中，稍有失誤即會導(dǎo)致檔案信息失實(shí)。此外，電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。

三、不可識別性和非直讀性

紙質(zhì)檔案都是采用人可識讀的記錄符號，可直接辨認(rèn)出，電子檔案使用磁、光介質(zhì)，只有借助計(jì)算機(jī)解碼，才能轉(zhuǎn)換成人可識讀的記錄。其收集、編制、傳輸?shù)纫脖仨氁蕾囉?jì)算機(jī)的軟、硬件級數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在載體上的數(shù)字信息經(jīng)過壓縮編碼、加密等處理會產(chǎn)生不兼容的問題，更增加了電子檔案的非直讀性。傳統(tǒng)檔案在紙上書寫、修改，留有痕跡。電子檔案在機(jī)器上可任意修改而表面不留痕跡，這樣，傳統(tǒng)寫作中的“草稿”、“定稿”、“正本”等就幾乎不存在。電子化操作可提高檔案處理的速度，但也可能破壞檔案的真實(shí)性和可靠性，把原檔案遷移到新的技術(shù)環(huán)境中還可能導(dǎo)致信息的丟失和變異。

四、對機(jī)器設(shè)備和標(biāo)準(zhǔn)的依賴性

計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代很快，一般只能隔代兼容。對需要長期歸檔保存的電子檔案來說，對設(shè)備的依賴性更明顯，甚至可能出現(xiàn)最新的設(shè)備讀不出幾十年前的數(shù)據(jù)情況。電子文件的運(yùn)作、管理是建立在一套標(biāo)準(zhǔn)化體系之上的。其嚴(yán)格程度和對系統(tǒng)性的要求，均遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化體系。其制作生成、存儲、信息壓縮存儲、傳輸、查找等都要有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)化是電子檔案管理重要的基礎(chǔ)工作。

五、物理結(jié)構(gòu)、邏輯結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性

檔案的物理結(jié)構(gòu)是指其信息存儲于載體上的位置及分布情況，例如檔案的正文、圖形、批示、附件等各自在載體上的存儲位置。檔案的邏輯結(jié)構(gòu)是指信息自身的結(jié)構(gòu)，例如文件中的文字排列、章節(jié)構(gòu)成、各頁的先后順序、插圖、標(biāo)號等。紙質(zhì)文件信息的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)是一致的、直觀的。電子檔案信息的物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)往往不一致，同一份電子檔案中的正文、圖形、批示、附件等可不在載體上連續(xù)存放，甚至可存放在不同的載體上，而不影響其正常顯示輸出。在電子文件歸檔時(shí)，如何保持其物理結(jié)構(gòu)、邏輯結(jié)構(gòu)完整是保證電子檔案不被破壞的關(guān)鍵問題之一。

六、對元數(shù)據(jù)、背景信息的依賴性

元數(shù)據(jù)是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)，硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件，字處理和圖形工具軟件、字符等數(shù)據(jù)。背景信息指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。元數(shù)據(jù)必須附在文件信息中，否則將無法恢復(fù)電子檔案的原貌。紙質(zhì)文件在傳遞和處理過程中離不開行政部門的實(shí)際往來和人工辦理等各種手續(xù)，其生成和運(yùn)作的背景會自然地記錄在文件上，而電子檔案的運(yùn)作是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行1，操作者互不見面，體現(xiàn)行政背景關(guān)系的信息可能存放在其他地方，如不特意提供或補(bǔ)充這些元數(shù)據(jù)或背景信息，就可能給電子檔案的運(yùn)作和歸檔帶來問題。

七、載體的多樣性和信息存儲的高密度性

傳統(tǒng)檔案記錄信息的載體是紙，變化的是紙張規(guī)格的大小。電子檔案載體有磁盤、光盤等，其存儲量大大高于過去的各種信息介質(zhì)，特別是光盤，一張容量可達(dá)600MB-4000MB的DVD光盤，可存35萬張打印紙上的文字信息或10萬頁圖形信息。經(jīng)過壓縮處理后的信息，在存儲時(shí)不僅可以節(jié)省大量存儲空間，如果召開視頻會議，在傳輸過程中還可減少網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)膸捳加谩?/p>

八、信息于載體之間的可分離性

電子檔案的存放位置不是固定的，可以變化，可以從一個(gè)載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體，信息可以通過網(wǎng)絡(luò)傳給遠(yuǎn)方的一個(gè)或多個(gè)接收者，其內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。在處理保密信息時(shí)，還采取把電子檔案分解后分別通過不同的途徑傳遞，存放在不同地點(diǎn)的不同設(shè)備上，只是在需要時(shí)才臨時(shí)把文件裝配起來。這不僅造成電子檔案于載體的分離，也使處于共享計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源的使用者不關(guān)心電子檔案存儲于哪臺計(jì)算機(jī)、哪個(gè)載體以及什么位置。再則，電子檔案的信息形態(tài)包括文字、圖形、聲音、影響等多媒體信息，要比紙質(zhì)檔案復(fù)雜得多，不同的載體適合存儲不同種類媒體的信息，使同一份電子檔案中的文、圖、聲、像在存儲時(shí)產(chǎn)生載體分離現(xiàn)象，如果脫機(jī)保管，可能造成混亂，會直接影響其真實(shí)性、完整性和可靠性。

九、文檔信息的共享性

傳統(tǒng)檔案由于受原件的約束，在同一時(shí)間只能有一個(gè)用戶利用一卷檔案，且要身到現(xiàn)場，但電子檔案的利用可以人在異地，可以多人不受空間的限制，同時(shí)共享同一信息。可以利用協(xié)同軟件“共同寫作”，即多個(gè)寫作者在不同地點(diǎn)同時(shí)對同一份檔案進(jìn)行寫作和編輯，共同完成檔案的制作。在連接了局域網(wǎng)和上了因特網(wǎng)后，在辦公室、家中也可利用檔案信息。

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[2]程昌輝.談電子檔案管理工作的人員要求 [J].山東檔案，2001（05）.

[3]白慧玲.處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系[J].檔案管理，2001 (02).