檔案的由來與發(fā)展

趙德保

摘 要：檔案是以文字、符號、圖形等載體記錄歷史信息的產(chǎn)物，是社會(huì)發(fā)展中的重要文獻(xiàn)。是國家各個(gè)部門，社會(huì)組織及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成清晰的、確定的、具有完整記錄固化信息的作用，以確定某一時(shí)期的行為依據(jù)。追溯檔案的由來與發(fā)展，提高檔案保護(hù)意識，有效地服務(wù)于我國各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，將起到重要的作用。

關(guān)鍵詞：檔案;由來;分類;發(fā)展;管理;保護(hù)

1 檔案的由來

檔案沿古及今，經(jīng)歷了幾千年的歷史，在我國各個(gè)歷史時(shí)期都有著不同的稱謂。在商代，檔案叫“冊”，甲骨文中就有“冊”字，“冊”字是連接簡牘之象形字。周代叫“中”，“中”即官署之薄書。秦漢時(shí)則稱作“典籍”。漢魏以后叫“文書”、“文案”，各種公文統(tǒng)稱為“文書”，公文案卷叫做“文案”。唐宋以后叫“文卷”、“案卷”、“案牘”。文，是指法令條文;卷，是指書卷。唐代書為軸，一軸為一卷，法令文書稱為“文卷”、“案卷”;官府的文書統(tǒng)稱“案牘”。

“檔案”一詞，最早見于清代。清代的楊賓在《柳邊紀(jì)略》中對檔案一詞作如下解釋：“邊外文字，多于書本，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也;存貯年久者曰檔案，曰檔子，以積累多，貫皮條掛壁若檔故也，然今文字之書于紙者。亦呼為牌子、檔子矣?！倍瓉砑堎|(zhì)文件的名稱叫“案”，所以，就把辦理完畢后保存起來的紙質(zhì)文件稱為“檔案”?！皺n案”這詞源出于此，并沿用至今。

2 分類與發(fā)展

我國歷史悠久，檔案的發(fā)展源遠(yuǎn)流長，檔案的種類繁多，按歷史進(jìn)程可分為甲骨檔案、金石檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案等。

1）甲骨檔案。甲骨檔案是我國迄今為止所發(fā)現(xiàn)的最早檔案，甲骨檔案記載了古代的政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、社會(huì)生活等各方面。甲骨檔案是古代帝王將占卜吉兇以及某種活動(dòng)經(jīng)過、事后結(jié)果刻在甲骨上保存，以備查考的歷史記錄。甲骨就是龜甲和獸骨的總稱，是占卜的用具，也是一種書寫材料。甲骨是當(dāng)時(shí)的占卜材料，也是當(dāng)時(shí)檔案的主要載體，商代甲骨檔案是殷商統(tǒng)治者在占卜活動(dòng)和其它政務(wù)活動(dòng)中形成的文字記錄。因其多數(shù)發(fā)現(xiàn)于殷墟，故又稱殷墟卜辭。然而因?yàn)槠渲瞥?、體式、用語、內(nèi)容、保管均有規(guī)律性的程式，故而，按其性質(zhì)而論，應(yīng)稱為甲骨檔案。

2）金石檔案。商周時(shí)期，鑄在青銅器上的銘文檔案和刻石頭上的石刻檔案，合稱金石檔案。銘文只是器皿的“附庸”。隨著青銅器的發(fā)展銘文也起變化，銘文的特點(diǎn)是字?jǐn)?shù)增多，記事范圍廣泛。鑄器的目的由原來的使用變?yōu)閷槔浙懚髌?，所謂“因文而見器，籍器以傳文”，器物完全成為一種記事材料。這時(shí)的銘文具有了明顯的書史性質(zhì)，正是由于這一階段銘文具有的書史特點(diǎn)，又稱之為金文檔案。金文檔案是王和貴族的重要記事檔案，是其傳家寶，是保存于宗族或宗廟的重要?dú)v史記錄。凡是王和貴族有重要文件需長期保存或重大事件需要永遠(yuǎn)留作憑證或紀(jì)念，就鑄一件器物，鑄器的目的一是告祖先，二為流傳后世子孫永世保存。這些刻在青銅器和石頭上的文字，多數(shù)記載了帝王活動(dòng)過程，有征伐、賞賜、祭禮、游獵等等，也有刑法、政令等記錄。但從刻石所記載內(nèi)容看，是一種檔案，所以人們把屬于文書的石刻和鑄在青銅器上的文書合稱為“金石檔案”。

3）簡牘檔案。簡牘檔案，又稱簡冊檔案。古人將竹片、木牘用繩或牛皮條穿起來，就是人們稱作的“簡編成冊”。它是以竹片和木板為書寫文書和書籍，在殷商、西周官府的案卷中，就有許多簡牘檔案。寫在竹片上的叫“簡”，把許多簡編連起來叫作“策（冊）”，寫在木板上的叫“牘”，統(tǒng)稱“簡牘”。“大事書之于冊，小事簡牘而已”。竹木為載體的簡牘檔案起源于殷商，至秦盛行，是當(dāng)時(shí)的一種重要的書寫材料，也是珍貴的歷史檔案。古人用來起草文件、傳遞信函、編造戶籍、描畫疆域、編修典籍等等。簡牘檔案對研究我國古代歷史有著重要價(jià)值。

