遠(yuǎn)程辦公誰最靠譜在線文檔體驗(yàn)

李進(jìn)才

在線文檔作為遠(yuǎn)程辦公套件中必不可少的應(yīng)用，由于工作原因，筆者接觸了幾款國內(nèi)外知名的在線文檔產(chǎn)品。這些產(chǎn)品各有特色，借此機(jī)會(huì)給大家盤點(diǎn)一下。

微軟Office Online

談起文檔類產(chǎn)品，微軟Office是繞不過去的。微軟Office早已經(jīng)開啟了云端產(chǎn)品布局，無論使用的是訂閱版的Office 365，還是普通一次性授權(quán)的Office 2019，登錄微軟賬號(hào)后，都可以使用Office Online在線文檔服務(wù)。

Office Online出自微軟之手，其特點(diǎn)不言而喻———它和我們熟悉的Office軟件非常相似。無論是界面UI布局，還是各類功能，基本都能從Office軟件中找到一一對(duì)應(yīng)之處。而也正由于是微軟出品，因此它的兼容性極好，如果用它打開本地文檔出現(xiàn)問題，那么一定是文檔的問題而不是它的問題。如果經(jīng)常在PC上使用Office，那么使用Office Online并不會(huì)存在什么門檻。

Office Online非常好上手，但它并不是單純將桌面Office搬上云端的產(chǎn)品，它有很多基于云的特性。例如，Office Online支持多人協(xié)作編輯，支持日程管理，支持任務(wù)指派，支持Skype視頻會(huì)議……換言之，在這個(gè)被迫在家遠(yuǎn)程辦公的時(shí)節(jié)，的確是可以通過Office Online完成很多日常辦公室任務(wù)的。

而Office Online最為吸引筆者的，就是和微軟Office軟件的深度集成了。筆者這幾天的很多辦公稿件都是通過桌面Office完成的，如果想要將稿件分享給團(tuán)隊(duì)、一起編撰，那么只需要直接在Office軟件中生成鏈接共享即可。由于微軟已經(jīng)在Android，iOS等多平臺(tái)布局了Office客戶端，因此借助Office Online移動(dòng)辦公也不成問題。

但是，如果要問筆者推不推薦用Office Online在線文檔遠(yuǎn)程辦公，筆者仍會(huì)給出“不推薦”這個(gè)遺憾的答案。為何？盡管Office Online功能、服務(wù)看起來似乎挺盡善盡美，但它在國內(nèi)卻完全不好用———Office Online是依靠OneDrive來實(shí)現(xiàn)云服務(wù)的，由于眾所周知的原因，OneDrive的網(wǎng)頁版無法在國內(nèi)正常開啟，連接也未必一直通暢。因此，Office Online在線文檔在國內(nèi)無法做到時(shí)時(shí)在線。但如果使用Office Online和國外的團(tuán)隊(duì)協(xié)作，便會(huì)彰顯其價(jià)值。

優(yōu)點(diǎn)：功能強(qiáng)大，兼容性好，和Office軟件深度集成。

缺點(diǎn)：網(wǎng)頁版國內(nèi)無法正常使用。

《Google文檔》

作為互聯(lián)網(wǎng)的巨頭，Google很早就開始進(jìn)軍辦公市場(chǎng)， 2006 ～2007年就早早推出了《Google文檔》三套件，功能分別對(duì)應(yīng)Word，Excel，PowerPoint。而現(xiàn)在《Google文檔》的功能已經(jīng)相當(dāng)完善，其套件還包含了支持通信工具HangOuts、筆記本Keep、控制臺(tái)和保險(xiǎn)柜等，無論是用于簡單的云協(xié)作，還是用于企業(yè)管理、日程任務(wù)安排，都有對(duì)應(yīng)功能可以實(shí)現(xiàn)。

《Google文檔》在云端辦公方面是個(gè)先行者，其設(shè)計(jì)也是相當(dāng)激進(jìn)的。在當(dāng)初，《Google文檔》給人最大的印象就是這似乎只是一個(gè)調(diào)劑用的辦公工具，它實(shí)在是太輕巧了，甚至沒有一個(gè)客戶端，通過網(wǎng)頁就承接了傳統(tǒng)Office軟件的任務(wù)。用《Google文檔》工作，文件默認(rèn)就保存在云端，甚至讓筆者一度很沒有安全感。

