關(guān)于信息化條件下會計檔案管理的思考

劉玉紅

【摘要】本文基于對目前中小企業(yè)會計檔案管理實際狀況的調(diào)查，結(jié)合近年來“互聯(lián)網(wǎng)+”行動，基于互聯(lián)網(wǎng)的新業(yè)態(tài)、新模式，對信息化條件下會計檔案管理提出幾點思考。

【關(guān)鍵詞】信息化 ?會計檔案管理 ?現(xiàn)狀 ?思考

一、會計檔案管理現(xiàn)狀

信息化時代，會計檔案管理需要適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)管理運營要求的高度自動化、智能化，高技術(shù)硬件、軟件，高效率的網(wǎng)絡(luò)共享數(shù)據(jù)庫支持的會計檔案管理平臺，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中資金流動的憑證與反映信息發(fā)揮更大作用。為了加強會計檔案管理，有效保護和利用會計檔案， 2015年12月11日，中華人民共和國財政部、國家檔案局令第79號發(fā)布修訂后的《會計檔案管理辦法》，自2016年1月1日起施行，在貫徹落實《管理辦法》的過程中，仍存在企業(yè)對會計檔案管理工作重視不夠，或會計檔案管理混亂等，對《管理辦法》中肯定的電子會計檔案等理解不深入，落實上存在較大偏差。

（一）對會計檔案管理工作重視不夠

部分企業(yè)負責(zé)人、財務(wù)人員對《會計檔案管理辦法》僅停留在學(xué)習(xí)上，沒有真正認識此項工作的重要性，把工作重點放在賬務(wù)、預(yù)算、報表等方面，忽略對文件材料的匯總、整理和歸檔。不配備專職檔案管理人員，甚至出現(xiàn)出納會計兼管會計檔案管理，違反有關(guān)規(guī)定。將會計檔案管理工作作為一項不重要或可有可無的事情，沒有將政策文件向領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)達到位，導(dǎo)致企業(yè)從上到下對會計檔案管理工作忽視，會計業(yè)務(wù)與會計檔案管理水平相脫節(jié)。

（二）會計檔案管理制度落實不到位

一方面制度執(zhí)行不到位，盡管國家及有關(guān)制度日趨完善，真正落實的時候仍會產(chǎn)生很大的差距，主要原因是責(zé)任人的思想認識不到位，存在重主業(yè)，輕檔案管理的思想，僥幸心理比較嚴(yán)重，監(jiān)管流于形式。二是崗位職責(zé)不清，責(zé)任心、意識性不強。存在問題的公司大都對會計檔案管理崗位職責(zé)認識不清，調(diào)查發(fā)現(xiàn)，問題單位很少將責(zé)任心強、干事創(chuàng)業(yè)能力強的人員安排會計檔案管理。要實行分級管理，管理人員各司其職，對于不同崗位賦予不同的權(quán)限，嚴(yán)格崗位責(zé)任制，加強相互監(jiān)督和約束[2]。

（三）監(jiān)督檢查、處罰措施不得力

制度的落實是否到位，很大程度上取決于檢查、監(jiān)督處罰力度是否到位。會計檔案管理工作要同其他會計工作一樣，進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)制度執(zhí)行不到位的方面，完善并整改，修正工作流程，對落實主體責(zé)任不力的，沒有問責(zé)機制或問責(zé)、處罰的力度不夠，會計檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不明確，要求松、措施差，沒有常態(tài)化的系統(tǒng)監(jiān)管機制。

