大數(shù)據(jù)技術(shù)驅(qū)動(dòng)中的企業(yè)檔案管理變革及應(yīng)對(duì)策略

李金東

摘 要：在當(dāng)前日漸成熟的大數(shù)據(jù)技術(shù)驅(qū)動(dòng)之下，越來(lái)越多的信息化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式被各行業(yè)廣泛應(yīng)用，人們對(duì)信息的查詢與共享的便捷度有了明顯提升。在此背景之下，企業(yè)的檔案管理工作也將有所變革，同時(shí)還要在技術(shù)的驅(qū)動(dòng)下采取針對(duì)性的應(yīng)對(duì)策略，以此去改善過去企業(yè)檔案管理工作中的不足，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，提高檔案管理工作質(zhì)量與效率。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 企業(yè) 檔案管理 策略

中圖分類號(hào)：G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2020）03-00-01

隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，人們的生活與工作都在科學(xué)技術(shù)的加持之下有了全新發(fā)展，特別是在大數(shù)據(jù)技術(shù)的驅(qū)動(dòng)下，人們?cè)谏罟ぷ髦兴a(chǎn)生的數(shù)據(jù)成幾何倍數(shù)增長(zhǎng)，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行處理的數(shù)據(jù)頻率已高達(dá)百億之多。對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作來(lái)講，大數(shù)據(jù)技術(shù)的驅(qū)動(dòng)會(huì)進(jìn)一步促進(jìn)管理模式的變革，加大管理工作難度，而身為從業(yè)者更要看到大數(shù)據(jù)時(shí)代的機(jī)遇，采取有效的應(yīng)對(duì)策略去不斷提高檔案管理工作效率，推動(dòng)企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)驅(qū)動(dòng)中企業(yè)檔案管理模式的變革趨勢(shì)

1.電子檔案單套制管理

自從國(guó)家頒布《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》以來(lái)，進(jìn)一步證明了檔案資料能夠以數(shù)字化形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)當(dāng)中，并且在檢索工具的運(yùn)用下，檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)將進(jìn)一步完善。而擺在電子檔案單套制管理面前的瓶頸在于缺乏可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)，從目前來(lái)講關(guān)鍵性電子檔案依舊采用異質(zhì)備份的方式，但是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)需要從流程、技術(shù)等層面去弱化紙質(zhì)化檔案的管理，不過目前的檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范大多數(shù)基于紙質(zhì)化檔案管理提出，所以企業(yè)的檔案管理工作者還是要花很多時(shí)間聚焦在紙質(zhì)檔案管理中，導(dǎo)致工作壓力巨大[1]。所以，推行電子檔案單套制管理，既能提高工作效率，也能解放人員力量，更便于檔案數(shù)據(jù)分析與編研。

2.電子文件實(shí)時(shí)歸檔

目前電子文件歸檔的自動(dòng)化程度已非常高，企業(yè)能夠通過信息化管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相連接，保證辦公產(chǎn)生的文件信息能夠自動(dòng)化歸檔到檔案系統(tǒng)當(dāng)中，但其中存在的不足在于電子文件歸檔的實(shí)時(shí)性。文件與檔案存在的界限及時(shí)歸檔，而辦公與檔案系統(tǒng)之間的自動(dòng)化歸檔并不是真正意義上的歸檔，因?yàn)檫@種文件的自動(dòng)化歸檔無(wú)法保證其秩序，還需工作人員去規(guī)范整理，因此大量電子文件的冗余就會(huì)拖慢實(shí)時(shí)性，一定程度上與大數(shù)據(jù)技術(shù)的要求相悖，因此企業(yè)的檔案管理工作還需以電子文件的實(shí)時(shí)化歸檔作為目標(biāo)。

3.檔案管理系統(tǒng)智能化

從目前企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)來(lái)看，實(shí)際上智能化水平并不高，所起到的作用更類似于“倉(cāng)庫(kù)”，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)在眾多辦公自動(dòng)化系統(tǒng)當(dāng)中的作用得不到體現(xiàn)，并無(wú)明顯競(jìng)爭(zhēng)力。因此，需要在大數(shù)據(jù)技術(shù)的驅(qū)動(dòng)下去提升檔案管理系統(tǒng)的智能化水平，尤其是重點(diǎn)開發(fā)數(shù)據(jù)分析模塊，通過數(shù)據(jù)分析功能的發(fā)揮去提升其產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力，以更智能化的檔案管理系統(tǒng)去滿足企業(yè)檔案部門的真實(shí)需求。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)驅(qū)動(dòng)中企業(yè)檔案管理的應(yīng)對(duì)策略

