計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用研究

馬瀟字

摘要：現(xiàn)代信息技術(shù)以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，其迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用為檔案信息資源的科學(xué)管理和有效開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的條件和機(jī)遇。同時(shí)也提出了如何高效管理和利用檔案的新問(wèn)題。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用可以降低檔案館管理成本，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源向經(jīng)濟(jì)效益的轉(zhuǎn)化。該文基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)，從檔案管理自動(dòng)化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息數(shù)字化、檔案信息資源共享等四個(gè)方面解析計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù);企業(yè);檔案管理;信息

中圖分類(lèi)號(hào)：TP391文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2020）04-0013-02

1 概述

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的發(fā)展對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)做出了貢獻(xiàn)，我國(guó)企業(yè)的檔案管理必然向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。改革開(kāi)放以來(lái)，經(jīng)過(guò)30多年的快速發(fā)展，我國(guó)形成了國(guó)有企業(yè)為主體，私營(yíng)企業(yè)、合資企業(yè)、外資企業(yè)共同發(fā)展局面。隨著全球化和信息化時(shí)代的來(lái)臨，企業(yè)檔案數(shù)量急劇增長(zhǎng)，形式和載體也更加多樣化，分類(lèi)也愈發(fā)復(fù)雜。而面對(duì)數(shù)量龐大的檔案信息，其管理工作也越來(lái)越艱巨。尤其當(dāng)檔案管理對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益沒(méi)有明顯、直接的貢獻(xiàn)時(shí)，檔案管理工作往往會(huì)成為企業(yè)的一種負(fù)擔(dān)。因此，在應(yīng)對(duì)日益增多的檔案信息時(shí)，如何實(shí)現(xiàn)檔案管理收集、整理、利用的現(xiàn)代化，以降低檔案館管理成本、提高檔案管理效率，直至充分利用檔案資源增加經(jīng)濟(jì)效益成為我國(guó)企業(yè)亟待解決的問(wèn)題。

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是現(xiàn)代信息傳輸?shù)幕A(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也代表了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的方向。其在各行各業(yè)中的應(yīng)用推動(dòng)社會(huì)發(fā)展進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代、信息時(shí)代。在此背景下，社會(huì)發(fā)展將更加依賴信息，傳統(tǒng)的檔案管理模式必將被一種新的模式所取代，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)管理檔案也將成為我國(guó)企業(yè)的一項(xiàng)重要工作。本文基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)，從檔案管理自動(dòng)化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息數(shù)字化、檔案信息資源共享等四個(gè)方面解析計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用。

2 企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的重要性

近些年來(lái)，“互聯(lián)網(wǎng)+”經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展對(duì)企業(yè)檔案信息的處理要求越來(lái)越高，具體表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是檔案信息數(shù)量越來(lái)越多，形式載體越來(lái)越多樣化，這就要求提升處理速度與效率;二是檔案信息對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的作用越來(lái)越重要，需要提高檔案利用率，滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理決策需要，以增加經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展;三是在全球化背景下，檔案信息資源需要實(shí)現(xiàn)國(guó)際共享，管理工作需要統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范來(lái)支持。目前，我國(guó)不少企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理模式是檔案管理與經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)分開(kāi)進(jìn)行，檔案信息未能充分發(fā)揮其功用，亦未能帶來(lái)明顯經(jīng)濟(jì)效益。然而在信息化背景下，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中，信息即等于效益。要實(shí)現(xiàn)將檔案轉(zhuǎn)化為可利用的信息，進(jìn)而產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的目標(biāo)，就必須開(kāi)發(fā)和利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，應(yīng)用于企業(yè)檔案管理。

3 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

總體而言，實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理對(duì)于企業(yè)而言，一方面能夠提高管理效率、降低管理成本，另一方面，能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，促進(jìn)信息服務(wù)社會(huì)化。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)具體體現(xiàn)在以下四個(gè)方面。

3.1 有利于檔案信息及時(shí)歸類(lèi)

基于計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，企業(yè)檔案管理部門(mén)和人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息資料收集，直接將數(shù)據(jù)信息輸入到檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，可以隨時(shí)將電子檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞。檔案管理部門(mén)也可以定期從各部門(mén)的專用文件夾中收集數(shù)據(jù)。這樣既及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行了收集和歸類(lèi)，又保證了檔案信息的完整性。在傳統(tǒng)的歸檔模式下，企業(yè)檔案管理部門(mén)在次年開(kāi)始收集當(dāng)年的檔案數(shù)據(jù)，所以企業(yè)檔案管理部門(mén)保存的最新檔案是去年的，而當(dāng)年的最新檔案分散在各個(gè)部門(mén)，檔案管理部門(mén)提供的檔案信息總是滯后的。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以使檔案管理部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)收到最新的信息，確保企業(yè)檔案管理能夠有效地提供檔案信息。隨著檔案管理檔案信息的完整性和及時(shí)性的不斷提高，檔案信息的利用日益增多，檔案管理在企業(yè)管理工作組中起著舉足輕重的作用，為企業(yè)檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境。

