提升醫(yī)院檔案管理水平的措施探討

郭鑫

摘要：醫(yī)院的檔案記錄了醫(yī)院運行過程中的各種文書資料，是醫(yī)院管理的重要組成部分，對于醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展具有重要的保障。因此醫(yī)院必須與時俱進(jìn)，不斷提升醫(yī)院檔案管理的水平，促進(jìn)檔案管理能力的提升，只有這樣才能確保醫(yī)院的檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中發(fā)揮重要的作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;管理水平;措施

醫(yī)院的檔案包括了醫(yī)院運行過程中的各種文獻(xiàn)資料，主要包括醫(yī)院的文書檔案、人事檔案、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案、財務(wù)檔案、科研檔案以及醫(yī)院簽訂的各種合同檔案等等。這些都是醫(yī)院在長期的發(fā)展過程中形成的重要無形資產(chǎn)，同時也是醫(yī)院各項活動的真實記錄，從醫(yī)院的檔案中可以看出醫(yī)院歷年來發(fā)展的軌跡和發(fā)展水平，通過提升醫(yī)院的檔案管理水平不但能夠促進(jìn)醫(yī)院管理水平的提高，同時也能夠讓醫(yī)院的各項診療活動有重要的參考依據(jù)。現(xiàn)在隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，醫(yī)院的檔案管理工作也不能故步自封，必須與時俱進(jìn)，更好地滿足新時期醫(yī)院發(fā)展對于檔案管理的需求，只有這樣才能夠為醫(yī)院的發(fā)展提供更多的資料依據(jù)。

一、提高醫(yī)院檔案管理水平的作用

醫(yī)院的檔案管理是醫(yī)院基礎(chǔ)管理中重要的內(nèi)容之一，也是醫(yī)院管理水平的重要體現(xiàn)。通過加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理能夠讓醫(yī)院各個方面的管理質(zhì)量和效率得到提升，從而讓醫(yī)院的社會服務(wù)價值得到更好的滿足。醫(yī)院檔案管理水平的提升不是一蹴而就的，必須經(jīng)過長期的發(fā)展和各科室的合作磨合才能夠完成。醫(yī)院要結(jié)合自身的情況以及各科室發(fā)展的需要，建立完善的檔案管理體系，提升檔案管理的工作的效率。只有這樣才能夠讓醫(yī)院的檔案更好的服務(wù)醫(yī)院發(fā)展，實現(xiàn)醫(yī)院各項管理工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

二、提升醫(yī)院檔案管理水平的措施

（一）提高對檔案的重視和信息化管理水平

醫(yī)院的檔案管理部門要加強(qiáng)對于檔案管理的宣傳工作，讓醫(yī)院的職工意識到檔案管理工作對醫(yī)院發(fā)展的重要性，充分理解和接受檔案管理工作，同時也可以明確檔案管理和醫(yī)療工作之間千絲萬縷的聯(lián)系，真正地把檔案管理納入到醫(yī)院管理規(guī)劃發(fā)展當(dāng)中。要結(jié)合醫(yī)院檔案管理中的檔案資料保存和使用的要求，建立專門的檔案資料保存室，將醫(yī)院發(fā)展過程中的各種歷史資料存放在檔案室當(dāng)中。檔案室一定要進(jìn)行防潮、防霉和防水處理，這樣才能夠讓醫(yī)院的檔案資料保存時間更長。醫(yī)院推行電子化建設(shè)的過程中，醫(yī)院的檔案管理工作也必須加快電子信息化建設(shè)的步伐，檔案管理部門要把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案進(jìn)行保存，這樣不但有利于檔案資料的查閱，同時也減少了檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度，促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理利用效率的提升。醫(yī)院要為檔案信息化建設(shè)投入相應(yīng)的資金支持檔案管理的信息化建設(shè)，滿足信息化條件下的檔案管理需求。

（二）建立完善的檔案管理制度

醫(yī)院要想做好檔案管理工作，必須建立完善的檔案管理制度。管理制度必須讓醫(yī)院所有科室和人員都能夠積極的配合，只有這樣才能提升檔案管理的覆蓋面。在對檔案資料進(jìn)行登記和傳遞的過程中會更加的有效率。醫(yī)院要規(guī)定嚴(yán)格的檔案管理相關(guān)的制度，對于檔案資料的形成、傳遞、提交和保存要有一系列的流程，督促各科室嚴(yán)格、及時地將檔案資料上交的檔案管理部門，避免檔案資料延期傳遞過程中造成的一些丟失和毀損現(xiàn)象。同時醫(yī)院也要建立檔案管理的責(zé)任制度，通常由院長作為檔案管理的主要負(fù)責(zé)人，各科室為檔案管理的成員。在科室內(nèi)部也要制定相應(yīng)的檔案管理人員，確保醫(yī)院的檔案管理三級聯(lián)動機(jī)制的形成。通過完善的檔案管理制度的約束確保醫(yī)院各項檔案工作有序進(jìn)行。

（三）重視檔案資源的開發(fā)利用

醫(yī)院的檔案資料是醫(yī)院發(fā)展過程中重要的財富資源，因此只有充分的對醫(yī)院檔案資源進(jìn)行開發(fā)和利用才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的價值。在醫(yī)院檔案資料管理的過程中，必須要改變傳統(tǒng)的管理模式，采用現(xiàn)代化技術(shù)，使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備對檔案資料進(jìn)行搜集、整理、存儲、借閱、查詢和使用，進(jìn)一步發(fā)揮檔案資料的價值。同時醫(yī)院也要加強(qiáng)檔案資料的宣傳工作，確保醫(yī)院的內(nèi)部管理人員和基層醫(yī)務(wù)人員都能夠認(rèn)識到檔案資料的重要作用。積極的配合和參與到醫(yī)院檔案資料的搜集、保存和開發(fā)過程中，為醫(yī)院檔案管理工作的有序開展提供支持。

（四）重視檔案管理人員的培訓(xùn)

醫(yī)院要想提升檔案管理的水平就必須重視檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先要重視對于檔案管理人員的選拔工作，檔案工作人員除了要具備檔案管理的相關(guān)知識以外，還應(yīng)該具備信息化管理的相關(guān)知識。這樣才能夠適應(yīng)醫(yī)院信息化發(fā)展中對于電子化檔案管理的需求，避免由于管理人員的能力不足造成的醫(yī)院檔案管理效率低下的問題。同時醫(yī)院要定期開展對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)活動，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力。通過讓檔案管理人員積極參與培訓(xùn)活動，在實踐中鍛煉他們的專業(yè)技能。醫(yī)院要為檔案管理人員創(chuàng)造繼續(xù)學(xué)習(xí)和深造的機(jī)會，讓他們加強(qiáng)與其他醫(yī)院檔案管理部門之間的經(jīng)驗的溝通和學(xué)習(xí)，幫助他們更好地完成本院的檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理的進(jìn)步和創(chuàng)新。

三、結(jié)語

醫(yī)院的檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重中之重，必須引起醫(yī)院足夠的重視。醫(yī)院要加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)力度，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，只有這樣才能確保醫(yī)院檔案管理工作水平的不斷進(jìn)步，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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