關于高校干部人事檔案管理優(yōu)化的思考

成國巧

【摘? 要】高校的干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎。對建設新時代高素質的干部人才隊伍有著重要的意義和作用。筆者分析了當前高校干部人事檔案管理在“管理理念、配套設施、專業(yè)隊伍、檔案內容、管理規(guī)范”等方面存在的不足，并提出了“五不標準”和“人才隊伍專業(yè)化、硬件建設標準化、應用手段信息化、管理規(guī)范制度化、信息審核精準化”的五項優(yōu)化策略。

【關鍵詞】高校，人事檔案管理，優(yōu)化，思考

高校是人才密集的場所，高校干部人事檔案作為高校人才信息的重要載體，其管理質量和水平，直接關系到高校的人才培養(yǎng)和選拔任用，關系著高校管理水平和未來長遠發(fā)展。因此，做好高校干部人事檔案管理，對于規(guī)范和提升高校干部人事工作，建設新時代高素質的干部人才隊伍和高水平的高校有著重要的意義和作用。

一、高校干部人事檔案管理的內涵

1.從定義上來理解。中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》規(guī)定“干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料”?！案刹咳耸聶n案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎”。因此，高校的干部人事檔案管理就是高校組織、人事等部門對干部個人經歷多維度、多方面的追溯管理，是“記錄一生、管理一生”的軌跡管理。

2.從內容上來理解。干部人事檔案主要包含以下內容：一是履歷類材料;二是自傳和思想類材料;三是考核鑒定類材料;四是學歷學位、專業(yè)技術職務（職稱）、學術評鑒和教育培訓類材料;五是政審、審計和審核類材料;六是黨、團類材料;七是表彰獎勵類材料;八是違規(guī)違紀違法處理處分類材料;九是工資、任免、出國和會議代表類材料;十是其他可供組織參考的材料。因此，高校的干部人事檔案管理就是高校組織、人事等部門對干部個人經歷原始的、真實的材料管理，是涵蓋材料的“收集、歸檔與整理、利用、轉遞”等的環(huán)節(jié)管理。

從定義和內容來看，我們不難發(fā)現(xiàn)，高校干部人事檔案管理具有三大特點：一是內容十分紛繁龐雜;二是信息必須真實準確;三是材料必完整規(guī)范。因此，保證干部人事檔案的完整性和可靠性，這是干部人事檔案管理整體工作的重心，也是干部人事檔案管理各個環(huán)節(jié)的任務。高校在干部人事檔案管理中必須要嚴格堅持“五不標準”（不假、不亂、不散、不壞、不失），這既是做好高校干部人事檔案管理的底線，更是做好高校干部人事檔案管理的紅線。

二、高校干部人事檔案管理的不足

干部人事檔案管理是高校干部人事管理的一項基礎性工作，理論上應該是建設有力、規(guī)范有度、管理有序，但在實踐中，當前高校干部人事檔案管理還存在一些不足。

1.管理理念的欠缺。長期以來，高校領導更愿意關注學校發(fā)展、學科建設等能立竿見影出成績的地方，認為檔案管理出不了大問題、也出不了大成績，造成干部人事檔案工作被長期處于邊緣化，作為組織、人事部門的日常業(yè)務工作并沒有得到領導足夠的重視，投入也不夠，這是導致干部人事檔案工作進展緩慢的主要原因之一。

2.配套設施的欠缺。比如高校干部人事檔案室配備雖然已到位，但有的未“三室未分開”，防盜門窗、保密柜配置還不夠完備，未能為干部人事檔案管理工作提供一個良好的工作空間。有的高校尤其是職業(yè)院校的干部人事檔案的信息化建設比較滯后，既沒有對紙質檔案進行必要的掃描、采集，也沒有構建起完整的電子檔案體系或智能化的互聯(lián)網(wǎng)管理平臺，對數(shù)據(jù)的采集和分析也不夠細致，影響了工作效率和數(shù)據(jù)的有效性。

3.專業(yè)隊伍的欠缺。按照干部人事檔案工作要求，從事此項工作的人員必須為在職在編、中共黨員，但有的高校受用工機制的限制，無論是專職還是兼職工作人員都為人才租賃人員，很多裝訂工作都只能臨時性地聘請外聘人員來開展。有的工作人員流動性大，且都缺乏基本的業(yè)務培訓，只能邊學邊做，管理缺乏延續(xù)性，工作效率和工作成效不高。