3.2 有利于節(jié)約管理成本

在傳統(tǒng)模式下，檔案管理工作需要耗費(fèi)大量人力與時(shí)間，工作程序也比較復(fù)雜。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能夠以更快速度和更少的程序?yàn)槠髽I(yè)相關(guān)部門(mén)提供檔案資料、數(shù)據(jù)信息，節(jié)省大量的人力、物力和勞動(dòng)成本。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用使管理人員從繁雜的體力勞動(dòng)中解放出來(lái)，不僅提高了工作效率，減少了重復(fù)勞動(dòng)，更節(jié)約了管理成本，大大提高了工作效率和工作質(zhì)量。

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，管理成本是其內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理所發(fā)生的各種成本的總和。管理成本的發(fā)生以降低企業(yè)生產(chǎn)成本、提高經(jīng)營(yíng)收入為目標(biāo)。檔案管理所發(fā)生的費(fèi)用構(gòu)成管理成本的一部分，其本身的降低便會(huì)對(duì)企業(yè)的管理成本形成節(jié)約效應(yīng)。而通過(guò)檔案管理工作降低企業(yè)其他方面發(fā)生的成本，甚至促進(jìn)了企業(yè)經(jīng)營(yíng)收入、經(jīng)濟(jì)效益的提高，則會(huì)有助于企業(yè)發(fā)展步入“優(yōu)化成本-增加營(yíng)收-提高效益”的良性軌道。

3.3 有利于信息資源共享

部分企業(yè)檔案管理存在保密性差、協(xié)調(diào)性差、適用性差的問(wèn)題。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，企業(yè)檔案管理部門(mén)可以在局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)部門(mén)間、企業(yè)間、行業(yè)間乃至跨國(guó)的信息交流與資源共享。釆用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能實(shí)現(xiàn)對(duì)材料信息和檔案資料的排序，用戶可以根據(jù)需求檢索所需的檔案資料。而在實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)管理以前，材料檢索只能通過(guò)手工來(lái)完成。通過(guò)精準(zhǔn)查詢，工作人員可以收集有關(guān)檔案利用率和檔案利用成果的信息，準(zhǔn)確了解檔案的利用情況。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)管理，公司的信息可以完全由員工共享，充分發(fā)揮信息效能，大大提高現(xiàn)有檔案的利用率，進(jìn)而創(chuàng)造更多經(jīng)濟(jì)效益。

3.4 有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)社會(huì)化

信息服務(wù)社會(huì)化時(shí)信息社會(huì)的必然要求。在信息社會(huì)，企業(yè)檔案管理部門(mén)本身也是信息行業(yè)的一員，檔案信息服務(wù)社會(huì)化也是必然的發(fā)展趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，可以有效促進(jìn)企業(yè)檔案信息服務(wù)的社會(huì)化。基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，用戶可以隨時(shí)隨地檢索信息、查閱資料;企業(yè)與企業(yè)之間可以及時(shí)溝通協(xié)商，行業(yè)內(nèi)以及行業(yè)之間也可以互通有無(wú)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以為企業(yè)檔案管理打造一個(gè)開(kāi)放的、互動(dòng)的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，豐富檔案資源、簡(jiǎn)化交流程序、促進(jìn)信息共享，為用戶提供全面的檔案信息。對(duì)于企業(yè)，尤其是上市公司來(lái)說(shuō)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以使檔案信息更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。在實(shí)現(xiàn)信息共享的基礎(chǔ)上，更有利于企業(yè)間的交流，創(chuàng)建一個(gè)良好的企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)信息生態(tài)圈。

4 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

4.1 實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化

近年來(lái)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展很快，對(duì)文字、圖表、音頻、視頻等多種格式的信息均可實(shí)現(xiàn)大批量、高效率處理。各部門(mén)隨時(shí)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向檔案管理部門(mén)發(fā)送電子文件，或者直接將數(shù)據(jù)信息輸入到檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù);檔案管理部門(mén)也可以定期從各部門(mén)的專業(yè)檔案夾中收集數(shù)據(jù)，既方便高效，又能確保檔案信息安全，極大地提高了檔案管理的效率和檔案信息的利用率。

