疫情防控背景下高校科研項目過程管理優(yōu)化與思考
——以武漢大學(xué)為例

谷巖松 張震

（武漢大學(xué)科學(xué)技術(shù)發(fā)展研究院，湖北武漢 430072）

近年來，高校承擔(dān)科研項目數(shù)量日益增多，項目層次逐漸提高，科研經(jīng)費量隨之攀升，鑒于此，高?？蒲许椖窟^程管理應(yīng)運而生，主要涵蓋項目申報、立項審批、經(jīng)費上賬、預(yù)開發(fā)票、中期檢查、信息變更、預(yù)算調(diào)整、項目結(jié)題等環(huán)節(jié)。在疫情防控常態(tài)化背景下，針對目前高校普遍面臨的科研項目過程管理問題，以簡政放權(quán)、優(yōu)化管理、升級服務(wù)、激發(fā)科研積極性為導(dǎo)向，對高?？蒲许椖窟^程管理提出了新挑戰(zhàn)。本文以疫情下武漢大學(xué)科研項目過程管理為例，淺談新形勢下管理優(yōu)化與思考。

1.疫情防控狀態(tài)下落實科研項目過程管理“放管服”現(xiàn)狀

在全國上下協(xié)力抗擊新冠肺炎疫情的重要時期，各大高校迎來了師生返校高峰，面對人口跨區(qū)域流動性大、人員高密度聚集等疫情防控挑戰(zhàn)，“外防輸入、內(nèi)防反彈”的任務(wù)仍然十分艱巨。教育部出臺了《關(guān)于印發(fā)高等學(xué)校、中小學(xué)校和托幼機構(gòu)秋冬季新冠肺炎疫情防控技術(shù)方案的通知》（國衛(wèi)辦疾控函【2020】668 號）[1]，使得高校進一步貫徹落實國家“放管服”相關(guān)政策將面臨嚴峻的挑戰(zhàn)。根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于優(yōu)化科研管理提升科研績效若干措施的通知》（國發(fā)[2018]25 號）[2]和《關(guān)于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》（中辦發(fā)[2016]50 號）[3]相關(guān)文件精神，高校應(yīng)建立完善的科研管理機制，以優(yōu)化工作程序、精簡審批手續(xù)、升級服務(wù)方式、實現(xiàn)部門聯(lián)動為目標，將減輕科研人員負擔(dān)落到實處，充分釋放教師科研創(chuàng)新活力，平衡“放”與“管”的界限，讓師生在做科學(xué)研究的過程中充分感受以人為本、科學(xué)高效的管理理念和服務(wù)文化。

在疫情防控常態(tài)化的情況下，為了切實避免人員接觸，實現(xiàn)工作流程最優(yōu)化、材料要求最簡化、服務(wù)方式最便捷、師生體驗最滿意的管理模式，精簡辦事流程、升級系統(tǒng)業(yè)務(wù)、實現(xiàn)線下到線上業(yè)務(wù)全方位辦理成為目前科研項目過程管理的燃眉之急。鑒于此，武漢大學(xué)對科研項目過程管理進行了全方位的改革，以此為例探討科研管理優(yōu)化方案與啟示。

2.武漢大學(xué)科研項目過程管理解析

2.1 科研項目過程管理模式

根據(jù)高校科研管理需求，武漢大學(xué)設(shè)有科學(xué)技術(shù)發(fā)展研究院（以下簡稱科發(fā)院），主要管理自然科學(xué)類科技工作，其中科研項目管理為其管理職責(zé)中最重要的部分之一?？蒲许椖窟^程管理主要是為了項目順利進行的一系列輔助性工作，根據(jù)項目類型科發(fā)院設(shè)有不同的處室進行規(guī)范化管理。

2.2 舊管理模式下的問題

表1 近三年科研情況統(tǒng)計圖

近三年來，武漢大學(xué)共獲批國家級項目近1500 項，到賬經(jīng)費約53 億元，合同審批量達6000 余份，詳見表1。龐大的科研項目管理任務(wù)給管理模式及管理人員素質(zhì)都帶來了巨大的挑戰(zhàn)。武漢大學(xué)早在2007 年上線了科研信息管理平臺（E 科之家），主要處理科研項目立項、經(jīng)費上賬、數(shù)據(jù)統(tǒng)計相關(guān)業(yè)務(wù)，但僅限于處理科發(fā)院內(nèi)部數(shù)據(jù)，與學(xué)校其他部門之間仍然存在信息壁壘，部門間無法做到數(shù)據(jù)共享。另外，科研信息管理平臺處理業(yè)務(wù)單一，教師在系統(tǒng)操作的步驟也比較繁瑣，在項目立項到結(jié)題整個過程中，依舊需要提交各種紙質(zhì)版材料辦理相關(guān)手續(xù)，難以滿足目前“放管服”改革政策相關(guān)要求。每到業(yè)務(wù)處理高峰期，由于系統(tǒng)只設(shè)定了科研人員到科發(fā)院項目管理員的二級管理模式，管理員審核工作量巨大，直接影響了服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)效率。另外，由于校園比較大，學(xué)校行政部門分布不集中，辦理科研相關(guān)業(yè)務(wù)需要跑多個部門才能完成，大大影響了辦事效率與辦事體驗，同時也無法滿足疫情期間少接觸的原則。