4.檔案內容的欠缺。干部人事檔案材料收集工作比較零散，不夠及時，裝訂歸檔工作難以一步到位。歸檔材料不規(guī)范，如存在缺簽名、缺填寫時間等情況。材料信息不準確，如檔案中“三齡兩歷一身份”等基礎信息的甄別、更正不及時，前后填寫不一致時有發(fā)生。材料不齊全，如缺年度考核表、缺少入黨申請書等，甚至出現(xiàn)了一些材料的遺失，影響了檔案材料的真實性和權威性。

5.管理規(guī)范的欠缺。制度建設滯后，對人事檔案的接收、傳遞、保管、查閱、檔案材料的收集、審核、整理等環(huán)節(jié)沒有做出明確嚴格的規(guī)定，缺乏系統(tǒng)、完備的規(guī)章制度。有的雖然制定了制度，但由于管理不到位，制度“掛在墻上、留在紙上”，嚴重影響了人事檔案管理工作的規(guī)范性和嚴肅性。

三、高校干部人事檔案管理的優(yōu)化策略

干部人事檔案關系到個人的切身利益。高校領導應強化檔案意識，在人、財、物等方面給以充分保證，不斷提升學校干部人事檔案管理的質量和水平。為此，筆者結合自己工作體會，提出五點優(yōu)化策略以供參考。

1.人才隊伍專業(yè)化。干部檔案管理質量的好壞，關鍵在于檔案工作者的整體素質。高校要嚴格按照干部人事檔案工作要求選配“政治可靠、作風正派、責任性強、業(yè)務素質好”的專兼職工作人員1-2名（特別是信息化人才）充實到干部人事檔案工作的隊伍中去;高校需要對工作人員著力加強業(yè)務培訓，對員工的業(yè)務能力進行有效提升?？梢圆扇∵x送至上級主管部門和兄弟院校進行掛職鍛煉和交流學習，熟悉掌握干部人事檔案工作的最新政策和業(yè)務流程，使員工和高校共同進步。

2.硬件建設標準化。干部人事檔案庫房的設置與設施的配備，是干部人事檔案保管工作最重要的物質條件。高校要加大對干部人事檔案管理工作所需硬件投入力度，按照建設標準，配備專門的檔案庫房、閱檔室、檔案人員辦公室，且應三室分開;同時還需按要求配備溫濕度計、加濕器、滅火器、保密柜等必要設施設備，保障干部人事檔案工作的順利開展。

3.應用手段信息化。高校干部人事檔案管理信息化是必由之路和必然選擇。高校要結合自身校園信息化建設進程，引進一套符合干部人事檔案管理需求的軟件并建立相應的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，規(guī)范檔案編目、檢索以及日常的轉遞、借閱、查詢、統(tǒng)計等功能;制定干部信息采集標準，嚴格規(guī)范干部信息錄入程序，定期更新干部人事檔案基本信息，確保信息及時性和準確性;對在職干部檔案逐卷逐頁掃描，以數(shù)據(jù)庫信息和數(shù)字化檔案代替干部檔案原件的利用，推進干部人事檔案的信息共享，提高查檔利用效率。

4.管理規(guī)范制度化。要做好干部人事檔案管理，必須要建章立制，堅持走制度化、規(guī)范化之路。進一步厘清學校內部相關職能部門的管理職責，建立和完善檔案管理制度，如干部人事檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，規(guī)范檔案的接收、傳遞、查閱以及審核等工作流程，確保各個環(huán)節(jié)有據(jù)可查，有據(jù)可依，并做到有據(jù)必依、違反必究。要充分保障干部人事檔案的規(guī)范、有效管理，維護組織人事工作的嚴肅性和公正性。

5.信息審核精準化。充分發(fā)揮干部人事檔案管理功能，是選拔任用干部的一個關鍵環(huán)節(jié)。要嚴格審核檔案內容，對檔案材料信息逐卷逐頁逐項進行嚴格審核，確保干部信息完整準確。重點審核人事檔案中干部履歷、自傳等重要原始材料是否完整，有無重要材料缺失情況;“三齡兩歷一身份”等重要信息是否準確，填寫是否規(guī)范，記載是否一致;材料形成是否符合政策規(guī)定，程序是否規(guī)范，審批手續(xù)是否完備，記載情況是否符合邏輯，信息審核力求規(guī)范化和精準化。

四、結語

總之，新時代背景下，高校要直面當前干部人事管理中存在的問題，更加自覺的重視干部人事檔案管理工作，因地制宜的開展工作，不斷更新管理手段、不斷提升管理效率，最大限度的發(fā)揮干部人事檔案在高校干部人事管理中的價值和作用，這不僅是高校管理水平的直觀體現(xiàn)，更是高校高質量、高水平發(fā)展的必然要求。

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（作者單位：無錫科技職業(yè)學院）