傳統(tǒng)的檔案管理，從檔案的簽發(fā)到歸檔需要很長(zhǎng)時(shí)間。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，大大縮短了檔案歸檔的周期，提高了檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。傳統(tǒng)檔案管理模式下的檔案處理和檔案管理是相互分離的。文件只在處理后歸檔，要用各種載體轉(zhuǎn)移到檔案部門(mén)要花費(fèi)很長(zhǎng)的工作周期。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，可以在計(jì)算機(jī)上完成文件資料的起草、審核、定稿、編排以及發(fā)送，檔案部門(mén)可以在生成文件后對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)和歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化。

4.2 實(shí)現(xiàn)信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化

要實(shí)現(xiàn)信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化，就需要打造計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，配合檔案管理部門(mén)的工作。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)包含兩個(gè)層面：一是局域網(wǎng)，二是廣域網(wǎng)。前者即企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，用于企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)之間的信息傳輸;后者即互聯(lián)網(wǎng)，需要通過(guò)運(yùn)營(yíng)商接入，以實(shí)現(xiàn)跨企業(yè)、跨行業(yè)乃至跨國(guó)信息傳輸。信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化是資源共享的前提，也是信息服務(wù)社會(huì)化的必要條件。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將原來(lái)獨(dú)立的、零散的信息個(gè)體連接起來(lái)，并以網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)的形式為每個(gè)個(gè)體分配地址、角色并設(shè)置功能，通過(guò)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議進(jìn)行規(guī)范，保證信息傳輸?shù)耐暾耘c可解讀性。實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化傳輸，還應(yīng)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，保障數(shù)據(jù)的安全性與傳輸?shù)谋Ｃ苄?，以確保機(jī)密、重要資料信息不泄露。

4.3 實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化

數(shù)字檔案信息利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過(guò)軟件和硬件設(shè)備來(lái)處理、開(kāi)發(fā)和創(chuàng)造新的信息產(chǎn)品。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的幫助下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后可以發(fā)展成為信息產(chǎn)品和電子檔案信息，更利于協(xié)調(diào)開(kāi)發(fā)利用。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，數(shù)字檔案更容易保存、查詢、修改，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸也更加便捷迅速，可以將企業(yè)檔案管理工作變得方便、快捷、高效。檔案信息數(shù)字化能減輕檔案人員文件數(shù)據(jù)錄入工作，并將檔案保存的工作轉(zhuǎn)化為信息處理，檔案管理員只需要添加和編譯相應(yīng)的文件編號(hào)，便可進(jìn)行數(shù)字化管理。檔案管理部門(mén)將信息輸入計(jì)算機(jī)、并入網(wǎng)絡(luò)，用戶可以根據(jù)自己的需求搜索和使用信息。

4.4 實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

企業(yè)在利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，應(yīng)基于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，打造信息服務(wù)社會(huì)平臺(tái)，進(jìn)而為提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。企業(yè)檔案可以通過(guò)內(nèi)部局域網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)向企業(yè)和部門(mén)以及社會(huì)公開(kāi)，將檔案工作從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)為積極服務(wù)，從內(nèi)部企業(yè)轉(zhuǎn)移到社會(huì)，從封閉空間轉(zhuǎn)移到開(kāi)放區(qū)域。用戶可以在互聯(lián)網(wǎng)上搜索他們需要的檔案信息，也可以下載和打印信息。這種方便快捷的方法，不僅為用戶提供了方便，而且提高了檔案信息的利用率，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的社會(huì)共享，從而更好地為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)服務(wù)。同時(shí)，用戶還可以利用互聯(lián)網(wǎng)了解已保存檔案的利用效率，與其他組織或公司展開(kāi)信息交流、挖掘商機(jī)，促進(jìn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的發(fā)展，最終為提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理是我國(guó)企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是我國(guó)企業(yè)從單純的存儲(chǔ)管理向信息處理轉(zhuǎn)變的必由之路。它既是企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益的渠道，也是一種新的信息化管理方法。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，能充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、硬件、軟件的改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化，使檔案信息在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮更大的作用，為提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。此外，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用必須依賴計(jì)算機(jī)軟硬件的支持和發(fā)展，需要大量資金、人力、物力等方面的投入。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化也需要以人為本，培養(yǎng)相關(guān)技術(shù)、管理人才，只有將人與技術(shù)有效結(jié)合，才能體現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的優(yōu)勢(shì)。

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[通聯(lián)編輯：朱寶貴]