二、提升會計檔案管理水平措施

（一）轉(zhuǎn)變?nèi)藛T思想觀念

會計檔案管理的關(guān)鍵同樣是人，提升會計檔案管理水平就是要在工作中有所轉(zhuǎn)變，增強會計檔案管理現(xiàn)代化意識，轉(zhuǎn)變價值觀念上的主仆顛倒的錯位狀況，增強服務(wù)意識，站在服務(wù)對象角度思考，在思想觀念上實現(xiàn)大轉(zhuǎn)變、大提升，打破原有的思維定勢，全體員工都要進一步認識到信息化檔案管理工作的重要性，積極參與到檔案管理工作中來，建立科學(xué)、系統(tǒng)的管理體制，為會計檔案管理創(chuàng)造前提條件，提供保證和動力。檔案管理人員必須加強專業(yè)知識技能的學(xué)習(xí)和更新，不斷跟上時代的步伐，適應(yīng)形勢發(fā)展，建立基于網(wǎng)絡(luò)與信息幾件事的會計檔案管理平臺系統(tǒng)，實現(xiàn)資源共享，提高企業(yè)會計檔案管理水平。

（二）強化制度約束力

知識和制度使社會制度得到建立，使人類越來越走向文明。張五常在華中理工東西作了一場《產(chǎn)權(quán)為何重要》的演講指出，制度安排的不同將導(dǎo)致收入分配形式的改變，從而資源的分配就會改變，隨之，經(jīng)濟發(fā)展速度和績效也會改變，從更小的層面來說，企業(yè)的制度保證企業(yè)各項管理工作依據(jù)既定的“軌跡”運行，最大限度避免偏離目標(biāo)和規(guī)避風(fēng)險，為企業(yè)整體的協(xié)調(diào)動作提供保障，檔案管理工作管理流程逐漸復(fù)雜，團隊協(xié)作要求越來越高，要求會計檔案管理制度成為企業(yè)成員共同遵守的管理規(guī)則和操作流程，采取成熟的技術(shù)提高檔案管理的流程和程序，立足于信息化建設(shè)，切實轉(zhuǎn)變工作質(zhì)量，從而為龐大的企業(yè)有機體的協(xié)調(diào)動作提供保障。

（三）加大投入加強監(jiān)管

大多數(shù)企業(yè)里，會計檔案管理已經(jīng)成為日常經(jīng)營管理過程中的一個相對薄弱環(huán)節(jié)，一方面管理不夠規(guī)范，沒有完整體系，信息化缺失，另一方面硬件設(shè)施較差、不夠完善，會計檔案管理分散，設(shè)備、設(shè)施基礎(chǔ)差，達不到檔案規(guī)范管理的檔案庫房、調(diào)閱室、檔案人員辦公室三分開要求。只有充分利用好會計檔案信息資源，才能使企業(yè)整體信息資源得到共享，企業(yè)需要加大檔案管理投入，夯實會計檔案管理基礎(chǔ)，建立起完善的會計檔案管理體系，使之有利于企業(yè)在決定其發(fā)展方向時決策更加科學(xué)有效。

本世紀(jì)90年代以來，信息技術(shù)不斷創(chuàng)新，信息產(chǎn)業(yè)持續(xù)發(fā)展，信息化對經(jīng)濟社會發(fā)展的影響我們歷歷在目，信息化正在將社會變革持續(xù)推進，每一個企業(yè)都要更加重視信息化帶來的重大變化，更加清晰自身的發(fā)展目標(biāo)，把握住信息化發(fā)展帶來的新機遇，力爭跟上時代潮流，信息化條件下會計檔案管理是提高企業(yè)效能的重要手段之一，加快信息化會計檔案管理是企業(yè)的內(nèi)在需求和必然選擇。隨著信息化廣泛應(yīng)用到企業(yè)管理流程中，必然要求會計檔案管理實現(xiàn)信息化變革，但這并不是一朝一夕就能完成的，是一個從耕耘到收獲再到耕耘的轉(zhuǎn)變過程，需要長期的不懈努力去完善。

參考文獻：

[1]周艷榮. 信息化背景下的事業(yè)單位會計檔案管理[J].現(xiàn)代營銷（經(jīng)營版），2019：173

[2]郝麗艷. 淺談完善會計信息化檔案管理的措施[J]. 科教導(dǎo)刊（電子版）， 2017：154.