加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)能力建設(shè)探析

范欣婷

摘 要：信息存儲(chǔ)的方式有很多種，檔案管理作為其重要途徑之一，是查詢信息的依據(jù)。隨著信息化社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理也有所創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案查詢便捷性，優(yōu)化方式進(jìn)行整改，能夠保證企事業(yè)單位有序發(fā)展。在整個(gè)檔案管理的過程中，人員素質(zhì)能力建設(shè)首當(dāng)其沖應(yīng)該放置在第一位，不僅需要培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，而且也有利于提升他們的能力。本文通過分析檔案管理人員的重要性，淺談了應(yīng)該如何去有效加強(qiáng)檔案人員素質(zhì)能力建設(shè)，優(yōu)化檔案管理程序，從而提升檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理 人員素質(zhì) 能力 探析

中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2020）03-00-01

檔案管理作為重要的信息存儲(chǔ)途徑，其記錄著事物發(fā)展的整個(gè)進(jìn)程，在很多方面都有著重要意義。對(duì)于企事業(yè)單位而言，其在發(fā)展過程中，需要查閱相關(guān)檔案，經(jīng)常出現(xiàn)信息查閱不詳或者信息丟失的情況，再加上查詢途徑較為繁瑣，從事檔案管理工作的人員需要耗費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行查詢，究其根本，主要在于檔案管理系統(tǒng)欠缺，造成信息存儲(chǔ)和查詢方式不便。對(duì)于一些年代久遠(yuǎn)的檔案來說，更是缺乏有效保存途徑和便捷查詢方式。因此，創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理，加強(qiáng)人員素質(zhì)提升和建設(shè)，促使檔案管理人員能夠明確責(zé)任和工作態(tài)度，不斷加強(qiáng)自身專業(yè)能力建設(shè)，運(yùn)用科學(xué)的管理方式踐行。

一、明確檔案管理人員在檔案管理工作中的重要性

檔案是對(duì)事物發(fā)展進(jìn)程的有效記錄，可以作為經(jīng)驗(yàn)積累的依據(jù)，也可以作為然后發(fā)展方向的參照。因此，加強(qiáng)檔案管理，從任何一個(gè)角度來說，都是尤為重要的。對(duì)于檔案管理工作人員來說，其在檔案管理中的工作表現(xiàn)，是影響檔案管理質(zhì)量的重要因素。在實(shí)際管理過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)因人為因素而導(dǎo)致的檔案丟失情況;當(dāng)然，也會(huì)存在一些有管理能力和管理思想的人，他們的工作態(tài)度和職業(yè)素質(zhì)，決定著企事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程。由此看來，檔案管理人員在整個(gè)過程中，都發(fā)揮著重要角色，一切檔案的存儲(chǔ)和檢驗(yàn)，都需要人進(jìn)行操作，加上完善的系統(tǒng)運(yùn)用，這項(xiàng)工作自然會(huì)不斷優(yōu)化取得良好發(fā)展。檔案管理工作需要人員具備基本工作素質(zhì)和態(tài)度，以飽滿的熱情投入其中，憑借積極向上的工作熱忱進(jìn)行檔案管理，科學(xué)發(fā)展，優(yōu)化方案管理進(jìn)行，保證企事業(yè)單位能夠快速有序的發(fā)展。

二、加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)能力建設(shè)的有效途徑

1.加強(qiáng)檔案管理人員責(zé)任意識(shí)培養(yǎng)

檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)的根本，在于意識(shí)形態(tài)培養(yǎng)。因此，對(duì)檔案管理人員提出一定要求，促使他們?cè)诿鎸?duì)繁瑣雜亂的工作時(shí)候，能夠繼續(xù)保持積極向上的工作熱情和態(tài)度，并要求自己不斷思考，提升自身學(xué)習(xí)力和執(zhí)行力。首先，檔案管理工作人員需要明確自身工作重要性，時(shí)刻提醒自己加強(qiáng)專業(yè)化檔案規(guī)整，以身作則，用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度面對(duì)工作。其次，當(dāng)管理檔案的過程中出現(xiàn)一些問題，應(yīng)該本著不怕麻煩的態(tài)度進(jìn)行處理，而不是搪塞過去。無論工作輕重，都需要將落實(shí)到自己范圍內(nèi)的事情不遺余力的花時(shí)間做好，對(duì)于自己拿捏不準(zhǔn)的檔案處理方式，應(yīng)該主動(dòng)詢問經(jīng)驗(yàn)豐富的管理者，取精問教，讓工作落在實(shí)處。檔案管理最后需要達(dá)到的效果是清晰明了，更好的服務(wù)于所需要者，讓每一檔案在查閱時(shí)候都清晰明了，唯有工作人員提升自身素質(zhì)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，才能夠高效完成，實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。最為重要的是，作為一名素質(zhì)高超的檔案管理工作者，對(duì)極為重要的檔案必須保密，不可私自透露給任何人，恪守職業(yè)道德，才能讓工作盡善盡美。最后，檔案管理人員需要不斷提升專業(yè)能力，利用工作之余時(shí)間不斷探索檔案管理系統(tǒng)，讓理論與實(shí)踐并肩，敢于否定故步自封的傳統(tǒng)化檔案處理方式，不斷優(yōu)化檔案管理進(jìn)程，高質(zhì)量高效率的處理好所有工作。綜上，加強(qiáng)檔案管理人員責(zé)任意識(shí)培養(yǎng)，是素質(zhì)提升的重要一面，與此同時(shí)，相關(guān)部門也需要堅(jiān)強(qiáng)監(jiān)督力度，共同推薦檔案管理人員素質(zhì)提升。

