基于大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理問題研究

裴紅

摘 要：檔案管理是一件非常嚴(yán)瑾的工作，由于檔案本身具有真實(shí)性和完整性，所以，在每個(gè)行業(yè)中，檔案的管理都是重點(diǎn)，在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)快速發(fā)展過程中，檔案管理方式也發(fā)生相應(yīng)的變化。在大數(shù)據(jù)背景下，管理人員的工作中添加了采用信息技術(shù)管理檔案的模式，提高了工作質(zhì)量和效率，在管理檔案時(shí)，通過使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，在查閱檔案時(shí)，能節(jié)約大量時(shí)間，在對(duì)檔案進(jìn)行分析時(shí)，也能通過大數(shù)據(jù)技術(shù)獲得準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，所以，在檔案管理工作中采用大數(shù)據(jù)技術(shù)是十分必要的。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理;信息技術(shù)

隨著社會(huì)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也在迅速地進(jìn)步，在檔案管理領(lǐng)域采用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以提高管理人員的工作效率。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理行業(yè)中的應(yīng)用，可以滿足使用者在查閱資料時(shí)的需求，管理人員也能在日常工作中完成信息的收集和整理，通過對(duì)當(dāng)前檔案管理的工作開展情況分析，在檔案管理過程中采用大數(shù)據(jù)技術(shù)是檔案管理行業(yè)的進(jìn)步，是實(shí)現(xiàn)檔案有效性、保密性和完整性的重要手段。

1 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理方式

1.1 加強(qiáng)檔案儲(chǔ)存安全性

檔案的本質(zhì)是數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存，在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的過程中，數(shù)據(jù)儲(chǔ)存媒介也由紙制檔案變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)。數(shù)據(jù)泄漏的事情常有發(fā)生，在檔案保存的工作中，檔案管理人員應(yīng)該把檔案安全放在首位，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫的安全工作力度，在對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)時(shí)，應(yīng)該使用工作制度中規(guī)定的軟件進(jìn)行查殺，對(duì)于工作系統(tǒng)要進(jìn)行相應(yīng)檢查，當(dāng)遇到重大更新時(shí)，要及時(shí)打好補(bǔ)丁，做好殺毒工作，防止有惡意程序進(jìn)入系統(tǒng)。在檔案管理中，管理人員應(yīng)該和檔案系統(tǒng)軟件開發(fā)人員進(jìn)行溝通，通過有效地交流，提升自己的專業(yè)水平，在發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，能在最短時(shí)間內(nèi)采取有效措施，把數(shù)據(jù)損失降到最低。另外，相關(guān)單位應(yīng)該對(duì)檔案管理制定相應(yīng)辦法，從信息收集到數(shù)據(jù)調(diào)動(dòng)，把檔案管理工作的每個(gè)流程都制定相應(yīng)制度，讓管理工作更加規(guī)范，尤其是應(yīng)急響應(yīng)方面，管理人員要根據(jù)預(yù)案，對(duì)事件采取合理地應(yīng)對(duì)方案，保證檔案管理工作順利進(jìn)行。

1.2 提高管理人員專業(yè)水平

在檔案管理工作中，管理人員的技術(shù)水平?jīng)Q定了管理工作的下限，管理人員的思維和眼界決定了管理工作的上限，所以，在檔案管理工作開展時(shí)，管理部門應(yīng)該對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)培訓(xùn)，并以專業(yè)人才擅長的領(lǐng)域進(jìn)行專項(xiàng)學(xué)習(xí)。例如，在金融行業(yè)中，金融檔案多以客戶的個(gè)人信息、金額、密碼等相關(guān)，所以，在對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)該對(duì)信息安全方面進(jìn)行有針對(duì)性的培養(yǎng)。在培訓(xùn)期間，應(yīng)該加強(qiáng)管理人員的金融知識(shí)，提升管理人員的綜合素質(zhì)，保證檔案管理工作順利進(jìn)行。

