淺議事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策

姬海英

摘 要：隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，各個行業(yè)的管理模式都有所變化和升級，檔案管理工作自然也不例外。高效的檔案管理可以促進(jìn)事業(yè)單位相關(guān)工作順利展開，并提高各項工作的效率，極大的為企業(yè)節(jié)省資源并提高盈利。本文先例舉出當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，而后就相關(guān)解決措施進(jìn)行更加詳細(xì)的分析和探討，希望可以給相關(guān)工作人員一些有用的建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 問題及對策

中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2020）03-00-01

檔案管理的主要任務(wù)是對企事業(yè)單位相關(guān)項目和人事等資料的收集、整理和保管，為企業(yè)管理過程中提供重要參照，也對企事業(yè)單位當(dāng)下和未來發(fā)展起著非常重要的指導(dǎo)意義。但是，傳統(tǒng)檔案管理隨著社會的發(fā)展逐漸顯露出不足，為滿足企業(yè)高速發(fā)展，提高企業(yè)效益，亟需改善這一不利局面。筆者根據(jù)多年檔案管理工作經(jīng)驗，深入調(diào)查和研究當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題和不足，并在此基礎(chǔ)上提出一些改進(jìn)措施，以希望可以推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理高質(zhì)量發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題與不足

1.事業(yè)單位檔案管理人員的管理能力不足

檔案管理工作是一個非?？简炄藛T耐心的工作，因為具體工作表現(xiàn)為內(nèi)容繁瑣，過程繁多，并且因為容易出錯，所以必須細(xì)心對待。但是，檔案管理工作對專業(yè)性要求并不高，沒有什么技術(shù)含量，所以在事業(yè)單位中經(jīng)常得不到重視，相應(yīng)的在人員安排上，基本都是由基層員工負(fù)責(zé)，這就導(dǎo)致員工的管理知識缺乏，整體素質(zhì)低下，極大的降低了事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和效率。另外，因為事業(yè)單位對檔案管理人員的待遇不高，就導(dǎo)致工作人員的工作積極性不足，這也是檔案管理效率得不到提升的重要因素。

2.檔案管理制度的制定存在不合理之處

事業(yè)單位檔案管理需要制定完善的管理制度，形成規(guī)范、簡明、有序的檔案管理工作，可以有效提高事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和效率。但是在許多事業(yè)單位中，檔案管理工作由于制度建立不完善，而標(biāo)準(zhǔn)化、簡明化、有序化的管理要求經(jīng)常只是進(jìn)行口頭強調(diào)，很少能實施在具體工作中，這就使得檔案管理人員在檔案整理、收集和保管上缺乏有效的規(guī)范性，很可能為將來工作的有效展開埋下隱患，影響事業(yè)單位收益。

3.檔案管理硬件設(shè)備不夠齊全

傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)今事業(yè)單位的管理和發(fā)展，檔案管理需要向信息化轉(zhuǎn)型，利用快速發(fā)展的信息技術(shù)來逐漸完善并建立現(xiàn)代化檔案管理模式。但是因為很多單位沒能提高對視信息化檔案管理建設(shè)的重視，導(dǎo)致檔案管理部門在具體的硬件和經(jīng)費上不能得到滿足，大大降低了檔案管理設(shè)備的更新?lián)Q代速度。另外，在實際操作中，因為設(shè)備不夠齊全，導(dǎo)致人為操作占比非常大，一旦出現(xiàn)檔案錯誤、損壞或丟失等現(xiàn)象，工作人員對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行恢復(fù)的工作量將是巨大的。所以檔案信息化管理需要事業(yè)單位進(jìn)行資金投入，利用先進(jìn)的設(shè)備來提高檔案管理人員的工作效率。

二、改善事業(yè)單位檔案管理的措施與對策

1.提高檔案管理人員的工作能力和素質(zhì)