2.加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)技能的學(xué)習(xí)交流和培訓(xùn)

要想提高檔案管理人員的理論知識(shí)和專業(yè)能力，就必須定期組織培訓(xùn)，通過相互交流和學(xué)習(xí)提升自己。一些優(yōu)秀的，先進(jìn)的檔案管理方式和理念，需要共同探究延續(xù)，只有不斷簡(jiǎn)化和優(yōu)化檔案管理路徑，才能夠?qū)崿F(xiàn)共同發(fā)展。對(duì)于企事業(yè)單位而言，科學(xué)化檔案管理能夠有效推進(jìn)其快速發(fā)展，提供較大便捷性，在各個(gè)方面為其提供全面參考信息?；诖?，更是應(yīng)該通過培訓(xùn)來提升檔案管理人員的綜合能力。與時(shí)俱進(jìn)，緊隨時(shí)代步伐向前發(fā)展，及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)管理方案和技術(shù)模式，與信息化接軌，優(yōu)化檔案查詢方式。任何一個(gè)單位，都應(yīng)該定時(shí)組織加強(qiáng)檔案管理人員在新系統(tǒng)和新技術(shù)使用前培訓(xùn)，在交流的過程中共同探討。但是，當(dāng)下并不排除一些惡性培訓(xùn)事例，有的檔案管理人員接著培訓(xùn)機(jī)會(huì)，未變更觀念，抱著出門旅游或者玩兒的心態(tài)進(jìn)行培訓(xùn)，未高度重視培訓(xùn)機(jī)會(huì)，他們不愿意主動(dòng)去接觸性的技術(shù)，思想保守陳舊。面對(duì)這一狀況，培訓(xùn)方應(yīng)該酌情對(duì)學(xué)習(xí)人員進(jìn)行交流成果考核，未通過考核的需要再次進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，建立一套完成的規(guī)章制度，用制度約束培訓(xùn)者。

3.強(qiáng)高級(jí)檔案管理人才培養(yǎng)

檔案管理人員也應(yīng)該呈現(xiàn)出專業(yè)能力的梯級(jí)模式，相對(duì)于一般檔案管理工作者來說，高級(jí)檔案管理者更具備專業(yè)化上的優(yōu)勢(shì)。高級(jí)檔案管理者除了具備良好的職業(yè)素養(yǎng)以外，還有扎實(shí)的理論基礎(chǔ)和專業(yè)技能，在計(jì)算機(jī)使用和與人交際梳理問題等方面，都能夠表現(xiàn)突出。信息時(shí)代的檔案管理，大多以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案做參照，電子檔案便于存儲(chǔ)，即便是年代久遠(yuǎn)也能不受損害。如此一來，就需要大量熟悉計(jì)算機(jī)操作的人完成整理工作，電子檔案存儲(chǔ)并非單一化的保存信息，而是需要經(jīng)過一定篩選和甄別，依據(jù)收集內(nèi)容進(jìn)行歸檔，不僅需要敏銳的洞察力，還需要及時(shí)與人溝通交流，協(xié)調(diào)處理信息，方能保證電子檔案管理的準(zhǔn)確性。適當(dāng)儲(chǔ)備高級(jí)檔案管理人才，對(duì)于信息化時(shí)代電子檔案管理有極大益處。

結(jié)語

綜上所述，加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)能力提升需要做到以人為核心，以技術(shù)為支持，不斷與信息化接軌，優(yōu)化管理模式，摒棄傳統(tǒng)檔案管理過程中不適宜的方式，統(tǒng)籌發(fā)展，緊跟時(shí)代步伐，提升檔案管理和查閱的便捷性，實(shí)現(xiàn)檔案管理最佳目標(biāo)。

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