然而得益于激進(jìn)的設(shè)計(jì)，《Google文檔》早早就支持了多人協(xié)作等現(xiàn)在在線文檔的標(biāo)配功能，很多人已經(jīng)將其視為傳統(tǒng)Office軟件的補(bǔ)充———在本地Office軟件中編輯好文檔，上傳到《Google文檔》當(dāng)中，分享鏈接，通過多人協(xié)作進(jìn)一步完成工作，再將多人協(xié)作的成果導(dǎo)出到本地，這樣的流程直到現(xiàn)在，仍是很多人使用在線文檔工具的標(biāo)準(zhǔn)步驟。

當(dāng)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)興起后，借助Android平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，《Google文檔》如虎添翼。得益于Android和Google服務(wù)的深度集成，《Google文檔》在移動(dòng)端的體驗(yàn)非常好。例如在Android中，APP可以直接導(dǎo)入《Google文檔》所存儲(chǔ)的文件，通過Android上的G Suit管理員應(yīng)用也可以輕松地管理工作團(tuán)隊(duì)。

換言之，如果你純用網(wǎng)頁或者手機(jī)辦公，在很多環(huán)境下，《Google文檔》的體驗(yàn)數(shù)一數(shù)二。當(dāng)初看著激進(jìn)的、完全基于云的設(shè)計(jì)，在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代成為了快速部署各平臺(tái)的引線。Google的高招，實(shí)在令人拜服。

Google服務(wù)在國內(nèi)的可用性大家心知肚明，也就只有和國外友人交流協(xié)作的時(shí)候，《Google文檔》才有用武之地了。另外，《Google文檔》的兼容性也一般，甚至對(duì)txt的兼容都有問題，在某些場(chǎng)合令人抓狂。

優(yōu)點(diǎn)：激進(jìn)的云服務(wù)，出色的多平臺(tái)協(xié)作，以及完善的管理套件。

缺點(diǎn)：當(dāng)你連不上Google時(shí)，一切如鏡花水月。

《WPS云文檔》

作為國內(nèi)老牌的辦公軟件，WPS近幾年也開始往云上發(fā)展，推出了云備份、云文檔等一系列服務(wù)。作為Office軟件的免費(fèi)替代，WPS在國內(nèi)用戶極多，那么《WPS云文檔》的體驗(yàn)又如何？

首先，由于《WPS云文檔》是本土服務(wù)，因此一些方面做得很接地氣，例如支持微信QQ直接登錄，這要比微軟、Google方便不少。而由于WPS本身就擁有多平臺(tái)的客戶端，因此《WPS云文檔》在這些客戶端中高度集成，通過軟件、APP，無論是備份還是編輯文檔都很便利。

而《WPS云文檔》的功能也比較全面。它支持一些在線文檔的標(biāo)配功能，例如鏈接分享、協(xié)同編輯等，甚至還可以發(fā)起遠(yuǎn)程會(huì)議，讓多個(gè)人同時(shí)觀看文檔等。另外，《WPS云文檔》也支持文檔單獨(dú)設(shè)置權(quán)限，可以借助一些特制表格，實(shí)現(xiàn)簡單的項(xiàng)目管理功能。同時(shí)，《WPS云文檔》還可以制作思維導(dǎo)圖，對(duì)于經(jīng)常需要整理思路的職場(chǎng)人士來說還是有所幫助的。

《WPS云文檔》的體驗(yàn)和大多數(shù)在線文檔類似，在WPS軟件中深度集成是其優(yōu)勢(shì)所在。然而，《WPS云文檔》也有其軟肋所在，它的一些生態(tài)服務(wù)依賴于金山，例如郵箱、云存儲(chǔ)等，而這些金山的服務(wù)并非是大眾之選（很多人甚至不知道WPS也有郵箱、日歷服務(wù)），這意味著你的常用郵箱和其他云服務(wù)，可能很難和《WPS云文檔》對(duì)接。

另一方面，金山的云服務(wù)類別偏少，大致來說《WPS云文檔》真的就只是云文檔，金山?jīng)]有強(qiáng)勢(shì)的即時(shí)通信、視頻會(huì)議等拓展服務(wù)，這令《WPS云文檔》的入口就只有單一的WPS軟件了。像微軟、Google這樣的大廠的云文檔，可都有Skype、Hangouts等幫手在吶喊助威，這樣的情形暫時(shí)沒法在金山陣營中看到。

