電力企業(yè)提高檔案管理水平的措施探討

敖雪琴

摘 要：檔案管理是電力企業(yè)管理的重要構(gòu)成，提高檔案管理水平對(duì)提升電力科技資源與知識(shí)文書信息等檔案資源利用率、滿足新時(shí)期電力行業(yè)發(fā)展需求具有重要意義。文章分析了新時(shí)期優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理水平的重要性，并嘗試探索了電力企業(yè)提升檔案管理水平的措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);檔案管理;管理制度;人才結(jié)構(gòu)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，電力企業(yè)改革與發(fā)展的速度越來越快，電力企業(yè)檔案管理面臨的難度與壓力大幅度提升，而檔案管理質(zhì)量高低將直接影響電力企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)，提高檔案管理水平已成為新時(shí)期電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)良好發(fā)展的重要途徑。文章就提高檔案管理水平的重要性與途徑展開論述。

1 電力企業(yè)提高檔案管理水平的重要性

1.1 為電力企業(yè)變革發(fā)展提供參考

新時(shí)期，國際經(jīng)濟(jì)交流越來越頻繁，實(shí)體經(jīng)濟(jì)已呈現(xiàn)出新的發(fā)展趨勢(shì)，電力企業(yè)應(yīng)結(jié)合新時(shí)期特征對(duì)自身管理模式與工作思路進(jìn)行改革，以實(shí)現(xiàn)更加長遠(yuǎn)穩(wěn)定的發(fā)展。電力檔案材料是電力企業(yè)的重要資源，是電力企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營決策、重大事件處理的重要參考，加強(qiáng)檔案管理有利于提升檔案資料的利用效率，推進(jìn)電力企業(yè)變革與內(nèi)部檔案管理的平衡、協(xié)調(diào)發(fā)展。

1.2 幫助電力企業(yè)適應(yīng)外部環(huán)境

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的變革，電力企業(yè)面臨的市場環(huán)境瞬息萬變，電力企業(yè)要想更好地適應(yīng)外部環(huán)境變化，有針對(duì)性地提升自身綜合競爭力，一方面要加強(qiáng)對(duì)外部市場前沿信息的獲得力度，另一方面要加強(qiáng)對(duì)檔案資料的收集與管理，以結(jié)合檔案管理信息來分析與挖掘外部環(huán)境的變化趨勢(shì)，科學(xué)調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略與執(zhí)行政策，進(jìn)而提升決策與執(zhí)行的科學(xué)性。

1.3 保障電力企業(yè)合法權(quán)益

檔案資料是對(duì)電力企業(yè)的歷史記錄及真實(shí)歷程的記錄，除了可為后續(xù)電力企業(yè)管理的開展提供參考，還能在維護(hù)合法權(quán)益方面發(fā)揮重要的作用。與其他企業(yè)相同，電力企業(yè)享有國家法律維護(hù)自身權(quán)益的權(quán)利，在特殊時(shí)期電力企業(yè)可充分利用檔案資源的法律價(jià)值來切實(shí)維護(hù)自身權(quán)益，而這一切的實(shí)現(xiàn)離不開高水平的檔案管理。

2 電力企業(yè)提高檔案管理水平的有效策略

2.1 完善檔案管理制度

無規(guī)矩不成方圓，電力企業(yè)檔案管理的開展離不開完善的檔案管理制度，電力企業(yè)應(yīng)加大對(duì)檔案管理的重視力度，結(jié)合我國關(guān)于檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，建立健全契合自身發(fā)展需求的檔案管理制度，明確檔案管理內(nèi)部機(jī)構(gòu)體制與職能，細(xì)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與流程，規(guī)范檔案保管期限表及檔案歸檔范圍等，為電力企業(yè)檔案管理的開展提供科學(xué)可依的憑據(jù)，提高檔案管理的針對(duì)性。

2.2 引進(jìn)檔案管理技術(shù)

信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理帶來了新的可能，電力企業(yè)應(yīng)積極推進(jìn)信息化建設(shè)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際發(fā)展需求引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫與管理系統(tǒng)平臺(tái)，充分利用信息化技術(shù)來開展檔案管理工作，以增強(qiáng)檔案管理的準(zhǔn)確性與效率。檔案管理人員一方面要對(duì)電子企業(yè)原有檔案資料進(jìn)行有效整理，并分門別類地進(jìn)行歸檔與保管，另一方面還應(yīng)將檔案資料與數(shù)據(jù)信息掃描以生成電子文檔，并根據(jù)檔案管理制度與要求將其分類保存至不同類型的文件夾中。這樣不僅可加強(qiáng)對(duì)原有檔案資料的保護(hù)，還能通過計(jì)算機(jī)軟件將檔案管理資料傳送至相關(guān)部門，進(jìn)而大大提升檔案管理效率及檔案資料的利用效率。

2.3 創(chuàng)新檔案管理手段

隨著社會(huì)的進(jìn)步，檔案管理領(lǐng)域取得了很大的發(fā)展，電力企業(yè)應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，對(duì)檔案管理思路與方式進(jìn)行創(chuàng)新，譬如，可結(jié)合企業(yè)實(shí)際需求對(duì)原有組卷檔案與歸檔進(jìn)行簡化，取消以往繁復(fù)的工作程序，在保障檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上提升檔案管理效率。當(dāng)然，為實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的創(chuàng)新，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)調(diào)整工作觀念，既要?jiǎng)?wù)實(shí)苦干又要開拓創(chuàng)新，對(duì)以往工作情況進(jìn)行反思與總結(jié)，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，將檔案管理工作切實(shí)落實(shí)到位，通過不斷的摸索與改進(jìn)來提升檔案管理整體水平。

2.4 優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)

檔案管理人員是檔案管理工作的開展主體，也是提高檔案管理水平的關(guān)鍵，電力企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身檔案管理的重點(diǎn)、難度與復(fù)雜度，優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)檔案管理人才結(jié)構(gòu)的合理性，以提升電力企業(yè)檔案管理人員整體水平，為檔案管理水平的提升奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。首先，電力企業(yè)可結(jié)合自身檔案管理需求，制定檔案管理人員聘用制度，適當(dāng)引進(jìn)高水準(zhǔn)的檔案管理人員，為檔案管理工作的開展注入新鮮血液。其次，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)、考核及統(tǒng)籌規(guī)劃管理，為檔案管理人員提供提升管理技能與管理理念的機(jī)會(huì)，同時(shí)通過考核統(tǒng)籌來為檔案管理人員提供自我提升的內(nèi)在動(dòng)力。再次，企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部檔案管理工作結(jié)構(gòu)的編制，明確劃分各崗位的職責(zé)與權(quán)限，并制定相應(yīng)的責(zé)任追究制度與獎(jiǎng)懲機(jī)制，適當(dāng)將檔案管理質(zhì)量與水平和員工工資、績效、福利等掛鉤，以更好地管理與鞭策檔案管理人員。

3 結(jié)語

總而言之，檔案管理是電力企業(yè)管理的一部分，提高檔案管理水平對(duì)促進(jìn)電力企業(yè)適應(yīng)外部環(huán)境、滿足自身發(fā)展需求、保障合法權(quán)益具有重要意義。電力企業(yè)應(yīng)加大對(duì)檔案管理的重視力度，結(jié)合新時(shí)期特點(diǎn)與自身發(fā)展需求完善檔案管理制度，積極引進(jìn)檔案管理技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理手段，并不斷優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)，為實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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