PDCA循環(huán)管理在提高軌道物流小車有效使用率中的應(yīng)用

李桂明，李翠萍

廣州市番禺區(qū)中心醫(yī)院設(shè)備科 （廣東廣州 511400）

隨著國內(nèi)醫(yī)院現(xiàn)代化醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展以及人力成本的不斷上升，物流傳輸系統(tǒng)在醫(yī)院的應(yīng)用越來越廣泛[1]。臨床越來越依賴軌道物流帶來的各種便利，使用軌道小車傳輸物品逐漸成為一種便利的工作方式[2]，但實際工作中，因為人員操作管理不到位以及系統(tǒng)功能不完善等問題導(dǎo)致的小車資源被浪費、使用率低等情況普遍存在。PDCA循環(huán)管理是20世紀(jì)50年代美國質(zhì)量管理專家戴明根據(jù)信息反饋管理提出的一種全面的質(zhì)量管理方法[3]。我院在加強軌道物流小車使用管理的基礎(chǔ)上，結(jié)合PDCA循環(huán)管理方法，通過數(shù)據(jù)的分析和歸納，找出影響小車使用率的根本因素，并進行針對性整改，從而提高了軌道物流小車的有效使用率，也使醫(yī)院的軌道物流小車管理更加科學(xué)、有效和規(guī)范。

1 軌道物流小車的使用現(xiàn)狀

我院共有74臺軌道物流小車，站點44個；其中，潔車50臺，污車24臺。但在使用過程中，部分科室反饋難以調(diào)配污車使用，需要人工配送，但醫(yī)院啟用軌道物流小車后，人工配送員已基本取消，只保留部分人工配送。

2 PDCA循環(huán)管理方法

2.1 制定計劃（P）

2.1.1 現(xiàn)狀調(diào)查

2019年6月，科室反饋調(diào)配不到污車的次數(shù)為31次，調(diào)配不到污車的具體時間段（排除系統(tǒng)故障情況）見表1（數(shù)據(jù)取樣為2019年6月30個工作日的小車運行數(shù)據(jù)）。

表1 調(diào)配不到污車的時間段及次數(shù)

由表1可見，調(diào)配不到污車次數(shù)最多的時間段為11:00～12:00。臨床科室不能及時調(diào)配污車使用，對急診標(biāo)本運送、輸血等造成較大影響，導(dǎo)致時間的浪費，影響患者治療。

2.1.2 分析原因

設(shè)備管理部門召集設(shè)備廠家、護理人員、設(shè)備維護人員召開分析會議，針對調(diào)配不到軌道物流污車的統(tǒng)計情況進行討論研究，采用根因分析法，從小車配比數(shù)量、人員操作、設(shè)備系統(tǒng)、使用管理4個方面繪制出魚骨圖[4]，見圖1。

圖1 調(diào)配不到污車的因素分析

經(jīng)分析，調(diào)配不到污車的原因如下。（1）小車配比因素：全院配有軌道物流小車74臺，其中污車僅24臺；考慮到手術(shù)室、健康管理中心以及新增門診2、3樓抽血站點使用污車頻繁，為保證門診檢檢結(jié)果的及時性，分配了5臺污車作為專車使用；因此，僅有19臺污車供全院其他32個科室使用。（2）人員因素：操作人員對軌道物流小車的操作不熟悉或熟悉程度不夠[5]，存在反復(fù)調(diào)配現(xiàn)象，導(dǎo)致資源浪費；另外，部分操作人員對小車到站移動報警器的使用不熟悉，處理常見問題的能力較差。（3）設(shè)備系統(tǒng)因素：小車到站提醒功能不完善，操作人員調(diào)配小車后，無法把握小車到達科室的時間，可能會因忙于其他工作而不能及時使用小車，導(dǎo)致小車長時間停留在科室；另外，部分污車經(jīng)常發(fā)生故障，處于停運狀態(tài)。（4）管理制度因素：針對長期占用小車的處罰不足，未能引起科室足夠重視；雖然規(guī)定小車停留科室不能超過15 min，但后臺數(shù)據(jù)統(tǒng)計顯示，仍有較多科室存在調(diào)用小車后未及時發(fā)車或小車到站接物后未及時發(fā)走的現(xiàn)象，造成小車長時間停留在科室,其中小車停留科室超40 min統(tǒng)計數(shù)據(jù)見表2。