不管檔案管理如何改進(jìn)，其關(guān)鍵點還是人，只有將工作人員的綜合素質(zhì)提高才能更有效的提升檔案管理工作的質(zhì)量。在具體的實施過程中，應(yīng)該把握以下幾點：首先是提高檔案管理人員的工作待遇，利用優(yōu)厚的工作條件來激勵員工的工作積極性，提高員工的工作責(zé)任心。其次，事業(yè)單位應(yīng)該通過必要手段引進(jìn)專業(yè)的管理人才，在人員評定時需要嚴(yán)格對待，從一開始就提高檔案管理人員的基礎(chǔ)專業(yè)素質(zhì)。另外，還需要加強檔案管理人員的專業(yè)培養(yǎng)，爭取每隔一段時間就進(jìn)行一次高密度的專業(yè)訓(xùn)練，在工作中不斷加強檔案管理人員的能力和素質(zhì)。最后就是引入先進(jìn)的人員考核機制，監(jiān)督和審查檔案工作人員的工作，明確崗位工作規(guī)范，建立賞罰分明的規(guī)章制度，進(jìn)一步提高檔案管理人員的工作自覺性。

2.完善事業(yè)單位檔案管理制度

高效率的檔案管理離不開完善的規(guī)章制度。對于事業(yè)單位來說，要想更加高效的運用和規(guī)范檔案管理，離不開自身良好制度的建設(shè)，在具體的制度建立中要注意以下幾個方面。首先，應(yīng)該遵循國家法律法規(guī)，建立內(nèi)部控制和責(zé)任追究制度，加強檔案管理人員的法律意識和責(zé)任意識。其次，應(yīng)該規(guī)范人為操作程序，兼顧保密性和簡單性，盡量采用責(zé)任分層制度，做好多層防護(hù)。只有建立完善檔案管理制度，提高工作人員的崗位責(zé)任意識，才能更好的提高事業(yè)單位檔案管理效率。

3.重視并擴充檔案管理硬件設(shè)施

檔案管理是離不開基礎(chǔ)的硬件設(shè)施的，傳統(tǒng)管理方式主要受限于保存檔案的倉庫，目的是避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損壞和丟失，但是現(xiàn)今信息化檔案管理因為會將大部分檔案數(shù)據(jù)化，需要的不在是寬敞的檔案倉庫，而是先進(jìn)的電子掃描設(shè)備和優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備，另外諸如打印機、計算機等電子設(shè)備也必不可少。為了追求更為高效的檔案管理方式，事業(yè)單位應(yīng)該專人專項的擴充這些硬件設(shè)施，加速信息化檔案管理建設(shè)，進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

4.推行事業(yè)單位信息化檔案管理

隨著當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機在多個領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用。單純就檔案管理而言，信息化管理模式已經(jīng)是當(dāng)今現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)要求。在這個大的形勢下，事業(yè)單位必須加快信息化檔案管理的升級，滿足新時期對檔案管理的要求。首先，檔案管理人員應(yīng)該熟悉利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，準(zhǔn)確快速的將紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化錄入，并快速的進(jìn)行存儲歸檔。其次，事業(yè)單位應(yīng)該利用互聯(lián)網(wǎng)便利性，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部檔案信息高效傳遞，提高企業(yè)管理的時效性。最后，事業(yè)單位必須學(xué)會利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，提高事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)效益的提升。

結(jié)語

總而言之，現(xiàn)今一些事業(yè)單位在檔案管理方面依舊存在著一些比較明顯的問題。為滿足企業(yè)自身高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式必須進(jìn)行改變和升級，這就要求事業(yè)單位增加對檔案管理的重視，提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)，建立完善的檔案管理制度，不斷引進(jìn)先進(jìn)的信息化檔案管理設(shè)備，用科學(xué)有效的改進(jìn)措施完善檔案管理工作，全面提高事業(yè)單位管理效率，最終為企業(yè)和國家?guī)砀迂S厚的利潤和效益。

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