優(yōu)點(diǎn)：登錄方式接地氣，和WPS軟件集成，有思維導(dǎo)圖這樣的新潮功能。

缺點(diǎn)：金山云服務(wù)偏弱偏小眾，難以全面對(duì)接工作。

《有道云協(xié)作》

《網(wǎng)易有道》在很早的時(shí)候，就推出了云筆記，獲得了不少用戶的好評(píng)。作為網(wǎng)易推出的在線文檔產(chǎn)品，有道云協(xié)作可以和《有道云筆記》無縫對(duì)接，但它的體驗(yàn)和很多產(chǎn)品都不太一樣———就如其名字，它的中心在于協(xié)作，而并非是文檔編輯。

《有道云協(xié)作》是以團(tuán)隊(duì)協(xié)作為基礎(chǔ)的產(chǎn)品。在使用時(shí)，需要先創(chuàng)建群或者加入群，然后再邀請(qǐng)其他成員進(jìn)群，然后在群目錄下導(dǎo)入或者新建文件，群成員就可以互相協(xié)作了。

《有道云協(xié)作》的很多功能模塊都可以觀察到，是圍繞“協(xié)作”這一主題來設(shè)計(jì)的。

例如，在群界面中可以看到目錄中文件變更的記錄，在協(xié)同編輯的文檔中，則可以觀察到其他人正在編輯的部分等；又例如，群管理員可以為不同的成員設(shè)置不同的權(quán)限，管理更到位；而如果有項(xiàng)目管理方面的需求，也可以在其中找到日程、任務(wù)管理的相應(yīng)功能；網(wǎng)易甚至還在產(chǎn)品中做出了IM的功能，在云協(xié)作中直接就可以和他人聊天，協(xié)作更便利。

但《有道云協(xié)作》的短板也是顯而易見的。首先，在格式支持方面，《有道云協(xié)作》只對(duì)Word和Excel提供了較好的支持，甚至沒有覆蓋傳統(tǒng)的辦公三件套；其次，《有道云協(xié)作》強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)，但這需要其他成員也使用網(wǎng)易賬號(hào)服務(wù)，網(wǎng)易賬號(hào)雖然不算小眾，但覆蓋面也稱不上面面俱到；再者，對(duì)于非群成員來說，《有道云協(xié)作》的文檔分享功能權(quán)限分割得不夠細(xì)致，只能設(shè)置密碼和時(shí)限，不能設(shè)置只讀權(quán)限。

《有道云協(xié)作》用于遠(yuǎn)程辦公是否靠譜？筆者認(rèn)為這是一個(gè)有鮮明特點(diǎn)、有明顯局限的產(chǎn)品。一方面，它在協(xié)作的相關(guān)方面下了苦功，以群為核心的功能設(shè)計(jì)有助于迅速組織團(tuán)隊(duì)；但另一方面，它存在不少短板，例如支持格式少、網(wǎng)易服務(wù)覆蓋面小等，是否適合你得看具體情況了。

優(yōu)點(diǎn)：登錄方式接地氣，群組管理方便，帶有IM功能，可以通過有道云筆記實(shí)現(xiàn)思維導(dǎo)圖等功能。

缺點(diǎn)：支持格式較少，亮點(diǎn)功能依賴群組，網(wǎng)易云服務(wù)偏弱偏小眾，難以全面對(duì)接工作。

《石墨文檔》

這是一款在國內(nèi)有一定流行度的在線文檔服務(wù)。最近，《石墨文檔》專門推出了個(gè)人版升級(jí)到遠(yuǎn)程辦公版的福利。

《石墨文檔》的登錄機(jī)制和其他國內(nèi)在線文檔服務(wù)一樣，也比較接地氣，支持QQ微信等方式登錄?！妒臋n》的功能比較成熟，支持Office三套件文檔的導(dǎo)入和創(chuàng)建，而在線協(xié)同、團(tuán)隊(duì)管理和項(xiàng)目進(jìn)度等在線文檔標(biāo)配的功能，也都沒有什么太大的短板。