2.2 實施階段（D）

2.2.1 針對小車配比因素的改進措施

設(shè)備管理部門決定調(diào)整潔污車比例，將5臺潔車改為污車，并增加污車停車位；另外，不定期通過后臺實時查看使用專車的站點有無占用多臺小車的情況。

表2 軌道小車停留科室超40 min統(tǒng)計

2.2.2 針對人員因素的改進措施

為避免醫(yī)護人員操作因素的影響，醫(yī)院從強化培訓(xùn)考核、規(guī)范操作、增強交流等方面著手，加強對操作人員的相關(guān)培訓(xùn)[6]；臨床科室人員流動性較大，新入職人員要通過反復(fù)多次培訓(xùn)，并采用“以老帶新”的方式增強其對軌道物流小車操作的熟悉程度，減少誤操作[7]；并對出現(xiàn)次數(shù)較多的誤操作以及注意事項進行匯總、分析、講解，如潔污車的區(qū)分、移動報警器的常見故障（電池、電源、開關(guān)位置、斷電復(fù)位）及處理、如何退出界面以及密碼與站點代碼選定的區(qū)別。

2.2.3 針對設(shè)備系統(tǒng)因素的改進措施

需改進的設(shè)備系統(tǒng)功能如下。（1）完善顯示小車到站時間功能：原顯示時間僅可顯示5 min內(nèi)到站的小車，通過聯(lián)系廠家重新設(shè)置程序，現(xiàn)可顯示15 min內(nèi)到站的小車，科室能更好掌握小車到站時間[8]，及時做好小車的接收和發(fā)送工作。（2）延長移動報警器的到站提示時間：原到站提示時間僅5 s，現(xiàn)延長至1 min，可更好地提醒護理人員取物后及時存車或小車到站后及時發(fā)車[9]。

此外，為保證軌道物流小車的正常使用，維保人員需做好日常維護保養(yǎng)及維修工作[10]，具體見表3。

2.2.4 針對使用管理因素的改進措施

設(shè)備管理部門制定不規(guī)范使用小車的處罰制度，明確不規(guī)范使用行為及處罰內(nèi)容，如將軌道物流小車的使用納入科室績效考評[11]；加大公示處罰力度，如每周在醫(yī)院中層管理干部群、院務(wù)會成員等領(lǐng)導(dǎo)群進行通報，促使科室加強重視與管理。公示內(nèi)容見表4。

2.3 檢查階段（C）

經(jīng)過改進，在軌道物流小車系統(tǒng)無故障情況下，科室反饋未出現(xiàn)調(diào)配不到污車的情況；另外，對污車運送車次進行統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，在高峰時段，污車使用車次明顯提高，污車日均使用車次約提高50車次，其中使用頻次明顯增多時間段及增加頻次，見表5。

表3 軌道物流小車預(yù)防性保養(yǎng)內(nèi)容

表4 各科室軌道小車停留超時15 min次數(shù)

表5 整改前后污車各時段使用頻率比較（次）

2.4 處理階段（A）

設(shè)備管理部門根據(jù)實施過程中總結(jié)的經(jīng)驗整理記錄，最終形成《軌道物流小車違規(guī)使用處置管理規(guī)定》，使各項改進措施得以固化，以確保此活動的長效性，進一步提高軌道物流小車的使用效率。

3 總結(jié)與討論

設(shè)備管理部門利用魚骨圖方法，找出導(dǎo)致軌道物流小車使用緊張的因素，結(jié)合PDCA 循環(huán)管理方法，使污車難以調(diào)配的問題得以解決，但科室超時占用小車問題仍有較大改進空間。PDCA 循環(huán)管理是呈現(xiàn)螺旋式上升的管理方法[12-13]，設(shè)備管理部門日后還要繼續(xù)根據(jù)PDCA 循環(huán)管理方法不斷持續(xù)改進，加大對軌道物流小車系統(tǒng)使用者的培訓(xùn)及監(jiān)管力度[14]，進一步提高小車的使用效率；同時，未來物流系統(tǒng)需要繼續(xù)完善調(diào)車功能，更多地與醫(yī)院信息系統(tǒng)連接，達到可以追本溯源的效果，這也是未來醫(yī)院物資管理的發(fā)展方向[15]，讓醫(yī)院軌道物流小車管理工作更科學(xué)、更規(guī)范[16]。