1.提高檔案管理人員素養(yǎng)

大數(shù)據(jù)技術(shù)驅(qū)動(dòng)下的企業(yè)檔案管理工作一定要投入具有專業(yè)能力的人員力量，所以需要對(duì)人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，全面提高人員的綜合素養(yǎng)，保證檔案管理工作質(zhì)量。一方面，檔案管理工作人員需要有豐富的專業(yè)知識(shí)，另一方面也要有緊隨時(shí)代潮流的信息存儲(chǔ)技術(shù)和專業(yè)管理能力[2]。對(duì)于企業(yè)而言，應(yīng)當(dāng)采取如下幾方面措施去提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)：1）在人員招聘過程中，要進(jìn)一步拓寬人才招聘渠道以及提高人才招聘門檻，力求在最前沿工作中為檔案管理工作選聘到更符合工作要求的優(yōu)質(zhì)人才，發(fā)揮出檔案管理工作效能;2）對(duì)企業(yè)內(nèi)部人員的管理還要重視對(duì)在職檔案管理人員的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)教育去更新人員的管理理念以及提高其檔案管理能力，促使其掌握更多存儲(chǔ)信息技術(shù)，保證工作方式與大數(shù)據(jù)時(shí)代背景相符，更好地勝任企業(yè)現(xiàn)階段的檔案管理工作。

2.加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全性

大數(shù)據(jù)技術(shù)驅(qū)動(dòng)中的企業(yè)檔案管理工作，既要重視大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)的具體應(yīng)用，也要關(guān)注檔案數(shù)據(jù)的安全性，從而提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量與效率。為了讓企業(yè)檔案管理工作能夠在大數(shù)據(jù)技術(shù)的加持下得到優(yōu)化與發(fā)展，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)與大數(shù)據(jù)公司或是相關(guān)機(jī)構(gòu)密切合作，結(jié)合本企業(yè)檔案管理工作實(shí)際去開發(fā)出具體的大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用工具，滿足企業(yè)的檔案管理需求[3]。此外，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用會(huì)給檔案數(shù)據(jù)信息的安全性造成一定影響，所以在加強(qiáng)安全性方面還需要做好兩方面工作：其一，檔案信息完全共享后需要采取更多樣的保密技術(shù)，比如加設(shè)防火墻、實(shí)行身份驗(yàn)證等技術(shù)，確保數(shù)據(jù)安全性;其二，很多因?yàn)楣ぷ鞣矫娴氖д`會(huì)導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)故障、病毒入侵等情況，從而影響檔案信息安全性，所以需要完善檔案管理工作規(guī)范。

3.健全檔案管理準(zhǔn)入與監(jiān)管制度

大數(shù)據(jù)技術(shù)驅(qū)動(dòng)下的企業(yè)檔案管理工作，一定要對(duì)準(zhǔn)入制度與監(jiān)管制度予以完善，才能也推動(dòng)該項(xiàng)工作的可持續(xù)發(fā)展。對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作來(lái)講，大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展會(huì)帶來(lái)形式更多樣的數(shù)據(jù)，并且本著“多用信息，少用能源”的原則去開展檔案管理活動(dòng)。而要想達(dá)成這一目標(biāo)，如果缺少健全的制度則難以取得預(yù)期效果，所以企業(yè)的檔案管理工作需要對(duì)準(zhǔn)入與監(jiān)管制度有所完善，對(duì)不同類型的檔案數(shù)據(jù)信息全方位保護(hù)，從而不斷降低大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)據(jù)信息的安全性風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也能保證檔案數(shù)據(jù)的完整性。同時(shí)，在標(biāo)準(zhǔn)化流程的加持下，企業(yè)檔案管理需要針對(duì)電子文件、照片、電子檔案、影像檔案等數(shù)據(jù)展開，以明確的規(guī)范指導(dǎo)去促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)資源的標(biāo)準(zhǔn)化。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的驅(qū)動(dòng)下，企業(yè)的檔案管理工作也面臨著諸多挑戰(zhàn)，同時(shí)也迎來(lái)了發(fā)展機(jī)遇。所以，為了進(jìn)一步提高檔案管理工作質(zhì)量，相關(guān)從業(yè)者不僅要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作模式的變革趨勢(shì)，更要采取有效應(yīng)對(duì)策略，從大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用、檔案管理人員能力提升、信息安全等方面著手，為企業(yè)帶來(lái)更優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，共同推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。

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