實(shí)現(xiàn)辦公室精細(xì)化行政管理的有效措施

陳利軍

【摘要】實(shí)行精細(xì)化行政管理對于實(shí)現(xiàn)辦公室整體管理水平乃至整個(gè)企業(yè)的行政管理水平而言，都有十分重要的意義和推進(jìn)。然而在現(xiàn)階段的辦公室行政管理工作中，依舊存在很多的問題有待解決，只有從本質(zhì)上彌補(bǔ)這些短板企業(yè)的行政管理質(zhì)量才能夠得到顯著提升，下面就來結(jié)合實(shí)際工作情況對辦公室精細(xì)化行政管理的有效措施展開研究。

【關(guān)鍵詞】辦公室 ?精細(xì)化行政管理 ?有效措施

精細(xì)化管理意識是實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的助力器，同時(shí)也是新時(shí)期下社會(huì)發(fā)展的必然產(chǎn)物。在精細(xì)化行政管理目標(biāo)下，企業(yè)的行政辦公管理效率得到明顯提升，而對于各項(xiàng)紀(jì)律、執(zhí)行力、綜合能力的提升而言更是具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，每一名企業(yè)管理者、從業(yè)者必須要通過與時(shí)俱進(jìn)的研究和實(shí)踐，走出一條適合自己發(fā)展的精細(xì)化行政管理之路。

一、現(xiàn)階段辦公室行政管理精細(xì)化存在的問題

（一）管理目標(biāo)缺少明確性

現(xiàn)階段的企業(yè)辦公室行政管理實(shí)踐過程中，都忽略了精細(xì)化管理中所提到的“目標(biāo)性”管理，很多企業(yè)依舊延續(xù)過去傳統(tǒng)的管理理念，一切從經(jīng)驗(yàn)出發(fā)、一切從“應(yīng)當(dāng)”出發(fā)，在這樣的環(huán)境下所開展的各項(xiàng)行政管理工作不僅缺少一定的計(jì)劃性，同時(shí)也沒有任何的組織性可言。久而久之辦公室行政從業(yè)者由于沒有對分工與管理目標(biāo)的明確，很容易出現(xiàn)歸屬感的缺失以及相互扯皮、推諉責(zé)任的現(xiàn)象發(fā)生。

（二）管理手段缺少量化考核

除了缺少精細(xì)化考核下的管理目標(biāo)明確外，現(xiàn)階段的企業(yè)在進(jìn)行行政管理的過程中還缺少一定的量化考核，沒有真正的將績效考核制度與員工的崗位、職責(zé)、績效經(jīng)濟(jì)結(jié)果進(jìn)行關(guān)聯(lián)。更有甚者，還有一部分企業(yè)忽略了精細(xì)化管理理念中對“量”的考核依據(jù)，單純的將目光放在了盲目追求“高大上”的考核設(shè)計(jì)中。還有一部分中小型企業(yè)在制定精細(xì)化績效考核目標(biāo)中沒有充分的結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際、知識采取了所有崗位都相同的量化考核標(biāo)準(zhǔn)，這種設(shè)計(jì)不僅缺少對精細(xì)化管理宗旨的落實(shí)，同時(shí)也為部分員工投機(jī)取巧、應(yīng)付對待考核埋下了伏筆。

（三）管理意識薄弱

行政管理中的精細(xì)化管理落實(shí)必須要從管理者自身做起，不僅要在進(jìn)行各種規(guī)章制度建設(shè)的過程中，充分結(jié)合企業(yè)宏觀發(fā)展需要來進(jìn)行更加細(xì)致、客觀的制定，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)站在管理者的戰(zhàn)略發(fā)展角度對一些執(zhí)行、實(shí)踐過程中所出現(xiàn)的整體性與局部性問題提出整改意見。然而在現(xiàn)階段的辦公室精細(xì)化管理過程中，很多管理者只注重生產(chǎn)與經(jīng)濟(jì)效益的達(dá)標(biāo)情況，忽略了自身對精細(xì)化理念的意識樹立。

