高校辦公自動(dòng)化的建設(shè)與發(fā)展探討

摘? 要：日常辦公能夠直接影響高校的發(fā)展，要保證相應(yīng)工作的順利完成，提高辦公效率，就需要不斷加強(qiáng)高校辦公的自動(dòng)化建設(shè)。在新時(shí)期背景下，高校辦公自動(dòng)化建設(shè)面臨的環(huán)境更加復(fù)雜，如何提高其建設(shè)質(zhì)量和發(fā)展效率已經(jīng)成為當(dāng)前的重中之重。針對這種情況分析了現(xiàn)階段建設(shè)辦公自動(dòng)化的重要性，最后提出了相應(yīng)的解決對策，希望能夠促使高校辦公自動(dòng)化的科學(xué)化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：高校;辦公自動(dòng)化;科學(xué)化;信息化

中圖分類號(hào)：G647? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-4706（2020）01-0107-03

Abstract：Daily office can directly affect the development of colleges and universities. In order to ensure the smooth completion of the corresponding work and improve the office efficiency，we need to constantly strengthen the automation construction. In the new era，the construction of office automation in colleges and universities is facing a more complex environment. How to improve its construction and development efficiency has become the top priority. In view of this situation，this paper analyzes the importance of the construction of office automation at this stage，and finally puts forward the corresponding solutions，hoping to promote the scientific construction of office automation in colleges and universities.

Keywords：university;office automation;scientific;informatization

0? 引? 言

在高校的發(fā)展過程中，辦公自動(dòng)化作為眾多工作中的核心內(nèi)容之一，有利于提高基礎(chǔ)工作的效率，是促進(jìn)高校進(jìn)一步發(fā)展的重要保障。因此，必須注重辦公自動(dòng)化建設(shè)的開展，全面提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力，從而提升辦公的效率，為高校開展其他工作打下一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。大量的實(shí)踐表明，合理地構(gòu)建辦公自動(dòng)化是解決這一問題的有效途徑之一，對于高校的發(fā)展具有十分重要的意義。

1? 高校辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)概述

在高校辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)當(dāng)中，涉及高校日常辦公的多個(gè)方面，因而高校在設(shè)計(jì)系統(tǒng)時(shí)需要進(jìn)行綜合考量，在考慮實(shí)際操作性的同時(shí)，還需要兼顧系統(tǒng)的安全性。一般情況下，OA系統(tǒng)使用J2EE的各種技術(shù)與B/S架構(gòu)三層結(jié)構(gòu)相結(jié)合的設(shè)計(jì)思路來進(jìn)行設(shè)計(jì)，其中J2EE為系統(tǒng)提供統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范，并且可以支持JDBC、JSP、XML，這在很大程度上簡化了相應(yīng)的工作程序，減少了工作量，而B/S架構(gòu)是當(dāng)前使用者最容易接受的一種形式，僅僅通過瀏覽器就可以完成相應(yīng)的操作。具體的OA系統(tǒng)總體架構(gòu)如圖1所示。

相比于人工整理數(shù)據(jù)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠更加及時(shí)和科學(xué)地整理高校日常全過程中所產(chǎn)生的各類型數(shù)據(jù)，并且可以更加準(zhǔn)確地將這些數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析，對影響辦公的因素進(jìn)行匯總，從而為高校的運(yùn)轉(zhuǎn)提供數(shù)據(jù)支持。通常來講，日常辦公會(huì)涉及財(cái)務(wù)、認(rèn)識(shí)和文件發(fā)布等等，然后可以結(jié)合本校的實(shí)際情況設(shè)計(jì)OA系統(tǒng)功能模塊，具體如圖2所示。