比較值得一提的是，《石墨文檔》的分享、協(xié)作權(quán)限做了細(xì)分。在石墨文檔當(dāng)中，分享和協(xié)作被分開，共享文檔的鏈接只能開啟只讀文檔，如果需要他人協(xié)作，要通過郵件、手機(jī)等渠道邀請(qǐng)協(xié)作者。與此同時(shí)，協(xié)作部份也細(xì)分出了管理者和協(xié)作者，這有助于將文檔協(xié)同關(guān)系的梳理。

筆者認(rèn)為《石墨文檔》這一設(shè)置是經(jīng)過嚴(yán)密思考的，如果需要將一份文檔公諸于眾，一個(gè)分享鏈接自然就能勝任，但單一的鏈接并不適合邀請(qǐng)其他協(xié)作者，擁有編輯權(quán)限的鏈接的泄露會(huì)造成不可預(yù)料的后果。將協(xié)作邀請(qǐng)限定為特定對(duì)象，可以更好地管理文檔資料。

《石墨文檔》還有其他一些亮點(diǎn)。例如支持創(chuàng)建自定義團(tuán)隊(duì)，提供了大量實(shí)用模板、擁有完善的歷史編輯記錄和支持思維導(dǎo)圖等，但這款產(chǎn)品也擁有其局限。

《石墨文檔》其實(shí)在國內(nèi)在線文檔領(lǐng)域，也算是一名老將了。它在2015年就已經(jīng)上線，也發(fā)展出了一些忠實(shí)粉絲。然而，《石墨文檔》并沒有提供太多其他的辦公套件，也沒有什么重量級(jí)的云服務(wù)———盡管《石墨文檔》于在線文檔的本職中做得很好，但缺乏IM工具、郵件和云存儲(chǔ)等服務(wù)的支持，它在某些場(chǎng)合下使用起來并不那么如魚得水。

盡管《石墨文檔》近年嵌入到了《釘釘》當(dāng)中，但它始終仍需要更多的入口，不算是一名多面手。對(duì)于本身不是《釘釘》或《石墨文檔》的用戶來說，協(xié)同始終存在不便，這和WPS云文檔的局限是類似的。

優(yōu)點(diǎn)：登錄方式接地氣，完善的在線文檔功能，較嚴(yán)密的協(xié)作機(jī)制，支持思維導(dǎo)圖等功能。

缺點(diǎn)：缺乏其他云服務(wù)，適用場(chǎng)合受局限。

《騰訊文檔》

2018年，《騰訊文檔》以黑馬的姿態(tài)，殺入在線辦公市場(chǎng)。在這個(gè)時(shí)間點(diǎn)，其實(shí)在線文檔這類產(chǎn)品已經(jīng)發(fā)展得比較成熟了，騰訊殺入這塊市場(chǎng)，自然有其獨(dú)到之處。

首先，在基礎(chǔ)功能方面，《騰訊文檔》做得是頗為完善的?！厄v訊文檔》支持文字、表格和幻燈片辦公三套件，而在線文檔應(yīng)有的特性，也不曾落下。無論是多人同時(shí)編輯、批注，還是分享文檔、設(shè)置權(quán)限，都可以實(shí)現(xiàn)。從產(chǎn)品的成熟度來說，《騰訊文檔》并沒有太多值得挑剔的地方。

而《騰訊文檔》最大的亮點(diǎn)，也是最大的爆點(diǎn)，可能就是騰訊成熟互聯(lián)網(wǎng)生態(tài)的加持了。通過在家遠(yuǎn)程辦公的實(shí)戰(zhàn)，筆者更加深刻地體會(huì)到這點(diǎn)。

在線文檔的一大精髓在于協(xié)同，協(xié)同則需要組織起團(tuán)體并交流，騰訊在這方面有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)。QQ、微信已經(jīng)成為了即時(shí)通訊市場(chǎng)的絕對(duì)霸主，騰訊賬號(hào)成為了網(wǎng)民的必備，很大程度上騰訊賬號(hào)在國內(nèi)互聯(lián)網(wǎng)的價(jià)值，大致相當(dāng)于Google賬號(hào)在國外互聯(lián)網(wǎng)的地位。在此前提下，《騰訊文檔》很容易就能通過騰訊的社交體系，深入滲透到廣大用戶當(dāng)中。

