芻議財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的信息化管理

李永鵬

摘 要：企業(yè)財(cái)務(wù)管理是一個(gè)企業(yè)運(yùn)營(yíng)中的重要工作環(huán)節(jié)，本文著眼于企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的信息化管理問(wèn)題進(jìn)行討論，提出幾點(diǎn)思考和這方面的建議，旨在不斷推進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作向著更好的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)報(bào)銷流程;信息化管理;企業(yè)

“會(huì)計(jì)電算化”、“金蝶”、“用友”、“系統(tǒng)管理員”等等所有的這些名詞都具備一個(gè)相同的特點(diǎn)，即它們都屬于“器物”類名詞，例如財(cái)務(wù)信息化建設(shè)體系的建立。大部分工作人員包含眾多企業(yè)高管在企業(yè)財(cái)務(wù)信息化相關(guān)的理解層面都還停留于上述器物上。

一、財(cái)務(wù)信息化的含義

財(cái)務(wù)信息化這一名詞包括了兩個(gè)概念，即“財(cái)務(wù)”與“信息化”。實(shí)際上，財(cái)務(wù)信息化具體指的是借助信息化手段最終實(shí)現(xiàn)有效提升企業(yè)財(cái)務(wù)效率目標(biāo)。但如果談及價(jià)值鏈模型，財(cái)務(wù)信息化則又包含在“基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)”的范疇當(dāng)中，它隸屬于“企業(yè)信息化”的一部分。談到財(cái)務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施，除過(guò)所能看到的硬件和網(wǎng)絡(luò)或者是信息系統(tǒng)等一些“器物”之外，具體還應(yīng)該包括與之對(duì)應(yīng)的管理體系，業(yè)務(wù)流程以及組織建設(shè)等各種“軟件”。

二、財(cái)務(wù)信息化管理工作的主要內(nèi)容

1、基于企業(yè)信息化整體框架下，對(duì)公司未來(lái)財(cái)務(wù)信息化的管理戰(zhàn)略進(jìn)行規(guī)劃，具體包含了公司的發(fā)展方向和實(shí)現(xiàn)的路徑。

2、提到實(shí)現(xiàn)方式，一般都指的是項(xiàng)目的制運(yùn)作，這一點(diǎn)必須對(duì)財(cái)務(wù)信息化項(xiàng)目實(shí)施項(xiàng)目管理，而且要在項(xiàng)目當(dāng)中提供具體的業(yè)務(wù)流程再造專業(yè)性技術(shù)支持。

3、對(duì)于日?；芾砉ぷ鱽?lái)說(shuō)，只是包含了前面所述的“軟件”類管理工作，包括信息系統(tǒng)、軟件、網(wǎng)絡(luò)等在內(nèi)的各種“器物”類的管理工作，大部分時(shí)候都是交由IT部門的專業(yè)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)的。

信息系統(tǒng)、軟件、網(wǎng)絡(luò)等這些“器物”，僅作為財(cái)務(wù)信息化工作當(dāng)中必須考慮到的一些因素，也可以稱之為某種程度上極小的一部分關(guān)注內(nèi)容。財(cái)務(wù)信息化被從企業(yè)信息化建設(shè)中相對(duì)獨(dú)立出來(lái)，主要側(cè)重于它在企業(yè)財(cái)務(wù)信息化管理方面創(chuàng)造出來(lái)的獨(dú)特的價(jià)值[2]。

三、如何實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的信息化管理

1、提升企業(yè)費(fèi)用管理效能借力信息化

企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷管理信息化手段的出現(xiàn)，可以有效地提升和促進(jìn)企業(yè)的費(fèi)用管理效率，并且在這方面工作中有著更重要的影響意義。

談及以往傳統(tǒng)的手工報(bào)賬體系，企業(yè)在費(fèi)用管理工作中自始至終都沒(méi)有辦法突破的瓶頸就在于其運(yùn)營(yíng)效率比較低下。企業(yè)的報(bào)賬單據(jù)中往往存在大量的財(cái)務(wù)信息，比如項(xiàng)目、合同、預(yù)算來(lái)源等等，如果借助手工進(jìn)行填寫(xiě)一般比較缺乏規(guī)范性，而且差錯(cuò)率也很高，在這期間就必須耗費(fèi)大量的時(shí)間用于審核，進(jìn)一步使信息質(zhì)量成本不斷加大。再者，公司內(nèi)部的費(fèi)用預(yù)算編制也和預(yù)算執(zhí)行相互脫節(jié)。當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)預(yù)算控制工作都是由財(cái)務(wù)部門專門負(fù)責(zé)的，這樣就使得財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門之間存在嚴(yán)重的矛盾沖突，同時(shí)責(zé)任部門又無(wú)法主動(dòng)參與預(yù)算管理，這樣一來(lái)，全面化預(yù)算管理的價(jià)值也就無(wú)法最大化發(fā)揮出來(lái)，工作人員每次都要填寫(xiě)很多重復(fù)的信息，如此填單工作的效率也就相對(duì)來(lái)說(shuō)比較低。