2? 高校辦公自動(dòng)化建設(shè)與發(fā)展的有效途徑

2.1? 提高重視程度，創(chuàng)新辦公自動(dòng)化模式

從目前的情況來看，制約辦公自動(dòng)化建設(shè)開展的主要因素之一就是人們的思維方式，為了有效地開展辦公自動(dòng)化建設(shè)，必須要讓員工轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化可以為自身工作的開展帶來極大的便利，還需要認(rèn)識(shí)到其可以為整個(gè)學(xué)校的發(fā)展帶來動(dòng)力，從而能夠更加清晰地定位辦公自動(dòng)化建設(shè)的目標(biāo)和功能，更加適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展。因此，應(yīng)該創(chuàng)新辦公自動(dòng)化模式，設(shè)置專門的工作小組，負(fù)責(zé)建設(shè)和監(jiān)督工作，建立一個(gè)比較完善的辦公自動(dòng)化建設(shè)和發(fā)展制度，劃分好相關(guān)責(zé)任人的義務(wù)和權(quán)利，同時(shí)可以聘請專業(yè)團(tuán)隊(duì)參與到相關(guān)工作中，進(jìn)而完善辦公自動(dòng)化的建設(shè)和發(fā)展。除此之外，還可以將辦公自動(dòng)化模式的構(gòu)建納入考核工作中，從而提升相關(guān)人員對辦公自動(dòng)化的建設(shè)和發(fā)展的重視程度，以便于后續(xù)工作的順利開展，同時(shí)促進(jìn)其他工作的有序開展，為高校的整體發(fā)展提供強(qiáng)勁的動(dòng)力，這就更加凸顯出辦公自動(dòng)化模式創(chuàng)新的重要性。

2.2? 完善辦公自動(dòng)化制度，為辦公自動(dòng)化提供制度保障

在當(dāng)前的信息化時(shí)代，高校只有緊跟社會(huì)發(fā)展，適應(yīng)新時(shí)代的需要，才能創(chuàng)造巨大的社會(huì)優(yōu)勢，促進(jìn)高等教育事業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展。因此，對于高校來說，必須建立一個(gè)協(xié)商機(jī)制，從而讓更多的相關(guān)責(zé)任人能夠參與到辦公自動(dòng)化建設(shè)工作中來，進(jìn)一步完善建設(shè)監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對建設(shè)工作的規(guī)劃，帶動(dòng)高校各項(xiàng)事務(wù)的發(fā)展。為了切實(shí)提升辦公自動(dòng)化的質(zhì)量，相關(guān)部門應(yīng)該轉(zhuǎn)變以往的強(qiáng)勢建設(shè)角色，可以依托現(xiàn)有的高校內(nèi)部資源和力量，逐漸形成一個(gè)完整的辦公自動(dòng)化體系。相關(guān)部門需要做好引導(dǎo)者、支持者和參與者的角色，主動(dòng)聯(lián)系學(xué)校內(nèi)部的各個(gè)部門，積極引進(jìn)新技術(shù)，發(fā)揮出自身的作用，不斷提升辦公自動(dòng)化水平，繼續(xù)擴(kuò)大辦公自動(dòng)化的覆蓋范圍，嚴(yán)格把控質(zhì)量關(guān)，落實(shí)辦公自動(dòng)化質(zhì)量，堅(jiān)持大數(shù)據(jù)與小數(shù)據(jù)相結(jié)合，注重服務(wù)的交叉性。除此之外，高校還應(yīng)該積極構(gòu)建一個(gè)完善的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，加強(qiáng)對相關(guān)工作的監(jiān)督，促使辦公自動(dòng)化模式更加完善。