舉個(gè)很簡單的例子。無論用手機(jī)還是電腦，在QQ、微信當(dāng)中，很輕易就可以找到《騰訊文檔》的入口。將《騰訊文檔》的內(nèi)容分享給他人、邀請(qǐng)協(xié)同工作，完全不需要擔(dān)心對(duì)方會(huì)因?yàn)闆]有賬號(hào)，而無法使用相應(yīng)功能。

如果更進(jìn)一步，使用騰訊的企業(yè)IM產(chǎn)品例如TIM、企業(yè)微信等，則可以感受到《騰訊文檔》和這些產(chǎn)品的更深度集成。在TIM和企業(yè)微信的工作群中，文檔的統(tǒng)一管理、協(xié)作編輯，都可以通過《騰訊文檔》來完成，即使像這次一樣，大量職員被迫在家遠(yuǎn)程辦公，也可以通過工作群保持原有的人員架構(gòu)、讀取《騰訊文檔》中的資料，繼續(xù)協(xié)同工作、保持團(tuán)隊(duì)生產(chǎn)力，這是其他在線文檔產(chǎn)品很難做到的。

而騰訊本身是很多本土云服務(wù)和AI計(jì)算的供應(yīng)大頭，在《騰訊文檔》的使用過程中，能多方面感受到騰訊出品帶來的優(yōu)勢(shì)。例如《騰訊文檔》提供的服務(wù)非常豐富，OCR、智能糾錯(cuò)、翻譯、遠(yuǎn)程會(huì)議、會(huì)議白板和遠(yuǎn)程PPT演示，質(zhì)量都很高；又例如騰訊可以根據(jù)當(dāng)前國內(nèi)最熱切的需求，迅速調(diào)整產(chǎn)品，《騰訊文檔》最新版本就可以輕松登記微信、QQ群成員的出行、發(fā)熱情況，這要比傳統(tǒng)方法方便得多。

當(dāng)然，《騰訊文檔》也并非無懈可擊。由于它處于起步階段，因此一些優(yōu)勢(shì)尚未完全整合，例如騰訊微云目前仍是和《騰訊文檔》脫節(jié)的，微云同步的文檔不能通過《騰訊文檔》開啟；又例如《騰訊文檔》尚未正式推出企業(yè)版，好在企業(yè)版已經(jīng)處于測(cè)試階段，相信正式推出也為時(shí)不遠(yuǎn)了。

總體來看，《騰訊文檔》的潛力巨大，假以時(shí)日進(jìn)一步結(jié)合騰訊的生態(tài)，這可以說是對(duì)標(biāo)《Google文檔》的大制作。近期，筆者在家遠(yuǎn)程辦公使用最多最頻繁的就是《騰訊文檔》。

優(yōu)點(diǎn)：完善的功能，和騰訊個(gè)人、企業(yè)產(chǎn)品的深度整合，強(qiáng)大的騰訊生態(tài)支持。

缺點(diǎn)：尚未推出企業(yè)版，未整合騰訊微云。

正如文中所說，在線文檔已經(jīng)是比較成熟的產(chǎn)品類型，發(fā)展思路也都比較明確。國外的在線文檔產(chǎn)品起步較早，而國內(nèi)也有《騰訊文檔》這樣強(qiáng)勢(shì)崛起的產(chǎn)品。近段時(shí)間可謂是對(duì)遠(yuǎn)程辦公產(chǎn)品的一次大考，在線文檔本身的功能、服務(wù)的穩(wěn)定和生態(tài)的支持都需要做到面面俱到，才能有出彩的表現(xiàn)。

就個(gè)人體驗(yàn)而言，《騰訊文檔》令人印象深刻。騰訊在個(gè)人和企業(yè)通信市場(chǎng)都頗有建樹，這成為了《騰訊文檔》的強(qiáng)勁助力；而《騰訊文檔》本身的產(chǎn)品力也非常出色，多格式的兼容、齊全的功能、穩(wěn)定而全面的服務(wù)，帶來了令人印象深刻的遠(yuǎn)程辦公體驗(yàn)。如果你也因?yàn)樘厥庠颍枰诰€文檔類的產(chǎn)品，不妨嘗試一下《騰訊文檔》，相信它會(huì)給你帶來驚喜。