二、辦公室精細(xì)化行政管理的主要措施

（一）強(qiáng)調(diào)管理目標(biāo)的明確性

作為精細(xì)化行政管理工作中的重點(diǎn)，必須要強(qiáng)調(diào)對管理目標(biāo)的明確性落實(shí)，在推進(jìn)的過程中要先從定崗、定制、權(quán)責(zé)制衡的角度來做好各個(gè)崗位工作職責(zé)的分工，確保整個(gè)辦公室行政崗位即是獨(dú)立的、也是相互合作的。在進(jìn)行工作流程的制定過程中，更是要從便捷的角度入手來強(qiáng)化工作任務(wù)自身的邏輯性。盡可能的融入互聯(lián)網(wǎng)辦公自動(dòng)化體系來收集行政管理工作信息，例如OA信息化系統(tǒng)的作用下，就能夠很好的縮短文件傳閱、各類行政批復(fù)流程的時(shí)間占用，從本質(zhì)上確保目標(biāo)分解的落實(shí)與質(zhì)量提升，最終完成行政崗位在開展工作與管理目標(biāo)推進(jìn)的過程中的無縫銜接。

（二）重視管理手段的量化考核

在推進(jìn)精細(xì)化管理的過程中要將這種先進(jìn)的行政管理理念滲透到每一名行政崗位從業(yè)者的心中，通過制定出一整套科學(xué)、完善的管理考核量化制度，來做好企業(yè)文化宣傳、采購調(diào)研、薪酬調(diào)配等工作，當(dāng)面對重大人事變動(dòng)以及薪酬變化的過程中更是要通過對多年來具有針對性的績效考核結(jié)果進(jìn)行評測與打分，實(shí)現(xiàn)激勵(lì)與約束機(jī)制的有機(jī)落實(shí)。對于一些徇私舞弊、不安量化考核制度辦事的人員而言，則是要給與嚴(yán)肅處理，真正的將“有據(jù)可依、有責(zé)可尋”的精細(xì)化管理理念落實(shí)到整個(gè)的行政管理工作中來。

（三）提高現(xiàn)有精細(xì)化管理意識

定期組織企業(yè)行政管理這強(qiáng)化對辦公室的基礎(chǔ)管理展開調(diào)研，充分結(jié)合每個(gè)崗位的行業(yè)情況制定出有的放矢的管理手段，同時(shí)將“精華、細(xì)化”作為行政工作的管理標(biāo)準(zhǔn)，在日常實(shí)踐的過程中通過與時(shí)俱進(jìn)的優(yōu)化和管理意識轉(zhuǎn)變充分發(fā)揮管理者的領(lǐng)導(dǎo)作用，對工作流程、工作責(zé)任、工作方向給與明確規(guī)定，從本質(zhì)上營造出一種和諧融洽、積極向上的工作氛圍。與此同時(shí)，廣大行政管理者也應(yīng)當(dāng)通過對員工展開精細(xì)化宣講、教育工作來轉(zhuǎn)變員工的認(rèn)知，通過精細(xì)化管理理念與經(jīng)濟(jì)效益掛鉤的方式，來激發(fā)員工主動(dòng)參與到精細(xì)化管理工作中的積極性。

除此以外，在辦公室行政管理精細(xì)化的過程中，也要對辦公室行政從業(yè)者提出更高要求。通過管理者所搭建的各類學(xué)習(xí)平臺來實(shí)現(xiàn)理論、技術(shù)與素養(yǎng)等多元化的能力提升，確保每一名行政工作參與者都是拿得起的高技能人才，通過自覺遵守各項(xiàng)操作規(guī)范來重視細(xì)節(jié)、嚴(yán)格律己，在工作中進(jìn)行精細(xì)化管理的創(chuàng)新與工作效率的提升。

三、結(jié)論

綜上所述，“天下大事必作于細(xì)”，現(xiàn)代化管理一旦缺少了細(xì)節(jié)上的把控就非常容易導(dǎo)致整個(gè)團(tuán)隊(duì)工作效能的缺失，所以在精細(xì)化的工作理念引導(dǎo)下，必須要將整個(gè)的行政管理團(tuán)隊(duì)向細(xì)節(jié)管理上進(jìn)行引導(dǎo)，在科學(xué)化、專業(yè)化、精細(xì)化的道路上開拓出一套適合本企業(yè)行政管理、發(fā)展的康莊大道。

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