1.3 管理人員知識(shí)多元發(fā)展

大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)互通的特點(diǎn)，在這樣的環(huán)境下，檔案信息之間具有極強(qiáng)的聯(lián)系，所以，檔案管理人員在工作中應(yīng)該有相應(yīng)豐厚的積累，對(duì)每一個(gè)行業(yè)有應(yīng)該有些許涉獵。檔案管理人員在工作過程中，應(yīng)該對(duì)目前的工作方式進(jìn)行思考，并通過和其它領(lǐng)域人才多交流的方式提升管理能力，學(xué)習(xí)并實(shí)踐其它領(lǐng)域中的新技術(shù)和管理理念，把其它領(lǐng)域中的優(yōu)秀技術(shù)結(jié)合到檔案管理的工作中，通過改善管理方式，促進(jìn)檔案管理行業(yè)進(jìn)步。

1.4 建立檔案權(quán)限管理制度

想讓檔案管理工作順利進(jìn)行，在工作開展之前就應(yīng)該對(duì)訪問權(quán)限進(jìn)行相應(yīng)規(guī)定，以保證日常工作中對(duì)檔案的使用需求。管理人員在日常工作中，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理權(quán)限的控制，在人員使用檔案時(shí)，應(yīng)該明確使用人員的身份，從而賦予相關(guān)權(quán)限。在數(shù)據(jù)庫的管理上，管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)防火墻的使用，通過防火墻和系統(tǒng)關(guān)掉不必要的端口，防止被不法分子惡意利用，提高對(duì)數(shù)據(jù)的保護(hù)。在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，相關(guān)單位應(yīng)該落實(shí)檔案管理責(zé)任，把檔案安全責(zé)任落實(shí)到個(gè)人身上，提高管理人員的檔案保護(hù)意識(shí)。另外，在管理工作中應(yīng)該設(shè)立相應(yīng)的監(jiān)督人員，通過實(shí)施相關(guān)規(guī)定加強(qiáng)對(duì)檔案的防護(hù)，防止在工作過程中出現(xiàn)因工作疏忽或員工惡意竊取檔案的情況，當(dāng)惡性事件發(fā)生時(shí)，監(jiān)督人員應(yīng)該及時(shí)制止管理人員的行為，保證檔案數(shù)據(jù)的安全。

1.5 開展檔案新管理模式

基于大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景，檔案管理的主要目的是為使用人員提供精準(zhǔn)的檔案數(shù)據(jù)，但是，大數(shù)據(jù)技術(shù)的功能不只在此，檔案管理人員應(yīng)該在日常工作中對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行分析，讓大數(shù)據(jù)在工作中發(fā)揮更大的價(jià)值。同時(shí)，檔案具有服務(wù)的特性，檔案管理人員在日常工作中也應(yīng)該培養(yǎng)自己的服務(wù)精神，通過自己對(duì)大數(shù)據(jù)的理解，發(fā)掘大數(shù)據(jù)檔案的新功能。管理人員通過對(duì)檔案架構(gòu)的分析，找到檔案管理中可以改善的項(xiàng)目，讓檔案在提供數(shù)據(jù)的過程中更好的為人服務(wù)。管理人員在工作中的服務(wù)態(tài)度也應(yīng)該發(fā)生改變，對(duì)使用者進(jìn)行相應(yīng)的歸類，根據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，制訂符合使用習(xí)慣的服務(wù)方式，節(jié)省使用人員的時(shí)間成本。另外，和檔案相關(guān)領(lǐng)域要進(jìn)行多交流，對(duì)檔案的搜索模式還是歸檔方式進(jìn)行創(chuàng)新，讓數(shù)據(jù)庫變得更整潔，滿足工作單位的多種需要。

2 結(jié)束語

檔案管理工作在大數(shù)據(jù)發(fā)展環(huán)境下做出改變，給管理人員的工作方式創(chuàng)造了新條件。在工作中使用大數(shù)據(jù)技術(shù)能讓管理人員有更高的工作效率，這要求管理人員在工作期間采用加強(qiáng)檔案安全管理和提高管理人員專業(yè)水平等方式，為使用者使用檔案做出相應(yīng)保障，發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)。

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