另外，手工報(bào)賬會(huì)導(dǎo)致審批流程程序變得復(fù)雜，致使運(yùn)營(yíng)成本進(jìn)一步增加。手工報(bào)賬必須要求員工要掌握單據(jù)審批流程與審批人的層次，同時(shí)報(bào)賬人員又需要耗費(fèi)大量的時(shí)間或精力來(lái)找領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，此間，領(lǐng)導(dǎo)工作也經(jīng)常會(huì)被審批打斷。如果僅僅針對(duì)財(cái)務(wù)人員而言，一般除了需要進(jìn)行單據(jù)審核之外，又要在ERP審核系統(tǒng)中錄入記賬憑證、手工填寫(xiě)網(wǎng)上支付文件，此時(shí)財(cái)務(wù)人員就要對(duì)與之相同的信息予以進(jìn)行重復(fù)性處理，自然很難抽出時(shí)間投入到更具價(jià)值的管理工作中去。

對(duì)于上述企業(yè)手工報(bào)銷難題，借助信息化費(fèi)用報(bào)銷管理工具，能有效地幫助企業(yè)進(jìn)行規(guī)避或是解決手工管理所帶來(lái)的各種問(wèn)題，同時(shí)又能進(jìn)一步提高執(zhí)行效能。待企業(yè)信息化水平升級(jí)之后，信息化系統(tǒng)會(huì)以員工自助報(bào)賬和在線審批來(lái)代替員工手工填單或是領(lǐng)導(dǎo)手工簽字，之后借助系統(tǒng)自動(dòng)化計(jì)算與標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置，對(duì)財(cái)務(wù)審核工作進(jìn)行簡(jiǎn)化，這過(guò)程中也很大程度上使得費(fèi)用報(bào)銷執(zhí)行的過(guò)程得以被簡(jiǎn)化。最重要的是在徹底實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)之后，實(shí)際報(bào)銷的過(guò)程會(huì)從領(lǐng)導(dǎo)審批、財(cái)務(wù)審核、出納付款幾個(gè)具體的工作流程透明化給員工展示出來(lái)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)針對(duì)單據(jù)所做的調(diào)整以及審核修改都可以被及時(shí)地反應(yīng)到員工處，進(jìn)一步推進(jìn)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)及時(shí)、高效、透明化辦理[3]。

2、企業(yè)信息化“主動(dòng)式管理”平臺(tái)建設(shè)

單從當(dāng)前企業(yè)在費(fèi)用管理信息化建設(shè)工作的實(shí)際情況來(lái)分析，很多大中型企業(yè)均對(duì)信息系統(tǒng)提出了更高的要求。費(fèi)用報(bào)銷管理信息系統(tǒng)已經(jīng)不再是只對(duì)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)表現(xiàn)出來(lái)的簡(jiǎn)單移植，并且也不僅作為審批工作流程工具，具體指將加強(qiáng)企業(yè)的成本管理以及強(qiáng)化內(nèi)部資金控制作為主要工作目標(biāo)，并將支付審批流程作為主要依托，對(duì)預(yù)算支出管理進(jìn)行統(tǒng)一化處理，對(duì)支付審批授權(quán)制度進(jìn)行完善，同時(shí)又能將資金支付控制機(jī)制理順，最終徹底實(shí)現(xiàn)支付審批流程電子化和預(yù)算控制的自動(dòng)化，同時(shí)支出管理精細(xì)化的專業(yè)性平臺(tái)，也是當(dāng)作支持各級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)與責(zé)任部門最終實(shí)現(xiàn)成本費(fèi)用“主動(dòng)式管理”的工作平臺(tái)。

那么如何打造企業(yè)信息化“主動(dòng)式管理”平臺(tái)呢？作為企業(yè)必須通過(guò)流程再造以及優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)和預(yù)算管理系統(tǒng)，又或者是資產(chǎn)管理系統(tǒng)和資金管理系統(tǒng)、核算系統(tǒng)等一系列信息系統(tǒng)的全面對(duì)接，促使行成一條“支出預(yù)算——業(yè)務(wù)申請(qǐng)——支付審批——資金結(jié)算——憑證入賬”的業(yè)務(wù)閉環(huán)，徹底實(shí)現(xiàn)成本支出的“事前預(yù)算控制，事中審批控制，事后核算分析”式的一體化管理，切實(shí)地將企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平提至最高。

公司的費(fèi)用管理系統(tǒng)必須結(jié)合公司的實(shí)際情況，對(duì)員工的報(bào)銷、借款、采購(gòu)管理、對(duì)外付款等業(yè)務(wù)流程在信息化實(shí)施的途中進(jìn)行梳理，以此來(lái)提升企業(yè)費(fèi)用系統(tǒng)的效能，全面打造企業(yè)信息化“主動(dòng)式管理”平臺(tái)，有效提高企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平。

結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化的實(shí)施，很大程度上提高了企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的效率和質(zhì)量，同時(shí)也能幫助企業(yè)節(jié)省運(yùn)營(yíng)成本，對(duì)企業(yè)整體性發(fā)展起到了一種特殊而有利的助推作用。

參考文獻(xiàn)

[1]舒暢.芻議行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)[J]財(cái)經(jīng)界（學(xué)術(shù)版），2010（5）

[2]夏宏偉構(gòu)建事業(yè)單位費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)的要點(diǎn)及程序探析[J]經(jīng)營(yíng)管理者，2012（18）

[3]費(fèi)用報(bào)銷的舞弊防范與內(nèi)部控制來(lái)源：中國(guó)會(huì)計(jì)報(bào)