2.3 管理模式改革及成效

為了更好地適應(yīng)疫情防控常態(tài)化的需求，讓“放管服”精神深入到項目管理的各個方面，使管理更加科學(xué)化、制度化、人性化、規(guī)范化，武漢大學(xué)采用了“線上+線下”（以線上為主）的管理模式，改革上線了科研服務(wù)平臺，同時設(shè)立了綜合事務(wù)服務(wù)中心，與學(xué)校其他部門聯(lián)合辦公，力爭做到疫情期間“零接觸”，切實落實“最多跑一次”的管理機制，逐步將線下業(yè)務(wù)全部過渡到線上來。

2.3.1 升級科研服務(wù)平臺提供全方位服務(wù)

本著疫情防控常態(tài)化背景下減少人員接觸，讓科研人員少跑路、不跑路就能辦成事的原則，武漢大學(xué)研發(fā)上線了新一代科研服務(wù)平臺，將項目過程管理數(shù)字化，同時與學(xué)校多部門系統(tǒng)結(jié)合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，減少不必要的重復(fù)勞動，每年業(yè)務(wù)辦理量達2 萬余項。

科研服務(wù)平臺與學(xué)校財務(wù)系統(tǒng)及信息中心系統(tǒng)完成對接，科研人員可通過門戶網(wǎng)站直接進入平臺，及時獲取從財務(wù)平臺推送的來款信息，同時能隨時查詢項目經(jīng)費執(zhí)行情況。平臺集項目立項、經(jīng)費辦理、預(yù)算調(diào)整、合同辦理、項目中檢、結(jié)題申請、成果統(tǒng)計等多項業(yè)務(wù)于一體，簡化了業(yè)務(wù)辦理流程，同時開放了二級單位審核權(quán)限，明確了二級單位科研項目自主管理職能，使得管理更加及時化精準化，大大提高了工作效率。隨著大部分線下業(yè)務(wù)逐步搬到線上，科研人員可隨時隨地辦理業(yè)務(wù)，并能在一天之內(nèi)處理完多項業(yè)務(wù)，最終實現(xiàn)足不出戶即可完成項目過程管理所有業(yè)務(wù)。

2.3.2 成立綜合事務(wù)服務(wù)中心提升服務(wù)質(zhì)量

由于目前處于辦事流程改革期，還未能實現(xiàn)所有業(yè)務(wù)線上處理，武漢大學(xué)秉承著“辦事依法依規(guī)、信息公開透明、服務(wù)便利師生、數(shù)據(jù)開放共享、一站式辦理業(yè)務(wù)、最多跑一次”的原則，于2019 年成立了綜合事務(wù)服務(wù)中心，全校12 家單位進駐中心集中辦公，并設(shè)置服務(wù)窗口20 余個，可辦理事務(wù)60 余項，另外有6 家單位設(shè)立了自助設(shè)備為師生提供便捷服務(wù)?？瓢l(fā)院是進駐單位之一，通過與多部門聯(lián)合辦公的方式，依托高效信息化技術(shù)，整合師生辦理較頻繁、辦事程序較復(fù)雜的服務(wù)事項，為全校師生提供一站式辦理服務(wù)，大大提高了辦事效率，讓師生深入感受放管服政策，享受辦事過程，將更多的精力投入到教學(xué)科研工作中。

3.科研項目過程管理思考

基于“放管服”政策，在疫情防控常態(tài)化的背景下，鑒于武漢大學(xué)科研項目過程管理改革現(xiàn)狀，可見高?？蒲许椖抗芾淼哪Ｊ秸鸩絻?yōu)化，但仍舊面臨一些問題，如何在國家政策的驅(qū)動下實現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理全方位信息化；如何將辦事人性化、便捷化發(fā)揮到極致給高?？蒲泄芾淼陌l(fā)展提出了新的挑戰(zhàn)。在今后的管理過程中應(yīng)進一步加強管理人員培訓(xùn)，將單面人才培養(yǎng)成多面人才，并逐步實現(xiàn)一站式平臺策略，將項目管理平臺與多部門對接，進行無障礙溝通，最終實現(xiàn)科研項目管理大框架下的網(wǎng)上申請、線上審核、短信通知、隨時調(diào)閱項目相關(guān)信息等過程管理機制。切實做到無紙化辦公，人員零接觸，讓師生深入體驗簡政放權(quán)、優(yōu)化管理、提升服務(wù)的辦事理念，將科研人員從繁雜的業(yè)務(wù)辦理流程中徹底解放出來，全面釋放科研活力，提升科研質(zhì)量，增強科學(xué)研究幸福感。