4）縑帛檔案。隨著生產(chǎn)力的發(fā)展，絲綢行業(yè)也訊速發(fā)展起來，戰(zhàn)國以后，特別是西漢，出現(xiàn)了以絲綢品為書寫材料的檔案。縑帛是一種光潔細(xì)薄的絲絹，它質(zhì)地柔軟輕便，書寫方便，傳遞輕巧，又可隨意折疊、卷軸，易于保管和攜帶，便于閱讀，它彌補(bǔ)了簡牘檔案笨重量多，不便傳閱的不足，所以，漢代用它書寫宮廷文書，便產(chǎn)生了縑帛檔案。一份文件可卷成一束、一軸，所以又叫“案卷”、“案軸”。但是絲綢品作為貴重物品，成本很高，多數(shù)在宮廷和皇族、貴族中使用，無法普及，不久便被紙張所代替了。

5）紙質(zhì)檔案。兩漢時(shí)期，紙的發(fā)明和普遍使用，可謂是我國古代文化史上的一件大事。用紙作為書寫材料，形成了紙質(zhì)檔案，使我國檔案和檔案工作進(jìn)入了一個(gè)新的歷史階段。當(dāng)時(shí)，簡、帛、紙幾乎是同時(shí)用來作為書寫材料的，由于簡重帛貴，不便于廣泛使用，而紙張質(zhì)地輕軟，價(jià)格低廉，又易于書寫、傳遞和收藏。所以，紙逐漸代替了簡、帛，成為主要的書寫材料，且一直延續(xù)了兩千多年，沿用至今。紙質(zhì)檔案優(yōu)點(diǎn)較多，便于管理和利用。紙質(zhì)檔案在世界各國檔案館的總藏中仍占據(jù)主要地位。

6）聲像檔案。聲像檔案是指國家各個(gè)部門、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)中形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片（包括底片）、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，必要的并輔以兼顧紙質(zhì)檔案載體歷史記錄，它是全宗檔案的重要組成部分。

7）電子檔案。電子檔案同樣是人們在政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)中使用計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備兼顧紙質(zhì)檔案直接形成的、用數(shù)碼形式記錄文字、圖像和聲像等信息，歸檔保存的有查考利用價(jià)值的電子文件。電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。是伴隨著計(jì)算機(jī)產(chǎn)業(yè)技術(shù)發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型文件，具有用計(jì)算機(jī)生成和讀取、用數(shù)字代碼記錄信息、要符合文件的要求的特點(diǎn)。歸檔電子文件必須具有重要憑證性、依據(jù)性和參考利用價(jià)值，才能成為檔案保存的電子文件。

3 管理與保護(hù)

檔案由從歷史發(fā)展至今，從歷史的挖掘記載到現(xiàn)在的管理與保護(hù)有著十分重要的作用。每個(gè)時(shí)期的國家各個(gè)部門，社會(huì)組織或個(gè)人都有保護(hù)檔案的職能和方法，對檔案的管理會(huì)培養(yǎng)專門的人才，對檔案進(jìn)行專人管理、專人負(fù)責(zé)等責(zé)任管理體系，個(gè)人檔案一般保存的重要材料為各類證件、票據(jù)、老物件等重要信息材料進(jìn)行存貯。

對檔案的管理與保護(hù)，首先要看檔案貯存的場所防火、防盜是否安全，這是首要因素，也是關(guān)鍵因素，時(shí)刻注意防火、防盜安全是檔案的管理與保護(hù)重點(diǎn);其次環(huán)境潮濕、磁場介質(zhì)等也是檔管管理與保護(hù)的重要因素，歸檔的材料因受潮造成材料字跡糢糊、紙張破損等情況，電磁介質(zhì)是否強(qiáng)烈要著重考慮照片、錄音帶、錄像帶、影視片等電子材料因電磁干擾輻射造成無法讀取等問題;再次檔案管理者對檔案的登記、分類、查詢、借閱、歸檔責(zé)任意識是否上心上手也起關(guān)鍵作用。加強(qiáng)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，促進(jìn)檔案管理的提檔升級，是對檔案的管理與保護(hù)關(guān)鍵所在。

4 檔案的魅力

檔案由古及今地積淀著歷史塵埃，由遠(yuǎn)及近地流淌著世間記憶。檔案是一部塵封的書，記載著人文故事。古往今來，檔案用不同載體的形式，記錄了我們祖國的發(fā)展及變遷，其“存史鑒今”的作用更是彰顯了它獨(dú)特的價(jià)值。在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中，我們要加強(qiáng)檔案意識，既是檔案的利用者，又是檔案的產(chǎn)生者，更是檔案的責(zé)任者。檔案的保護(hù)有著不可替代的價(jià)值和作用。激發(fā)檔案人員的活力，發(fā)揮檔案的魅力，不斷提升檔案工作者的職業(yè)操守、文化素養(yǎng)和專業(yè)能力，推動(dòng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展具有重要意義。