2.3? 積極開展相關(guān)培訓(xùn)工作，構(gòu)建高素質(zhì)辦公自動(dòng)化隊(duì)伍

辦公自動(dòng)化建設(shè)的開展與落實(shí)是離不開人的，因而需要注重對相關(guān)工作人員的培養(yǎng)，提高其工作能力和工作效率，對辦公自動(dòng)化各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的績效進(jìn)行全面整合、科學(xué)設(shè)計(jì)、細(xì)化內(nèi)容，集體討論各績效模塊的設(shè)置，解決由于業(yè)務(wù)不熟悉、流程不明確、細(xì)節(jié)不清楚所導(dǎo)致的建設(shè)功能與實(shí)際工作相脫節(jié)的問題。在辦公自動(dòng)化建設(shè)中，可以安排一些有經(jīng)驗(yàn)的人員，同時(shí)需要定期安排理論知識(shí)的學(xué)習(xí)和實(shí)踐操作的培訓(xùn)，應(yīng)從本校的實(shí)際情況出發(fā)，營造良好的氛圍，加強(qiáng)相關(guān)人員之間的溝通與協(xié)調(diào)，以帶頭人的形式促進(jìn)全體人員專業(yè)技能的提升，確保讓辦公自動(dòng)化建設(shè)人員能夠?qū)⑾冗M(jìn)的理念和技術(shù)合理的運(yùn)用到當(dāng)前的工作之中。除此之外，為了提升建設(shè)工作人員的工作積極性，對于一些表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員，還可以給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，改變建設(shè)人員的工作態(tài)度，促使其不斷努力工作。

2.4? 加強(qiáng)系統(tǒng)安全性建設(shè)，避免數(shù)據(jù)丟失

現(xiàn)階段，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全事件具有突發(fā)性和范圍廣等特點(diǎn)，使高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不可避免地會(huì)存在一定的安全漏洞，所以應(yīng)急響應(yīng)是防止入侵的一項(xiàng)重要手段。對于自動(dòng)化系統(tǒng)來說，其中包含了許多的高校辦公數(shù)據(jù)，但是由于計(jì)算機(jī)技術(shù)仍然存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，非常容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)被盜和丟失的情況，因而高校需要加強(qiáng)安全建設(shè)工作，構(gòu)建軟硬件安全、信息安全和保密安全的三位一體安全防范體系。因此，高校應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：一是加強(qiáng)相關(guān)硬件的安全性，及時(shí)完善和升級(jí)系統(tǒng)的服務(wù)器，建立防火墻等保護(hù)措施;二是加強(qiáng)信息安全防范，不斷加強(qiáng)軟件的備份，并且還可以引入相關(guān)的內(nèi)控機(jī)制，為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)提供保障;三是加強(qiáng)保密安全防范，加強(qiáng)相關(guān)人員的培訓(xùn)工作，提高安全防范意識(shí)。此外，還需要將線上與線下相結(jié)合，保留傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公體系，將一些涉密材料仍然通過紙質(zhì)文件進(jìn)行流轉(zhuǎn)，必須要構(gòu)建一個(gè)科學(xué)的應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案，定期對自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行檢查、評(píng)估和維護(hù)，同時(shí)還需要在發(fā)生安全事件之后，定期對所制定的應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案的合理性進(jìn)行分析，分析應(yīng)用過程中出現(xiàn)的問題，在查明不足原因之后則需要及時(shí)做出改進(jìn)。對于安全事件需要做到“三早”，即早發(fā)現(xiàn)、早確認(rèn)和早處理，在最大程度上降低安全事件帶來的損失和影響。

3? 高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)效益

在實(shí)際的本校辦公中，可以發(fā)現(xiàn)應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠有效提升工作效率，并且保證了系統(tǒng)的安全運(yùn)行，表明該系統(tǒng)能夠促使高校辦公現(xiàn)代化，發(fā)揮出了極高的價(jià)值。將傳統(tǒng)辦公效益和辦公自動(dòng)化效益相對比，具體如表1所示。

4? 結(jié)? 論

綜上所述，高校辦公自動(dòng)化建設(shè)具有十分重要的意義，為了能夠適應(yīng)當(dāng)前快速發(fā)展的社會(huì)形勢，高校必須要積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，加強(qiáng)對相關(guān)人員的培養(yǎng)，促使高校辦公的效率能夠得到大幅度提升，推動(dòng)高等教育事業(yè)的發(fā)展。

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作者簡介：張曉妍（1977.10-），女，漢族，湖北公安人，就職于綜合辦公室，副主任，本科，研究方向：公共政策分析。